Si bien es cierto que los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación no pueden calificarse como documentos históricos, nada obsta para que el legislador le asigne al Archivo General de la Nación la función de conservar las reproducciones de los archivos de dichas entidades en liquidación, lo que a su vez no le impide al Archivo el cumplimiento de las funciones previstas en la ley 80 de 1989. Vale decir, si a las preexistentes funciones del Archivo se le agregan unas nuevas, que a su vez resultan compatibles, nada impide el reconocimiento de su constitucionalidad.
 

¿(¿)La Ley 594 de 2000 establece las reglas y los principios generales que regulan la función archivística del Estado (¿) la consulta de los documentos que comprenden el archivo de gestión, debe permitirse tanto a la ciudadanía como a las dependencias de la respectiva entidad, (¿)la administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, corresponderá al representante legal de cada entidad, disponer de los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos (¿)¿ y ¿(¿) determinar la procedencia o no de entregar dicho archivo a un tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad (¿)¿ sin ¿(¿) obstaculizar la función administrativa y/o pública que le corresponde cumplir (¿)¿. Además, respecto de la clase de archivos sobre los que se puede contratar su administración, la norma no hace¿(¿)distinción (¿)¿ aunque ¿(¿)frente al archivo histórico, (¿)¿ se ¿(¿) atribuye al Archivo General de la Nación, el establecimiento de los requisitos y las condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
 

El Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar y difundir los programas que establezca el Archivo General de la Nación; a través de este decreto se define su ámbito de aplicación, las instancias de articulación a nivel territorial e institucional, las instancias asesoras, la creación de los archivos generales, de los consejos territoriales, de los comités técnicos, del comité interno de archivo, sus funciones, la operación de sus reuniones y sus inhabilidades; la evaluación de los documentos de archivo estará a cargo de las oficinas de archivo o de gestión documental de cada entidad. Además las entidades privadas que cumplen funciones públicas tendrán la obligación de conformar archivos y será responsabilidad de las Superintendencias y Ministerios en sus respectivos sectores establecer las normas para el manejo de esos archivos; respecto a las personas jurídicas internacionales con sede en Colombia sus documentos de archivo se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos.
 

Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011, determinando de esta forma los sujetos de su aplicación, los tipos de información sobre los que recaen sus lineamientos, la responsabilidad en la gestión de documentos, los principios de la gestión documental, los componentes de la política de gestión de documentos que deberán formular las entidades públicas, las etapas y los procesos que se deben tener en cuenta para una adecuada gestión documental, los instrumentos archivísticos a partir de los que se debe desarrollar la gestión documental; así mismo establece los componentes que hacen parte del programa de gestión documental como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual; dentro de las entidades se debe contar con un sistema de gestión documental que permita una gestión adecuada en el manejo de los documentos, en el cual es vital la inclusión de la gestión de los documentos electrónicos, finalmente establece cómo debe operar la articulación con otros organismos del Estado y establece en cabeza del Archivo General de la Nació la inspección y vigilancia de la implementación de los programas de gestión documental.
 

Se establece que el Archivo General de la Nación adelantará visitas de inspección a los archivos históricos con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, la Ley 1185 de 2008, la Ley 594 de 2000, el Decreto 763 de 2009.
 

Emite concepto sobre la competencia del Archivo General del Distrito respecto de la dirección, coordinación, control y vigilancia de la actuación de la administración en gestión documental y archivos de los órganos de control distritales, sobre lo cual concluye que: (...) el Archivo de Bogotá no es competente, como Archivo General del Distrito, para dirigir y coordinar la actuación administrativa en gestión documental y archivos, de los órganos de control distritales tal como son la Personería, Contraloría y Veeduría, teniendo en cuenta el carácter especial que les ha sido otorgado en la Constitución Política como órganos independientes de las ramas del poder público. Por otro lado, se concluye frente al segundo interrogante, que el Archivo de Bogotá, como Archivo General del Distrito, no es competente para controlar, vigilar y sancionar si es del caso, a los órganos de control del Distrito, en el desarrollo de sus actuaciones administrativas de gestión documental y archivos, debido a que de acuerdo al artículo 35 de la Ley 594 del 2000 esta facultad recae en el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, regulado por el Decreto Distrital 329 de 2013.
 

Es competencia del Archivo General de la Nación efectuar las declaratorias de Bienes de Interés Cultural del ámbito Nacional -BICN-, respecto de los bienes muebles de carácter documental archivístico que así lo ameriten. Igualmente podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento, visitas de inspección a los archivos declarados BICN con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997.
 

Reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las (sic) Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia por el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.
 

La Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental. El resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. (Artículos 2.8.2.2.1. al 2.8.2.2.5.)
 

Reglamenta elementos para el manejo, protección y salvaguardia del Patrimonio Audiovisual Colombiano- PAC. Compete al Archivo General de la Nación establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental archivístico del país y ponerlo al servicio de la comunidad; fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental archivístico de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva; entre otras relacionadas en la presente circular.
 

Modifica parcialmente el Acuerdo 007 del 15 de octubre de 2014, en el sentido de precisar que cuando exista pérdida total o parcial de expedientes, el funcionario que adelante la reconstrucción, dará cumplimiento a lo ordenado en el numeral 24 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 o cualquier otra norma que lo modifique, adiciones o sustituya
 

Determina que el depósito, conservación, preservación, custodia, protección, seguridad y administración del fondo documental de la Comisión de la Verdad estará a cargo del Archivo General de la Nación.