RESOLUCIÓN 099 DE 2017

(Enero 30)

Por medio de la cual se constituye la Caja Menor de la Secretaría de Educación del Distrito del Nivel Central para la vigencia fiscal de 2017

LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE BOGOTÁ, D.C.

En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Decreto No. 061 del 14 de febrero de 2007 y el Decreto 001 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 061 del 14 de febrero de 2007, “por el cual se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo”, para las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, dispone que el monto y número de las cajas menores para cada entidad, debe ser determinado por su Representante Legal, y debe constituirse para cada vigencia fiscal, mediante Resolución en la cual se incluya claramente entre otros aspectos, la finalidad y la clase de gastos que pueden efectuarse a través de la misma.

Que en la citada disposición se señala que en la Resolución de constitución de cada caja menor, deben indicarse los rubros presupuestales y los montos que se pueden afectar durante la vigencia, y el responsable de presupuesto o quien haga sus veces, debe expedir un certificado de disponibilidad que garantice la existencia de la apropiación a fin de amparar los gastos a realizar, para tal efecto, el monto certificado corresponderá a la autorización máxima para efectuar pagos con cargo a los recursos de la caja menor.

Que igualmente prevé la norma, que las cajas menores deben ser utilizadas para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de imprevistas, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva  y sólo en casos excepcionales el Representante Legal de la entidad puede destinar las cajas menores para sufragar gastos de inversión, con la debida justificación del gasto.

Que la mencionada disposición señala que dichos recursos deben atender los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público, en concordancia con las normas legales vigentes que lo ordenan.

Que además el artículo 8º del Decreto 061 de 2007, dentro de las prohibiciones a realizar con los fondos de las cajas menores, se destaca el siguiente numeral “(….) 4 reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.”

Que el parágrafo 1º del artículo 8º del Decreto 061 de 2007, señala que se exceptúan de esta prohibición los Servicios Personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respectivas entidades establecidas para tal fin.

Que por medio del Decreto 627 del 26 de diciembre de 2016 se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017, en cumplimiento del Acuerdo Nº 657 de diciembre 20 de 2016, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, Distrito Capital.

Que de acuerdo con el certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 81 del 12 de enero de 2016, en la Secretaría de Educación del Distrito existe dentro del presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia 2017 apropiación disponible para atender los desembolsos de la caja menor en los términos de la presente Resolución.  

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Constituir la Caja Menor que se describe a continuación para la vigencia fiscal de 2017, con cargo al presupuesto ordinario de la Secretaría de Educación del Distrito, Nivel Central, las erogaciones que se causen por concepto del funcionamiento de la Caja Menor No.1 se hacen con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 81 del 12 de enero de 2016 y se atenderán por los siguientes rubros y cuantías:

CAJA MENOR No. 1 DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ARTÍCULO SEGUNDO: El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor solo podrá utilizarse para sufragar Gastos Generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, los cuales están definidos en esta Resolución.

PARÁGRAFO 1: Por el rubro de Honorarios solo se reconocerán los Servicios Personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales y administrativo, de conformidad con las competencias de la entidad.

ARTÍCULO TERCERO: Los gastos que se efectúen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes del monto de constitución de la caja menor. Los pagos superiores a dos salarios mínimos legales vigentes se harán única y exclusivamente con cheque.

ARTÍCULO CUARTO: El manejo de los dineros de la caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial bajo responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado para administrarla, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, quién podrá tener dinero en efectivo en cuantía que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO QUINTO: No se podrán realizar con los fondos de la Caja Menor las siguientes operaciones:

1. Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de la entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes a la SED.

4. Efectuar pago de contratos.

5. Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.

6. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

7. Contratar obligaciones a crédito.

ARTÍCULO SEXTO: Desígnese como Ordenador del Gasto de la Caja Menor No.1, al Director de Servicios Administrativos de la Secretaría de Educación, quien será la persona que avalará con su firma la información contenida en el formato único de radicación de cuentas, como Responsable del Proyecto.

PARÁGRAFO PRIMERO: Todas las solicitudes que se efectúen a través de la Caja Menor No.1, deben ser autorizadas previamente por el Subsecretario/a correspondiente; para el caso de las Oficinas Asesoras los requerimientos serán avalados por el Jefe respectivo y autorizadas por la Subsecretario/a de Gestión Institucional.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Desígnese como responsable del manejo de la Caja Menor No. 1 cuya apertura se autoriza al siguiente funcionario:

Sin embargo, ante las ausencias temporales del mencionado funcionario, se aplicará lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16º del Decreto 061 del 14 de febrero de 2007, el cual prevé:

“PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva Caja Menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.”

PARÁGRAFO 1: De acuerdo con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 y teniendo en cuenta que el funcionario Carlos Giovanni Santos Rubiano solicito vacaciones del 6 al 27 de marzo de 2017, es necesario que en este lapso de tiempo se encargue de esta responsabilidad a la siguiente funcionaria:     

PARÁGRAFO 2: El responsable del manejo y administración de la Caja Menor No.1, es la persona encargada de tramitar lo concerniente a las solicitudes de reembolsos mensuales

ARTÍCULO OCTAVO: El Ordenador del gasto y el Responsable del manejo de la Caja Menor para la contabilización de los registros, comprobantes y en general el manejo de fondos; deberán someterse a las disposiciones establecidas para tal efecto por la Contraloría de Bogotá, D.C. y en especial el Decreto 061 del 14 de febrero de 2007 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO NOVENO: Remítase copia del presente acto a la Secretaría de Hacienda Distrital, Oficinas de la Secretaría de Educación relacionadas (Oficina Asesora de Control Interno, Oficina Asesora Jurídica, Subsecretaría de Gestión Institucional, Dirección Financiera, Grupo Archivo), para lo de su competencia.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá D.C., a los 30 días del mes de enero del año 2017.

MARÍA VICTORIA ANGULO GONZÁLEZ

Secretaria de Educación