Que el Acuerdo 24 de 2001,  expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la entidad y faculta al Contralor de Bogotá, D.C., para establecer y reglamentar, mediante resolución motivada, la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos

Que el Artículo 66 del precitado Acuerdo establece que el Contralor de Bogotá podrá reglamentar los objetivos, la conformación y las funciones de los Comités.

Que mediante Resoluciones Reglamentarias Nos. 026 de julio 24 de 2001 y 034 del 24 de septiembre de 2004, se reglamentó y modificó el Comité Directivo, como Órgano Superior Jerárquico de Consulta, Coordinación y Evaluación en la Contraloría de Bogotá D.C.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 023 de agosto 25 de 2004, se modifican y unifican las disposiciones relacionadas con la organización del Comité Operativo.

Que mediante Resolución Reglamentaria 005 del 9 de marzo de 2006, se crea, conforma y reglamenta el Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad - SGC de la Contraloría de Bogotá.

Que de acuerdo a la dinámica de la Contraloría de Bogotá, D.C., se hace necesario ajustar la reglamentación de los Comités Directivo, Operativo y de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad en pro del mejoramiento continuo del ejercicio del control fiscal.

Que de acuerdo con la cultura organizacional y el desarrollo de los sistemas de gestión implementados en la Contraloría de Bogotá, D.C., es necesario ajustar la conformación, el enfoque y la periodicidad de las sesiones ordinarias de los comités mencionados.

Que la mejora continua de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental del Sistema de Gestión de Calidad, coadyuvando a la optimización y eficiencia de las funciones públicas, al facilitar el cumplimiento de los cometidos institucionales.

Que es necesario mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Contraloría de Bogotá, basado en los parámetros de la Norma NTC ISO 9001 versión 2000, que asegure la satisfacción de necesidades y expectativas de los clientes.

ARTÍCULO 1: Objetivo. El Comité Directivo de la Contraloría de Bogotá, D. C., tiene como objetivo servir como órgano superior jerárquico de consulta, coordinación y evaluación de los asuntos generales de la administración de los recursos humanos, financieros y físicos de la Contraloría, así como participar en la definición de políticas y evaluación de asuntos generales del desarrollo de la vigilancia y control fiscal y las demás áreas misionales que ejerce la Contraloría de Bogotá, D. C.

ARTÍCULO 2: Integrantes. El Comité Directivo estará integrado por:

* Contralor de Bogotá, D. C., quien lo preside.

* Contralor Auxiliar.

* Directores Técnicos.

* Director Administrativo.

PARÁGRAFO. En ausencia del Contralor de Bogotá, D. C., el Comité Directivo será presidido por el Contralor Auxiliar.

ARTÍCULO 3: Periodicidad. El Comité Directivo sesionará ordinariamente una vez cada semestre y extraordinariamente a solicitud del Contralor de Bogotá.

ARTÍCULO 4: Secretaría. Se designa como secretario del Comité Directivo al Director de Apoyo al Despacho.

ARTÍCULO 5: Funciones. Son funciones del Comité Directivo las siguientes:

1. Asesorar al despacho del Contralor sobre el manejo de la administración de los recursos humanos, financieros y físicos de la Contraloría de Bogotá, D. C.

2. Asesorar al despacho del Contralor en la formulación de estrategias en materia del establecimiento y modificación de procesos en la administración general de la Contraloría de Bogotá, D. C.

3. Conceptuar sobre la viabilidad técnica y financiera de los compromisos contractuales a corto, mediano y largo plazo que el Contralor de Bogotá, D, C. considere prudente poner a su consideración.

4. Asesorar y coordinar la formulación de políticas para el manejo y desarrollo de las funciones de las diferentes dependencias y cargos para el adecuado funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C.

5. Asesorar el establecimiento de sistemas equitativos de metas y niveles de productividad de las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D. C.

6. Asesorar el diseño e implantación de sistemas modernos de control de calidad que garanticen el cumplimiento de las funciones y los resultados previstos de las áreas de los procesos misionales de la Contraloría de Bogotá, D. C.

7. Emitir los conceptos que el Contralor de Bogotá, D.C. le solicite para la asignación y reasignación de los sujetos pasivos de vigilancia a las direcciones sectoriales de la Contraloría de Bogotá, D.C.

8. Asesorar al Contralor en la definición de lineamientos encaminados a establecer la planificación del quehacer institucional.

9. Las demás funciones que le sean asignadas por el Contralor de Bogotá D.C., de acuerdo con la naturaleza del comité.

ARTÍCULO 6: Objetivo. El Comité Operativo bajo la orientación del Contralor Auxiliar tiene como objetivo concertar los programas de trabajo, recomendaciones de política, metodologías, enfoques y estrategias de la acción de la Contraloría de Bogotá, D.C., y someterlo a consideración del Comité Directivo, recomendar los indicadores de desempeño de cada plan o programa de acción y de las metas operativas, y efectuar el seguimiento y evaluación a los mismos, así como recomendar los correctivos que fueren del caso.

ARTÍCULO 7: Integrantes. El Comité Operativo estará integrado por:

* El Contralor Auxiliar, quien lo preside.

* Los Directores que dependen directamente del Despacho del Contralor Auxiliar

* Los Directores Técnicos Sectoriales,

* El Director Técnico de Economía y Finanzas Distritales,

* El Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva,

ARTÍCULO 8: Periodicidad. El Comité Operativo sesionará ordinariamente una vez cada semestre y extraordinariamente cuando el Contralor Auxiliar lo considere pertinente.

ARTÍCULO 9: Secretaría. Se designa como secretario del Comité Operativo al Director Técnico de Planeación.

ARTÍCULO 10: Funciones. Son funciones del Comité Operativo las siguientes:

1. Concertar los programas de trabajo, recomendaciones de política, procesos y procedimientos, metodologías, enfoques y estrategias de la acción de la Contraloría de Bogotá, D.C., y someterlos a consideración del Comité Directivo.

2. Recomendar los indicadores de desempeño de cada plan o programa de acción de las metas operativas de los procesos misionales.

3. Efectuar el seguimiento y evaluación a los Planes, programas y metas de los procesos misionales, así como recomendar los correctivos que fueren del caso.

4. Definir las estrategias del Plan de Auditoria Distrital "PAD" y del Plan Anual de Estudios "PAE", involucrando la evaluación de la política sectorial.

5. Aprobar el Plan de Auditoria Distrital "PAD" y el Plan Anual de Estudios "PAE", para su presentación ante el Comité Directivo, a fin de obtener su visto bueno.

6. Asesorar al Despacho del Contralor de Bogotá D.C. sobre la administración de la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría de Bogotá D.C.

7. Establecer lineamientos para la armonización del control fiscal y la interacción entre los procesos misionales de la Contraloría de Bogotá, D.C.

8. Las demás funciones que les sean asignadas por el Contralor de Bogotá D.C., en materia de administración y desarrollo de la vigilancia fiscal ejercida por la Contraloría de Bogotá D.C.

ARTÍCULO 11: Objetivo. El Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad como instancia de apoyo, asesoría y asistencia al Representante de la Alta Dirección, tiene como objetivo determinar los lineamientos encaminados al mantenimiento y mejoramiento del SGC y lograr la articulación adecuada entre los procesos.

ARTÍCULO 12: Integrantes. El Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., estará integrado por:

* El Representante de la Alta Dirección o su delegado, quien presidirá el comité.

* El Responsable del Proceso de Orientación Institucional.

* El Responsable del Proceso de Enlace con Clientes.

* El Responsable del Proceso de Prestación de Servicio Macro.

* El Responsable del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

* El Responsable del Proceso de Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

* El Responsable del Proceso de Gestión Humana.

* El Responsable del Proceso de Gestión Documental.

* El Responsable del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros.

* El Director Técnico de Planeación.

ARTICULO 13: Periodicidad. El Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad sesionará ordinariamente una vez cada cuatrimestre y extraordinariamente cuando el Representante de la Alta Dirección lo considere pertinente.

ARTÍCULO 14: Secretaría. Se designa como secretario del Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad al Director Técnico de Planeación.

ARTÍCULO  15: Funciones. El Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., tendrá las siguientes funciones:

1. Liderar la estrategia de gerencia de calidad, asegurando la infraestructura y recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Establecer los objetivos y estrategias que permitan la aplicación de la política de calidad, orientada a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo de la Contraloría de Bogotá.

3. Promover el compromiso de la alta dirección de la Contraloría de Bogotá en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad, realizando seguimiento permanentemente al sistema y los resultados de sus procesos para tomar las acciones correctivas, preventivas y de mejora, que aseguren su mejoramiento continuo.

4. Velar por la implementación a cabalidad de todos los procedimientos diseñados en cada proceso y que los mismos estén alineados con los propósitos y objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

5. Formular recomendaciones, asesoramiento y apoyo a la organización para lograr la continua renovación de la certificación en ISO 9001 versión 2000.

6. Asesorar y apoyar al Representante de la Alta Dirección en el aseguramiento, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad de manera complementaria con los demás sistemas de gestión que se adopten en la Entidad, para lograr la eficacia y eficiencia en la gestión de la Contraloría de Bogotá, en cumplimiento de su propósito y misión institucional.

7. Asegurar, de manera permanente el conocimiento, cumplimiento y difusión del Plan estratégico y los resultados de su ejecución en todos los niveles de la Contraloría de Bogotá, D.C. así como evaluar su seguimiento y proponer a la Alta Dirección los ajustes pertinentes.

8. Asegurar la aplicación del enfoque sistémico y basado en procesos,  procurando las interacciones y vínculos de los procesos que desarrolla la entidad, mediante adecuados mecanismos de coordinación y articulación.

9. Establecer las responsabilidades frente a las diferentes actividades que se formulen encaminadas a mantener y mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

 10.  Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 15 de 2007. Determinar las funciones del responsable de cada proceso definido en el Manual de la Calidad, de tal forma que garanticen los resultados, el desempeño, eficiencia y eficacia de los procesos¹ .

11. Revisar y articular el Plan de Actividades y el Sistema de medición de la Contraloría de Bogotá, D.C., definido para cada vigencia, proponiendo los ajustes necesarios, para su presentación y aprobación en Comité Directivo.

12. Las demás funciones que le asigne el Contralor de Bogotá, relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad.

ARTÍCULO 16: Sesiones de cada comité. Los Presidentes de los Comités Directivo, Operativo y de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad, podrán invitar a otros funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., para que asistan a las respectivas sesiones, con voz pero sin voto, cuando los temas de discusión así lo ameriten.

La citación o invitación a las sesiones de los diferentes comités, se hará previa convocatoria de su presidente y con la debida antelación, con el fin de preparar la información y documentación correspondiente.

Las decisiones de cada uno de los comités se tomarán por mayoría simple y todos los temas tratados en sus reuniones, constarán en actas, que firmarán el presidente y el secretario respectivos.

ARTÍCULO 17: Funciones de las secretarías. Serán funciones del secretario de cada uno de los Comités Directivo, Operativo y de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad:

1. Citar a las reuniones a los miembros del comité y a los funcionarios invitados, previa convocatoria del respectivo presidente.

2. Elaborar y firmar las actas de las reuniones.

3. Consolidar la información y documentación de los temas propuestos para que hagan parte de las respectivas actas.

4. Organizar y custodiar el archivo de gestión del comité.

5. Comunicar a los funcionarios de la Entidad, a que haya lugar, las decisiones tomadas por el comité.

6. Hacer seguimiento a la ejecución y cumplimiento de las acciones propuestas.

ARTÍCULO  18: Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones Reglamentarias Nos. 026 de julio 24 de 2001, 034 del 24 de septiembre de 2004, 023 del 25 de agosto de 2004 y 005 de marzo 9 de 2006.

ARTÍCULO TRANSITORIO: La Dirección de Planeación en coordinación con las dependencias responsables, dispondrán lo necesario, para sean ajustados los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se modifiquen con las disposiciones establecidas en la presente resolución.

Contralor de Bogotá

1 Mediante acta No. 1 de marzo 16 de 2006, el Comité de Seguimiento al Sistema de gestión de la Calidad reglamentó las funciones de los responsables de proceso.