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Acuerdo 2 de 2005 Empresa de Transporte del Tercer Milenio - Transmilenio S.A

Fecha de Expedición:
01/04/2005
Fecha de Entrada en Vigencia:
06/04/2005
Medio de Publicación:
Registro Distrital 3300 de abril 6 de 2005
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

ACUERDO 002 DE 2005

(Abril 01)

 Derogado por el art. 23, Acuerdo J.D. Transmilenio 02 de 2011

«Por la cual se establece la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de TRANSMILENIO S.A.»

LA JUNTA DIRECTIVA DE TRANSMILENIO S.A.,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que TRANSMILENIO S.A. como Sociedad por Acciones entre Entidades Públicas del Orden Distrital, tiene como objeto la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor, en las condiciones que señalan las normas vigentes, las autoridades competentes y los Estatutos.

Que el numeral 11 del artículo 39 de los Estatutos de la Sociedad, establece como una de las funciones de la Junta Directiva, aprobar la estructura interna del organismo, su planta de personal, el régimen de remuneraciones y la clasificación de los empleos.

Que mediante Acuerdo No. 01 de 1999, modificado por el Acuerdo No. 02 de 2000 y a su vez derogados por el Acuerdo No. 01 de 2001, la Junta Directiva de TRANSMILENIO S.A. estableció la Estructura Organizacional y las funciones de las dependencias de TRANSMILENIO S.A.

Que mediante Acuerdo No. 01 de 2003 se modificó la estructura organizacional de las funciones de las dependencias de TRANSMILENIO S.A., derogando el Acuerdo No. 01 de 2001.

Que mediante Acuerdo No. 01 de 2004 se modificaron las funciones por dependencia de la estructura organizacional de TRANSMILENIO S.A.

Que en aras de lograr el mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía celeridad en la gestión de la entidad y teniendo en cuenta las conclusiones del estudio técnico, se hace necesario crear una dependencia y modificar unas funciones en algunas dependencias de TRANSMILENIO S.A.

Que en la sesión efectuada el 3 de agosto de 2004 la Junta Directiva autorizó solicitar al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y a la Secretaría de Hacienda del Distrito concepto técnico y financiero de la estructura de planta y personal, como consta en el Acta No. 4 de 2004.

Que en la sesión del 9 de septiembre de 2004 la Junta Directiva aprobó la Planta de Personal propuesta, tal como consta en el Acta No. 005 de 2004.

Que mediante oficio No. 04497 de noviembre 23 de 2004, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, expidió concepto técnico favorable para la modificación de la planta de personal de la entidad.

Que mediante oficio No. 140110 de diciembre 06 de 2004, la Secretaria de Hacienda del Distrito Capital, expidió concepto de la viabilidad económica para la modificación de la planta de personal y estructura de la entidad.

Que por lo anteriormente expuesto, se

Ver el Organigrama de Transmilenio

ACUERDA:

TITULO PRIMERO

CAPÍTULO ÚNICO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ARTÍCULO PRIMERO.- La organización interna de TRANSMILENIO S.A., Sociedad por Acciones entre Entidades Públicas del Orden Distrital, se ajustará a la siguiente estructura organizacional:

1. JUNTA DIRECTIVA

2. GERENCIA GENERAL

2.1. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

2.2. OFICINA ASESORA DE ASUNTOS LEGALES

2.3. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES EXTERNAS

3. SUBGERENCIA GENERAL

3.1. DIRECCIÓN DE PLANEACION DE TRANSPORTE

3.2. DIRECCIÓN DE OPERACIONES

3.3. DIRECCIÓN FINANCIERA

3.4. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

3.5. DIRECCIÓN COMERCIAL

TÍTULO SEGUNDO

FUNCIONES GENERALES POR DEPENDENCIA

CAPÍTULO I

DE LA JUNTA DIRECTIVA

ARTÍCULO SEGUNDO.- La Junta Directiva cumplirá las funciones establecidas en los estatutos de la Sociedad.

CAPÍTULO II

DE LA GERENCIA GENERAL

ARTÍCULO  TERCERO.-  La Gerencia General tendrá las siguientes funciones:

1. Ejecutar los acuerdos y decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva y hacerlos cumplir.

2. Citar a la Junta Directiva cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerla informada del desempeño general de la empresa.

3. Someter a consideración de la Junta Directiva los balances de prueba y los demás estados financieros destinados a la administración, proponerle el presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión de la sociedad para cada vigencia y suministrarle los informes que ella le solicite en relación con la Sociedad y con sus actividades.

4. Presentar a la Asamblea General de Accionistas el informe sobre gestión y resultados de la empresa y las recomendaciones correspondientes.

5. Formular las políticas de personal y decidir sobre las situaciones administrativas del personal de la entidad, efectuar los nombramientos y fijar la remuneración y funciones de los empleados públicos de TRANSMILENIO S.A. de acuerdo a las autorizaciones de la Junta Directiva y las normas vigentes sobre la materia.

6. Suscribir los contratos de los Trabajadores Oficiales de TRANSMILENIO S.A. y fijar la remuneración y funciones de acuerdo a las autorizaciones de la Junta Directiva y las normas vigentes sobre la materia.

7. Representar a la Sociedad legal, judicial o extrajudicialmente.

8. Proponer, desarrollar y comunicar los planes y programas de desarrollo estratégico del sistema de transporte masivo a cargo de la empresa.

9. Proponer ante las entidades competentes las tarifas del servicio de transporte masivo en autobús, de acuerdo con las políticas fijadas por la Junta Directiva.

10. Las demás que le sean delegadas por la Asamblea General, la Junta Directiva o le sean conferidas en los estatutos o la ley.

ARTÍCULO  CUARTO.- OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO:  La Oficina Asesora de Control Interno tendrá las siguientes funciones:

1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;

2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la sociedad y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;

5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la sociedad y recomendar los ajustes necesarios;

6. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la sociedad y recomendar los correctivos que sean necesarios;

8. Fomentar en toda la sociedad la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;

9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;

10 Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

11. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;

ARTÍCULO  QUINTO.- OFICINA ASESORA DE ASUNTOS LEGALES: La Oficina Asesora de Asuntos Legales tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas en materia jurídica y legal a corto, mediano y largo plazo.

2. Expedir conceptos y documentos jurídicos, y coordinar los asuntos jurídicos y legales de la Sociedad, que se presenten a revisión, estudio o análisis de la Oficina de Asuntos Legales, fijando la posición jurídica de la Sociedad.

3. Dirigir la recopilación de normas, jurisprudencia y doctrina relacionadas con los temas de competencia de la Sociedad, promover su difusión y velar por su actualización y cumplimiento.

4. Dirigir la elaboración de las herramientas necesarias, tales como proformas, formatos, manuales o instructivos relacionados con los temas de su competencia y garantizar la agilidad y legalidad de los actos administrativos de su competencia que expida la Sociedad.

5. Atender y participar en los procesos judiciales, extrajudiciales, administrativos, acciones y actuaciones en los esté comprometida la Sociedad, que le sean asignados.

6. Asesorar y conceptuar en el diseño de los pliegos de condiciones o términos de referencia de los procesos de contratación administrativa que requiera la Sociedad y habilitar jurídicamente las propuestas que sean puestas a su consideración.

ARTÍCULO SEXTO.- OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES EXTERNAS: La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Externas tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas en materia de comunicaciones, relaciones con la comunidad y servicio al ciudadano a corto, mediano y largo plazo.

2. Dirigir y coordinar la oportunidad en las respuestas del área de Servicio al Ciudadano en los términos establecidos por la Ley.

3. Dirigir y coordinar los procesos de los derechos de petición, consulta, copia e información en los términos de ley, en los asuntos de su competencia, además de lo general como atención al usuario.

4. Dirigir y coordinar con las dependencias el diseño, desarrollo y planeación de estrategias de Comunicación interna y externa así como de medios y programas de divulgación y promoción para difundir la misión, objetos, estrategias, programas y proyectos de la Sociedad y del Sistema.

5. Diseñar e implementar estrategias de acompañamiento y capacitación a los usuarios actuales y potenciales del Sistema con la implementación de cada fase.

6. Dirigir y coordinar los estudios técnicos y económicos necesarios para llevar a cabo las políticas y estrategias de comunicación de la entidad y del Sistema.

CAPÍTULO III

DE LA SUBGERENCIA GENERAL

ARTÍCULO SÉPTIMO.- La Subgerencia General tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de la Sociedad y del Sistema a corto mediano y largo plazo.

2. Orientar las labores de las Direcciones de la Sociedad y enfocarlas hacia el logro de las metas corporativas.

3. Dirigir y coordinar con las dependencias de la sociedad el diseño y ejecución de las estrategias y planes de mejoramiento preventivo y correctivo de la empresa y del Sistema de acuerdo con los lineamientos fijados por la Gerencia General y la Junta Directiva.

4. Realizar las labores de Secretario General de la Sociedad.

5. Coadyuvar con la Gerencia General y las Direcciones en la solución de los procesos críticos de la Sociedad.

6. Dirigir, Gestionar, analizar y coordinar la planeación, el diseño, mejoramiento y desarrollo de los procesos, proyectos y alternativas relacionados con el área de Sistemas, Informática y Telecomunicaciones de la Sociedad.

7. Monitorear las relaciones de la Entidad con los Operadores del Sistema.

8. Ejercer las funciones de Control Interno Disciplinario de conformidad, con las normas vigentes.

CAPÍTULO IV

DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACION DE TRANSPORTE

ARTÍCULO OCTAVO.- La Dirección de Planeación de Transporte tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de la entidad y del Sistema a corto, mediano y largo plazo.Formular las estrategias de crecimiento del Sistema y coordinar con los diferentes entes distritales su ejecución.

3. Dirigir y coordinar la elaboración de estudios sobre nuevas troncales/alimentadoras y estudios de expansión y adecuación del sistema, incluyendo otras tecnologías de transporte.

4. Dirigir, coordinar y acompañar a las diferentes áreas de la entidad en el diseño de la planeación estratégica corporativa a corto, mediano y largo plazo.

5. Coordinar con entes distritales las interfaces del Sistema con los otros sistemas de transporte y proponer nuevas alternativas acordes con las condiciones y la estructura del Sistema.

6. Monitorear y coordinar con las diferentes entidades del Distrito la construcción de proyectos urbanísticos y de infraestructura del sistema al igual que el requerimiento y control de gastos de dichos proyectos.

7. Dirigir y coordinar los procesos de formulación, organización, actualización y seguimiento del Banco de Proyectos de Inversión de la sociedad.

8. Dirigir y coordinar los estudios sobre competencia, condiciones económicas, costos y demás necesarios para establecer la estructura y estrategia tarifaría del Sistema TransMilenio.

9. Formular y coordinar con la Dirección Financiera los sistemas de control de administración de ingresos y análisis de flujos de efectivo al fideicomiso asociado a la operación del Sistema TransMilenio, respecto al manejo del Fondo de Contingencias, establecido en los contratos de concesión del Sistema TransMilenio.

10. Coordinar con la Dirección Financiera la elaboración del anteproyecto y proyecto de presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión de TRANSMILENIO S.A, así como en la modificación y seguimiento de la ejecución del presupuesto.

CAPÍTULO V

DE LA DIRECCIÓN DE OPERACIONES

ARTÍCULO NOVENO.- La Dirección de Operaciones tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de la entidad y de la programación, operación y control del Sistema a corto, mediano y largo plazo.

2. Dirigir y coordinar la evaluación de desempeño de los operadores del sistema al igual que la programación del sistema.

3. Dirigir y coordinar el proceso de control de la operación, efectuando las modificaciones y ajustes necesarios a este proceso para atender las situaciones y contingencias que se presenten o se puedan presentar.

4. Dirigir y evaluar los procesos de aseguramiento de la calidad de la operación del Sistema y de los procedimientos y procesos internos de la empresa.

5. Dirigir y coordinar los procesos de programación de operación, control de vehículos e infraestructura, distribución y control de recaudo, control de operaciones, seguridad y gestión ambiental.

6. Dirigir, coordinar y establecer estrategias de administración, control y seguimiento de los contratos de concesión que le sean delegados.

7. Dirigir y coordinar el desarrollo de productos, servicios y paquetes adecuados a las necesidades de los usuarios del Sistema, teniendo en cuenta las condiciones operativas, financieras, legales y demás de la Sociedad.

8. Dirigir y coordinar el diseño, mecanismos y estrategias tendientes a la formulación de políticas de seguridad en el sistema.

CAPÍTULO VI

DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA

ARTICULO DÉCIMO.- La Dirección Financiera tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas financieros de la entidad y del pago a los operadores del Sistema a corto, mediano y largo plazo.

2. Dirigir y coordinar la liquidación previa de los pagos a efectuar a los agentes del Sistema TransMilenio.

3. Dirigir y coordinar las labores de Tesorería de la Sociedad.

4. Definir conjuntamente con el Tesorero de la entidad la colocación de los recursos de la Sociedad conforme a los lineamientos de la Gerencia General.

5. Dirigir y coordinar la evaluación del análisis de desempeño financiero sobre la solidez de los agentes del Sistema y proponer las estrategias y alternativas del caso.

6. Formular y coordinar con la Dirección de Planeación los sistemas de control de administración de ingresos y análisis de flujos de efectivo al fideicomiso asociado a la operación del Sistema TransMilenio, respecto a los pagos a los agentes del Sistema.

7. Coordinar y velar por el buen recaudo de los ingresos de la Sociedad.

8. Dirigir y coordinar la planeación y seguimiento presupuestal de la Sociedad a partir de los informes mensuales y anuales.

9. Dirigir y coordinar con las dependencias la planeación, evaluación, ejecución, seguimiento y control de la administración presupuestal, contable y de tesorería.

10. Dirigir y coordinar la presentación oportuna de los estados contables y presupuestales para someterlos a consideración del Gerente General y la Junta Directiva.

11. Dirigir y coordinar la expedición por parte de la Tesorería General de los certificados de ingresos y retenciones de los funcionarios de la Entidad.

CAPÍTULO VII

DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- La Dirección Comercial tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas comerciales de la Sociedad y del Sistema a corto mediano y largo plazo.

2. Formular, proponer y presentar estrategias al Gerente General en el desarrollo de proyectos de explotación colateral que aseguren recursos para el cumplimiento de los compromisos de la entidad.

3. Utilizar los estudios de demanda realizados por la Dirección de Planeación del Transporte con el fin de determinar clientes potenciales que permitan determinar la comercialización del Sistema y desarrollar productos acordes con los segmentos objetivos.

4. Diseñar, desarrollar, cuantificar y presentar ante la Gerencia General el portafolio de proyectos y productos que la Sociedad puede ofrecer para negociaciones colaterales y comerciales a nivel nacional e internacional.

5. Estructurar en coordinación con la Dirección Financiera los negocios que generen recursos adicionales para la Sociedad.

6. Coordinar con las Direcciones Financiera, de Operaciones y Planeación de Transporte el desarrollo de las estrategias de ventas de los productos o servicios asociados al sistema de recaudo y evaluar su aplicabilidad y efectividad.

CAPÍTULO VIII

DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- La Dirección Administrativa tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de funcionamiento de la entidad a corto, mediano y largo plazo y proponer los mecanismos de control para su desarrollo y administración.

2. Dirigir y coordinar los procesos de Gestión de Recurso Humano, Gestión de Apoyo Logístico y contratación sin formalidades plenas, conforme las políticas, estrategias, planes y programas aprobados por la Gerencia General

3. Dirigir y coordinar el manejo, actualización y custodia del archivo de la contratación de la cuantía mínima sin formalidades plenas.

4. Dirigir y coordinar el manejo, actualización y custodia del archivo general, correspondencia y centro de documentación de la sociedad.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- Funciones generales de las dependencias de Transmilenio. Las dependencias de TRANSMILENIO S.A., además de las funciones específicas definidas en el presente acuerdo, tendrán las siguientes funciones generales aplicables en lo pertinente:

1. Asesorar y apoyar a las demás dependencias de la entidad en los asuntos de su competencia.

2. Formular en coordinación con la Dirección de Planeación y Transporte el plan de gestión y los planes de acción y contratación propios y de las dependencias.

3. Dirigir y coordinar los trámites precontractuales relacionados con los requisitos de contratación de los proyectos a cargo de la dependencia.

4. Elaborar y presentar oportunamente los informes de gestión que requieran las demás dependencias o los entes de control;

5. Las demás que les corresponda por la naturaleza de la dependencia o que le sean asignadas o delegadas.

ARTÍCULO   DÉCIMO CUARTO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga especialmente el Acuerdo No. 01 de 2004, así como todas las demás que le sean contrarias.

Dado en Bogotá, D.C., al primero (1°) de abril de dos mil cinco (2005).

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

ÉDGAR RUIZ RUIZ

Presidente

ROSA ANGÉLICA CASTRO R.

Secretaria

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 3300 de abril 06 de 2005.