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Resolución 97 de 1999 Departamento Administrativo de Bienestar Social

Fecha de Expedición:
19/02/1999
Fecha de Entrada en Vigencia:
19/02/1999
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 97 DE 1999

RESOLUCIÓN 97 DE 1999

(febrero 19)

La Directora del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital en uso de las facultades legales y en especial las conferidas mediante Acuerdo 4 de 1978, y

CONSIDERANDO

Que la Ley 87 de 1993 establece la obligación de adoptar controles internos en las entidades y organismos del estado para sus actuaciones estén acordes con las normas legales.

Que con base en lo dispuesto por el Decreto 686 de 1998 este despacho constituyó las cajas menores autorizadas por la Dirección Distrital del presupuesto.

Que en consecuencia se debe implementar la reglamentación del procedimiento administrativo para el manejo, registro, presentación y control de las cajas menores.

RESUELVE:

Artículo 1º.- Adóptese el siguiente procedimiento administrativo para el manejo de las Cajas Menores del Departamento Administrativo de Bienestar Social.

  1. BASE LEGAL.
  2. Ley 87 de 1993 y Ley 80 de 1993, Decreto 686 de 1998. Y Resolución 989 de 1995.

  3. OBJETIVOS:

  1. Reglamentar en forma clara y precisa los procedimientos para el manejo de las CAJAS MENORES en el Departamento Administrativo de Bienestar Social, de acuerdo con las normas vigentes.
  2. Unificar criterios básicos en torno al manejo de las Cajas Menores, con el fin de aplicar los procedimientos aquí establecidos, para efecto que los bienes y servicios adquiridos por este medio se obtengan a menor costo, logrando resultados acordes con los principios de eficiencia, economía y eficacia.
  3. Consagrados en la Ley 80 de 1993 y Ley 87 de 1993.
  4. Dotar a los funcionarios responsables del manejo de las Cajas Menores de una herramienta adecuada para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los procedimientos señalados, así como responsabilidad en el desarrollo de su labor.

  1. DEFINICIÓN
  2. Una CAJA MENOR es un medio efectivo de disponibilidad de recursos, conformada con fondos destinados a la atención de gastos de Funcionamiento e Inversión imprevistos, de carácter urgente o de solución rápida, identificados y definitivos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital, los cuales se renuevan periódicamente de acuerdo con las necesidades del servicio con cargo al presupuesto del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR SOCIAL.

  3. FINALIDAD
  4. La CAJA MENOR debe cubrir aquellos gastos urgentes, imprescindibles, imprevistos e inaplazables para la adecuada marcha de la administración.

  5. CONSTITUCIÓN
  6. Las CAJAS MENORES se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante acto administrativo expedido por el Director del Departamento. Este acto debe contener entre otros los siguientes aspectos: a. Cuantía del Fondo fijo de Caja menor b. Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía; c. Nombre, identificación y cargo del funcionario designado para su manejo.

    En el evento que una caja menor quede inoperante no se podrá constituir otra o remplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

  7. RESPONSABLE DEL MANEJO
  8. De acuerdo con la normatividad vigente, habrá un funcionario responsable de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y se deberá constituir póliza de manejo ante una compañía Aseguradora debidamente reconocida por la Superintendencia Bancaria, la cual deberá cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido, esta póliza puede ser individual o global según las necesidades concretas del Departamento y el criterio que se establezca al respecto.

    Parágrafo.- En caso de falta temporal del responsable de la caja menor, asumirá el manejo de la misma quien entre a reemplazarlo, previa designación mediante acto administrativo, para lo cual se enviará comunicación a la compañía de seguros para la póliza correspondiente.

  9. DESTINACIÓN
  10. Los fondos que constituyen las Cajas Menores solamente pueden utilizarse para sufragar gastos Generales en funcionamiento e Inversión que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, que estén debidamente autorizados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital.

    Como excepción de conformidad con el parágrafo primero del Artículo 6 del Decreto 686 de 1998 se pueden destinar las cajas menores a gastos de inversión que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, que estén debidamente autorizados y definidos en los conceptos de presupuesto anual del Distrito Capital.

  11. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO

Las Cajas Menores funcionarán contablemente como un FONDO FIJO. El manejo de los dineros se hará de la siguiente forma:

  1. Manejo con Cuenta Corriente
  2. Los dineros que constituyen la Caja Menor se manejarán a través de cuenta corriente oficial, la cual tendrá la siguiente denominación: "CAJA MENOR - DEPENDENCIA - DABS". Se entiende por dependencia, aquella a la cual se encuentra adscrita la Caja Menor. La cuenta corriente se manejará por el funcionario responsable, su firma deberá quedar registrada en la entidad bancaria, en las tarjetas de control de firmas y autorizaciones del Banco.

  3. Manejo en Efectivo
  4. El funcionario responsable de la caja menor podrá mantener dinero en efectivo en una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes.

  5. Manejo Combinado (Efectivo - Cuenta Corriente)

Aquellas Cajas Menores que por necesidades del servicio, deben mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, `podrán mantener en efectivo su valor que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes y sin que su monto sea superior al VEINTE POR CIENTO (20%) de su valor en efectivo se realizará cuando se haya gastado el 70% del total asignado.

  1. REQUISITOS PARA EL PRIMER GIRO

El primer giro constituye el inicio operativo de la CAJA MENOR, para que esto sea posible se requiere:

  1. Que exista acto administrativo de creación, expendido por la dirección del Departamento.
  2. Existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes.
  3. Que el responsable de su manejo y administración tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la Caja Menor.
  4. Que se hayan surtido los trámites bancarios pertinentes.

  1. PROHIBICIONES

No se podrán realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones:

  1. Compra de elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén.
  2. Fraccionar compras de un mismo bien o servicio.
  3. Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita la Caja Menor, a excepción de la caja menor de la División del Recursos Físicos y Materiales la cual podrá autorizar gastos por rubro de Mantenimiento y Reparaciones para las unidades operativas.
  4. Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.
  5. Efectuar préstamos personales.
  6. Realizar cualquier pago por concepto de contratos.
  7. Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

  1. OBLIGACIONES
  2. Sin excepción, un día hábil anterior al 26 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal, se presentará el informe pertinente a la legalización definitiva de la Caja Menor correspondiente a la vigencia fiscal y el responsable consignará en la Tesorería Distrital los dineros disponibles en efectivo y en bancos.

  3. CLASE DE CONTROL
  4. El control fiscal del manejo de las Cajas Menores es responsabilidad de la Contraloría Distrital de Santa Fe de Bogotá, D.C., la cual ejercerá esta función de acuerdo con los métodos descritos para tal fin.

    El control administrativo será ejercido por el área de contabilidad del Departamento, dependencia que será la encargada de ejercer la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya la responsabilidad que compete al responsable del manejo de la Caja Menor, en todos sus ordenes.

    El área de contabilidad del Departamento, practicará periódicamente y en forma sorpresiva, arqueos, los cuales se realizarán en presencia del responsable de la Caja Menor. Estos podrán ser simultáneos cuando haya más de una (1) Caja Menor en la Entidad y no podrán ser interrumpidos por ningún motivo, sin perjuicio de la facultad que le asiste a la Oficina de Control Interno, de evaluar los procedimientos de control adoptados por la administración para el manejo de las Cajas Menores.

  5. GASTOS
  6. Todos los recursos manejados en las Cajas Menores, deberán destinarse a pagar la adquisición de bienes o servicios clasificados como gastos de funcionamiento y los excepcionalmente autorizados por la Directora del Departamento para inversión definidos dentro del concepto de gastos generales en el presupuesto de cada vigencia, para lo cual se deberá contar con la respectiva Disponibilidad presupuestal. En todo caso deberá ceñirse a los siguientes parámetros:

    1. LIMITES
    2. Los gastos considerados individualmente no podrán superar en cada operación el equivalente al diez por ciento (10%), el monto de constitución de la Caja Menor y tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para eludir este monto.

    3. EXCEPCIONES

    Únicamente y de manera excepcional podrá adquirirse por Caja Menor Combustibles y lubricantes necesarios para el funcionamiento de equipos utilizados por la entidad, (Gasto no aprobado para vehículos).

  7. PAGOS CON CHEQUE
  8. Los pagos superiores a un salario mínimo vigente se harán única y exclusivamente con cheque los cuales deberán girarse a nombre del proveedor con el correspondiente sello restrictivo de "Páguese únicamente al primer beneficiario".

  9. COMPROBANTES

Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas, recibos, cuentas o demás comprobantes que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberá cumplir con los requisitos establecidos por la ley, así como:

  1. Estar elaborados y firmados en original en sello de cancelación como mínimo con la siguiente información.

  • Nombre del Beneficiario e identificación con Nit. O cédula de ciudadanía
  • Lugar y fecha
  • Detalle y especificación del gasto
  • Valor del servicio o bien, en letras y números
  • Especificaciones del IVA
  • Firmas y sello del Beneficiario del pago

  1. Los documentos no podrán presentar enmendaduras, tachones o raspones.
  2. Cuando se adquieran elementos devolutivos, se debe tramitar entradas y salidas del Almacén, mediante los documentos existentes para tal fin expedidos por el Almacenista de la Entidad, informando por escrito al responsable de la caja menor, al funcionario encargado de controlar inventarios de bienes devolutivos en servicio, de la división de Recursos Físicos y Materiales.
  3. Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al responsable de las Caja Menor, tal movimiento deberá soportarse a través de recibos provisionales, los cuales serán legalizados ante este último dentro de los tres (3) días hábiles siguientes inmediatos al desembolso, en caso contrario, la responsabilidad de la compra recaerá sobre el funcionario que firmó el recibo provisional y se procederá a determinar su correspondiente responsabilidad fiscal.
  4. Aplicar los descuentos de Ley (Retefuente, AI.V.A., I.C.A., e Impuesto del 2 x 1000) fijadas por el Gobierno Nacional y Distrital.

  1. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA O PARCIAL Y REEMBOLSO
    1. REQUISITOS

La legalización de los gastos elaborada por el responsable de su manejo, deberá cumplir con los siguientes requeridos para ser autorizada por el Ordenador del Gasto, o en quien este hubiera delegado:

  1. Que los gastos estén agrupados y totalizados por rubros presupuestales.
  2. Que los gastos correspondan a los autorizados en el acto administrativo de constitución de la Caja Menor.
  3. Que los documentos soportes del gasto sean los originales con clara identificación del proveedor, según quedó establecido en el numeral 15 de la presente resolución.
  4. Cuando se trate de adquisición de bienes devolutivos, se requiere anexar la respectiva entrada y salida de almacén.
  5. Que la fecha del comprobante de gastos corresponda al período de legalización o reembolso.
  6. Que hubiera existido disponibilidad previa de fondos en la Caja Menor y en el rubro presupuestal respectivo, para haber efectuado el gasto.
  7. Los descuentos de ley (Retefuente, ICA e IVA) realizados durante el mes deben ser cancelados al siguiente mes de realizados los descuentos ante la Tesorería Distrital en las fechas establecidas.
  8. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya ejecutado más de un 70% del monto total autorizado.
  9. La solicitud dl reembolso se realizara a través de la planilla de "Resumen de gastos", diseñadas para el efecto, la cual llevara anexo las facturas, recibos, comprobantes demás soportes que justifiquen el gasto y el pago de impuestos, con el debido sello de "PAGADO". La Tesorería girara al responsable del manejo de la Caja Menor el valor neto afectado.
  10. Los documentos soporte del reembolso, se foliarán o numeraran en orden ascendente o cronológico, teniendo en cuenta que la expedición de ellos debe corresponder al periodo del reembolso solicitado.
  11. La solicitud del reembolso, se realizara dé acuerdo con los requisitos señalados en la planilla de resumen de gastos, la cual parte integral de la presente Resolución y contiene los siguientes datos:

  • Identificación de la Caja Menor, para la cual se efectúa el reembolso.

  • Nombre, cargo e identificación del funcionario responsable y ordenador del gasto.

  • Relación consecutiva de los comprobantes de egreso, facturas y recibos que soportan el reembolso.

  • Firma del responsable y Ordenador del gasto con identificación.

El cuentadante y el ordenador del gasto serán responsables fiscal, civil, penal, disciplinarias y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización de la Caja Menor y de todo el manejo que se haya dado a la misma, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiera lugar.

En caso de no legalización se creará responsabilidad al cuentadante.

  1. REGISTROS Y CONTROLES
  2. Todo funcionario responsable del manejo de Caja Menor, deberá llevar libros de control y registro, según los siguientes criterios:

    1. LIBROS AUXILIARES Y SU REGISTRO DE MOVIMIENTO

  • Ingresos y egresos. En ellos se contabilizará diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor, indicando: fecha, imputación Presupuestal del gasto, concepto y valor con sujeción estricta a los soportes que respalden cada operación y lo autorizado en lo estipulado en la resolución de creación de Cajas Menores.

  • Libros de Bancos

    • Se debitan con:

  • Los fondos recibidos
  • Consignaciones
  • Los reintegros de las respectivas Cajas
  • El valor de los saldos que al cierre de cada mes arrojen los movimientos.
  • El valor de las notas crédito.

    • Se acreditan con:

  • Los valores de los pagos que se hagan de acuerdo a lo estipulado en esta y en la resolución de creación.
  • El valor de las notas débito
  • El valor de los saldos que al cierre de cada mes arrojen los movimientos.

En este libro se deben identificar en las columnas de detalle lo siguiente:

  1. Si es ingreso, él numero del cheque o consignación.
  2. Si es egreso, nombre del beneficiario, número de comprobante y número de cheque.

El manejo del saldo debe ser diario.

  • Libro auxiliar de manejo de efectivo.

Se debita con:

  • Los valores que se trasladen o se reciban para el manejo en efectivo

Se acredita con:

  • Los pagos de cualquier compromiso

En la parte del detalle, se especifican nombre del beneficiario y los soportes.

Los movimientos y manejo así separados le permitirán al Responsable de la Caja Menor, evaluar, Conciliar y elaborar la conciliación bancaria de tal manera que el responsable pueda rendir informes y evaluar con mayor agilidad y precisión su gestión y manejo.

MANEJO GENERAL DE LIBROS

Los libros reglamentarios deben estar debidamente foliados.

En los libros cada registro deberá detallarse y relacionarse en orden numérico y cronológico.

Igualmente no deberán contener ni tachaduras, ni enmendaduras, ni estar diligenciados a lápiz, no dejar espacios en blanco que permitan su alteración.

Los libros auxiliares deberán mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a medida que se efectúen los movimientos, igualmente al final de cada mes el responsable de la Caja Menor efectuara el cierre del libro.

17.2 CORTE CONTABLE

Al terminar cada vigencia fiscal el funcionario responsable de la caja menor hará un corte contable, para lo cual deberá presentar ante el ordenador del Gasto y ante el Área de Contabilidad del Departamento, acta arqueo, los comprobantes y soportes tramitadores hasta la fecha de cierre.

Este corte implica el reintegro del efectivo y del saldo corriente. Para este efecto la Tesorería del Distrito Capital, expedirá recibo de caja por concepto de los fondos reintegrados, el cual anexara a los documentos y soportes del corte contable definitivo.

Artículo 2º.- Copia de la presente Resolución deberá enviarse a: La División de Recursos Físicos y Materiales, División Recursos Financieros, Centros Operativas Locales, Subdirección Administrativa y Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de Bienestar Social.

Artículo 3º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las anteriores.

Comuníquese y cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 19 de febrero de 1999

La Directora de Departamento, GILMA JIMÉNEZ GÓMEZ