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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 024 DE 2015
(Junio 16) Derogada por el art. 4, Resolución Reglamentaria 007 de 2018.
Por la cual se adopta un procedimiento dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C.
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, establecido por el Decreto 1599 de 2005, derogado por el Decreto 943 de 2014 y adoptado por la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el artículo 6 que "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo."
Que en los numerales 9 al 12 del artículo 53 del precitado Acuerdo, se establecen las funciones de la Subdirección de Recursos Materiales en lo concerniente al mantenimiento y asistencia técnica de computo a programas ofimáticos, computadores e impresoras de propiedad de la entidad de tal manera que se propenda por su correcto funcionamiento, apoyando la labor desempeñada por los funcionarios de la misma.
Que los procedimientos presentados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.
En mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el procedimiento para la Asistencia Técnica de Cómputo a Dependencias, Código PGRF-28.
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del procedimiento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación del procedimiento adoptado.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de junio del año 2015.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
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PROCEDIMIENTO ASISTENCIA TÉCNICA DE COMPUTO A DEPENDENCIAS |
Código formato: PGD-01-002 |
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Código documento: PGRF-28
Versión: 1.0 |
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Página 1 de 5 |
FECHA: 4 DE JUNIO DE 2015
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Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
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Firma: |
Firma: |
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Nombre: Henry Vargas Díaz |
Nombre: Jaime Noy Fonseca |
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Cargo: Director Administrativo (EF). – Dirección
Administrativa y Financiera |
Cargo: Director Técnico (EF) – Dirección de
Planeación |
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura de los espacios físicos y recursos tecnológicos computacionales de la Contraloría de Bogotá para el desarrollo de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE:
Inicia con el reporte de los problemas detectados por los usuarios a los elementos computacionales de la entidad y termina con la orden de servicio firmada por el usuario, una vez atendido el servicio.
3. BASE LEGAL
Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012, "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones", Artículo 53, numerales 9 al 12.
4. DEFINICIONES:
APLICACIÓN EN PRODUCCIÓN: Aplicación implementada y en uso por parte de los usuarios.
APLICACIÓN EXTERNA: Software de uso específico desarrollado por un proveedor externo.
HARDWARE: Son todos aquellos componentes físicos de una computadora, todo lo visible y tangible. Algunos componentes del hardware son: Teclado, Mouse, CPU, entre otros.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: Programas que facilitan las labores propias de la oficina. Ejemplo: Procesadores de palabra, hojas electrónicas, mensajería y colaboración, diagramación entre otros.
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS: Conjunto de tareas tendientes a mantener en perfecto funcionamiento las estaciones de trabajo e impresoras de la Entidad.
REPUESTO: es una pieza o parte que se utiliza para reemplazar las originales en equipos que debido a su uso diario han sufrido deterioro o un daño.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Conjunto de programas interrelacionados e intercomunicados que buscan el cumplimiento de un objetivo general soportado en la administración, manejo y control de la información.
SOFTWARE: Programa o grupo de ellos que indica al equipo como operar y reaccionar ante diferentes eventos. El término incluye sistemas operativos, programas y aplicaciones.
5. ANEXOS
ANEXO No. 01. ORDEN DE SERVICIO. Código formato: PGRF-28-001.
ANEXO No. 02. INSTALACIÓN DE ELEMENTOS DE CÓMPUTO Y/O REPUESTOS PARA EQUIPOS E IMPRESORAS. Código Formato: PGRF-28-002.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1. ASISTENCIA TÉCNICA A COMPUTADORES E IMPRESORAS
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Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
OBSERVACIONES Y/O PUNTOS DE CONTROL |
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1 |
Funcionario de la entidad. |
Reporta telefónicamente a través de la Línea de Soporte (SOS) o por medio del aplicativo para atención a usuarios o por correo electrónico, los problemas y/o fallas detectadas en el Hardware, Software y Aplicativos Institucionales. |
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OBSERVACIÓN:
El acceso al Aplicativo para atención a usuarios se encuentra en la Intranet, se deben diligenciar todos los datos y registrar un número telefónico para realizar una interacción con el funcionario si fuera el caso. |
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2 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico encargado de la administración del aplicativo para atención a usuarios. |
Ingresa en el aplicativo la información de los servicios que se reciben, los datos del funcionario y del problema detectado. |
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OBSERVACIÓN:
Los servicios por correo deben contener la siguiente información: nombre, dependencia, ubicación, teléfono celular o fijo y descripción del problema. |
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Dependiendo del tipo de problema reportado, asigna por el aplicativo el funcionario responsable de atenderlo, imprime y entrega la orden de servicio. |
Orden de Servicio. (Anexo Nº 1) |
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3 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico. |
Verifica falla y/o requerimiento del usuario, dependiendo de la magnitud del problema proyecta la solución y determina qué tipo de intervención se requiere, subsana la falla si es posible, registra las acciones ejecutadas y hace firmar al usuario la Orden de Servicio con la fecha y hora de la solución.
Si para poder solucionar se requiere instalación de repuestos, registra en la Orden de Servicio lo que se necesita y hace firmar al usuario con fecha y hora. Procediendo a ejecutar el procedimiento 6.2 "Solicitud e Instalación de Repuestos y/o Partes a Computadores e Impresoras".
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Orden de servicio. (Anexo Nº 1) |
OBSERVACIÓN:
La orden de servicio debe ser diligenciada en su totalidad en forma legible.
PUNTO DE CONTROL:
El usuario debe colocar la fecha y hora en que se da por terminada la solución. |
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4 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico. |
Entrega la Orden de servicio atendida al Administrador del aplicativo para atención a usuarios. |
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5 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico encargado de la administración del aplicativo para atención a usuarios. |
Incorpora la nueva información de la orden de servio en el
aplicativo dejando en forma clara la solución dada al problema y el tiempo de respuesta que requirió. Archiva en la correspondiente carpeta la orden de servicio.
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6.2. SOLICITUD E INSTALACIÓN DE REPUESTOS Y/O PARTES A COMPUTADORES E IMPRESORAS
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Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
OBSERVACIONES Y/O PUNTOS DE CONTROL |
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1 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico encargado de la administración del aplicativo para atención a usuarios. |
Genera, verifica y remite, dentro los 10 primeros días de cada bimestre el consolidado de los repuestos necesarios para dar por terminadas las órdenes de servicio pendientes de solucionar, esta remisión se debe realizar vía correo electrónico al Subdirector de Recursos Materiales, con copia al Coordinador del grupo de Atención a usuarios.
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PUNTO DE CONTROL:
El Coordinador del Grupo de Atención a Usuarios, verificará la correspondencia entre lo solicitado y los servicios pendientes de solución con el listado generado por el funcionario administrador del aplicativo para atención a usuarios. |
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2 |
Subdirector de Recursos Materiales |
Envía memorando al Director Administrativo y Financiero, solicitando la compra de los elementos y/o repuestos requeridos, adjuntando la documentación necesaria, para que se ejecute el procedimiento de compras.
Continúa Procedimiento de Compras Código 014001. |
Memorando aplicativo Sigespro |
OBSERVACIÓN:
La Dirección Administrativa y Financiera, determina la modalidad para la compra de elementos y/o repuestos (caja menor, contratación, etc.) y establece los lineamientos y documentación requerida para su adquisición, de acuerdo a la normatividad vigente. |
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3 |
Profesional Universitario, coordinador del Grupo de Atención a Usuarios. |
Recibe, revisa y registra en el archivo para el control de repuestos los elementos y/o repuestos que ingresan y realiza la programación de su instalación, asigna por el aplicativo de atención a usuarios el funcionario responsable de la instalación, imprime y entrega la orden de servicio. |
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PUNTO DE CONTROL:
El archivo para el control de repuestos es un archivo magnético, donde se registran los movimientos de los elementos y repuestos. |
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4 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico del Grupo de Atención a Usuarios. |
Instala el elemento y/o repuesto, registra las acciones ejecutadas y hace firmar al usuario la Orden de Servicio con la fecha y hora de la instalación. Descarga del control de repuestos el elemento instalado.
Diligencia el formato "Instalación de Elementos de Cómputo y/o Repuestos para Estaciones de Trabajo e Impresoras".
Informa al usuario de la dependencia que debe ejecutar el procedimiento "MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS PGRF-25", en su numeral 6.2, para el manejo de las partes que hayan sido cambiadas. |
Orden de servicio. (Anexo Nº 1)
formato "Instalación de Elementos de Cómputo y/o Repuestos para Estaciones de Trabajo e Impresoras" (Anexo Nº 2) |
OBSERVACIÓN:
En la orden de servicio deben ser reportados los seriales de los elementos instalados y de los remplazados.
PUNTO DE CONTROL:
El procedimiento "MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS PGRF-25", en su numeral 6.2. Establece que debe ser ejecutado por el funcionario de la dependencia que solicita el cambio y no por quien lo instale. |
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5 |
Profesional Especializado, Profesional Universitario y/o Técnico encargado de la administración del aplicativo para atención a usuarios. |
Incorpora la nueva información de la orden de servicio en el
aplicativo, dejando en forma clara la solución dada al problema y el tiempo de respuesta que requirió. Archiva en la correspondiente carpeta la orden de servicio.
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Orden de servicio (Anexo Nº 1) |
PUNTO DE CONTROL: Debe actualizar en el aplicativo la hoja de vida del computador de escritorio, portátil o impresora, con la parte o elemento que se cambió o adicionó. |
7. ANEXOS
ANEXO No. 01
ORDEN DE SERVICIO
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FORMATO ORDEN DE SERVICIO |
Código formato: PGRF-28-001 |
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Código documento: PGRF-28 Versión: 1.0 |
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ANEXO No. 02
INSTALACIÓN DE ELEMENTOS DE CÓMPUTO Y/O REPUESTOS PARA EQUIPOS E IMPRESORAS
8. CONTROL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R. R. 024 de junio 16 de 2015 |
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NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5616 de junio 19 de 2015
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