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RESOLUCIÓN 97 DE 1999 (febrero 19) La Directora del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital en uso de las facultades legales y en especial las conferidas mediante Acuerdo 4 de 1978, y CONSIDERANDO Que la Ley 87 de 1993 establece la obligación de adoptar controles internos en las entidades y organismos del estado para sus actuaciones estén acordes con las normas legales. Que con base en lo dispuesto por el Decreto 686 de 1998 este despacho constituyó las cajas menores autorizadas por la Dirección Distrital del presupuesto. Que en consecuencia se debe implementar la reglamentación del procedimiento administrativo para el manejo, registro, presentación y control de las cajas menores. RESUELVE: Artículo 1º.- Adóptese el siguiente procedimiento administrativo para el manejo de las Cajas Menores del Departamento Administrativo de Bienestar Social.
Ley 87 de 1993 y Ley 80 de 1993, Decreto 686 de 1998. Y Resolución 989 de 1995.
Una CAJA MENOR es un medio efectivo de disponibilidad de recursos, conformada con fondos destinados a la atención de gastos de Funcionamiento e Inversión imprevistos, de carácter urgente o de solución rápida, identificados y definitivos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital, los cuales se renuevan periódicamente de acuerdo con las necesidades del servicio con cargo al presupuesto del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR SOCIAL. La CAJA MENOR debe cubrir aquellos gastos urgentes, imprescindibles, imprevistos e inaplazables para la adecuada marcha de la administración. Las CAJAS MENORES se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante acto administrativo expedido por el Director del Departamento. Este acto debe contener entre otros los siguientes aspectos: a. Cuantía del Fondo fijo de Caja menor b. Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía; c. Nombre, identificación y cargo del funcionario designado para su manejo. En el evento que una caja menor quede inoperante no se podrá constituir otra o remplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. De acuerdo con la normatividad vigente, habrá un funcionario responsable de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y se deberá constituir póliza de manejo ante una compañía Aseguradora debidamente reconocida por la Superintendencia Bancaria, la cual deberá cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido, esta póliza puede ser individual o global según las necesidades concretas del Departamento y el criterio que se establezca al respecto. Parágrafo.- En caso de falta temporal del responsable de la caja menor, asumirá el manejo de la misma quien entre a reemplazarlo, previa designación mediante acto administrativo, para lo cual se enviará comunicación a la compañía de seguros para la póliza correspondiente. Los fondos que constituyen las Cajas Menores solamente pueden utilizarse para sufragar gastos Generales en funcionamiento e Inversión que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, que estén debidamente autorizados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital. Como excepción de conformidad con el parágrafo primero del Artículo 6 del Decreto 686 de 1998 se pueden destinar las cajas menores a gastos de inversión que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, que estén debidamente autorizados y definidos en los conceptos de presupuesto anual del Distrito Capital. Las Cajas Menores funcionarán contablemente como un FONDO FIJO. El manejo de los dineros se hará de la siguiente forma:
Los dineros que constituyen la Caja Menor se manejarán a través de cuenta corriente oficial, la cual tendrá la siguiente denominación: "CAJA MENOR - DEPENDENCIA - DABS". Se entiende por dependencia, aquella a la cual se encuentra adscrita la Caja Menor. La cuenta corriente se manejará por el funcionario responsable, su firma deberá quedar registrada en la entidad bancaria, en las tarjetas de control de firmas y autorizaciones del Banco. El funcionario responsable de la caja menor podrá mantener dinero en efectivo en una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes. Aquellas Cajas Menores que por necesidades del servicio, deben mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, `podrán mantener en efectivo su valor que no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes y sin que su monto sea superior al VEINTE POR CIENTO (20%) de su valor en efectivo se realizará cuando se haya gastado el 70% del total asignado.
El primer giro constituye el inicio operativo de la CAJA MENOR, para que esto sea posible se requiere:
No se podrán realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones:
Sin excepción, un día hábil anterior al 26 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal, se presentará el informe pertinente a la legalización definitiva de la Caja Menor correspondiente a la vigencia fiscal y el responsable consignará en la Tesorería Distrital los dineros disponibles en efectivo y en bancos. El control fiscal del manejo de las Cajas Menores es responsabilidad de la Contraloría Distrital de Santa Fe de Bogotá, D.C., la cual ejercerá esta función de acuerdo con los métodos descritos para tal fin. El control administrativo será ejercido por el área de contabilidad del Departamento, dependencia que será la encargada de ejercer la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya la responsabilidad que compete al responsable del manejo de la Caja Menor, en todos sus ordenes. El área de contabilidad del Departamento, practicará periódicamente y en forma sorpresiva, arqueos, los cuales se realizarán en presencia del responsable de la Caja Menor. Estos podrán ser simultáneos cuando haya más de una (1) Caja Menor en la Entidad y no podrán ser interrumpidos por ningún motivo, sin perjuicio de la facultad que le asiste a la Oficina de Control Interno, de evaluar los procedimientos de control adoptados por la administración para el manejo de las Cajas Menores. Todos los recursos manejados en las Cajas Menores, deberán destinarse a pagar la adquisición de bienes o servicios clasificados como gastos de funcionamiento y los excepcionalmente autorizados por la Directora del Departamento para inversión definidos dentro del concepto de gastos generales en el presupuesto de cada vigencia, para lo cual se deberá contar con la respectiva Disponibilidad presupuestal. En todo caso deberá ceñirse a los siguientes parámetros: Los gastos considerados individualmente no podrán superar en cada operación el equivalente al diez por ciento (10%), el monto de constitución de la Caja Menor y tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para eludir este monto. Únicamente y de manera excepcional podrá adquirirse por Caja Menor Combustibles y lubricantes necesarios para el funcionamiento de equipos utilizados por la entidad, (Gasto no aprobado para vehículos). Los pagos superiores a un salario mínimo vigente se harán única y exclusivamente con cheque los cuales deberán girarse a nombre del proveedor con el correspondiente sello restrictivo de "Páguese únicamente al primer beneficiario". Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas, recibos, cuentas o demás comprobantes que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberá cumplir con los requisitos establecidos por la ley, así como:
La legalización de los gastos elaborada por el responsable de su manejo, deberá cumplir con los siguientes requeridos para ser autorizada por el Ordenador del Gasto, o en quien este hubiera delegado:
El cuentadante y el ordenador del gasto serán responsables fiscal, civil, penal, disciplinarias y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización de la Caja Menor y de todo el manejo que se haya dado a la misma, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiera lugar. En caso de no legalización se creará responsabilidad al cuentadante.
Todo funcionario responsable del manejo de Caja Menor, deberá llevar libros de control y registro, según los siguientes criterios:
En este libro se deben identificar en las columnas de detalle lo siguiente:
El manejo del saldo debe ser diario.
Se debita con:
Se acredita con:
En la parte del detalle, se especifican nombre del beneficiario y los soportes. Los movimientos y manejo así separados le permitirán al Responsable de la Caja Menor, evaluar, Conciliar y elaborar la conciliación bancaria de tal manera que el responsable pueda rendir informes y evaluar con mayor agilidad y precisión su gestión y manejo. MANEJO GENERAL DE LIBROS Los libros reglamentarios deben estar debidamente foliados. En los libros cada registro deberá detallarse y relacionarse en orden numérico y cronológico. Igualmente no deberán contener ni tachaduras, ni enmendaduras, ni estar diligenciados a lápiz, no dejar espacios en blanco que permitan su alteración. Los libros auxiliares deberán mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a medida que se efectúen los movimientos, igualmente al final de cada mes el responsable de la Caja Menor efectuara el cierre del libro. 17.2 CORTE CONTABLE Al terminar cada vigencia fiscal el funcionario responsable de la caja menor hará un corte contable, para lo cual deberá presentar ante el ordenador del Gasto y ante el Área de Contabilidad del Departamento, acta arqueo, los comprobantes y soportes tramitadores hasta la fecha de cierre. Este corte implica el reintegro del efectivo y del saldo corriente. Para este efecto la Tesorería del Distrito Capital, expedirá recibo de caja por concepto de los fondos reintegrados, el cual anexara a los documentos y soportes del corte contable definitivo. Artículo 2º.- Copia de la presente Resolución deberá enviarse a: La División de Recursos Físicos y Materiales, División Recursos Financieros, Centros Operativas Locales, Subdirección Administrativa y Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de Bienestar Social. Artículo 3º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las anteriores. Comuníquese y cúmplase Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 19 de febrero de 1999 La Directora de Departamento, GILMA JIMÉNEZ GÓMEZ
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