RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que mediante la Ley 80 de 1989 se creó el Archivo General de la Nación y mediante Decreto 1777 de 1990 se adoptaron sus estatutos.

Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo No. 07 de 1994 mediante el cual se fijo el reglamento General de Archivo y en su artículo 19 fija pautas para la creación del Comité de Archivo de las entidades oficiales.

Que es propósito de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desarrollar con eficiencia y eficacia un programa centralizado de administración documental, reprografía y sistematización, para lo cual se hace necesario definir políticas de la entidad frente a la producción y distribución de documentos, manejo, clasificación, ordenación, recuperación, sistematización para facilitar la accesibilidad a los mismos, así como los programas de trabajo y los procedimientos documentales para la toma de decisiones.

Que en virtud de lo expuesto es indispensable modificar la estructura interna del Comité de Administración Documental y sus funciones.

ARTÍCULO PRIMERO. Modificar la estructura interna del Comité de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, DC., como órgano asesor interno, cuyo objetivo será coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de archivos de la institución, fijando políticas para su manejo.

ARTÍCULO SEGUNDO. El Comité de Archivo quedará integrado por:

• El Subsecretario General o su delegado quien lo presidirá.

• El Subsecretario de la Oficina de Asuntos Legales o su delegado.

• El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado.

• El Jefe de la Oficina Asesora de Informática y Sistemas o su delegado.

• El Jefe del Centro de Documentación e Información, quien actuará como Secretario del Comité.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Comité podrá invitar a aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio a los temas que se tratan en las sesiones correspondientes.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Comité se reunirá ordinariamente una vez (1) cada tres (3) meses y su convocatoria la hará el Secretario del mismo en forma escrita a sus miembros, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, o cuando las circunstancias lo ameriten extraordinariamente.

Así mismo, deberá preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse al Comité y levantará el acta de cada reunión que será suscrita por todos los que intervengan en ella.

ARTÍCULO TERCERO. El Comité deliberará y aprobará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos.

ARTICULO CUARTO. El director de la Oficina de Control Interno o su delegado, será invitado a las sesiones del Comité de Administración Documental, con voz pero sin voto

ARTÍCULO QUINTO. Son funciones del Comité de Administración Documental:

1. Definir las políticas, los programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención, producción, sistematización de documentos y archivos.

2. Aprobar los manuales y reglamentos internos, relacionados con la materia para su aplicación.

3. Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá DC., que permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el patrimonio documental.

4. Actualizar las normas, procedimientos, tablas de retención y demás, que faciliten la gestión documental y el control de material, siguiendo los procedimientos internos de la Entidad.

5. Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos de valor de los documentos y su selección

6. Determinar de conformidad con las tablas de retención y vida útil de los documentos, la conservación y/o eliminación de archivos e impartir la autorización necesaria de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Archivos.

7. Definir niveles de acceso a la información de conformidad con lo establecido por el artículo 5 del Acuerdo No. 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.

8. Aprobar la adquisición de equipos y la contratación de servicios especializados para garantizar la continuidad de los procesos de modernización y racionalización de la administración documental a través de medios técnicos, electrónicos, informáticos o telemáticos de conformidad con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

9. Conceptuar sobre los convenios o contratos a celebrar con instituciones públicas o privadas involucradas con sus funciones.

10. Conceptuar sobre cualquier asunto involucrado con el tema de Administración Documental.

11. Proponer al Despacho de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, DC., los coordinadores e interventores para contratos y convenios relacionados con la materia.

12. Proponer e implementar la organización y conservación del patrimonio documental histórico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, DC.

13. Determinar las políticas y procedimientos de entrega y recibo de archivos a cargo de cada una de las diferentes oficinas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, DC.

14. Presentar planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo y conservación de la correspondencia y documentos de la entidad.

15. Expedir su propia reglamentación.

16. Impartir instrucciones tendientes al cumplimiento de sus decisiones.

17. Las demás funciones que le sean asignadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, DC.

ARTÍCULO  SEXTO. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga las disposiciones existentes que le sean contrarias en materia de Administración Documental y en especial la Resolución 332 del veinte de junio de 1996.