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RESOLUCIÓN 464 DE 1999
RESOLUCIÓN 464 DE 1999
(agosto 18)
por la cual se conforman los Grupos Internos de Trabajo en el Departamento Administrativo de Bienestar Social - DABS.
LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENESTAR SOCIAL - DABS,
en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Artículo 19 del Decreto 498 de 1999.
CONSIDERANDO:
Que la Dirección General podrá conformar grupos internos de trabajo, de acuerdo con la estructura organizcional, las necesidades del servicio y los programas y proyectos del Departamento.
Que se hace necesaria la conformación de los aludidos grupos con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia las acciones y cumplir con los objetivos, políticas, planes y programas del organismo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Artículo 1°.- Conformar los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administración de Bienestar Social - DABS, que se relacionan a continuación: Ver el Decreto Distrital 598 de 1999
1. DIRECCIÓN GENERAL:
1. Unidad Ejecutiva de Localidades - UEL.
Objetivos: Adelantar, supervisar y hacer el seguimiento de los procesos de contratación que permitan comprometer los recursos de los Fondos de Desarrollo Local de manera técnica y eficiente.
Funciones:
- Armonizar el Plan de Desarrollo Local con el Plan de Acción del DABS.
- Posibilitar alianzas estratégicas que viabilicen una intervención intersectorial.
- Evaluar y definir con el Alcalde Local, el Gerente COL y el funcionario responsable del proyecto en el Centro Operativo Local, la viabilidad técnica, económica, financiera, institucional, legal y ambiental de los proyectos en estudios y en ejecución en la Localidad.
- Coordinar con las Gerencias de Protección, Prevención, Programas Especiales, Exclusión Social y Orientación y Referenciación el concepto técnico de los proyectos sociales que se financien con recursos de los Fondos de Desarrollo Local.
- Asesorar y apoyar a los Gerentes de los Centros Operativos Locales y a los demás funcionarios del Departamento en la presentación de los proyectos locales.
- Confrontar el Plan de Compras y las existencias del inventario del DABS con las compras de bienes muebles que se vayan a realizar y las realizadas en los proyectos locales con el propósito de racionalizar el gasto y evitar duplicidad en la inversión de recursos.
- Elaborar el Plan de Trabajo que requiera la ejecución del Plan de Inversión de cada Localidad en coordinación con los Alcaldes Locales y los Gerentes de los COL.
- Coordinar con la oficina de asesoría el Plan de Desarrollo del Recurso Físico del Departamento el estudio y concepto técnico de los proyectos locales que impliquen la ejecución de obras.
- Remitir a la Oficina Asesora de Control Interno del DABS la relación mensual de los contratos celebrados.
- Adelantar, coordinar, realizar y controlar los procesos de contratación a su cargo.
- Constatar que los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Local para la ejecución de los proyectos DABS, se entreguen a los responsables de los proyectos mediante acta.
- Supervisar que se suscriban los actos administrativos pertinentes entre la Alcalde Local y la Dirección del Departamento para la entrega de los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Loca para la ejecución de los proyectos DABS.
- Supervisar que en los actos administrativos a celebrarse ente la Alcaldía Local y la Dirección del Departamento para la entrega de los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Local para la ejecución de los proyectos DABS, se especifique claramente cuales bienes muebles son devolutivos y cuales son los bienes muebles de consumo, así como las condiciones para cada tipo de bien según su naturaleza.
- Enviar mensualmente a la Unidad de Apoyo Logístico, los actos administrativos celebrados entre la Alcaldía Local y la Dirección del Departamento para la entrega de los bienes muebles devolutivos y/o consumo adquiridos con los recursos del Fondo de Desarrollo Local para la ejecución de los proyectos DABS.
2. Grupo de Quejas y Reclamos.
Objetivos: Diseñar, implementar y coordinar el servicio de Quejas y Reclamos para la recepción, trámite y resolución oportuna de las peticiones, las quejas y los reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión y objetivos funcionales del Departamento.
Funciones:
- Desarrollar, coordinar y supervisar los procesos de recepción, trámite y resolución de las peticiones, quejas y reclamos que formulen los usuarios de los servicios del Departamento y velar porque las peticiones, quejas y reclamos que se presente, sean resueltas por las dependencias competentes, según los principios, términos y procedimientos dispuestos en las normas legales vigentes para el ejercicio del derecho de petición.
- Informar trimestralmente a la Dirección del Departamento acerca de los servicios de quejas y reclamos.
- Informar periódicamente a la Dirección del Departamento acerca de las recomendaciones y sugerencias efectuadas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que presta el Departamento, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.
- Diseñar y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen o surtan en el Grupo.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por la Dirección.
- Grupo de Organización y Sistemas.
Objetivos: Asesorar, coordinar y evaluar el soporte organizativo y de sistemas en términos de estructura organizacional, métodos y procedimientos administrativos, y de implementación y mantenimiento de los sistemas operativos, de información y de software básicos en la Entidad, para desarrollar y mantener una organización moderna, adecuada y orientada al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales del DABS.
Funciones:
En el área de Organización y Métodos:
- Asesorar, coordinar, supervisar y desarrollar actividades relacionadas con el estudios y análisis permanentes de la estructura organizacional y funcionamiento interno del DABS, el desarrollo de procesos de racionalización y modernización de la Organización.
- Realizar, en coordinación con la Oficina Asesora de Control Interno y demás dependencias, manuales de Control Interno de procesos y de procedimientos.
- Apoyar a la Unidad de Gestión Humana en la realización de estudios técnicos de análisis de planta de empleos, cargas de trabajo y elaboración del manual funciones de los empleos.
- Responder por los procesos de contratación que se originen en el área.
- Coordinar con la Unidad de Gestión Humana la programación y realización de los cursos de capacitación en el área de organización y métodos.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
En el área de Sistemas:
- Asesorar, coordinar y supervisar los aspectos informáticos del Departamento para el desarrollo y mejora de los sistemas de información y asegurar la existencia de una adecuada estructura informática en la Entidad.
- Asesorar, coordinar y supervisar los aspectos de sistematización de la información y realizar el desarrollo, implementación y mantenimiento del software básico y sistemas operativos que requiera el DABS en todas sus dependencias, programas y servicios.
- Coordinar, supervisar y realizar estudios de necesidades de hardware y software de las distintas áreas de trabajo, y de adquisición de productos y servicios, con los parámetros de productividad y optimización de las aplicaciones, equipos de computación y recursos asignados.
- Asesorar, coordinar, supervisar y prestar servicios a las distintas dependencias relacionadas con la instalación, manejo y mantenimiento de equipos y programas de computación, y de entrenamiento de personal en sistemas.
- Responder por los procesos de contratación que se originen en el área.
- Coordinar con la Unidad de Gestión Humana la programación y realización de los cursos de capacitación en el área de sistemas.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por la Dirección.
- Grupo de Comunicaciones.
Objetivos: Asistir a la Dirección en la definición de políticas de comunicación y relaciones públicas del Departamento.
Funciones:
- Diseñar y proponer a la Dirección del Departamento las políticas y estrategias de comunicación y relaciones públicas del Departamento.
- Proyectar la identidad e imagen corporativa del DABS.
- Dirigir y mantener las relaciones de la Entidad con los diferentes medios de comunicación.
- Organizar y asistir a las distintas dependencias en la realización de ruedas de prensa, reuniones, seminarios, etc.
- Diseñar, homogeneizar e implementar los canales de comunicación interna y externa que deben seguir las distintas dependencias.
- Orientar, elaborar y desarrollar, en coordinación con las distintas dependencias, proyectos y campañas de comunicación y divulgación hacia los usuarios de los servicios, con medios propios o externos a la Entidad.
- Asesorar, supervisar y hacer el seguimiento de las campañas de divulgación que se adelante en el Departamento, analizando sus resultados y proponiendo, si es del caso, medidas correctivas.
- Asesorar, coordinar y homogeneizar los diferentes tipos de comunicación y publicaciones de la Entidad hacia los usuarios.
- Coordinar y tramitar en las diferentes áreas, la contratación de la publicidad con entidades privadas y públicas.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por la Dirección.
2. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
2.1. EN LA UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA.
2.1.1. Grupo de Desarrollo Humano.
Objetivos: Apoyar a la Unidad con el desarrollo de las políticas de recursos humanos del Departamento y la aplicación de las estrategias emanadas de la Jefatura de la Unidad referentes a la selección, evaluación, administración, profesionalización y capacitación de personal
Funciones:
- Aplicar las normas de carrera administrativa de conformidad con las estipulaciones legales vigentes.
- Programar y realizar las actividades relacionadas con el desarrollo de los procesos de reclutamiento, selección, registro y evaluación del personal de carrera administrativa de acuerdo con las normas vigentes los perfiles de los empleos.
- Detectar y analizar las necesidades de formación del personal, elaborando el Plan de Capacitación, así como coordinar y evaluar su implementación y ejecución.
- Revisar y mantener actualizada la Planta de Empleos, llevando un sistema de información donde se registren los nombramientos, vacantes, traslados y demás movimientos de planta de los servidores públicos del Departamento.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la elaboración y actualización del Manual de Funciones y Requisitos del Departamento.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.1.2. Grupo de Nómina y Liquidaciones.
Objetivos: Apoyar la gestión administrativa de personal, llevando el archivo de hojas de vida y preparando documentos e informaciones referidos al reconocimiento y liquidación de los compromisos de la Entidad con el personal de planta a su servicio y ex empleados.
Funciones:
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la planeación, control, coordinación y expedición de constancias.
- Supervisar archivos y mantener actualizada la información básica relacionada con la situación administrativa de los servidores y ex servidores públicos del Departamento.
- Efectuar liquidaciones y preparar los documentos, nóminas y planillas necesarios para el pago de los compromisos de la Entidad por conceptos de sueldos, prestaciones sociales y aportes laborales y patronales.
- Llevar el registro de novedades de personal que afecten la nómina y las hojas de vida.
- Elaborar y expedir las certificaciones de pagos y descuentos que requieran la Entidad, los empleados y ex funcionarios de la Entidad.
- Participar y colaborar en la actualización del sistema de información de personal del DABS.
- Preparar los documentos y actos administrativos propios de la gestión administrativa de personal relacionados con vacaciones y demás novedades de personal al Servicio del Departamento.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.1.3. Grupo de Reclamaciones Laborales.
Objetivos: Apoyar a la Unidad de Gestión Humana en las actividades relacionadas con la aplicación de normas laborales, diseño de reglamentos internos y su debida implementación.
Funciones:
- Preparar los documentos y actos administrativos propios de la gestión administrativa de personal relacionados con el nombramiento, licencias, vacaciones, retiro y demás novedades de personal de los servidores y ex servidores públicos del Departamento.
- Asistir al Jefe de Unidad en las relaciones de la Entidad con los representantes sindicales y de los empleados, en lo relacionado con las diferentes situaciones administrativas.
- Coordinar las relaciones de la Unidad con los organismos de seguridad y bienestar social como ISS, IPS, Cajas de Compensación para la inscripción de la Entidad y los servidores públicos, el pago de los aportes laborales y patronales y para garantizar la prestación de los servicios a que tienen derechos los servidores públicos del Departamento afiliados a éstos.
- Asistir a la Unidad en la elaboración e implementación de reglamentos de trabajo, de seguridad industrial y salud ocupacional.
- Atender consultas y reclamaciones de representantes sindicales, de los servidores y ex servidores públicos del Departamento, en aspectos laborales y canalizar sus demandas hacia la Jefatura de la Unidad de Gestión Humana o Grupo de éstas que deba resolverlas.
- Asistir a la Unidad en los proyectos de respuestas a Derechos de Petición tutelas y consultas.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.2. EN LA UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS.
2.2.1. Grupo de contabilidad.
Objetivos: Apoyar a la Unidad de Recursos Financieros, elaborar y presentar los estados financieros del Departamento de acuerdo con la normatividad vigente y llevar el control de las diferentes obligaciones.
Funciones:
- Hacer conciliaciones mensuales con los grupos de Almacén e inventarios, Presupuesto y Cuentas, antes de rendir los informes sobre la contabilidad del Departamento.
- Registrar y mantener al día la Contabilidad del Departamento, aplicando las normas contables que rigen para el Distrito Capital.
- Proponer políticas, sistemas y procedimientos contables de acuerdo con las disposiciones nacionales y distritales establecidas sobre la materia.
- Responder por la elaboración de los Estados Financieros del Departamento y presentación oportuna a la Dirección y autoridades de control.
- Apoyar al Jefe de la Unidad Financiera en la preparación y presentación de informes sobre el comportamiento de los Estados Financieros de la entidad, para ser presentados como mínimo dos veces al año, a al Dirección, Subdirecciones, Oficina de Control Interno, debidamente firmados por el Jefe de la Unidad y Contador.
- Liquidar los impuestos, realizar la codificación contable y elaborar la respectiva Orden de pago.
- Revisar las conciliaciones bancarias de las cajas menores.
- Revisar las legalizaciones de cajas menores y avances.
- Hacer visita permanente a las dependencias del Departamento que manejan Cajas Menores para revisar la custodia y manejo de los títulos, chequeras, cheques efectivo y libros.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de contabilidad.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.2.2. Grupo de Cuentas.
Objetivos: Apoyar a la Unidad y preparar, analizar y tramitar documentos e información contable financieras referida a cobros y pagos, control de cuentas bancarias y realización de informes de tesorería.
Funciones:
- Preparar, analizar, revisar y tramitar documentos e información para cobros y pagos, control de cuentas bancarias y realización de informes de tesorería.
- Responder por los documentos para pago a terceros que se reciban en la dependencia y que estén en custodia en la Caja de Seguridad y tomar las medidas de seguridad necesarias para el manejo, entrega, tramite de los documentos sobre el cobro y pago a terceros.
- Responder por la seguridad en el manejo de claves y relaciones de giro, entregadas por la Dirección a Tesorería.
- Dirigir, ejecutar y controlar los trámites para la apertura o cancelación de cuentas bancarias, conforme las autorizaciones del ordenador de gastos y las normas expedidas por la Secretaría de Hacienda.
- Llevar el control de las ordenes de pago y autorizaciones de giro enviadas a la Tesorería Distrital.
- Llevar registros en los libros y/o medios magnéticos, sobre el trámite diario de pagos y elaborar la Cuenta Diaria de los pagos.
- Llevar registros en libros y/o medios magnéticos sobre las cuentas bancarias, Entidades Financieras y responsables que manejan cuentas bancarias financiadas con recursos del presupuesto del Departamento.
- Llevar en libros y/o medio magnético el control de pagos para cada compromiso que se tramite en al dependencia.
- Rendir informes a las autoridades competentes de conformidad a los procedimientos contables y administrativos establecidos y al Jefe de la Unidad sobre las ordenes de pago.
- Suministrar información oportuna y confiable a los beneficiarios y dependencias del Departamento sobre de (sic) los tramites o procedimientos de los pagos, el estado de su cuenta, así como publicar diariamente en cartelera la información sobre estado de trámite en que se encuentra la orden de pago.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de cuentas.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.2.3. Grupo de Presupuesto.
Objetivos: Apoyar a la Unidad y realizar todas las actividades inherentes a la ejecución del presupuesto asignado a la entidad y preparar el anteproyecto y proyecto de presupuesto anual del DABS para la siguiente vigencia.
Funciones:
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la oportuna elaboración del anteproyecto y proyecto de presupuesto anual del Departamento, de acuerdo con la información suministrada por las Subdirecciones correspondiente según las fuentes de financiamiento y tipo de gasto.
- Preparar y presentar ante la Unidad de Recursos Financieros, los estimativos y documentación necesarias para elaboración del Programa Anual de Caja correspondiente al Presupuesto del Departamento.
- Expedir las Disponibilidades y Registros Presupuestales para los compromisos adquiridos por el DABS, los cuales deben ser limitados por el Jefe de la Unidad.
- Preparar, analizar, registrar y mantener al día la información referente al desarrollo de la ejecución y hechos económicos relacionados con el presupuesto.
- Identificar y analizar las necesidades de modificaciones y traslados al presupuesto, preparar y tramitar la documentación necesaria para su realización.
- Llevar un control y seguimiento tanto del presupuesto de la presente vigencia como de las reservas presupuestales.
- Registrar los montos aprobados de ingresos y gastos de manera desagregada en el sistema de información que esté utilizando, actualizándola diariamente con los valores ejecutados, teniendo en cuenta las normas presupuestales.
- Preparar los instructivos necesarios y asesorar a cada una de las área responsables en lo relacionado con la ejecución presupuestal.
- Elaborar y presentar los informes relacionados con la ejecución presupuestal, las cuentas por pagar y reservas presupuestales del Departamento para satisfacer los requerimientos de las autoridades de la entidad y distritales de control administrativo y fiscal.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de presupuesto.
- La demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.3. EN LA UNIDAD DE APOYO LOGÍSTICO.
2.3.1. Grupo de Compras.
Objetivos: Apoyar a la Unidad y desarrollar e implementar la política administrativa del Departamento en relación con los procesos de compra y establecer los procesos y procedimientos de la entidad respecto al suministro de materiales y equipos necesarios para el funcionamiento de las distintas dependencias del Departamento.
Funciones:
- Preparar y presentar ante la Unidad de Apoyo Logístico los pliegos de condiciones, y términos de referencia, para licitaciones, invitaciones o contratación directa y ejecutar los procesos de contratación que estén asignados al área y efectuar seguimiento de los contratos necesarios para el buen funcionamiento de la entidad.
- Elaborar y actualizar permanentemente el Plan Anual de Compras del Departamento y coordinar los aspectos relacionados con la contratación de las adquisiciones en desarrollo de los programas de compras.
- Llevar un sistema de información sobre la ejecución del Plan de Compras, con indicadores de gestión.
- Llevar un sistema de información sobre los proveedores de bienes y servicios que han contratado con el Departamento y sobre los proveedores que ofrecen bienes y servicios.
- Implementar procedimientos, procesos y controles respecto a la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de las distintas dependencias del Departamento.
- Programar la ejecución del Plan de Compras y supervisar el cumplimiento.
- Apoyar a la Subdirección de Intervención Social y las Gerencias de los Centros Operativos Locales en los procesos de compras que realicen y supervisar la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos vigentes.
- Realizar oportunamente los procesos de adquisición que le correspondan.
- Establecer y supervisar los procesos de aceptación de los suministros y rechazar aquellos que no se ajusten a los requerimientos expresados.
- Participar en la elaboración de pliegos de licitación y términos de referencia de las licitaciones, invitaciones y contratación directa que realicen otras dependencias en el DABS.
- Confrontar el Plan de Compras y las existencias del inventario del DABS con el propósito de racionalizar el gasto y evitar duplicidad en la inversión de recursos.
- Elaborar las ordenes de compra y llevar un control sobre éstas.
- Suministrar información oportuna y confiable a los beneficiarios y dependencias del DABS sobre los trámites y procedimientos de las ordenes de compra y del estado de los procesos de contratación que se manejen en la dependencia.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de compras.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
2.3.2. Grupo de Almacén e Inventarios.
Objetivos: Apoyar a la Unidad en la organización y realización de las actividades de recepción, almacenaje, distribución e inventarios de los materiales y equipos.
Funciones:
- Determinar los procesos para el ingreso, salida y baja de los elementos.
- Recepcionar los bienes muebles adquiridos, y controlar los niveles de calidad exigidos en las ordenes de compra.
- Administrar y controlar las existencias de bienes muebles.
- Distribuir los bienes muebles entre las dependencias, suministrarlos de acuerdo con las demandas internas y coordinar su movimiento dentro y fuera de las instalaciones de la Entidad.
- Controlar los niveles de stock, llevando los registros de entrada salida y bajas de los bienes inmuebles.
- Realizar y presentar inventarios periódicos de existencias de acuerdo con las normas vigentes.
- Enviar oportunamente a Contabilidad los informes que se requieran sobre los inventarios de la entidad.
- Llevar a cabo con contabilidad las conciliaciones y ajustes necesarios.
- Elaborar y presentar los informes que requieran las autoridades de control administrativo y fiscal, de conformidad con los procedimientos y las disposiciones vigentes sobre el particular, así como los que requiera el Grupo de Compras u otras dependencias sobre existencias de bienes muebles.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de Almacén e Inventarios.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por actividad competente.
2.3.3. Grupo de Servicios Generales.
Objetivos: Apoyar a la Unidad en el desarrollo e implementación de las actividades de servicios administrados en relación con la prestación de los servicios de correspondencia, recepción y archivo de documentos, publicaciones, transporte, vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento en general de equipos, muebles de oficina y parque automotor.
Funciones:
- Controlar el pago de impuestos y servicios públicos. Controlar las pólizas de seguros y los consumos de servicios públicos.
- Organizar, coordinar y supervisar el recibo, trámite, registro, despacho, archivo, consulta y control de la correspondencia interna y externa del Departamento, de conformidad con los reglamentos internos de la Entidad.
- Llevar un sistema de información sobre los bienes inmuebles de la entidad, donde aparezcan todas las situaciones que los afecten.
- Elaborar estudios orientados a diseñar y establecer el sistema de administración, control y archivo de la información documental, y optimizar y establecer los métodos y procedimientos estándar para el recibo, trámite, conservación y consulta de documentos.
- Elaborar y ejecutar los planes de seguridad y de mantenimiento preventivo y correctivo de acuerdo con las necesidades de las instalaciones físicas al servicio de las distintas dependencias de la Entidad. (Muebles, equipos y vehículos).
- Organizar y dirigir los servicios de publicaciones, mensajería, cafetería, fotocopiado y de suministro de combustible para el parque automotor del Departamento.
- Llevar un registro sobre los servicios de transporte, vigilancia, aseo y mantenimiento donde se pueda verificar su utilización y costos.
- Apoyar al Jefe de la Unidad en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre el área de servicios generales.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
3. SUBDIRECCIÓN DE INTERVENCIÓN SOCIAL
3.3.1. Grupo de Apoyo Administrativo Interdisciplinario.
Objetivos: Apoyar a la Subdirección y a las Gerencias y desarrollar e implementar las políticas, procesos y procedimientos del Departamento en relación con la ejecución de los proyectos de inversión a través de los procesos de contratación para la adquisición y suministro de bienes o servicios, coordinando estos procesos con lo establecido en la Ley 80 de 1993, y las normas sobre el manejo de bienes que rigen para el Departamento.
Funciones:
- Apoyar al Subdirector de Intervención Social en la coordinación y control de los procesos de contratación necesarios para la ejecución de los proyectos de inversión.
- Apoyar al Subdirector de Intervención Social en los tramites presupuestales necesarios para iniciar los procesos de contratación.
- Elaborar los estudios técnicos y económicos, previos a la contratación.
- Preparar pliegos de condiciones y términos de referencia, para licitaciones, invitaciones o contratación directa de los proyectos de inversión y ejecutar los procesos de contratación y efectuar seguimientos de los contratos necesarios para la ejecución de los proyectos de inversión del Departamento.
- Coordinar permanentemente con la Unidad de Apoyo Logístico la elaboración, ejecución y actualización del Plan Anual de Compras del Departamento de acuerdo con las necesidades de los proyectos de inversión.
- Llevar un sistema de información sobre la contratación que se requiere y ejecutar a través de los proyectos de inversión en cada Gerencia de Proyectos y las Gerencias de los Centros Operativos Locales.
- Implementar procedimientos, procesos y controles respecto a la adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión.
- Programar los procesos de contratación de acuerdo con lo consignado en el Plan de Compras del Departamento.
- Responder por el trámite y oportunidad de los procesos de contratación que efectúen con recursos de los proyectos de inversión y supervisar la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos vigentes.
- Suministrar información oportuna y confiable a los beneficiarios y dependencias del DABS sobre los tramites y procedimientos de los procesos de contratación que se manejen en el grupo.
- Apoyar al Subdirector de Intervención Social en la coordinación con la Unidad de Gestión Humana la preparación y celebración de cursos de capacitación sobre los temas que maneja el grupo.
- Hacer seguimiento permanente y oportuno a la ejecución del presupuesto de los proyectos de inversión adscritos a la Subdirección.
- Preparar, consolidar y evaluar el plan de compras de los proyectos de inversión adscritos a la Subdirección, teniendo en cuenta políticas de austeridad y racionalidad del gasto.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
4. EN LOS CENTROS OPERATIVOS LOCALES.
4.4.1. Grupo de Apoyo Administrativo.
Objetivos: Asistir y apoyar a la Gerencia del COL y a las Unidades Operativas Locales en los procesos de programación, coordinación, ejecución y supervisión de actividades referentes a la administración y control de los recursos humanos, financieros y de apoyo logísticos que les sean asignados al COL.
Funciones:
- Apoyar al Gerente del COL en la coordinación y ejecución de las actividades administradas, financieras, contables y presupuestales del Centro.
- Apoyar y participar en la elaboración de los proyectos de presupuesto del COL y de las Unidades Operativas Locales, de conformidad con las orientaciones e instrucciones de las autoridades centrales.
- Atender las actividades relacionadas con el manejo de los recursos asignados al COL.
- Orientar, asistir y apoyar a los Centros de Protección y Unidades Operativas Locales en el manejo administrativo de los recursos humanos, financieros y físicos que les sean asignados.
- Organizar, coordinar y supervisar la actividades de servicios administrativos internos del COL y de las Unidades Operativas Locales.
- Informar a las dependencias centrales correspondientes las novedades administrativas y de personal del COL y de las Unidades Operativas Locales.
- Controlar el uso de los bienes muebles e inmuebles del COL y de las Unidades Operativas Locales.
- Apoyar al Gerente COL, en el control sobre los servicios de transporte, vigilancia, aseo y mantenimiento.
- Apoyar al Gerente del COL en los procesos de contratación administrativa.
- Apoyar al Gerente en el seguimiento permanente de la ejecución del presupuesto de la vigencia fiscal, reservas de apropiación y cuentas por pagar.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
4.4.2. Grupo de Apoyo Técnico Operativo.
Objetivos: Apoyar a la Gerencia del COL y las Gerencias de la Subdirección de Intervención Social en los procesos de programación, coordinación, ejecución y supervisión a nivel local de las actividades técnico operativas referentes al desarrollo en la localidad de los programas de Intervención Social y prestación de los servicios a cargo de los COL y de las Unidades Operativas Locales.
Funciones:
- Apoyar, coordinar y supervisar las actividades de implementación de estrategias, políticas, programas y proyectos de la Entidad en el COL y las Unidades Operativas Locales.
- Realizar actividades de tipo técnico operativo para la aplicación y desarrollo en el COL y las Unidades Operativas Locales de la política social, programas y proyectos de la Entidad y hacer cumplir las normas, reglamentos y procedimientos establecidos para la ejecución de los proyectos y prestación a nivel local de los servicios sociales que ofrece el DABS.
- Realizar y participar en estudios para la adecuación , mejora e implementación de proyectos y servicios a nivel local.
- Verificar y supervisar la calidad de los servicios y el cumplimiento de programas y proyectos a cargo del COL y de las Unidades Operativas Locales.
- Apoyar al Gerente del COL en los procesos de contratación administrativa.
- Apoyar al Gerente en el seguimiento permanente de la ejecución del presupuesto de la vigencia fiscal, reservas de apropiación y cuentas por pagar.
- Las demás inherentes al cumplimiento de sus objetivos o que le sean asignadas o delegadas por autoridad competente.
Artículo 2°.- Los Gerentes Internos de Trabajo que se conforman mediante la presente Resolución estarán integrados por los empleos que a ellos asigne la Directora del Departamento por medio del acto administrativo de distribución de la planta global de cargos de la Entidad.
Artículo 3°.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica las normas que le sean contrarias.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., 18 de agosto de 1999.
La Directora del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR SOCIAL "DABS"
GILMA JIMÉNEZ GÓMEZ.
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