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  Circular Conjunta 2 de 2003 Contraloría General de la República
 
  Fecha de Expedición: 16/12/2002  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 16/12/2002  
  Medio de Publicación: Diario Oficial 45429 de enero 13 de 2003  


 
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CIRCULAR CONJUNTA 02* DE 2003

(Diciembre 16)

Deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo.

Para:

Presidentes honorables Senado y Cámara de Representantes; Ministerios; Fiscalía General de la Nación; Consejo Superior de la Judicatura; Defensoría del Pueblo; Departamentos Administrativos; Unidades Administrativas Especiales; Corporaciones Autónomas Regionales; Empresas Industriales y Comerciales del Estado; Institutos Descentralizados; Superintendencias; Registraduría Nacional del Estado Civil; Fondos Rotatorios; Sociedades de Economía Mixta; Contaduría General de la Nación; Comisionado Nacional para la Policía; demás entidades descentralizadas territorialmente y por servicios y particulares que manejen recursos públicos.

De:

Contralor General de la República y Procurador General de la Nación.

Asunto:

Deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo.

Bogotá, D. C., 16 de diciembre de 2003.

Ver el art. 3, Ley 617 de 2000

El Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, en el ejercicio de las funciones constitucionales previstas en los artículos 267, 268 y 277, que establecen bajo su dirección el ejercicio de las funciones fiscal y disciplinaria, desarrolladas en las Leyes 42 de 1993 y 610 de 2000, Decreto-ley 262 de 2000 y Ley 734 de 2002, respectivamente, previenen a los servidores públicos sobre la responsabilidad que se derivaría en su contra por detrimento del patrimonio público como consecuencia de la pérdida, daño o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja.

Con la finalidad específica de obtener el resarcimiento del bien o su valor equivalente por causas de pérdida, daño o deterioro cuya responsabilidad se impute al funcionario que lo tenía legalmente a su cargo, se exige a los órganos encargados de adelantar el proceso disciplinario (por omisión o extralimitación de los numerales 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002), que en la parte considerativa de la providencia se indique el deber que le asiste a la entidad correspondiente de adelantar las acciones del caso contra el responsable, a fin de obtener la compensación a que haya lugar y al funcionario involucrado, la devolución, reparación o restitución del bien, no a título de sanción, la cual produce efectos atenuantes en la graduación de la sanción disciplinaria.

Todas las entidades públicas, en desarrollo de su gestión fiscal, tienen la obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión. En ese orden de ideas, resulta prioritario el establecimiento de controles internos necesarios que impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos. Se debe por tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado; exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes o fondos la constitución de pólizas de acuerdo con el artículo 107 de la ley 42 de 1993, así como la actualización de la información sobre el estado de los activos que conforman su patrimonio personal. Igualmente el diseño de actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deben contener, entre otras:

- La identificación completa de los bienes.

- El valor en libros, y

- La persona que está a cargo de los mismos.

- Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas naturales.

De igual manera, para amortizar el impacto económico contra el patrimonio público por el asunto antes referido, se solicita a todos los destinatarios de la presente circular mantener vigentes las pólizas de seguro que amparan los bienes estatales por su valor real. Los órganos de control fiscal estarán atentos con el cumplimiento de la presente disposición, cuya omisión constituye falta gravísima sancionable con destitución, al tenor de lo dispuesto en el numeral 63 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, ello sin perjuicio de las acciones fiscales a que haya lugar.

La actuación de los servidores públicos que tienen entre sus funciones la de ser ordenadores del gasto o representantes legales debe enmarcarse dentro de los postulados de la "Gestión Fiscal" descrita en la Ley 610 de 2000, entendida como el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, realizadas por los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, cuyo fin sea la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de tales haberes; de igual manera, comprende la recaudación, manejo e inversión de sus rentas a fin de cumplir los fines esenciales del Estado, observando permanentemente los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Los organismos de control tienen como atribución constitucional y legal aplicar a quienes manejan fondos y bienes públicos, los sistemas de control fiscal financiero, de legalidad, de gestión, de resultados y revisión de cuentas.

Por motivos de la función, los servidores públicos pueden verse involucrados en acciones de tipo fiscal, disciplinario y penal. Por ser autónomas las responsabilidades en cada una de las órbitas señaladas, contra una misma persona pueden imponerse diferentes sanciones.

Es así como en los casos de irregularidades de orden fiscal, la Contraloría General de la República procederá a la apertura correspondiente del proceso de responsabilidad fiscal con la finalidad de lograr resarcir el daño causado.

En igual forma, tratándose de las conductas de los servidores públicos que por acción u omisión hayan dado lugar a pérdidas de bienes o fondos, la Procuraduría General de la Nación o la dependencia que tenga a cargo el Control Disciplinario interno de la organización, según el caso, iniciará la respectiva investigación disciplinaria, que a la luz de lo dispuesto en los numerales 3 y 27 del artículo 48 del Código Único Disciplinario puede dar lugar a calificar la conducta como falta gravísima y como tal ser sancionada con destitución e inhabilidades hasta por veinte años para ejercer cargos públicos.

La Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y las oficinas de control interno y disciplinario, veedurías o quien haga sus veces, de las entidades destinatarias de esta Circular, estarán atentas al cumplimiento de la misma.

Cordialmente,

El Contralor General de la República,

Antonio Hernández Gamarra.

El Procurador General de la Nación,

Edgardo José Maya Villazón.

(C.F.)

 Nota: Publicado en el Diario Oficial 45429 de Enero 13 de 2004.

* NOTA: El número * se adicionó para efectos de la incorporación al Sistema. En el Diario Oficial el texto del documento no trae numeración.

 
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