RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Reglamento del Comité de Conciliación de la Secretaria de Educación de Bogotá D.C.

ARTÍCULO SEGUNDO.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Son funciones del comité de Conciliación:

1. Diseñar las políticas generales que orienten la defensa de los intereses de Bogotá D.C.- Secretaría de Educación.

2. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

3. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como conciliación y transacción.

4. Determinar la procedencia o improcedencia de la transacción o conciliación y señalar los lineamientos dentro de los cuales el representante legal y los apoderados actuarán.

5. Estudiar y evaluar los procesos que se instauren en contra de Bogotá D.C.-Secretaría de Educación, y le sean notificadas a partir del 2 de enero de 2002, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales se demanda o condena; y las deficiencias en las actuaciones procésales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

6. Evaluar los procesos, que se fallen a partir del 2 de enero de 2002, en contra Bogotá D.C.-Secretaría de Educación, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos y realizar seguimiento y control sobre los procesos a ellos encomendados.

8. Designar el funcionario que ejercerá la secretaria técnica del Comité, preferiblemente un profesional en Derecho.

ARTÍCULO TERCERO.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. Las sesiones del Comité serán presididas por el Secretario de Educación o su delegado, quien tendrá a su cargo:

1. Presidir las sesiones del Comité.

2. Suscribir conjuntamente con el Secretario Técnico las actas que se levanten con ocasión de las reuniones del Comité.

3. Las demás que sean asignadas por la autoridad competente o que se deriven de la aplicación de la ley

ARTÍCULO CUARTO.- FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ. El Secretario Técnico del Comité, tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar y suscribir conjuntamente con el presidente las actas de cada una de las sesiones del Comité.

2. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, el cual será entregado a sus miembros cada seis meses, debiendo remitir una copia del mismo una vez aprobado, a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación Ministerio de Justicia y del Derecho.

3. Someter a consideración del Comité, la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de Bogotá D.C. - Secretaría de Educación.

4. Elaborar dentro de los tres (3) días siguientes a la respectiva sesión, el acta de Comité y remitirla dentro del mismo plazo al presidente del Comité para su firma.

5. Entregar al Abogado encargado del proceso copia del Acta de Conciliación, para que sea aportada a la audiencia de conciliación correspondiente.

En los casos de solicitudes directas, informar mediante comunicación a la parte peticionaria, las decisiones adoptadas.

6. Realizar seguimiento a las decisiones adoptadas por el Comité.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO QUINTO.- FUNCIONES DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Secretaria de Educación, asistirá a las sesiones del Comité con derecho a voz pero sin voto y tendrá a cargo las funciones propias de su cargo y en especial las consignadas en el Artículo 12 del Decreto 1214 de 2000.

ARTÍCULO SEXTO.- SESIONES DEL COMITÉ. Las sesiones ordinarias del Comité se efectuaran por lo menos una vez cada trimestre calendario, en de la sede administrativa de la Secretaría de Educación.

Podrá sesionar extraordinariamente cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria, mediante comunicación escrita dirigida a los miembros.

Parágrafo 1. La asistencia a las reuniones del Comité es obligatoria para los miembros permanentes, el Jefe de la oficina de Control Interno y el Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo 2 . El Comité sesionara con la presencia de por lo menos tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ARTÍCULO SEPTIMO.- PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE CASOS DE CONCILIACIÓN O ARREGLO DIRECTO. El procedimiento para la presentación de los casos objeto de conciliación o transacción ante el Comité, será el siguiente:

A. El abogado designado para tramitar el caso que será presentado a Comité, deberá preparar la información correspondiente en las fichas diseñadas para el efecto, dentro de los plazos establecidos por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. En el contenido de las fichas se deberán contemplar los siguientes aspectos:

1. Datos Generales: Identificación de persona solicitante, fecha de la solicitud, tipo de acción, fecha de citación a audiencia, fecha de reunión del comité de conciliación, responsable de la ficha.

2. Relación completa y detallada de los antecedentes de la situación objeto de la controversia, hechos.

3. Relación de documentos soporte de los hechos objeto de conciliación contenidos en el expediente del caso.

4. Estimación de la cuantía de las pretensiones en controversia y contenido obligacional.

5. Concepto sobre la viabilidad de la conciliación.

B. Las fichas con la información y concepto sobre la viabilidad de la conciliación, con su expediente soporte debidamente foliado, deben estar a disposición de los miembros del Comité, en la Oficina Asesora Jurídica con una antelación de dos (2) días hábiles a la fecha de las sesiones ordinarias del Comité.

C. Con por lo menos tres (3) días hábiles de antelación a las reuniones ordinarias del Comité, el Secretario Técnico lo convocará haciendo conocer a sus miembros el Orden del Día.

D. En los casos para los cuales el Comité efectué observaciones de corrección, ampliación o modificación, a la información contenida en las fichas, el abogado asignado para el tramite del caso, conjuntamente con el director del área o dependencia responsable de la información, procederá a realizar los ajustes correspondientes dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, plazo durante el cual deberá ser corregida y entregada la ficha al Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo: En el evento de citación a sesiones extraordinarias del Comité los términos previstos en las letras B y C del presente artículo podrán ser inferiores.

ARTÍCULO OCTAVO.- CUSTODIA y ARCHIVO. La custodia de las actas, de las fichas de presentación de los casos y sus respectivos expedientes soporte, estarán a cargo del Secretario Técnico, quien respecto de éstas procederá a efectuar su traslado al archivo, cuando haya finalizado su tramite.

ARTÍCULO NOVENO.- DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. El Ordenador del Gasto basado en la información remitida por el Director Financiero de la entidad, al día siguiente de aquel en el cual se haya efectuado el pago total o parcial de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido como responsabilidad patrimonial de Bocota D.C.- Secretaria de Educación, deberá remitir el correspondiente acto administrativo, con sus antecedentes al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica mediante comunicación escrita, para efectos de su análisis por parte del Comité de Conciliación en la cesión siguiente a su remisión, sin que en ningún evento dicho término sea superior a tres meses.

Adoptada la decisión de iniciar la acción de repetición por parte del Comité de Conciliación, la oficina Asesora Jurídica procederá a designar el abogado, el cual deberá presentar la demanda correspondiente en un termino no superior a tres meses a partir de la sesión en la cual se adoptó dicha decisión.

ARTÍCULO DECIMO.- LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. Los abogados que actúen como apoderados de Bogotá D.C.- Secretaria de Educación, deberán determinar al momento de contestar las demandas interpuestas, la procedencia del llamamiento en garantía, debiendo presentar un informe escrito al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, para el análisis del caso por parte del Comité de Conciliación, en la sesión siguiente a su remisión.

ARTÍCULO DECIMO PRIMERO.- INFORMES DE LOS APODERADOS. Los abogados que obren como apoderados de la Secretaría de Educación, deberán presentar con la periodicidad que en cada caso resulte conveniente y se les exija un informe completo y detallado de las actuaciones procésales surtidas, mediante comunicación escrita dirigida al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, para análisis y conocimiento por parte del Comité de Conciliación, en la sesión siguiente a su remisión, sin perjuicio de que el Comité pueda solicitar dicho informe cuando lo estime necesario.