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  Resolución 166 de 2003 Ministerio de Educación
 
  Fecha de Expedición: 04/02/2003  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 19/03/2003  
  Medio de Publicación: Diario Oficial 45312 de marzo 19 de 2003  


 
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RESOLUCIÓN 166 DE 2003

(Marzo 19)

por medio de la cual se establecen las condiciones del reporte de información para la implementación de la primera etapa del Sistema de Información del Sector Educativo

LA MINISTRA DE EDUCACIÓN NACIONAL,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas por la Ley 715 de 2001 y el artículo 5° del Decreto 1526 del 24 de julio de 2002 y concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 5.4 del artículo 5° de la Ley 715 de 2001 dispone que la Nación definirá, diseñará, reglamentará y mantendrá un Sistema de Información del Sector Educativo;

Que el numeral 5.13 del artículo 5° de la Ley 715 de 2001 establece que el Ministerio de Educación Nacional debe distribuir los recursos para educación del Sistema General de Participaciones;

Que el numeral 6.1.2 del artículo 6° de la Ley 715 de 2001 dispone que las entidades territoriales deben administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requieran;

Que el numeral 7.10 del artículo 7° de la Ley 715 de 2001 establece que los distritos y municipios certificados deben administrar el sistema de información educativa municipal o distrital y suministrar la información al departamento y a la Nación y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la información educativa departamental y suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requieran;

Que el numeral 8.4 del artículo 8° de la Ley 715 de 2001 establece que los municipios no certificados deben suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento;

Que el numeral 10.13 del artículo 10 de la Ley 715 de 2001 establece que los rectores o directores de las instituciones educativas públicas deben suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio de acuerdo con sus requerimientos;

Que el numeral 16.1.2 del artículo 16 de la Ley 715 de 2001 establece que cuando la Nación constate que debido a deficiencias de la información, una entidad territorial recibió más recursos de los que le correspondería de conformidad con la fórmula establecida en el presente artículo, su participación deberá reducirse hasta el monto que efectivamente le corresponda, y cuando esta circunstancia se presente, los recursos girados en exceso se deducirán de la asignación del año siguiente;

Que el artículo 32 de la Ley 715 de 2001 dispone que los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y mantenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la Nación, y que los gobernadores y alcaldes deberán informar anualmente al Ministerio de Educación Nacional la nómina de todo el personal con cargo a las fuentes de financiación, discriminada por cada una de ellas, con sus modificaciones, refrendada por el contador municipal o departamental;

Que el mismo artículo 32 establece que el incumplimiento de sus disposiciones se considerará falta grave y acarreará sanciones respectivas para el secretario de educación departamental, municipal y distrital, y el funcionario o los funcionarios encargados de administrar la planta o la nómina, y será causal para ordenar la interventoría especial de la administración por parte del Ministerio de Educación. Que adicional mente, el mencionado artículo establece que la implantación del sistema de información se considera como costo de prestación del servicio y podrá pagarse con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones;

Que mediante Decreto número 1526 del 24 de julio de 2002 se reglamentó la administración del sistema de información del sector educativo estableciendo la información básica que debe contener el Sistema, así como los mecanismos para asegurar la calidad y los conductos regulares para reportar la información en los niveles municipal, departamental, distrital y nacional;

Que el artículo 5° del citado Decreto 1526 de 2002 dispuso que los departamentos, distritos y los municipios certificados deben reportar la información de manera sistemática al Ministerio de Educación Nacional, en los formatos y estructuras que para tal fin se expidan;

Que de conformidad con el artículo 6° del Decreto 1526 de 2002 el Ministerio de Educación Nacional fijará las fechas y períodos para la presentación de la información por parte de las entidades territoriales, y la utilizará para la toma de decisiones del sector educativo y en especial para la distribución de los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones,

RESUELVE:

Artículo 1°. Información que se reportará durante la primera etapa de implementación del Sistema de Información. Cada departamento y distrito reportará la siguiente información para la implementación de la primera etapa del sistema de información del sector educativo:

Directorio de establecimientos. Se reportará información de las instituciones educativas privadas y públicas siguiendo el formato que se presenta en el Anexo 1.

Matrícula de estudiantes del sector oficial. Se reportará la información de la matrícula del año corriente y los indicadores de cobertura para las instituciones educativas públicas y para aquellas privadas que atienden estudiantes bajo el sistema de subsidios, siguiendo el formato que se presenta en el Anexo 2. La fecha de corte para calcular los datos solicitados será el 30 de marzo de cada año para las instituciones educativas de Calendario A y el 30 de octubre de cada año para las instituciones educativas de Calendario B.

Planta de personal docente y administrativo. Se reportará la información del estado de la planta docente y administrativa de las instituciones educativas públicas de la entidad territorial, siguiendo el formato que se presenta en el Anexo 3.

Composición y valor de la nómina de personal docente, directivo docente y administrativo. Se reportará la información de la nómina de las instituciones educativas públicas y de las secretarías de educación de acuerdo con lo establecido en el Anexo 4.

Matrícula de estudiantes del sector no oficial. Se reportará la información de la matrícula del año corriente y los indicadores de cobertura para las instituciones educativas privadas, siguiendo el formato que se presenta en el Anexo 5. La fecha de corte para calcular los datos solicitados será el 30 de marzo de cada año para las instituciones educativas de Calendario A y el 30 de octubre de cada año para las instituciones educativas de Calendario B.

Parágrafo 1°. La información debe entregarse en archivo plano, archivo Excel, archivo en Access o base de datos en Oracle, siguiendo las convenciones de nombres, codificaciones y tipos de variables que se establecen en los Anexos 1 a 5 de la presente Resolución.

Parágrafo 2°. Como propuesta para los niveles departamental, distrital y municipal sobre la información mínima que deben administrar para cumplir con lo establecido en el presente artículo en cuanto al Directorio de Establecimientos y la información de Matrículas, en el Anexo 6 se presenta un formato con la propuesta de variables. Dicho formato podrá ser ajustado con base en las necesidades particulares de cada entidad territorial y con las bases de datos y sistemas de información que tengan implementados.

Artículo 2°. Cronograma de reporte de información. El calendario anual de entrega de información al Ministerio, tanto para instituciones educativas calendario A como B, será el siguiente:

¿ Directorio de instituciones educativas: Febrero 28

¿ Matrícula sector oficial: Abril 25

¿ Planta de personal docente y administrativa: Mayo 15

¿ Composición y valor de la nómina de personal docente, directivo docente y administrativo: Mayo 15

¿ Matrícula sector no oficial: Mayo 30.

Artículo 3°. Calidad de la información. Para efectos de garantizar la calidad de la información se implementarán los siguientes mecanismos:

a) La información solicitada a los departamentos y distritos en el artículo 1°, se entregará a la Secretaría General del Ministerio de Educación Nacional acompañada de una certificación de calidad de la información. La certificación deberá cumplir con las siguientes condiciones:

a) Estar firmada por el Secretario de Educación y el jefe de la oficina responsable de la actualización de la información;

b) Describir los mecanismos de verificación de calidad de la información que la entidad territorial implementó;

c) Describir los resultados de la verificación de información de los estudiantes y de los funcionarios administrativos y docentes contra la base de datos de la Registraduría Nacional, y

d) Anexar copia de las certificaciones que a su vez firmaron los secretarios de educación municipal;

b) La Dirección de Planeación del Ministerio de Educación Nacional realizará análisis de consistencia de la información de matrícula con base en la información de comportamiento de la matrícula para el ente territorial que se esté analizando y en los indicadores de crecimiento y migración de la población que publica el DANE. La Dirección de Planeación contratará auditorías para verificar la calidad de la información reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretarías de educación y a las instituciones educativas de las entidades territoriales. Las secretarías de Educación tendrán la obligación de facilitar el trabajo de las auditorías contratadas por el Ministerio, así como de suministrar a sus representantes la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones;

c) Para aquellos entes territoriales que entreguen información inexacta o de mala calidad (ver el parágrafo 2° del presente artículo), el Ministerio, a través de la Secretaría General, otorgará un plazo no mayor a diez días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación que el Ministerio hará a la Secretaría de Educación con el resultado del análisis de calidad efectuado, para que la Secretaría efectúe los ajustes requeridos y remita la información corregida a la Secretaría General del Ministerio. En caso de que una vez verificada la información por parte de la Dirección de Planeación, se encuentre información inexacta o de mala calidad (ver el parágrafo 2° del presente artículo), el Ministerio emprenderá las acciones administrativas y legales para investigar a los responsables del manejo de la información y de los secretarios de educación que avalaron con su firma el reporte de la información;

d) De acuerdo con lo establecido en el Capítulo IV, artículo 16, numeral 16.1.2 de la Ley 715 de 2001, cuando la Nación constate que debido a deficiencias de la información, una entidad territorial recibió más recursos de los que le correspondería de conformidad con la población atendida y la asignación por alumno que defina el Ministerio de Educación, su participación deberá reducirse hasta el monto que efectivamente le corresponda. Cuando esta circunstancia se presente, los recursos girados en exceso se deducirán de la asignación del año siguiente.

Parágrafo 1°. La base de datos de la Registraduría Nacional está disponible en la Dirección de Planeación del Ministerio de Educación y éste será responsable de notificar a las secretarías de educación departamentales y distritales sobre las nuevas actualizaciones.

Parágrafo 2°. Como se definió en el Decreto número 1526 del 24 de julio de 2002, se considera información inexacta o de mala calidad:

i) Aquella que se aparta en más o menos un 5% de la información que representa en forma exacta la realidad, cuando se trata de información de naturaleza cuantitativa;

ii) La información que ha sido elaborada sin tener en cuenta y verificar los hechos a que ella se refiere, ya sea que coincida o no con la realidad a describir, y

iii) La información suministrada que no coincida con la realidad a describir.

El cálculo del porcentaje de calidad de la información reportada se hará para cada tema de información definido en el artículo 1° de la presente resolución y la fórmula de cálculo será:

No. de registros de información reportados con todos sus datos completos y exactos (de acuerdo a lo solicitado en los Anexos 1 a 5)

 

_____________________________

x 100%

No. de registros totales

 

La oportunidad en la entrega de información es un parámetro de calidad de la información. Por consiguiente, el no cumplir con las fechas de entrega estipuladas en el artículo 2° de la presente resolución implicará el retraso en la verificación de calidad de la información por parte del MEN y en la corrección de inconsistencias por parte de la secretaría de educación.

(SIC) Parágrafo 4°. Cada entidad territorial deberá definir los procedimientos y calendario de actividades para recoger la información de sus instituciones educativas y validar la calidad de la misma. Así mismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 4° del Decreto número 1526 de 2002, cada entidad territorial efectuará las auditorías que considere necesarias a la información y contrastará la información de población matriculada y del personal docente y administrativo con la información de la Registraduría Nacional.

Artículo 4°. Responsabilidades de reporte de información de los diferentes niveles te rritoriales. Como lo establece el Decreto número 1526 del 24 de julio de 2002, los municipios alimentarán su sistema con la información que les proporcionen las instituciones educativas y los departamentos lo harán a su vez con la información que le suministren los municipios.

El nivel nacional recibirá información de los departamentos y distritos. Para efectos de la presente resolución, el Ministerio solicitará a los departamentos la consolidación de la información de todos sus municipios, incluidos los certificados, y cualquier información que requiera de los municipios o instituciones educativas se hará directamente al departamento o distrito correspondiente.

Artículo 5°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 4 de febrero de 2003.

La Ministra de Educación Nacional,

Cecilia María Vélez White.

(C.F.)

NOTA: Publicado en el Diario Oficial 45.132 de marzo 19 de 2003

Los anexos referidos pueden ser consultados en las oficinas de la entidad que expide el presente acto.