RESOLUCIÓN 1 DE 1999

(febrero 5)

por la cual se adoptan los códigos y las siglas para identificar las diferentes dependencias que integran la estructura orgánica de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

el Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 10 y numeral 22 del artículo 12 del Acuerdo 16 de 1993 y,

CONSIDERANDO:

Que mediante el Acuerdo 16 de 1993 el Concejo de Bogotá determinó en el artículo 11, la estructura orgánica de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.,

Que es necesario determinar los códigos y las siglas para identificar las dependencias de la Entidad en los diferentes trámites técnicos y administrativos.

Que al emplear los códigos y las siglas en los formatos y trámites en general, se simplifica y se racionaliza el manejo y la administración de los documentos en la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

RESUELVE:

Artículo 1º.- Manejo de Códigos. El código que se determina para cada dependencia se ha conformado con cuatro (4) dígitos que indican su ubicación de acuerdo con la estructura orgánica de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Los dos (2) primeros dígitos identifican las siguientes dependencias: Despacho del Contralor, Despacho del Contralor Auxiliar, Secretaría General y unidades; el tercer (3er) dígito identifica a las Divisiones y el cuatro (4º) dígito identifica los grupos, áreas o programas de trabajo que sean constituidos en la estructura interna, mediante acto administrativo.

Parágrafo.- Cuando se organice en la estructura orgánica de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., grupos, áreas o programas de trabajo de carácter especial o permanente, con el fin de desarrollar funciones específicas, la Unidad de Planeación, a solicitud de la dependencia interesada, le asignará el código de identificación que deberá utilizar en los diferentes procesos técnicos y administrativos en que intervenga, en especial los relacionados con e tramite de la correspondencia.

Artículo 2º.- Código y Siglas. Adoptar los siguientes códigos y siglas para identificar las dependencias que integran la estructura funcional de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 3º.- Uso de Códigos y Siglas. El código y la sigla asignados a cada dependencia, serán empleados para preparar y tramitar la correspondencia, diligenciar formularios, elaborar trabajos, estudios e investigaciones y archivar correspondencia y documentos.

Parágrafo.- Las siglas serán empleadas en los asuntos de carácter interno y no se registrarán en la elaboración de la correspondencia externa.

Artículo 4º.- Cumplimiento. A partir de la vigencia de esta Resolución, todos los trámites administrativos que se realicen en la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., se deben identificar con la nomenclatura prevista en la presente Resolución.

Las áreas de Correspondencia y Archivo de la Secretaría General, devolverán a la dependencia de origen la correspondencia que no se tramite con los nuevos códigos y verificarán en coordinación con la Unidad de Control Interno su estricto cumplimiento.

Artículo 5º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 5 de febrero de 1999.

El Contralor, JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO.