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Resolución 410 de 2004 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
20/09/2004
Fecha de Entrada en Vigencia:
20/09/2004
Medio de Publicación:
Registro Distrital 3181 de septiembre 20 de 2004
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 410 DE 2004

(Septiembre 20)

Derogada por el art.5, Resolución Sec. General 299 de 2013.

«Por la cual se conforma el Comité de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y se deroga la Resolución 073 de 28 de enero de 1999.»

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D. C,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 33 del Decreto 331 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 80 de 1989 se creó el Archivo General de la Nación y mediante Decreto 1777 de 1990 se adoptaron sus estatutos.

Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 07 de 1994 mediante el cual fijó el Reglamento General del Archivo, y el Acuerdo 12 de 1995 mediante el cual se modificó la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

Que mediante la Resolución 332 de 1996, se creó el Comité de Administración de Documentos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., resolución derogada por la Resolución 073 de 1999, por la cual se modificó la estructura interna y las funciones del citado Comité, órgano encargado de definir políticas de la entidad frente a la producción y distribución de documentos, manejo, clasificación, ordenación, recuperación y sistematización para facilitar la accesibilidad a los mismos, así como los programas de trabajo y los procedimientos documentales para la toma de decisiones.

Que mediante el Decreto 331 de Septiembre 30 de 2003, se adoptó la nueva estructura interna de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., presentándose variaciones en las denominaciones y funciones de sus dependencias.

Que el artículo 19 del Reglamento General de Archivos dispone que en cada entidad funcionará un «Comité de Archivo».

Que mediante la Ley 594 de julio 14 de 2000, se expidió la Ley General de Archivos reglamentada, entre otros, por los Acuerdos 039 y 041 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, los cuales prevén algunas competencias para el Comité de Archivo de las entidades.

Que en consecuencia es procedente adecuar la denominación del Comité de Administración de Documentos, actualizar sus funciones y composición conforme a la nueva estructura de la entidad y unificar su reglamentación al interior de la Secretaría General.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Conformar el Comité de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., como un grupo asesor interno, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos y coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de archivos de la institución.

ARTÍCULO SEGUNDO.- El Comité de Archivo estará integrado por:

1. EI Subsecretario General, o su delegados, quien lo presidirá;

2. El Director de Gestión Corporativa o su delegado,

3. Los Directores Distritales de Servicio al Ciudadano y Desarrollo lnstitucional, el Director Jurídico Distrital y el Director del Archivo de Bogotá, o sus delegados.

4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado.

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado, quien tendrá voz, pero no voto.

6. El Subdirector de Informática y Sistemas o su delegado.

7. El Secretario Técnico del Comité.

PARÁGRAFO PRIMERO: La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el profesional de la Unidad Administrativa, que coordine los archivos centrales y de gestión a cargo de la Secretaría General.

El Secretario Técnico será el encargado de preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, de levantar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan y de comunicar las decisiones adoptadas por el Comité.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Comité de Archivo podrá invitar a las reuniones a otros servidores de la Secretaría General, a representantes de otras entidades y profesionales de distintas áreas, cuando a su juicio, el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

PARÁGRAFO TERCERO: El Comité de Archivo se reunirá ordinariamente una vez (1) cada tres (3) meses y la convocatoria a sus miembros la hará el Secretario Técnico, en forma escrita, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles o cuando las circunstancias lo ameriten extraordinariamente.

ARTÍCULO TERCERO.- El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría de votos.

ARTÍCULO CUARTO.- Son funciones del Comité de Archivo:

1. Definir las políticas y los programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención, producción, sistematización de documentos y archivos.

2. Probar los manuales y reglamentos internos, relacionados con la materia para su aplicación.

3. Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el patrimonio documental.

4. Actualizar las normas, procedimientos, tablas de retención y demás, que faciliten la gestión documental y el control de material, siguiendo los procedimientos internos de la Entidad.

5. Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos de valor de los documentos y su selección.

6. Determinar de conformidad con las tablas de retención y vida útil de los documentos, la conservación y/o eliminación de archivos e impartir la autorización necesaria de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Archivos.

7. Definir niveles de acceso a la información de conformidad con lo establecido por el artículo 5 del Acuerdo No. 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.

8. Aprobar la adquisición de equipos y la contratación de servicios especializados para garantizar la continuidad de los procesos de modernización y racionalización de la administración documental a través de medios técnicos, electrónicos, informáticos o telemáticos de conformidad con los parárnetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

9. Conceptuar sobre los convenios o contratos a celebrar con instituciones públicas o privadas involucradas con sus funciones.

10. Conceptuar sobre cualquier asunto involucrado con el tema de Gestión Documental.

11. Proponer al Despacho de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., los coordinadores e interventores para contratos y convenios relacionados con la materia.

12. Proponer e implementar la organización y conservación del patrimonio documental histórico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

13. Determinar las políticas y procedimientos de entrega y recibo de archivos a cargo de cada una de las diferentes oficinas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

14. Presentar planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo y conservación de la correspondencia y documentos de la entidad.

15. Expedir su propia reglamentación.

16. Impartir instrucciones tendientes al cumplimiento de sus decisiones.

17. Las demás funciones que le sean asignadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO  QUINTO.- La presente Resolución rige a partir de su publicación, deroga la Resolución 073 del 28 de enero de 1999 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los veinte (20) días del mes de septiembre de dos mil cuatro (2004).

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 3181 septiembre 20 de 2004