Establece que toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), el cual estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. Para su administración toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Señala las funciones del SIGA, las condiciones del personal a su cargo, la normalización de la producción y administración documental, los fondos documentales acumulados y determina que el Archivo de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.
 

Recuerda a todas las entidades del Distrito la importancia de incluir en el presupuesto del año 2011, las apropiaciones de los recursos que permitan la conformación del Subsistema Integrado de Gestión Documental, a efectos de lograr el fortalecimiento y/o conformación de los Subsistemas Internos de Gestión Documental y Archivos - SIGA.
 

Adopta el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital. Toda entidad u organismo de la Administración Distrital debe cumplir la Ley 594 de 2000 y el Decreto Nacional 4124 de 2004, contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) en los términos del Decreto Distrital 514 de 2006, y cumplir con la política de gestión documental y archivos que dicte la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en cumplimiento del artículo 48, literal g) del Acuerdo Distrital 257 y Decreto Distrital 267 de 2007. (Art. 149 a 153). Las entidades u organismos distritales adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental que hace parte de la Directiva 019 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso de Representación Judicial y Extrajudicial que se adelantan en todos los entes de la Administración Distrital, que se constituye en un marco de referencia al formular sus tablas de retención documental. Se deberá solicitar aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en caso que se requiera modificar o complementar información en la estructura, áreas, procesos o documentos específicos; previo concepto del Comité Técnico para el Estudio de la Producción de Documental.
 

Hace referencia que es ¿(¿) necesario recordar a los destinatarios de la presente Circular, el cumplimiento de lo reglado en la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos, en las demás disposiciones legales y la conformación del Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital1, del cual forma parte el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo ¿SIGA2.(¿)¿. De igual manera ¿(¿) es obligación de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos (¿)¿ ¿(¿) Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. (¿)¿
 

Señala que la Secretaría General a través de la Dirección Jurídica Distrital, en el marco del Plan de Desarrollo 2012-2016 ¿Bogotá Humana¿ y como un aporte a la estrategia para la implementación normativa y tecnológica del uso de la información y el conocimiento como medio facilitador de la interacción entre la ciudadanía y la Administración Distrital, incluida dentro del Capítulo IV del eje 3 ¿Una Bogotá que defiende y fortalece lo público¿ ha desarrollado el documento de relatoría No. 011 de 2013 ¿Implementación de Archivos, Documentos y Medios Electrónicos en materia Administrativa y Judicial en el Distrito Capital¿ el cual puede ser consultado en el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá, link ¿Documentos de Relatoría¿ ingresando por la página de www.bogota.gov.co parte inferior de la pantalla opción Normatividad o en www.alcaldiabogota.gov.co donde se encuentra el link al sistema de información. De otra parte, menciona que en este estudio pueden encontrar la recopilación de las principales normas expedidas a nivel Nacional y Distrital relacionadas con temas tales como los sistemas y archivos de gestión, características, presunción de autenticidad, inalterabilidad, conservación y fiabilidad de los documentos electrónicos; páginas web, firma digital, criterios de confiabilidad y efectos jurídicos; el uso de las tecnologías de la información en las actuaciones judiciales y administrativas, los requisitos, clases y productos que deben ofrecer las entidades certificadoras de datos electrónicos; políticas del gobierno en línea, así como algunas directivas relativas a la promoción del uso de las herramientas electrónicas en los procesos de gestión de las entidades públicas.
 

La Dirección Archivo de Bogotá, como coordinadora del proceso de conformación e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), y la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - DDDI-, como coordinadora del Subsistema de Gestión de Calidad, conformaron una mesa técnica con el fin de integrar los Subsistemas de Gestión de la Calidad (SGC) e Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) del Sistema Integrado de Gestión (SIG), para, en una primera etapa, aunar esfuerzos en la construcción del listado maestro de registros exigido por la NTD-SIG 001:2011, y del cuadro de caracterización documental como un insumo para la elaboración y actualización de la tabla de retención documental requerida por la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, y la guía elaborada para tal fin por la Dirección Archivo de Bogotá. En este sentido, el cuadro de caracterización documental se constituye en una herramienta que permite identificar, entre otros aspectos, el origen funcional y procedimental de los documentos de archivo (registros) en cumplimiento de lo estipulado por la norma técnica NTC-ISO 15489-1 y su correspondiente Guía Técnica GTC-ISO 15489-2, así como los primeros metadatos que identifican los documentos y establecen las relaciones entre el documento, su productor y su contexto de origen con el Sistema Integrado de Gestión de conformidad con lo exigido por el Decreto 2609 de 2012. Con el objetivo de socializar el lineamiento en cuestión, se realizarán talleres en las aulas 2 y 3 del Archivo de Bogotá, ubicado en la calle 6 B No. 5 - 75, en los cuales se dará participación con cinco cupos a cada entidad, distribuidos así: uno para el líder operativo del Subsistema de Gestión de Calidad, uno para un miembro del equipo operativo del Subsistema de Gestión de Calidad, uno para el líder operativo del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos y dos para archivistas de la entidad (para el caso de los hospitales es importante contar con un representante de los estándares de gerencia de la información).
 

Imparte recomendaciones en relación con la adquisición, implementación o desarrollo del Sofware especializado en la administración integral de documentos, entre los cuales se destaca, contar con los instrumentos archivísticos establecidos en el Decreto Nacional 2609 de 2012 compilado en el Decreto 1080 de 2015; que la herramienta informática se enmarque en los propósitos corporativos internos de cada entidad, que responda a las operaciones de la gestión documental definidas en el 13 Lineamiento del SIG, que sea validada tomando como referencia los requisitos funcionales de buenas prácticas internacionales y tomar como marco de referencia las normas y lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación.
 

Regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones. Son las autoridades distritales a quienes les corresponde garantizar el desarrollo armónico e integrado de la ciudad y la eficiente prestación de los servicios a cargo del Distrito. En cabeza de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, y fundamentado en el Decreto 1499 de 2017, como marco de referencia para el ajuste del diseño, la implementación y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Distrital - SIGD, es con el fin de fortalecer los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Distrito Capital y adecuar la institucionalidad del sistema y de las instancias correspondientes con el modelo nacional.. Que, de acuerdo con lo anterior, el presente decreto regula y, actualiza la normativa archivística distrital, y dicta el objeto y define el archivo general de Bogotá con el sistema distrital de archivos, sus fines y su organización. A su vez incorpora el subsistema distrital de archivos y archivo general de Bogotá. El subsistema interno de gestión documental y archivo. Así como la gestión del patrimonio documental.