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  Resolución 1047 de 1999 Secretaría Distrital de Gobierno
 
  Fecha de Expedición: 06/09/1999  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 06/09/1999  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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RESOLUCIÓN 1047 DE 1999

(Septiembre 06)

"Por medio de la cual se organiza el ejercicio del Control Interno en la Secretaría de Gobierno de Santa Fe de Bogotá D. C y se deroga la Resolución No. 334/94"

EL SECRETARIO DE GOBIERNO DE SANTA FE DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL.

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y el artículo 114 del Decreto 1421 de 1993.y,

CONSIDERANDO

Que el articulo 209 de la Constitución Política establece que: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley".

Que el artículo 269 de la Constitución dispone: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas".

Que la implementación del Sistema de Control Interno cobra importancia producto del viraje en la concepción del control fiscal, a través del artículo 267 de la Constitución Política que al eliminar los controles previo y perceptivo, modificó en forma sustancial el alcance de las funciones de la Contraloría, el cual comprende ahora, además del control de legalidad, el financiero, de resultados y de gestión, fundados en la evaluación de los niveles de eficiencia, economía, equidad y de impacto ambiental.

Que se hace indispensable la adopción de métodos y procedimientos de control interno por parte de las Entidades Públicas en todos sus órdenes, según se señala expresamente en los artículos 209 y 269 de la Carta Constitucional y se regla en la Ley 87 de 1993.

Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y consagra otras disposiciones.

Que las acciones hasta ahora adelantadas por la Oficina de Control Interno, han llevado a la necesidad de precisar el marco conceptual del control interno en la Secretaría de Gobierno, sus objetivos, principios básicos, su enfoque y articulación con la organización y, de manera específica, determinar el alcance de la Oficina Asesora de Control Interno en lo relacionado con su enfoque, la metodología y las técnicas y métodos de control utilizados.

Que el Decreto 1083 de 1998 delega en el Secretario de Gobierno la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias internas en la Alcaldías y Fondos de Desarrollo Local.

Que es necesario armonizar y unificar criterios en torno a la aplicación del sistema de control interno, de tal manera que de su ejercicio y del compromiso de todos se pueda derivar el cumplimiento de la misión de la Secretaría con fundamento en criterios de eficiencia, eficacia, economía, de impacto ambiental y de equilibrio en la distribución de sus recursos.

Que gran parte del articulado de la Resolución 334 de 1994, por medio del cual se estableció el control interno y se adopto el correspondiente manual, es una transcripción de la Ley 87 de 1993 y que algunas de sus disposiciones incluso contravienen lo dispuesto en la misma Ley.

Ver el art. 22, Numeral 2, Decreto Distrital 854 de 2001, Ver la Resolución de la Sec. Gobierno 1130 de 2005

RESUELVE:

ARTICULO 1. Establecer el Sistema de Control Interno en la Secretaría de Gobierno de Santa Fé de Bogotá D. C. bajo la coordinación, dirección y supervisión del Despacho del Secretario de Gobierno.

ARTICULO 2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

"Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos."

"El Control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados"

ARTICULO 3. INTEGRACIÓN.

El Sistema de Control Interno estará compuesto por diferentes elementos de gestión tales como la definición de políticas, ejecución de planes generales y específicos, regulación de normas y procedimientos, autocontrol en los procesos y operaciones, diseño de aplicaciones computarizadas, sistemas de información y verificación, determinación y actualización de funciones, definición de líneas de autoridad, delegación y selección de personal.

Como quiera que el control interno está presente en toda la organización, la responsabilidad de su eficaz aplicación es de todos los servidores de la Secretaría de Gobierno, en especial de quienes tengan a su cargo las diferentes áreas y dependencias de la Entidad

ARTICULO 4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.

Es indispensable que la Administración en general y el Secretario de Gobierno en particular conozcan oportunamente sobre el cumplimiento de sus políticas y metas institucionales, su eficiencia, la seguridad en el manejo de los fondos y recursos, la confiabilidad de su información administrativa y financiera, y sí las diversas y complejas operaciones que ejecuta la Secretaría de Gobierno se ajustan a la legislación vigente. Para ello es necesario adoptar mecanismos de control y fortalecer los existentes orientados al cumplimiento de los siguientes objetivos:

1. Propender por la adhesión a las políticas, objetivos y metas que determine la Alcaldía Mayor.

2. Disponer de información financiera, administrativa y técnica verás y confiable, que sea base segura para la toma de decisiones.

3. Contribuir a garantizar la legalidad y seguridad en el manejo del talento humano y de los recursos financieros, físicos y de las operaciones.

4. Promover la eficiencia, eficacia y economía en la ejecución de las actividades propias de las áreas en particular y de la Entidad en general.

5. Coadyuvar al desarrollo de la calidad en la gestión de la Secretaría.

ARTICULO 5. PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO.

La Secretaría de Gobierno en sus diferentes instancias administrativas y operativas aplica en desarrollo de su gestión, principios de control interno que son básicos en la medida en que a través de ellos se logra la eficacia en la operación del sistema de control, son ellos:

1. Indivisibilidad del Control Interno:

El control interno no debe concebirse como un área funcional independiente e individualizada. El Control como sistema está presente en todas las áreas de la organización.

2. Responsabilidad por el Control Interno:

Esta en cabeza de todos los integrantes de la Secretaría, en particular de los que tienen cargos de dirección tanto en áreas administrativas como operativas.

3. Evaluación del Sistema de Control Interno:

La realiza esencialmente la Oficina de Control Interno en todas las áreas de la Entidad. Sin embargo, ello no excluye que los directivos de las respectivas áreas también lleven a cabo esta acción. La Oficina Asesora de Control Interno tendrá acceso a todas las áreas, información, registros, documentos, valores, y demás actuaciones de la Entidad. Así mismo, tendrá libertad de examinar y evaluar políticas, planes procedimientos, funciones y documentos relativos a las dependencias examinadas.

4. Respaldo al Sistema de Control Interno:

Los funcionarios de la Entidad, en especial sus directivos, deben mantener una actitud positiva y de respaldo hacia el control interno.

5. Soporte Documental:

Las operaciones que realice la Secretaría deben estar suficientemente documentadas con la información completa y exacta. Deben, además ser archivadas en forma ordenada para facilitar su examen y el seguimiento correspondiente.

6. Contabilidad de las Operaciones.

Las transacciones deben ser registradas en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que los registros constituyan una fuente con fiable para la preparación de informes y la presentación de estados financieros.

7. Autoridad y Delegación:

Las delegaciones para expedir actos o ejecutar operaciones deben establecerse con suficiente claridad y comunicarse a todos los niveles de la organización.

8. Segregación de Funciones:

Los deberes y responsabilidades claves en los procedimientos que adelanta la Secretaría (autorización de transacciones, registro, custodia de activos) deben asignarse, hasta donde la norma lo permita, a diferentes personas o dependencias.

9. Sistematización de tareas:

Deben servir como medio para cumplir con los procedimientos establecidos en la Entidad. Deben ser sencillos para que sean accesibles a quienes los emplean, facilitando el registro correcto y oportuno de la información, en su diseño deben considerarse todos los usos posibles para que el número de formas sea el mínimo razonable.

10. Acceso restringido al manejo de los recursos y a las fuentes de información:

La Secretaría debe contar con dispositivos de seguridad idóneos que garanticen la adecuada utilización de sus activos y el limitado acceso a sus registros de información. Debe definirse con precisión quienes están autorizados para estos efectos.

11. Salvaguarda de Recursos:

Deberán adaptarse las medidas para proteger los recursos de posibles siniestros, usos indebidos, deterioros, hurtos y demás riesgos. Todo riesgo que sea asegurable debe estar amparado con la correspondiente póliza de seguros.

12. Conciliaciones y Prácticas de Arqueos

Es necesario realizar estas actividades periódicamente para que, oportunamente, puedan tomarse los correctivos pertinentes.

ARTICULO 6. ELEMENTOS.

El sistema comprende, además, elementos esenciales para proteger eficazmente los intereses de la Secretaría de Gobierno, obtener información con fiable y oportuna y mejorar continuamente su gestión institucional. Estos son:

1. La Misión:

A través de la misión institucional se generará una base de entendimiento entre los funcionarios sobre el propósito y razón de ser de la Entidad, posibilitando de esta manera la consolidación de una identidad corporativa común. Además de la misión corporativa, cada una de las áreas tendrá definida su propia misión.

2. Políticas:

Podrán ser de carácter gubernamental o institucional y comprenden las pautas o directrices sobre las cuales se orientará la actitud corporativa de la institución.

3. El Subsistema de Planeación:

La planeación constituye un instrumento vital dentro del sistema de control interno en la Entidad. Su adopción y desarrollo permitirá la identificación, diseño e implementación de proyectos estratégicos acordes con las necesidades, que le aseguren a la Entidad el cumplimiento de su misión con calidad y eficiencia.

Los proyectos formulados deberán tener un plan de acción el cual comprenderá: resultados esperados, a actividades a realizar, plazos de ejecución, responsables de la operación, indicadores o estándares de gestión y los responsables del seguimiento sobre el comportamiento de tales indicadores.

El subsistema de planeación será flexible, de tal manera que los planes, programas y metas corporativas y funcionales, posibiliten, durante su ejecución, ajustes rápidos y la puesta en marcha de otras opciones de acuerdo con las circunstancias y exigencias del entorno.

4. Esquema de organización:

La estructura de la Entidad será flexible y ágil de tal manera que posibilite respuestas oportunas y eficientes a los requerimientos de los usuarios internos y externos.

La Entidad contará con manuales de funciones y requisitos por cargo; con adecuada segregación de funciones; con delegaciones y responsabilidades formalmente establecidas; con adecuados sistemas de coordinación; con procedimientos ágiles y con autocontroles en los procesos y operaciones efectivos y económicos.

5. Los recursos humanos:

La Entidad dispondrá de un proceso de selección con reglas claras y definidas que garanticen la vinculación de personal idóneo. Igualmente contará con programas de inducción orientados al conocimiento general de la Entidad, el cual deberá tener como insumos, entre otros, el resultado que sobre este particular genere la aplicación de la evaluación del desempeño.

6. El subsistema de información:

Constituye este subsistema el componente fundamental para el funcionamiento eficiente del sistema de control interno para el desarrollo de la gestión de la Entidad. Presupone la existencia de información con fiable, veraz y oportuna a la que accederán las diferentes dependencias de la organización para su gestión de acuerdo con la naturaleza de su función.

Igualmente la Entidad dispondrá de mecanismos, tales como formas preimpresas y aplicaciones sistematizadas, que garanticen el flujo ágil y oportuno de las comunicaciones al interior de la organización y hacia su entorno.

7. Órgano evaluador del sistema de control interno:

La Oficina Asesora de Control Interno propugnará, mediante la asesoría a las diferentes instancias de la administración, por la implantación y fortalecimiento de los demás elementos del sistema de control interno y será la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles existentes.

ARTICULO 7. INSTANCIAS DE CONTROL INTERNO

1. Autocontrol

El Control Interno está presente en toda la organización, la responsabilidad de su aplicación es de todos los funcionarios de la entidad, en especial de sus directivos quienes pasan a cumplir una función activa de vigilancia de las operaciones de la Secretaría de Gobierno; en tal virtud el responsable de la ejecución de cada etapa de un proceso u operación realizará, desde su comienzo, acciones propias de control garantizando que la fase que le corresponde ejecutar en el proceso se entregue con calidad y con la plena satisfacción de quien la recibe.

2. Control Directivo

Comprende las acciones de control correctivo y preventivo realizadas por las áreas Administrativas y Operativas de la Entidad con miras a lograr eficiencia y eficacia en la ejecución de sus procesos.

-Control que ejerce la Dirección de Gestión Humana a los actos relacionados con la administración de personal reporte y pagos de nómina, planta de personal, entre otros.

-Control que ejerce la Dirección Administrativa sobre los recursos físicos, inventarios, seguros y parque automotor.

-Control que ejerce la Dirección Financiera a los recursos financieros mediante el seguimiento a la elaboración y ejecución del presupuesto a los registros contables y elaboración de estados financieros.

-Control Disciplinario que ejerce la Oficina Asesora de Control Disciplinario de conformidad con la Ley 200 de 1995.

-Control que ejerce la Subsecretaría de Planeación y Gestión a la ejecución de los proyectos de inversión y a la gestión de las áreas de Gobierno.

-Control que ejerce la Subsecretaría de Seguridad y Convivencia sobre las actuaciones administrativas de las Inspecciones, Comisarías de Familia y UNC Casas de Justicia.

-Diseño de normas internas y reglamentación de procedimientos administrativos y operativos elaborados para facilitar la preparación de proyectos, el ejercicio de funciones y la evaluación de actividades.

-Proceso de planeación y programación de metas y actividades de la Secretaría y las específicas de cada dependencia.

-Implementación de sistemas y aplicaciones computarizadas para el manejo de aspectos claves de la gestión de la Entidad.

-Elaboración y presentación de informes financieros y estadísticos que produce la Secretaría de Gobierno para la Entidad y para organismos externos.

-El control que ejerce la Secretaría de Gobierno sobre las acciones administrativas y operativas que ejecutan las Alcaldías Locales y sus fondos de Desarrollo.

3. Evaluación del Control Interno.

Considera las acciones de control de competencia de la Oficina Asesora de Control Interno entre las cuales se encuentran:

-Labores de apoyo y asesoría ejecutadas con fundamento en el análisis de las etapas y procesos de las operaciones y manejo de los recursos financieros y físicos y del talento humano, para determinar su adhesión a las políticas, la seguridad en el manejo de los recursos y la eficiencia en la gestión y su legalidad.

-Análisis de la información financiera para determinar su confiabilidad.

-Análisis de la normatividad interna de la Entidad para recomendar modificaciones que impriman mayor agilidad, eficiencia y eficacia en la ejecución de los procedimientos y actividades.

-Evaluaciones a los controles establecidos aplicados a las áreas administrativas y operativa para determinar la idoneidad y efectividad de éstos como parte integrante del Sistema de Control Interno de la Secretaría de Gobierno.

-Seguimiento a las recomendaciones dadas el desarrollo de sus labores de control y asesoría y é las observaciones y recomendaciones presentadas por los organismos de control el ejercicio del control posterior.

4. Control Externo.

Comprende los controles políticos, de legalidad administrativos, financieros, de resultados y de gestión fundados en la evaluación de los niveles de eficiencia, economía, equidad y de impacto ambiental, ejercidos por las Entidades de Control Distrital.

ARTICULO 8. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO.

Para el logro de estos objetivos le corresponde a Ia Oficina de Control Interno realizar actividades de apoyo y asesoría en todas las áreas de Ia organización, sin limitación alguna; vigilar el cumplimiento de las normas, requisitos y procedimientos administrativos y fiscales; evaluar y recomendar acerca de la seguridad, idoneidad y efectividad de los controles aplicados en las diferentes dependencias y de informar al nivel directivo de la institución, en especial al Secretario, sobre el cumplimiento de las políticas, objetivos y metas establecidas que rijan para Santa Fe de Bogotá D. C., y en particular para la Secretaría de Gobierno del Distrito Capital.

Para el efecto la Oficina de Control Interno presentará para aprobación del Secretario de Gobierno, un plan operativo anual de actividades y con base en este, analizará selectivamente, los procesos y operaciones en cuyo desarrollo podrán encontrarse situaciones significativas que deberán ser examinadas conjuntamente con los responsables de su ejecución, con la exclusiva finalidad de detectar sus causas y efectos y recomendar a la Administración y en especial al Secretario de Gobierno, correctivos que faciliten a las directivas de la Entidad la adopción oportuna y acertada de decisiones y acciones orientadas a mejorar continuamente su gestión.

Ver el art. 5, Decreto Distrital 367 de 2001

ARTICULO 9. FUNCIONES Y ACCIONES DE CONTROL

A la Oficina de Control interno le corresponde desarrollar acciones de apoyo y asesoría a través del ejercicio del control sobre las actividades financieras, operativas, legales, de sistemas, gestión administrativa y de las operaciones y compromisos institucionales mediante el cumplimiento de las siguientes funciones:

-Promover el cumplimiento de los planes, políticas y programas de la Secretaría de Gobierno dentro de los criterios de austeridad y eficiencia en el gasto público.

-Propender por la confiabilidad de la información financiera y estadística, evaluar y dar conceptos sobre su manejo y velar porque los registros contables sean veraces, oportunos y confiables.

-Promover la eficiencia en los procesos administrativos y operativos a cargo de la Secretaría.

-Recomendar la expedición, modificación o derogatoria de normas o procedimientos internos y proponer cuando las necesidades institucionales lo demanden, los proyectos de normas pertinentes.

-Examinar la aplicación, eficacia e idoneidad de los controles que ejercen las diferentes áreas administrativas y operativas de la Entidad como parte integrante del Sistema de Control Interno en la Secretaría de Gobierno.

- Apoyar y contribuir al establecimiento de autocontroles en los procesos administrativos, en las operaciones contables y financieras y en las aplicaciones computarizadas.

-Evaluar y recomendar la adopción de acciones tendientes a dar seguridad en el manejo de datos, aplicaciones, sistemas y equipos de computo, con el fin de procurar información de gestión oportuna, adecuada y confiable.

-Efectuar el seguimiento a las recomendaciones formuladas en desarrollo de sus labores de asesoría y apoyo.

-Efectuar el seguimiento a los requerimientos de la Contraloría, Personería y demás organismos, en ejercicio del control.

-Contribuir a la protección y adecuada administración y uso de los recursos.

Como resultado de su gestión la Oficina de Control Interno, emitirá informes de los resultados encontrados, los cuales tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten.

Entre las acciones de control que ejerce la Oficina de Control Interno en el ejercicio de sus funciones, se pueden citar:

1. Control Financiero

Comprende la verificación selectiva de la legalidad, confiabilidad y oportunidad de la información financiera.

2. Control de Gestión

Se efectúa para evaluar la eficiencia, eficacia y economía en el manejo del talento humano y los recursos técnicos y físicos de la Entidad con relación a la planeación y programación de sus actividades.

Igualmente mediante este control se determina la necesidad de regular procedimientos o de modificar las normas existentes para hacer su aplicación más eficiente y eficaz.

A través del ejercicio de este control también se determina si los proyectos de inversión de la Entidad en un sector específico han contado con la viabilidad técnica, económica, financiera e institucional y si se tienen en cuenta criterios de preservación y recuperación de los recursos naturales del medio ambiente.

3. Control de Resultados

Mediante el ejercicio de este control se determina el cumplimiento o nó de las políticas, objetivos, metas y programas y el beneficio público en desarrollo de las actividades propias de la Secretaría.

4. Control de Legalidad.

A través de este control se determina la sujeción o no de las operaciones administrativas, financieras y técnicas a la normatividad interna y externa aplicable a la Entidad.

5. Control de los Sistemas computarizados.

Comprende la verificación de la validez, confiabilidad, seguridad y oportunidad de la información computarizada; su adecuada utilización y la evaluación de la efectividad e idoneidad de los controles establecidos en cada una de ellas.

Mediante este control también se determina si la utilización de los equipos de cómputo, es o no adecuada y si las medidas de seguridad adoptadas para garantizar la protección y custodia de los mismos son efectivas.

ARTICULO 10. TÉCNICAS y MÉTODOS DE CONTROL.

Los instrumentos prácticos utilizados por quienes llevan a cabo labores de control para obtener, comprobar y registrar la información sobre un área o proceso específicos, son:

1. Revisión y pruebas selectivas.

2. Examen físico o inspección del área o proceso objeto de análisis.

3. Comparación frente a planes, normas, estándares.

4. Comprobación de información y de datos.

5. Conciliaciones entre registros.

6. Indagación verbal o entrevistas.

7. Cuestionarios.

8. Análisis de documentos.

9. Listas de chequeo.

10. Doble verificación

11. Cualquier otro instrumento que, según la experiencia y el buen juicio de quienes realicen el trabajo de análisis, sea idóneo para obtener información y corroborarla con evidencias

ARTICULO 11. CAMPO DE APLICACIÓN.

La presente Resolución se aplicará en todas las áreas y niveles de la Secretaría de Gobierno tanto a nivel central como local, definidas en los Decretos y normas emitidas para el efecto por la Alcaldía Mayor y la Secretaria de Gobierno, incluye el F. D. L.

ARTICULO 12. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 334 de 1994 Y las demás disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Santa Fé de Bogotá, D.C. a los 6 días de Septiembre de 1999

HÉCTOR RIVEROS SERRATO

Secretario de Gobierno

 
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