Control y manejo de la correspondencia de la Alcaldía Mayor de Bogotá
 

El derecho a formulación de consultas genera una respuesta que no compromete la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni será de obligatorio cumplimiento.
 

Normas y procedimientos del sistema centralizado de correspondencia. Mensajería. Fotocopiado. Sistema automático de trámites. Normas y técnicas para la elaboración de las comunicaciones.
 

Establecimiento de canales idóneos, eficientes y eficaces para la información y la consecuente toma de decisiones, de manera atenta solicito tramitar a través de las respectivas Subsecretarias todas las actuaciones que deban surtirse ante la Secretaría General.
 

Horarios para recolección y entrega de la correspondencia a las dependencias de la Secretaría General ubicados en el edificio Liévano.
 

Procedimientos del CDI, codificación de dependencias, normas técnicas para la eleboración de comunicaciones, proceso de radicación, proceso de mensajería
 

Horarios para recoleción y entrega de la correspondencia en las dependencias con sede en la Avenida Caracas No. 53-80
 

Ajuste a tablas de retención documental cumplimiento de la Circular Externa 01 de 2001 del Archivo General de la Nación
 

Elaboración y adopción de tablas de retención documental. Cumplimiento del art. 24 de la Ley 594 de 2000
 

Códigos de identificación de las dependencias para la Correspondencia y el Archivo Central.
 

Recorridos de correspondencia edificio Lievano, Calle 53 e Imprenta
 

Cronograma de capacitación e implementación de retención documental
 

Adopción de las tablas de retención documental. Manual de implementación de tablas de retención documental.
 

De acuerdo a la normatividad aplicable al tema de los servicios de correos y no estando las entidades distritales sujetas al deber legal de contratar sus servicios de correo y mensajería especializada con la ADPOSTAL, pueden coexistir los dos contratos, el interadministrativo celebrado con Adpostal y el de mensajería con la firma Correos Ltda.
 

La Dependencia facultada para expedir certificaciones laborales de los ex trabajadores de la Empresa de Tranvía, es la Secretaria General - Archivo Central, con base en los documentos que reposen bajo su custodia. La función de expedir la certificación de trabajo de los ex empleados del Tranvía no corresponde al Alcalde Mayor pues de acuerdo con el Decreto Ley 1421 de 1993 él tiene asignadas funciones relacionadas con la administración de personal del nivel central del Distrito Capital, las cuales ya fueron delegadas mediante el Decreto Distrital 854 de 2001, mas no del nivel descentralizado al cual pertenecía la Empresa del Tranvía.
 

Establece que toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), el cual estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. Para su administración toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Señala las funciones del SIGA, las condiciones del personal a su cargo, la normalización de la producción y administración documental, los fondos documentales acumulados y determina que el Archivo de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.
 

Establece el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.
 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 267 de 2007, "Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones" , la Dirección de Gestión Corporativa tiene, entre otras funciones, la de " d. Orientar y supervisar las actividades de administración de los recursos físicos y el manejo de los almacenes e inventarios de los bienes muebles e inmuebles asignados a la entidad y la prestación adecuada de los servicios requeridos, así como la gestión documental y de archivos de la entidad." En desarrollo de la función mencionada, se asignó a la Subdirección de Contratación la obligación de custodiar los expedientes contractuales que se generen de las solicitudes de contratación elevadas por las dependencias que conforman la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
 

Reglamenta el funcionamiento de las instancias del Sistema Distrital de Archivos de que trata el artículo 5° del Decreto Distrital 828 de 2018
 

Adopta el Registro de Activos de Información y el índice de Información Clasificada y Reservada de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
 

Adopta el Programa de Gestión Documental  PGD y del Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de estos instrumentos archivísticos.
 

Adopta Ia segunda actualización de Ia Tabla de Retención Documental de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena Ia implementación de este instrumento archivístico.
 

Adopta las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.