Archivos y documentos de las Entidades del Distrito considerados patrimonio cultural.
 

Por disposición del art. 29, del Decreto Ley 2150 de 1995, todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración Pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias y una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad. Igual número de copias lo establece el Acuerdo del Archivo General de la Nación 60 de 2001, pero la primera copia deberá remitirse a la serie respectiva de la oficina que genera el documento y la otra reposará en el archivo de la unidad de correspondencia, con la cual ésta última cumple una de las principales funciones asignados a la unidad Administrativa de Correspondencia y Archivo como es la de gestionar de manera centralizada y normalizada la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la entidad. Es decir, que no es facultativa la conservación de la copia que va para archivo central.
 

Sobre la necesidad de implementar un sistema o método, que permita el adecuado manejo y registro contable de las colecciones documentales recibidas de las diferentes entidades del Distrito Capital y demás entidades públicas o privadas y personas naturales, por poseer un gran valor histórico y jurídico, se ha observado que dicha necesidad ha sido planteada en varios escenarios, por tal razón es preciso mencionar las conclusiones de tales reuniones o comunicaciones¿ ésta Dirección considera que la Dirección del Archivo de Bogotá D.C., es la dependencia que por la naturaleza de las funciones previstas en el artículo 31 del Decreto Distrital 267 de 2007, podría elaborar un procedimiento idóneo y eficaz para la valoración de fondos y colecciones documentales sometiéndolo a consideración del Consejo Distrital de Archivos, conforme al literal j) del artículo 4º del Decreto 475 de 2006; igualmente, si se estima pertinente, elaborar un instructivo que establezca la metodología para incorporar o guardar documentos que sean transferidos por las entidades Distritales, al tenor de lo previsto en el artículo 22 del Decreto 214 de 2006.