Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Adopta definiciones, señala la obligación de las entidades de establecer la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones; firmas responsables, procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, numeración de actos administrativos, comunicaciones internas, control de comunicaciones oficiales, conservación documental, comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, comunicaciones oficiales vía fax y por correo electrónico, imagen corporativa y horario de atención al público.
 

Por disposición del art. 29, del Decreto Ley 2150 de 1995, todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración Pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias y una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad. Igual número de copias lo establece el Acuerdo del Archivo General de la Nación 60 de 2001, pero la primera copia deberá remitirse a la serie respectiva de la oficina que genera el documento y la otra reposará en el archivo de la unidad de correspondencia, con la cual ésta última cumple una de las principales funciones asignados a la unidad Administrativa de Correspondencia y Archivo como es la de gestionar de manera centralizada y normalizada la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la entidad. Es decir, que no es facultativa la conservación de la copia que va para archivo central.
 

Modifica y adopta la nueva versión del Procedimiento Gestión de Comunicaciones Oficiales de la Contraloría de Bogotá, D. C.