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  Resolución 19 de 1999 Contraloría de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: --//1999  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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RESOLUCIÓN 19 DE 1999

RESOLUCIÓN 19 DE 1999

(agosto 4)

por la cual se determina la jornada de trabajo y se dictan otras disposiciones para su control y cumplimiento.

El Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las que le confieren los artículos 10 y 12 del Acuerdo 16 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 1042 de 1978 determinó en el artículo 33 que el jefe del organismo respectivo podrá establecer el horario de trabajo.

Que la Ley 200 de 1995, Código Disciplinario Único, determinó los deberes, derechos y prohibiciones que deben cumplir los servidores públicos.

Que el artículo 40 de la Ley 200 de 1995, Código Disciplinario Único, determina en el numeral 11 que los servidores públicos deben "dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas".

Que el artículo 41 de la Ley 200 de 1995, Código Disciplinario Único, determina en el numeral 27 que a los servidores públicos les está prohibido "incumplir cualquier decisión... administrativa... u obstaculizar su ejecución".

Que es necesario actualizar las disposiciones vigentes sobre jornada de trabajo y control de asistencia en la Contraloría.

Que es necesario definir un sistema sobre el control de horario y demás novedades que se presenten para el cumplimiento estricto de la jornada de trabajo, determinando responsabilidades a los superiores inmediatos.

Que los Jefes de Unidad y demás superiores inmediatos, son en primera instancia los responsables de verificar y controlar el estricto cumplimiento de la jornada laboral, informando las novedades que se presenten a la Unidad de Personal.

Que el sistema de control de la jornada de trabajo requiere la participación e intervención directa de los Jefes inmediatos, propiciando la desconcentración y delegación de las actividades y operaciones que efectúa la Unidad de Personal.

RESUELVE:

Artículo 1º.- Jornada Laboral. La jornada de trabajo en la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., se cumplirá en el siguiente horario:

MAÑANA:      8:00 A.M. a 12:00 M

TARDE:         1:00 P.M. a 5:00 P.M.

Para el control de asistencia y puntualidad de los servidores la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., podrá implantar sistemas de control manual o electrónico.

Artículo 2º.- Horarios Extendidos de Atención al Público. Las dependencias que en razón de las funciones asignadas atiendan público deben, en cumplimiento del artículo 2 del Decreto Ley 2150 de 1995, poner en funcionamiento horarios extendidos de atención no coincidentes con la jornada laboral común, para que la ciudadanía y los clientes internos puedan cumplir sus obligaciones y adelantar los trámites frente a las mismas.

Para tal efecto, el Secretario General o el Jefe de Unidad respectivo organizará los turnos correspondientes, sin que esto implica (Sic)que los servidores no efectúen la marcación de entrada que permita controlar el cumplimiento del horario. De esta situación se informará a la Unidad de Personal.

Artículo 3º.- Registros. Los servidores que ocupen los cargos del nivel Profesional, Técnico, Administrativo y Auxiliar deben registrar su entrada y salida únicamente en las tarjetas de control de horario dispuestas, empleando los relojes que se encuentran instalados en cada una de las sedes que tiene la Contraloría de Santa Fe de Bogotá.

Se exceptúan únicamente de dicha operación, los servidores que presten sus servicios como conductores, los técnicos o auxiliares de servicios generales que cumplen funciones de mensajería externa y los funcionarios que se encuentren ubicados en los Grupos de Auditoría que organicen los Jefes de Unidad de Control respectivos y que desempeñen sus funciones en sitios diferentes a la sede habitual de trabajo.

Los funcionarios mencionados deben registrar su entrada y salida en los formatos - Planillas de Control de Horario que para tal efecto diseñe y suministre la Unidad de Personal.

Parágrafo.- Únicamente cuando un reloj de control de horario no se encuentre en servicio por cualquier razón, los funcionarios deben dirigirse al reloj más cercano para efectuar el correspondiente registro.

Cuando el Jefe de la Unidad o dependencia observe o se entere del mal funcionamiento o servicio del reloj de control de horario, informará de inmediato a la Unidad Administrativa quién hará el mantenimiento y reparaciones necesarias al equipo.

Artículo 4º. Personal de Dirección y Confianza. Los servidores que ocupen en propiedad, por comisión o encargo los empleos del nivel directivo, asesor y ejecutivo no marcarán tarjeta de control, pero trabajarán el tiempo que sea necesario para el cabal cumplimiento de las funciones asignadas, de acuerdo con las instrucciones del Jefe o superior inmediato.

Artículo 5º.- Control de Asistencia. Los Jefes de las dependencias donde se encuentren ubicados los funcionarios, serán los responsables directos ante el Contralor y la Unidad de Personal por el cumplimiento de la jornada laboral determinada y por efectuar en primera instancia el control de asistencia y del horario por parte de los servidores que se encuentran laborando en la dependencia.

Los Jefes de dependencia o los superiores inmediatos, tomarán las medidas necesarias para llamar la atención en forma verbal o escrita a los servidores que en forma continua y permanente incumplan la jornada laboral establecida.

Artículo 6º.- Consecuencias por Retardos. Los servidores de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá tendrán un tiempo de gracia de sesenta (60) minutos de retardo al mes. Si los retardos exceden este tiempo sin causa justificada, el empleado incurrirá en las siguientes situaciones:

  1. Llamado de atención verbal por parte del Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato donde se encuentre ubicado el servidor, si los retardos suman entre sesenta y uno (61) y noventa (90) minutos en el mes.
  2. Llamado de atención escrita por parte del Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato donde se encuentre ubicado el servidor, si los retardos suman entre noventa y uno (91) y ciento veinte (120) minutos en el mes.
  3. Envío por parte de la Unidad de Personal - División de Administración de Personal de los antecedentes correspondientes, al Área de Control Interno Disciplinario de la Secretaría General, cuando los retardos exceden de ciento veintiún (121) minutos en el mes.

Artículo 7º.- Responsabilidades. Cuando un funcionario sea sorprendido en momento de su realización, marcando más de una tarjeta o planilla de control de horario o haya alterado, adulterado, modificado o haya hecho operación indebida que desvirtúe el ejercicio del control del horario por parte del Jefe de la Unidad, de la dependencia o superior inmediato, se le aplicará el procedimiento y normas establecidas en el artículo 170 de la Ley 200 de 1995.

Artículo 8º.- Justificación de Retardos y Ausencias. Los servidores podrán justificar por escrito los retardos y la ausencia del sitio de trabajo al Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato, quien realizará la evaluación y clasificación para llamar la atención o eximir al empleado.

Artículo 9º.- Inasistencia. Cuando el Jefe de una dependencia constante la inasistencia de un servidor por tres (3) días consecutivos, deberá verificar de inmediato si la ausencia ha sido por incapacidad, enfermedad u otro motivo justificable, de lo contrario deberá enviar a la Unidad de Personal un memorando para comunicar tal situación.

Artículo 10º.- Procedimiento para el Ejercicio del Control. Las Unidades y demás dependencias de la Contraloría realizarán la verificación, el control y la supervisión de la jornada laboral cumpliendo las siguientes etapas:

  1. El Jefe de Unidad, de la dependencia o su delegado, ordenará retirar de los casilleros dispuestos o recibir el primer día hábil del mes correspondiente, las tarjetas de control de horario y los formatos planillas para verificar y controlar el cumplimiento de la jornada laboral por parte de los servidores que se encuentren ubicados en la dependencia.
  2. El Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato impondrá los llamados de atención correspondientes a los servidores que incumplan la jornada laboral y el horario establecido, de acuerdo con las disposiciones establecidas en la presente Resolución.

Ordenará organizar, clasificar y agrupar las tarjetas de control de horario de los servidores que laboran en la dependencia, de acuerdo con los retrasos detectados y determinados.

  1. El Jefe de la Unidad o de la dependencia enviará a la División de Administración de Personal, mediante memorando en los primeros tres (3) días hábiles del mes y de acuerdo con la organización mencionada en el numeral anterior, las tarjetas en sobre de manila marcado con el nombre de la dependencia, el mes correspondiente, la relación de funcionarios y el número de tarjetas enviadas, e informará en la misma comunicación sobre los llamados de atención hechos a aquellos funcionarios que incumplieron la jornada laboral, con copia al Área de Control Interno Disciplinario de la Secretaría General.
  2. La División de Administración de Personal, revisará en forma selectiva las tarjetas de control e información enviada por las Unidades y dependencias en los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, registrando en el sistema los llamados o no de atención hechos a los servidores que incumplieron la jornada laboral.
  3. La División de Administración de Personal enviará al Área de Control Interno Disciplinario de la Secretaría General en los cinco (5) días hábiles siguientes a la revisión, la tarjeta, relación y antecedentes del funcionario que haya excedido los ciento veintiún (121) minutos de retrasos en el mes.
  4. La División de Administración de Personal conservará en su archivo transitorio, solamente durante seis (6) meses, las tarjetas de control de horario verificadas, en la forma que fueron enviadas por las dependencias. Posteriormente, las remitirá al Centro de Información - Archivo Central - de la Secretaría General quien de inmediato las recibirá.

Parágrafo.- El Jefe de la Unidad de Personal o el Jefe de la División de Administración de Personal podrán ordenar la realización de controles de horario en cualquier dependencia, en el mes, día u hora que lo estimen conveniente recogiendo y revisando las respectivas tarjetas o planillas de control.

Los Jefes de Unidad, de dependencia o los superiores inmediatos, podrán solicitar a la Unidad de Personal la realización de este tipo de controles cuando lo estimen convenientes y necesarios para la gestión. Como resultado de este control, la División de Administración de Personal debe preparar el informe respectivo con las novedades que se encuentren con destino al Área de Control Interno Disciplinario.

Artículo 11º.- Informes. La División de Administración de Personal de la Unidad de Personal, es la dependencia responsable de preparar y rendir en forma bimensualmente al Jefe de Unidad de Personal, al Área de Control Interno Disciplinario o cuando el Contralor u autoridad competente lo solicite, los informes y demás antecedentes que permitan verificar y controlar el cumplimiento de la jornada laboral establecida.

Artículo 12º.- Modificado por la Resolución 36 de 1999 así: "Responsabilidades. La seguridad y custodia de la tarjeta de control de horario será de cada funcionario hasta el último día hábil de cada mes, cuando será retirada por el funcionario designado por el Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato de la administración del sistema de control de horario.

Por ningún motivo los funcionarios podrán retirar las tarjetas de control de horario de los casilleros dispuestos para tal fin o mantenerlas en sitio diferente al indicado y mucho menos fuera de las instalaciones de la dependencia o de la Entidad. Las tarjetas de control deberán permanecer en el sitio mencionado anteriormente a disposición del Jefe de la Unidad o dependencia y de la Unidad de Personal para efectuar, en cualquier momento, las revisiones y controles que sean necesarios.

Si por algún motivo la respectiva tarjeta de control se pierde o la sustraen, el funcionario deberá informar de inmediato y por escrito al Jefe de la Unidad o dependencia donde se encuentre ubicado, quien ordenará diligenciar, en forma temporal, el formato planilla de control de horario.

La División de Administración de Personal de la Unidad de Personal no suministrará tarjetas adicionales o nuevas a los funcionarios para que reinicien la marcación en los días que faltan para concluir el respectivo mes.

La custodia, seguridad y administración del formato planilla de control de horario será de responsabilidad del funcionario que designe el Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato".

Artículo 13º.- Permisos Remunerados. Los Jefes de Unidad son los únicos funcionarios autorizados para conceder permisos remunerados hasta por dos (2) días cuando medie justa causa y las características y condiciones de los programas y proyectos que se cumplen en la dependencia lo ameriten, con el visto bueno del Jefe de la División, dependencia o superior inmediato donde se encuentre ubicado el funcionario.

El Secretario General concederá permisos remunerados hasta por tres (3) días cuando medie justa causa, con la autorización previa del Jefe de la Unidad, dependencia o superior inmediato donde se encuentre ubicado el funcionario.

Para tal efecto el funcionario interesado debe formular su solicitud por escrito debidamente justificada. La autorización del funcionario competente, se hará en la solicitud tramitada copia de la cual se entrega al interesado.

Parágrafo.- El Contralor Auxiliar, el Secretario General, los Jefes de Unidad y los funcionarios que se encuentren ubicados en el Despacho del Contralor, solicitaran sus permisos de dos (2) días remunerados al Contralor.

El Contralor Auxiliar concederá, al personal que se encuentre laborando en su dependencia, los dos (2) días de permiso mientras que el Secretario General los concederá para los servidores que se encuentren en las Divisiones de Participación Ciudadana y Comunicaciones.

Artículo 14º.- Permisos de Estudios y Docencia. La jornada laboral puede modificarse a solicitud del funcionario, cuando éste se encuentre cursando estudios primarios, secundarios, técnicos, profesionales y de especialización o para ejercer la docencia o realizar prácticas administrativas en instituciones debidamente reconocidas y aprobadas por entidades competentes.

Para tal efecto, el funcionario interesado debe solicitar por escrito al Jefe de la Unidad de Personal y con el visto bueno del Jefe de la Unidad, dependencia y superior inmediato donde se encuentre ubicado, la modificación de la jornada laboral para realizar estudios, o practicar o ejercer la docencia, anexando constancia o certificado de la institución educativa donde se determine claramente la clase de estudio a realizar o la cátedra a dictar, el horario de clases y el semestre que va a cursar o dictar.

El funcionario interesado debe indicar, en el oficio que dirija, la forma como compensará el tiempo solicitado. No se podrá compensar tiempo en la hora de almuerzo de 12:00 M a la 1:00 P.M.

El Jefe de la Unidad de Personal autorizará o no el cambio solicitado, de acuerdo con las necesidades del servicio de la Contraloría.

Parágrafo.- La solicitud de modificación de horario debe tramitarse oportunamente cada semestre para su actualización, antes de iniciar actividades. La autorización del Jefe de la Unidad de Personal para modificar la jornada laboral se hará en la solicitud tramitada, copia de la cual se entrega al interesado.

Artículo 15º.- Permisos Especiales. La jornada laboral puede modificarse transitoriamente por un tiempo no mayor a seis (6) meses, a solicitud del Jefe de la Unidad donde se encuentre ubicado el funcionario, siempre y cuando las funciones, los programas y los proyectos que se realicen así lo ameriten o por necesidades técnico - administrativas de la Contraloría.

Para tal efecto, el Jefe de la Unidad debe enviar memorando al Jefe de la Unidad de Personal solicitando el cambio de la jornada laboral del funcionario y explicando los motivos de la petición. Este último autorizará o no el cambio solicitado, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y las características de las funciones y los programas que se cumplen. La modificación transitoria de la jornada laboral, se inicia a partir de la fecha de su autorización por parte del Jefe de la Unidad de Personal quien la hará sobre la solicitud tramitada, copia de la cual se entrega al interesado.

Artículo 16º.- Permisos para Ausentarse del Sitio de Trabajo. Los Jefes o superiores inmediatos, concederán permisos a sus funcionarios para ausentarse temporalmente de su sitio de trabajo cuando medie justa causa. Constituye falta la ausencia del puesto de trabajo sin causa justificada.

Artículo 17º.- Horas Extras y Compensatorios. El reconocimiento y pago de horas extras o el disfrute de días compensatorios, está sujeto al diligenciamiento del formulario dispuesto para tal fin y a la comparación que efectúe la División de Administración de Personal con la información que contiene las tarjetas o formatos de control de horario.

Parágrafo.- A los servidores que se les haya concedido permiso de modificar su horario de trabajo para realizar estudios o ejercer la docencia, no se les autorizará horas extras o compensatorios.

Artículo 18º.- Racionalización de Recursos. Los Jefes de las Unidades o dependencias que ejerzan control fiscal, deben informar cada semestre a la División de Administración de Personal de la Unidad de Personal cuales son los funcionarios que integran los diferentes Grupos de Auditoría para no tramitar y enviar tarjetas de control de horario.

Los funcionarios a quienes no les llegue la tarjeta correspondiente, deberán registrar su entrada y salida por medio del formato - planilla respectivo.

Artículo 19º.- Imagen Corporativa. Es deber de los servidores vinculados a la Contraloría mantener una impecable presentación personal durante la jornada laboral, observando y teniendo las relaciones de cortesía y amabilidad que exigen la ciudadanía y los clientes internos y externos de la Entidad.

Artículo 20º.- Estímulo. Los Jefes de Unidad o dependencia presentarán semestralmente al Jefe de la Unidad de Personal el nombre de un funcionario que por su cumplimiento en la jornada laboral, desempeño, compromiso y dedicación al trabajo amerite estimularse.

De los funcionarios escogidos y empleando el sistema de azar, la Unidad de Personal seleccionará el mejor del semestre, a quien se le concederá como estímulo por su cumplimiento un (1) día de permiso remunerado cuando lo solicite.

Artículo 21.- Modernización del Sistema. A partir de la fecha de expedición de esta Resolución y por el término de doce (12) meses, la Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad de Personal, iniciará los análisis y trámites necesarios para adquirir e instalar antes del plazo indicado anteriormente, un software y hardware que permita modernizar el sistema de control de horario y cambiar los carnets de identificación de los servidores para ajustarlos a la nomenclatura y clasificación de los empleos adoptada para la Contraloría mediante el Acuerdo 6 de 1999.

Se designa como responsable y gerente de este proyecto para todos los efectos a que haya lugar al Jefe de la División de Sistemas quien debe iniciar los trámites técnicos, financieros, administrativos que demanda este proceso.

Artículo 22º.- Modificado por la Resolución 22 de 1999, así: Vigencia. La presente Resolución rige a partir del 1 de septiembre de 1999 y deroga las Resoluciones Reglamentarias 17 de 1991, 18 de 1982, 10 de 1985, 4 de 1997 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 4 de agosto de 1999.

El Contralor, JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO.

NOTA: La presente Resolución aparece publicada en el Registro Distrital No. 1956 de agosto 5 de 1999.