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RESOLUCIÓN 253 DE 2008
(Agosto 4)
Modificada por la Resolución de Transmielnio 97 de 2009
"Por la cual se modifican las Resoluciones 155 del 23 de Septiembre de 2002, 023 del 3 de Febrero de 2005, 170 del 28 de Octubre de 2004 y 78 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el manual de procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TRANSMILENIO S.A."
EL DIRECTOR DE OPERACIONES DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A.",
en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución número 217 de 25 de julio de 2008, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.
Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el manual de procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según resolución 078 de 2000.
Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la actualización de tres (3) procedimientos, la eliminación de tres (3) procedimientos y tres (3) formatos y la inclusión de un (1) procedimientos, con el objeto de ajustarlos a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.- Modificar la Resolución 155 del 23 de Septiembre de 2002, en lo que corresponde a:
I. La actualización de los siguientes Procedimientos:
|
CÓDIGO |
REVISIÓN |
NOMBRE |
|
P-G-CI-001 |
0 |
AUDITORIA INTERNA |
|
P-G-CI-002 |
0 |
AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO |
|
P-G-CI-003 |
0 |
ELABORACIÓN DE INFORMES |
ARTÍCULO SEGUNDO.- Modificar la Resolución 078 del 31 de Julio de 2000, en lo que corresponde a:
II.La inclusión del siguiente Procedimiento:
|
CÓDIGO |
REVISIÓN |
NOMBRE |
|
P-S-GR-002 |
0 |
CONTRATACIÓN PARA LA MAYOR CUANTÍA Y CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS |
ARTÍCULO TERCERO.- Modificar las Resoluciones 023 del 3 de Febrero de 2005 y 170 del 28 de Octubre de 2004, en lo que corresponde a:
III.La eliminación de los siguientes Procedimientos:
|
CÓDIGO |
REVISIÓN |
NOMBRE |
|
P-S-AL-002 |
3 |
LICITACIÓN O CONCURSO |
|
P-S-AL-004 |
0 |
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN PLIEGOS DE CONDICIONES Y TÉRMINOS DE REFERENCIA |
|
P-S-AL-010 |
0 |
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS |
ARTÍCULO CUARTO.- La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, a los cuatro (4) días del mes de agosto de dos mil ocho (2008).
RAÚL HERNANDO ROA BUITRAGO
Director de Operaciones
TÍTULO: AUDITORÍA INTERNA
CÓDIGO: P-G-CI-001
REVISIÓN: 1
FECHA: 07-04-2008
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5. DEFINICIONES
6. PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA AUDITORÍA INTERNA
|
MODIFICACIONES |
|
REVISIÓN No |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
26-04-2002 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
|
1 |
07-04-2008 |
*Actualización del nombre Oficina Asesora de Control Interno por Oficina de Control Interno. *Actualización del Cargo Jefe Oficina Asesora de Control Interno por Jefe de Oficina de Control Interno.
*Inclusión de avisos de puntos de control dentro del procedimiento.
*Reorganización de los componentes generales del procedimiento.
*Jefe de Oficina de Control Interno |
|
1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades necesarias para adelantar las auditorías internas, para verificar de manera eficaz, el cumplimiento de los principios y preceptos del control interno en la empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de Oficina de Control Interno y el equipo de funcionarios de la Oficina de Control Interno.
Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo.
3. RESPONSABLE
El responsable de la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Universitario de Control Interno.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
MANUAL DE CONTROL INTERNO: Manual dispuesto por la Oficina de Control Interno, como referencia de su actuación, en el que se han incluido los últimos procedimientos desarrollados para el área, así como las Guías de Auditoría para cada área.
LEY 87 DE 1993: Es la ley que reglamenta para el país las normas para la aplicación del Control Interno en las entidades del Estado.
GUIAS DE AUDITORIA: Recopilación de todas las guías de auditoría para las dependencias de la entidad, las cuales son referencia para el Auditor que va a realizar la labor de auditoría en determinada dependencia. Estas guías forman parte del Manual de Control Interno.
5. DEFINICIONES
ACTAS DE VISITA ADMINISTRATIVA: Es el Acta levantada en la visita oficial que se realiza entre la persona de la dependencia auditada y el representante de la Oficina de Control Interno (OCI), por medio de la cual se consignan las preguntas por parte de la Oficina de Control Interno y las respuestas dadas por el entrevistado.
AUDITORIA INTERNA: Es la actividad de evaluación independiente dentro de la empresa, cuya finalidad es el examen de las actividades realizadas por las áreas auditadas como consecuencia de las recomendaciones dadas por la Oficina de Control Interno con anterioridad.
PAPELES DE TRABAJO: Es el conjunto de documentos de soporte recopilados por el Profesional Universitario de Control Interno durante al auditoría interna, que sirven para evaluar la gestión del área auditada y obtener conclusiones objetivas.
6. PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA AUDITORIA INTERNA
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Con base en el Cronograma General de Auditoría, asignar responsabilidades por área. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
30 |
Determinar el alcance del examen, considerando antecedentes de la dependencia a auditar, incluyendo políticas y prácticas de carácter financiero, administrativo, operativo o técnico. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
40 |
Comisionar al Profesional Universitario para practicar la auditoría. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
50 |
Revisar funciones, procedimientos, contratos y demás documentos del área auditada, con el fin de preparar Actas de Visita a Administrativa y papeles de trabajo. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
60 |
Consultar el manual de control interno y estructurar la auditoría, siguiendo las guías de auditoría diseñadas para la dependencia. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
70 |
Revisar y aprobar el plan de auditoría. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
15? |
¿El Plan de Auditoría cumple con lo requerido y establecido por la Oficina de Control Interno?
SI: Ir a etapa 80
NO: Ir a etapa 30 |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
80 |
Realizar el trabajo de campo teniendo en cuenta lo siguiente:
a)Aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, previstos en el Manual de Control Interno.
b)Realizar las entrevistas pertinentes con los funcionarios directamente relacionados con el (las) área(s) de examen.
c)Diligenciar los papeles de trabajo a utilizar en el desarrollo de la Auditoría.
d)Registrar los hallazgos y observaciones en los papeles de trabajo respectivos. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
90 |
Elaborar Informe de Auditoría, el cual debe contener los siguientes puntos:
I. Objetivo
II. Metodología
III. Auditoría (Cada uno de los siguientes puntos por cada área de la dependencia auditada).
a. Planeación y Programación
b. Organización Funcional
c. Sistemas de Información y Comunicación
d. Normatividad Y Procedimientos
e. Gestión Y Resultados
f. Administración de riesgos
g. Conclusiones
h. Recomendaciones |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
100 |
Entregar informe al Jefe de la Oficina de Control Interno |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
110 |
Revisar el informe |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
25? |
¿El Informe cumple con todos los requerimientos establecidos?
SI: Ir a etapa 120
NO: Ir a etapa 90 |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
120 |
Firmar el informe y enviar al Gerente General |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
130 |
Revisar el informe y dar traslado con instrucciones a la dependencia respectiva. |
Gerente General |
|
140 |
Revisar y preparar respuesta a las observaciones formuladas en los términos previstos, incluyendo:
* Correctivos a adoptar.
* Cronograma para su implementación. |
Jefe ó Director de la Dependencia Auditada |
|
150 |
FIN |
|
TÍTULO: AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
CÓDIGO: P-G-CI-002
REVISIÓN: 1
FECHA: 07-04-2008
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO
7 TABLA DE FORMATOS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
26-04-2002 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
|
1 |
07-04-2008 |
Actualización del nombre Oficina Asesora de Control Interno por Oficina de Control Interno.
Actualización del Cargo Jefe Oficina Asesora de Control Interno por Jefe de Oficina de Control Interno.
Inclusión de avisos de puntos de control dentro del procedimiento.
Reorganización de los componentes generales del procedimiento. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
1 OBJETO
Estandarizar las actividades necesarias para adelantar el procedimiento de auditorías de seguimiento a los informes realizados en el primer semestre del año, con el fin de verificar los ajustes y el cumplimiento a las recomendaciones dadas por la oficina de Control Interno de la entidad.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de Oficina de Control Interno y el equipo de funcionarios de la Oficina de Control Interno.
Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo.
3 RESPONSABLE
El responsable de la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Universitario de Control Interno.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
MANUAL DE CONTROL INTERNO: Manual dispuesto por la Oficina de Control Interno, como referencia de su actuación, en el que se han incluido los últimos procedimientos desarrollados para el área, así como las Guías de Auditoría para cada área.
LEY 87 DE 1993: Es la ley que reglamenta para el país las normas para la aplicación del Control Interno en las entidades del Estado.
PROCEDIMIENTO P-G-CI-001: Documento en el que se establece el procedimiento para la realización de auditorías internas.
GUIAS DE AUDITORIA: Recopilación de todas las guías de auditoría para las dependencias de la entidad, las cuales son referencia para el Auditor que va a realizar la labor de auditoría en determinada dependencia. Estas guías forman parte del Manual de Control Interno.
5 DEFINICIONES
ACTAS DE VISITA ADMINISTRATIVA: Es el Acta levantada en la visita oficial que se realiza entre la persona de la dependencia auditada y el representante de la Oficina de Control Interno (OCI), por medio de la cual se consignan las preguntas por parte de la Oficina de Control Interno y las respuestas dadas por el entrevistado.
AUDITORIA INTERNA DE SEGUIMIENTO: Es la actividad de evaluación independiente dentro de la empresa, cuya finalidad es el examen de las actividades realizadas por las áreas auditadas como consecuencia de las recomendaciones dadas por la Oficina de Control Interno con anterioridad.
PAPELES DE TRABAJO: Es el conjunto de documentos de soporte recopilados por el Profesional Universitario de Control Interno durante al auditoría interna, que sirven para evaluar la gestión del área auditada y obtener conclusiones objetivas.
6 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA AUDITORIA INTERNA DE SEGUIMIENTO
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Determinar el alcance del examen, considerando las recomendaciones dadas en el primer semestre y las respuestas del área a las mismas, así como los antecedentes de la dependencia a auditar. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
30 |
Comisionar a un Profesional Universitario de la Oficina para practicar la auditoría. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
40 |
Revisar funciones, procedimientos, contratos y demás documentos del área, con el fin de complementar el examen a las recomendaciones y de preparar cuestionarios para aplicar al área auditada, mediante Actas de Visita Administrativa. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
50 |
Estructurar la auditoría de seguimiento, complementándola con la investigación de puntos específicos por antecedentes conocidos por la Oficina de Control Interno. Sí es del caso ayudarse con la guía de auditoría para el área. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
60 |
Revisar y aprobar el plan de auditoría |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
15? |
El Plan de Auditoría cumple con lo requerido y establecido por la Oficina de Control Interno?
SI: Ir a etapa 70
NO: Ir a etapa 40 |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
70 |
Realizar el trabajo de campo teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Aplicar el formato de seguimiento de las recomendaciones elaboradas en el primer semestre para el área auditada
b) Aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, previstos en el Manual de Control Interno
c) Realizar las entrevistas pertinentes con los funcionarios directamente relacionados con el (las) área(s) de examen, diligenciando las Actas de Visita Administrativa
d) Diligenciar los papeles de trabajo a utilizar en el desarrollo de la Auditoría
e) Registrar los hallazgos y observaciones en los papeles de trabajo respectivos
f) Aplicar los indicadores de cumplimiento |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
80 |
Elaborar Informe de Auditoría, el cual debe contener los siguientes puntos:
Objetivo
Metodología
Auditoría: En este punto se informará sobre el cumplimiento a las recomendaciones realizadas, el avance de las mismas y todas las observaciones y hallazgos pertinentes sobre puntos específicos. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
90 |
Entregar informe al Jefe de Oficina de Control Interno. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
100 |
Revisar el informe de la visita. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
25? |
¿El Informe cumple con todos los requerimientos establecidos?
SI: Ir a etapa 110
NO: Ir a etapa 80 |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
110 |
Firmar el informe y enviar al Gerente General |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
120 |
Revisar el informe y dar traslado con instrucciones a la dependencia respectiva. |
Gerente General |
|
130 |
Revisar y preparar respuesta a las observaciones formuladas en los términos previstos incluyendo:
Nuevos Correctivos a adoptar
Inclusión en el cronograma de los nuevos correctivos para su implementación |
Director o Jefe de la Dependencia Auditada |
|
140 |
FIN |
|
7 TABLA DE FORMATOS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACION |
RESPONSABLE |
|
R-G-CI-001 |
Formato de seguimiento a Recomendaciones |
Manual de Control Interno / Oficina de Control Interno |
Profesional Universitario Control Interno |
TÍTULO: ELABORACIÓN DE INFORMES
CÓDIGO: P-G-CI-003
REVISIÓN: 1
FECHA: 07-04-2008
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 PROCEDIMIENTO
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
15-02-2002 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
|
1 |
07-04-2008 |
· Actualización del nombre Oficina Asesora de Control Interno por Oficina de Control Interno.
Actualización del Cargo Jefe Oficina Asesora de Control Interno por Jefe de Oficina de Control Interno.
Inclusión de avisos de puntos de control dentro del procedimiento.
Reorganización de los componentes generales del procedimiento. |
Jefe Oficina de Control Interno |
1 OBJETO
Estandarizar las actividades necesarias para la elaboración de informes que tienen que ser rendidos tanto interna como externamente por la Oficina de Control Interno.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Jefe de Oficina de Control Interno y su equipo de funcionarios, en la elaboración de los diferentes informes que tienen que ser rendidos tanto interna como externamente, a excepción de los informes propios de las auditorías, los cuales se encuentran definidos en dichos procedimientos.
Para conocimiento y toma de decisiones del Gerente General, Subgerente General, Directores, Jefes de Oficina y personal responsable de áreas de trabajo y entidades externas.
3 RESPONSABLE
El responsable de la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Universitario de Control Interno.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
MANUAL DE CONTROL INTERNO: Es el manual que la Oficina de Control Interno, tiene como referencia de su actuación, en el que se han incluido los últimos procedimientos desarrollados para el área, así como las Guías de Auditoría para cada área.
LEY 87 DE 1993: Es la ley que reglamenta para el país las normas para la aplicación del Control Interno en las entidades del Estado.
GUIAS DE AUDITORIA: Es la recopilación de todas las guías de auditoría para las dependencias de la entidad, las cuales son referencia para el Auditor que va a realizar la labor de auditoría en determinada dependencia. Estas guías forman parte del Manual de Control Interno.
PAPELES DE TRABAJO: Es el conjunto de documentos de soporte recopilados por el Profesional Universitario de Control Interno durante al auditoría interna, que sirven para evaluar la gestión del área auditada y obtener conclusiones objetivas.
5 PROCEDIMIENTO
|
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
|
10 |
INICIO |
|
|
20 |
Elaborar un Cuadro de Control consolidado, con fechas de presentación de cada uno de los informes exigidos por ley. |
Profesionales Universitarios de Control Interno |
|
30 |
Verificar el Cuadro de Control Consolidado y con base en el mismo, asignar responsabilidades por informe. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
40 |
Determinar el periodo y alcance del informe, considerando antecedentes de las dependencias a examinar. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
50 |
Estructurar el informe teniendo en cuenta la normatividad aplicable. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
60 |
Realizar el trabajo de campo teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Revisar toda la documentación concerniente al tema que exige el informe.
b) De ser necesario, preparar preguntas para hacer a los funcionarios implicados y realizar las entrevistas pertinentes con los funcionarios directamente relacionados con el proceso, procedimiento o (las) área(s) de examen.
c) Diligenciar los papeles de trabajo a utilizar en el desarrollo del examen.
d) Registrar los hallazgos y observaciones en los papeles de trabajo respectivos.
e) Redactar el preinforme según lo encontrado en el trabajo de campo.
f) Entregar el preinforme para revisión del Jefe de Oficina de Control Interno. |
Profesional Universitario de Control Interno |
|
70 |
Revisar el preinforme. |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
15? |
¿Se encuentran inconsistencias en el preinforme?
SI : Ir a etapa 50
NO: Ir a etapa 80 |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
80 |
Revisar el preinforme con Jefe del área auditada y presentar recomendaciones para acuerdos de mejoramiento |
Jefe de Oficina de Control Interno y Profesional Universitario de Control Interno |
|
90 |
Aprobar y remitir el preinforme al Gerente General |
Jefe de Oficina de Control Interno |
|
100 |
Revisar el informe y dar traslado con instrucciones a la dependencia respectiva. |
Gerente General |
|
110 |
Revisar y preparar respuesta a las observaciones formuladas en los términos previstos incluyendo:
* Nuevos Correctivos o acuerdos de mejoramiento a adoptar.
* Inclusión del cronograma de los nuevos correctivos, acuerdos de mejoramiento y medidas preventivas a implementar |
Director ó Jefe de área auditada |
|
120 |
FIN |
|
TÍTULO: CONTRATACIÓN PARA LA MAYOR CUANTÍA Y CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: P-S-GR-002
REVISIÓN: 0
FECHA: 11-07-2008
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETO
2 ALCANCE
3 RESPONSABLE
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5 DEFINICIONES
6 ELABORACIÓN ESTUDIOS PREVIOS
7 CONTRATATACIÓN QUE REQUIERE PUBLICACIÓN
8 CONTRATACIÓN DIRECTA DE MAYOR CUANTÍA
9 CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
10 TABLA DE REGISTROS
MODIFICACIONES
|
REVISIÓN No. |
FECHA |
CAMBIO |
SOLICITÓ |
|
0 |
11-07-2008 |
ELABORACIÓN |
NO APLICA |
1 OBJETO
Este procedimiento tiene como objeto regular la contratación de la Mayor cuantía, bajo los parámetros de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008.
2 ALCANCE
Este procedimiento cubre a todos los funcionarios de TRANSMILENIO S.A. que participan directa o indirectamente en las etapas precontractual, contractual y post contractual de los procesos de selección cuyo monto corresponde a la mayor cuantía.
3 RESPONSABLE
El responsable por la elaboración, implementación y ejecución de este procedimiento es el Profesional Universitario de Asuntos Legales Asignado por la Oficina Asesora Jurídica. La aplicación es responsabilidad de los Jefes y Directores de las áreas que solicitan la contratación.
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
· Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
· Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.
· Decreto 2474 de 2008.
· Código Civil.
· Código del Comercio.
· Constitución Política de Colombia.
· Decreto 1421 de 1992.
· Ley 489 de 1998, Articulo 11.
· Circular 046 de 2004 de la Secretaria General.
· Procedimiento P-F-PR-002 Ejecución Presupuestal.
· Procedimiento P-S-AL-005 Guía de Interventoría.
· Resolución Interna 217 del 2008, o la que la derogue, modifique o reemplace.
· Resolución Interna 296 Del 2007, o la que la derogue, modifique o reemplace.
· Demás normas que regulan e inciden sobre la materia.
5 DEFINICIONES
ADENDOS: Documento a través del cual se modifica o aclaran las estipulaciones contenidas en los pliegos de condiciones.
AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS: Evento mediante el cual cualquier interesado en la licitación o concurso podrá solicitar aclaraciones adicionales en cuanto a los contenidos referidos en el pliego de condiciones.
CATÁLOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS (CUBS): Es la base de datos que registra los códigos de los diferentes bienes y servicios. Su objeto es codificar el universo posible de bienes y servicios que el Estado puede contratar. En el CUBS los bienes, servicios y obras que puede contratar el Estado están desagregados en orden descendente así: Tipo, Clase, Subclase, Grupo e Ítem.
COMPETENTE CONTRACTUAL: Directivo o Jefe de Oficina a quien el Gerente General ha delegado la competencia para celebrar contratos, en los términos del artículo 12 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.
CONFIS: Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal.
CONCURSO: Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública.
ESTUDIO TÉCNICO Y ECONÓMICO: Es el estudio y análisis de los precios del mercado, el cual se realiza con base en el mercado real, y tiene como ánimo determinar la cuantía del proceso y del contrato y como consecuencia evitar diferencias desmesuradas entre los costos de la contratación y los precios del mercado. El procedimiento es obligatorio y deben aplicarse principios y reglas propias del análisis económico para tener certeza de las condiciones económicas del objeto a contratar, el cual, en último será la base de la cuantía del proceso contractual.
En este estudio se debe analizar:
· Elementos determinantes de lugar, tiempo y modo: los gastos de transporte; el valor de la mano de obra y otros costos indirectos asociados a la ejecución del contrato.
· Época para la celebración del contrato: Condiciones de la oferta y la demanda.
· Tributos a que haya lugar por la ejecución del contrato ya sean nacionales ó regionales.
· Exigencias de las condiciones del contrato: Garantías, requisitos de calidad, forma de pago, las inscripciones en entidades adicionales (SICE).
· Condiciones del mercado cambiario, en el caso de bienes o servicios usualmente cotizados en divisas.
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Son aquellos conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, a través de los cuales se puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la entidad propone.
LICITACIÓN: se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
MAYOR CUANTÍA: Es aquella que se calcula teniendo en cuenta el presupuesto de la entidad para la respectiva vigencia fiscal expresada en Salarios mínimos.
PLIEGO DE CONDICIONES: Documento en donde se consignan las exigencias y condiciones técnicas, económicas, humanas, tiempos de ejecución, financieras y jurídicas que se exigen a los proponentes y que reflejan la voluntad del organismo estatal, teniendo en cuenta el objeto y naturaleza del contrato respectivo. Son las reglas que debe seguir la entidad y los proponentes para la selección del contratista.
SIAF: Sistema de Información Administrativo y Financiero Integrado.
SICE: La Ley 598 del 18 de julio de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
El SICE es un sistema de información que integra todos los aspectos relevantes del proceso de contratación estatal.
6 ELABORACIÓN ESTUDIOS PREVIOS
|
PUNTO DE CONTROL |
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
TIEMPO
(En días hábiles) |
|
|
10 |
INICIO |
|
|
|
|
20 |
Definir la necesidad a satisfacer con la Contratación |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
?5 |
El requerimiento esta incluido en el Plan de Contratación?
SI: IR A 50
NO: IR A ETAPA 30 |
Director o Jefe Área interesada |
|
|
|
30 |
Solicitar su inclusión en plan y dar inicio de nuevo al procedimiento |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
40 |
FIN |
|
|
|
|
50 |
Diligenciar los formatos R-A-GR-015 Estudio Técnico y Económico y R-A-GR-016 Solicitud Contratación |
Director o Jefe Área interesada |
5 días |
|
|
60 |
Enviar por medio físico y magnético a la Oficina Asesora Jurídica los formatos R-A-GR-015 Estudio Técnico y Económico y R-A-GR-016 Solicitud Contratación junto con los documentos soporte |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
70 |
Asignar el estudio enviando todos los documentos soporte |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
|
|
80 |
Recibir y verificar CUBS (Catálogo Único de Bienes y Servicios) y RUPR (Registro Único de Precios de Referencia) y diligenciar el Formato R-A-GR-017 Consulta del SICE |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
90 |
Recibir los documentos, evaluar y analizar la información |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
3 días |
|
|
?15 |
La información es suficiente para la elaboración del Estudio
Previo? SI: IR A 25
NO: IR A ETAPA 100 |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
|
|
|
100 |
Devolver el Estudio Técnico y Económico diligenciando el formato R-A-GR-018 Devolución Solicitud Contratación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
|
|
110 |
FIN |
|
|
|
|
?25 |
La contratación es una compra de un bien o un servicio personal (diferente a la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas)?
SI: IR A ETAPA 120
NO: IR A ETAPA 140 |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
|
|
|
120 |
Diligenciar el formato R-A-GR-019 Solicitud Certificado de Existencia y enviar al Profesional Especializado de Talento Humano o al Profesional Especializado de Recursos Físicos, según corresponda a personal en planta o bien en el almacén |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
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130 |
Expedir el certificado de que no existe personal de planta o el certificado de no existencia en el almacén según corresponda. |
PE de Talento Humano o PE de Recursos Físicos |
1 día |
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140 |
Diligenciar el formato R-A-GR-020 Solicitud Criterios de Evaluación y enviar al área interesada |
Profesional Universitario de Asuntos Legales
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
|
|
150 |
Diligenciar el formato R-A-GR-021 Criterios de Evaluación y enviar a la Oficina Asesora Jurídica |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
160 |
Elaborar el registro R-A-GR-022 Estudios Previos, el registro R-F-PR-001 Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y enviar para revisión, aprobación y firma del Director o Jefe del Área interesada |
Profesional Universitario de Asuntos Legales
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
5 días |
|
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170 |
Revisar, aprobar y suscribir los registros R-A-GR-022 Estudios Previos, el registro R-F-PR-001 Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal y enviar a la Oficina Asesora Jurídica |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
180 |
Enviar al Director Financiero los registros R-F-PR-001 Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y registros R-A-GR-022 Estudios Previos |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
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190 |
Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y enviarlo a la Oficina Asesora Jurídica |
PE de Presupuesto y Contabilidad |
1 día |
|
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200 |
Entregar la documentación, surgida durante el proceso, a la Secretaria de la Oficina Asesora Jurídica para organización y archivo |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
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210 |
Abrir carpeta de proceso, organizar y archivar conforme la lista de chequeo |
Secretaria de la Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
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220 |
FIN |
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7 CONTRATACIÓN QUE REQUIERE PUBLICACIÓN
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PUNTO DE CONTROL |
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
TIEMPO
(En días hábiles) |
|
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10 |
INICIO |
|
|
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20 |
Designar el Comité Asesor que adelantará la evaluación |
Competente Contractual |
1 día |
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30 |
Solicitar a la Dirección Financiera los criterios de evaluación financiera |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
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40 |
Remitir a la Oficina Asesora Jurídica los criterios de evaluación financiera |
Director Financiero |
2 días |
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50 |
Elaborar los pliegos de condiciones de la contratación, conforme con lo establecido en el formato R-A-GR-022 Estudios Previos |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
5 días |
|
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60 |
Remitir los pliegos vía correo electrónico a la Dirección Financiera y al área interesada para que verifiquen los requisitos de habilitación y los criterios de evaluación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
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70 |
Verificar los requisitos de habilitación y los criterios de evaluación y remitir observaciones por el correo electrónico al Profesional Universitario de Asuntos Legales asignado para el proceso |
Director Financiero
Director o Jefe Área interesada |
5 días |
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80 |
Definir el cronograma de la contratación de acuerdo a la modalidad que se debe emplear |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
90 |
Publicar el aviso de Convocatoria Pública en el SECOP o en la página de contratación a la vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
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100 |
Aplicar los trámites definidos en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008, y demás decretos reglamentarios, de acuerdo con la modalidad de contratación establecida, incluyendo el diligenciamiento del formato R-A-GR-024 Respuesta Observaciones |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
De 1 a 2 meses |
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110 |
Emitir Acto adjudicando la contratación |
Competente Contractual |
1 día |
|
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120 |
Publicar en la página Web el acto de adjudicación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
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130 |
Notificar a(los) oferente(s) favorecido(s) y comunicar a los oferentes no favorecidos |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
5 días |
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140 |
Registrar la información del contrato en el módulo de contratación y generar el contrato |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
150 |
Firmar contrato |
Competente Contractual |
1 día |
|
|
160 |
Solicitar al contratista que revise y firme el contrato |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
170 |
Registrar la fecha de firma del contrato en el modulo de contratación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
?5 |
Es firmado el contrato por el adjudicatario?
SI : IR A ETAPA 200
NO: IR A ETAPA 180 |
|
|
|
|
180 |
Hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta |
Competente Contractual |
|
|
|
190 |
Contratar con el segundo en orden de elegibilidad y seguir Ley 80 de 1993 o la Ley 1150 de 2007 |
Competente Contractual |
1 día |
|
|
200 |
Remitir copia del contrato al Director Financiero para expedición del Certificado de Registro Presupuestal |
Secretaria Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
|
|
210 |
Elaborar el Certificado de Registro Presupuestal y enviarlo a la Oficina Asesora Jurídica |
PE de Presupuesto y Contabilidad |
1 día |
|
|
220 |
Revisar pólizas |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
230 |
Grabar las pólizas en el módulo de contratación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
240 |
Aprobar la Garantía Única de Cumplimiento |
Director o Jefe delegado |
1 día |
|
|
250 |
Solicitar al contratista la constancia del pago de los derechos de publicación y del impuesto de timbre (si por el monto es necesario). |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
260 |
Publicar en el Registro Distrital |
Secretaria Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
|
|
270 |
Publicar el contrato en el SECOP o en la página de contratación a la vista de la Alcaldía Mayor de Bogota |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
3 días |
|
|
280 |
Remitir al Área interesada copia del contrato, copia del certificado de registro presupuestal, copia de la aprobación de la póliza y el memorando de interventoría |
Secretaria Oficina Asesora Jurídica |
1 día |
|
|
290 |
Iniciar el Contrato en el módulo de contratación del SIAF y generar el formato R-A-GR-004 Acta de Inicio según se defina en el contrato |
Interventor del Contrato |
1 día |
|
|
300 |
Ejecutar contrato. Seguir Procedimiento P-S-AL-005 Guía de Interventoría para contratos |
Interventor del Contrato |
Según duración del contrato |
|
|
310 |
FIN |
|
|
8 CONTRATACIÓN DIRECTA DE MAYOR CUANTÍA
|
PUNTO DE CONTROL |
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
TIEMPO
(En días hábiles) |
|
|
10 |
INICIO |
|
|
|
|
20 |
Realizar las actividades del numeral 6 elaboración estudios previos y remitir la documentación, soporte del registro R-A-GR-022 Estudios Previos, a la Oficina Asesora Jurídica debidamente foliada y archivada |
Cada responsable de estas actividades |
|
|
|
¿5 |
El proceso de contratación es una Contratación Directa diferente a la prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión de la entidad?
SI 30
NO 50 |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
|
|
|
30 |
Elaborar la Resolución de justificación de la contratación Directa |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
40 |
Suscribir la Resolución de justificación de la Contratación Directa |
Competente Contractual |
1 día |
|
|
50 |
Elaborar la Invitación a Presentar Oferta |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
5 días |
|
|
60 |
Enviar por correo electrónico la invitación a presentar oferta al Director o Jefe Área interesada para su revisión y aprobación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
70 |
Verificar los criterios de la invitación y enviar por correo electrónico el listado de posibles proponentes |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
80 |
Suscribir y remitir las Invitaciones a Presentar Oferta |
Competente Contractual |
1 día |
|
|
¿15 |
El requerimiento es una prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión de la entidad?
SI 90
NO 110 |
|
|
|
|
90 |
Evaluar la propuesta presentada frente a los estudios previos |
Director o Jefe Área interesada |
4 días |
|
|
100 |
Diligenciar el formato R-A-GR-023 Evaluación de Perfil y enviar a la Oficina Asesora Jurídica |
Director o Jefe Área interesada |
1 día |
|
|
110 |
Evaluar las ofertas recibidas y recomendar la contratación con el mejor oferente |
Director o Jefe Área interesada |
4 días hábiles |
|
|
120 |
Consultar en el SICE los certificados de los proponentes y generar el certificado de precio indicativo (cuando sea necesario) |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
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130 |
Realizar actividades de la etapa 140 a 310 del numeral 7 Contratación que requiere publicación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
|
|
|
140 |
FIN |
|
|
9 CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
|
PUNTO DE CONTROL |
ETAPA |
ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
TIEMPO(En días hábiles) |
|
|
10 |
INICIO |
|
|
|
|
20 |
Realizar las actividades del numeral 6 elaboración estudios previos y remitir la documentación, soporte del registro R-A-GR-022 Estudios Previos, a la Oficina Asesora Jurídica debidamente foliada y archivada |
Cada responsable de estas actividades |
|
|
|
30 |
Elaborar la Resolución de justificación de la contratación Directa |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
1 día |
|
|
40 |
Realizar actividades de la etapa 140 a 310 del numeral 7 Contratación que requiere publicación |
Profesional Universitario de Asuntos Legales |
|
|
|
50 |
FIN |
|
|
10 TABLA DE REGISTROS
|
CODIGO |
NOMBRE |
UBICACION |
RESPONSABLE |
|
R-A-GR-004 |
Acta de Inicio |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-009 |
Lista de Chequeo Contratos con Personas Naturales |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-010 |
Lista de Chequeo Contratos con Personas Jurídicas y comerciales |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-015 |
Estudio Técnico y Económico |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-016 |
Solicitud Contratación |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-017 |
Consulta del SICE |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-018 |
Devolución solicitud contratación |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-019 |
Solicitud Certificado de Existencia |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-020 |
Solicitud Criterios de Evaluación |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-021 |
Criterios de Evaluación |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-022 |
Estudios Previos |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-023 |
Evaluación de perfil |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-A-GR-024 |
Documento de Respuesta Observaciones |
Dir. Administrativa |
PU de Apoyo Legal y Apoyo Logístico |
|
R-F-PR-001 |
Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal |
Dir. Financiera |
PE de Presupuesto y Contabilidad |
|
R-S-AL-003 |
Aviso de Licitación |
Of. Asesora Jurídica |
PU de Apoyo Legal |
|
P-S-AL-005 |
Guía de Interventoría para contratos |
Of. Asesora Jurídica |
PU de Apoyo Legal |
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4035 de agosto 11 de 2008.
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