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RESOLUCIÓN 001 DE 2020 (Junio 30) Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones EL (LA) JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 1340 del 23 de julio de 2015 y CONSIDERANDO: Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” en su artículo 2.2.22.3.9 indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, establece que “la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados” Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto 807 del 24 de diciembre de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”. Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual. Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal N) del artículo 6 del Decreto 330 de 2008, está encargada de “Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”. Que de acuerdo con la función establecida en el literal k) del artículo 5 del Decreto 330 de 2008, el Despacho del Secretario debe: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”. Que mediante Resolución 1340 del 23 de julio de 2015, el Secretario de Educación delegó en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran para aprobar las modificaciones, adiciones y eliminaciones de documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED. Que en caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de comunicación escrita. Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 1340 de 2015, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta resolución. Que aplicando el mejoramiento continuo, conforme a los requerimientos de las áreas de la Entidad relacionados con la actualización de sus documentos y tomando como base los productos entregados en el marco del contrato de consultoría 1351 en la vigencia 2017, cuyo objeto fue “Realizar el diagnóstico de la situación actual, el diseño y/o rediseño de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del nivel central, acorde con el direccionamiento estratégico de la secretaría de educación”, se considera pertinente afectar (entendiéndose por esto que se incorporan, modifican y/o eliminan) varios documentos, los cuales serán detallados en la parte resolutiva del presente acto administrativo, correspondientes a: 2 caracterizaciones de procesos modificadas, 8 procedimientos eliminados, 11 procedimientos incorporados, 6 formatos eliminados, 12 formatos incorporados, 1 formato modificado y 2 guías – metodologías incorporadas. Que la Oficina Asesora de Planeación estima conveniente señalar que, en lo sucesivo y hasta que finalice el proceso de la actualización del manual de procesos y procedimientos, continuará modificando la estructura de los códigos de los documentos obedeciendo a la supresión de los macroprocesos. Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co para la consulta de la documentación legal y vigente. En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación: RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos: OFICINA ASESORA DE JURÍDICA | PROCESO GESTIÓN JURÍDICA | TIPO DE DOCUMENtO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | NA | 06-PD-005 | Publicación y Divulgación de Actos Administrativos de Carácter General. | 1 | Incorporación |
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | PROCESO MEJORA CONTINUA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Caracterización | NA | 017-CP-001 | Mejora Continua | 2 | Modificación |
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Formato | 01-03-IF-001 | NA | Carta de Compromiso de Confidencialidad | 1 | Eliminación (Solicitud del área por medio de correo electrónico del 1 de junio de 2020) |
DIRECCIONES LOCALES DE EDUCACIÓN | PROCESO CONTROL DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 08-04-PD-004 | NA | Atención a Recursos de Reposición sobre Legalizaciones | 1 | Eliminación (Solicitud del área por medio de oficio con radicado I-2020-39859 del 2 de junio de 2020) |
DIRECCIONES LOCALES DE EDUCACIÓN | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 17-02-PD-013 | NA | Gestión de Correspondencia | 1 | Eliminación (Solicitud del área OSC por medio de correo electrónico de 12 de junio de 2020) |
DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN PREESCOLAR Y BÁSICA | PROCESO CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Formato | 03-01-IF-001 | NA | Formulario de Inscripción Propuesta Educativa y Pedagógica | 1 | Eliminación (Solicitud del área por medio de oficio con radicado I-2020-38550 del 26 de mayo de 2020) | DIRECCIÓN DE INCLUSIÓN E INTEGRACIÓN DE POBLACIONES | PROCESO CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 06-02-PD-002 | NA | Atención a Necesidades de Niños con Discapacidades o Talentos | 1 | Eliminación (Solicitud del área por medio de oficio con radicado I-2020-42132 de 12 de junio) | Procedimiento | 06-02-PD-004 | NA | Diseño de Políticas y Atención a Comunidades Vulnerables o Etnias | 1 | Eliminación | Procedimiento | NA | 04-PD-013 | Atención Educativa a Estudiantes Víctimas del Conflicto Armado y Pedagogías de la Memoria, la Paz y la Reconciliación | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 06-02-PD-004 Diseño de Políticas y Atención a Comunidades Vulnerables o Etnias) | Procedimiento | 06-02-PD-005 | NA | Fortalecimiento de la Alfabetización, Educación Básica y Media de Jóvenes y Adultos Desescolarizados y No Escolarizados | 1 | Eliminación | Procedimiento | NA | 04-PD-011 | Atención Educativa Flexible y Pertinente para Personas Jóvenes, Adultas y Mayores | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 06-02-PD-005 Fortalecimiento de la Alfabetización, Educación Básica y Media de Jóvenes y Adultos Desescolarizados y No Escolarizados) | Procedimiento | 06-02-PD-006 | NA | Atención Integral Frente a la Violencia Sexual en los Colegios Distritales | 1 | Eliminación (Solicitud del área por medio de oficio con radicado I-2020-42132 de 12 de junio) | Formato | 06-02-IF-001 | NA | Información de Estudiantes de Aceleración y Primeras Letras | 1 | Eliminación (Solicitud del área por medio de oficio con radicado I-2020-42132 de 12 de junio) |
DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN | PROCESO CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | NA | 04-PD-012 | Análisis y Divulgación de los Resultados de Evaluación de Docentes y Directivos Docentes | 1 | Incorporación |
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO | PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 17-06-PD-005 | NA | Investigación de Accidentes e Incidentes Laborales | 1 | Eliminación | Procedimiento | NA | 12-PD-018 | Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 17-06-PD-005 Investigación de Accidentes e Incidentes Laborales) | Procedimiento | NA | 12-PD-016 | Identificación y Seguimiento de Requisitos Legales para el SG-SST | 1 | Incorporación | Procedimiento | NA | 12-PD-017 | Revisión del SG-SST por la Alta Dirección | 1 | Incorporación | Guía - Metodología | NA | 12-MG-004 | Metodología para la Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos Laborales en las Instituciones Educativas y Sedes Administrativas de la SED | 1 | Incorporación | Formato | 17-06-IF-004 | NA | Reporte e Investigación de Accidente e Incidente Laboral | 1 | Eliminación | Formato | NA | 12-IF-014 | Informe Investigación de Accidentes | 1 | Incorporación (Reemplaza el formato 17-06-IF- 004 Reporte e Investigación de Accidente e Incidente Laboral) | Formato | NA | 12-IF-015 | Informe Investigación de Incidentes | 1 | Incorporación (Reemplaza el formato 17-06-IF- 004 Reporte e Investigación de Accidente e Incidente Laboral) | Formato | NA | 12-IF-011 | Matriz de Priorización de Peligros y Riesgos | 1 | Incorporación |
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO | PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Formato | NA | 12-IF-012 | Matriz de Identificación de Peligros y Valoración del Riesgo | 1 | Incorporación | Formato | NA | 12-IF-013 | Matriz de Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo | 1 | Incorporación | Formato | NA | 12-IF-016 | Matriz de Accidentes e Incidentes de Trabajo | 1 | Incorporación | Formato | NA | 12-IF-017 | Lista de Chequeo de Condiciones de Trabajo para Labores en Almacén, Biblioteca y Computador | 1 | Incorporación |
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN | PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Formato | NA | 02-IF-005 | Plan Anual de Adquisiciones | 2 | Modificación |
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Formato | 17-02-IF-001 | NA | Servicios prestados | 1 | Eliminación (Solicitud del área DSA por medio de correo electrónico de 25 de junio de 2020) |
OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO | PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Caracterización | NA | 05-CP-001 | Servicio Integral a la Ciudadanía | 2 | Modificación |
OFICINA ADMINISTRATIVA DE REDP | PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | NA | 08-PD-012 | Gestión de Accesos | 1 | Incorporación | Formato | 17-03-IF-003 | NA | Reporte de Novedades para Acceso a Sistemas de Información | 1 | Eliminación | Formato | NA | 08-IF-010 | Reporte de Novedades para Acceso a Sistemas de Información | 1 | Incorporación (Reemplaza el formato 17- 03-IF-003 Reporte de Novedades para Acceso a Sistemas de Información) | Formato | NA | 08-IF-009 | Solicitud de Acceso Remoto | 1 | Incorporación | Formato | NA | 08-IF-011 | Acta de Entrega Tarjeta de Acceso | 1 | Incorporación | Formato | NA | 08-IF-012 | Minuta de control de acceso de personal al centro de datos | 1 | Incorporación |
OFICINA DE PRESUPUESTO | PROCESO GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Guía - Metodología | NA | 07-MG-003 | Seguimiento Ejecución Presupuestal | 1 | Incorporación |
OFICINA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD | PROCESO GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO ANTIGUO | CÓDIGO NUEVO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 15-04-PD-004 | NA | Conciliación de Cuentas Principales y Subalternas | 1 | Eliminación | Procedimiento | NA | 07-PD-007 | Conciliación Cuentas de Enlace - Gestionar la Contabilidad | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 15-04- PD-004 Conciliación de Cuentas Principales y Subalternas) | Procedimiento | NA | 07-PD-008 | Registro Contable de Obligaciones Contingentes - Gestionar la Contabilidad | 1 | Incorporación | Procedimiento | NA | 07-PD-009 | Registro de Operaciones Contables de Almacén - Gestionar la Contabilidad | 1 | Incorporación | Formato | NA | 07-IF-003 | Informe Contable de Convenios | 1 | Incorporación |
ARTÍCULO SEGUNDO: Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito. ARTÍCULO TERCERO: Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo. ARTÍCULO CUARTO: Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos. ARTÍCULO QUINTO: Los documentos de que trata la presente resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co., los cuales harán parte integral de la presente Resolución. ARTÍCULO SEXTO: Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos. ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los 30 días del mes de junio del año 2020. JUAN SEBASTIÁN CONTRERAS BELLO Jefe Oficina Asesora de Planeación Secretaría de Educación del Distrito
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