RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que mediante la Resolución número 890 de 2002 modificada por la Resolución número 1375 del mismo año, el entonces Ministerio de Salud estableció los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes exceptuados del mismo y a planes adicionales de salud que los obligados a aplicarla deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información;

Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispuso en su artículo 8º que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base única de afiliados;

Que teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario definir las estructuras de datos que permitan la consolidación de la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA), con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 2280 de 2004 y garantizar la calidad y oportunidad de la información de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes exceptuados del mismo y a planes adicionales de salud, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, control de movilidad entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros;

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo  1º. Modifícase el artículo 3º de la Resolución número 890 de 2002, el cual quedará así:

"Artículo 3º. Disposición, mantenimiento, soporte y reporte de información. Los obligados a mantener y reportar información deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. La base de datos se mantendrá actualizada con la información de cada afiliado o asegurado y, en el caso de su desafiliación o retiro, debe rá conservarse durante cinco años.

Los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social y del Administrador Fiduciario del Fosyga debidamente clasificados y organizados, sin perjuicio de la obligación que les asiste a las administradoras del régimen subsidiado, ARS, de entregar la información a los departamentos, distritos y municipios, de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos y en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y de la observancia de las demás normas sobre la materia.

El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio web del Fosyga www.fosyga.gov.co la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general".

Artículo  2º. Modifícase el artículo 4º de la Resolución número 890 de 2002, el cual quedará así:

"Artículo 4º. Conformación y actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA. El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará una base de datos de afiliados al SGSSS y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

Las EPS y EOC remitirán, por una única vez, al Administrador Fiduciario el 4 de febrero de 2005 a las 3:00 p.m., el archivo Maestro de todos sus afiliados (activos y suspendidos) con corte a 31 de enero de 2005, de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Las entidades administradoras de planes adicionales de salud y entidades de régimen de excepción remitirán, por una única vez, al Administrador Fiduciario el 8 de julio de 2005, el archivo maestro de todos sus afiliados (activos y suspendidos) con corte a 30 de junio de 2005, de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Las Direcciones Departamentales de Salud remitirán por una única vez, al Administrador Fiduciario el 1º de junio de 2005 el archivo maestro de todos sus afiliados (activos y suspendidos) al Régimen Subsidiado con corte a 30 de abril de 2005, de acuerdo con las especificaciones del Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá los archivos de novedades que remitan las Entidades obligadas a reportar, durante los ocho primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo con el calendario que establezca y en los horarios con él acordados y los validará, teniendo en cuenta el siguiente orden, primero los archivos recibidos por novedades de ingresos de todos los regímenes y segundo los archivos de novedades de actualización.

En ningún caso se recibirán archivos de novedades de ingresos y de actualización después de la fecha y hora señalados.

Una vez finalizada la validación de los archivos de novedades de ingresos y de actualización, en el día noveno hábil de cada mes, el Administrador Fiduciario del Fosyga procederá a generar y a enviar los medios magnéticos de glosas a todas las Entidades y adicionalmente se copiará esta información a las Entidades Territoriales del Régimen Subsidiado en el sitio FTP destinado para tal fin.

Para el Régimen Contributivo, las EPS y EOC podrán efectuar una segunda entrega de novedades el décimo tercer día hábil de cada mes, las cuales serán validadas hasta el día décimo quinto hábil de cada mes, siguiendo el mismo orden señalado para la primera entrega y en el día decimosexto se generarán y enviarán los medios magnéticos de glosas.

Las entidades administradoras de planes adicionales de salud y entidades de régimen de excepción, remitirán los archivos de novedades trimestralmente dentro de los ocho primeros días hábiles de los meses de abril, julio, octubre y enero con cortes al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, respectivamente.

En el régimen subsidiado se entregarán novedades dentro de los ocho primeros días hábiles de los meses de mayo, agosto, noviembre y febrero con cortes al 30 de abril, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, respectivamente.

La información del mes de mayo comprende las novedades presentadas durante el trimestre enero, febrero y marzo, así como las correspondientes al mes de abril de cada año.

Cuando exista un período excepcional de contratación, las Direcciones Departamentales de Salud deberán enviar las novedades dentro de los ocho días hábiles del mes siguiente al inicio de la contratación y continuar con el reporte de novedades de actualización dentro de los términos y a las fechas de corte aquí establecidas.

Parágrafo 1º. Para la administración de la información en el régimen subsidiado, las ARS entregarán mensualmente al municipio o distrito el archivo de novedades de sus afiliados, dentro de los primeros 10 días calendario del mes y los municipios remitirán durante los 15 primeros días calendario de los meses de abril, julio, octubre y enero, los archivos de novedades a los departamentos quienes consolidarán y validarán la información correspondiente de su jurisdicción y remitirán el consolidado de novedades dentro de los términos establecidos en el presente artículo. El Distrito Capital reportará la información directamente al Administrador Fiduciario del Fosyga en los términos aquí establecidos.

La información que debe suministrarse en el mes de abril comprende las novedades del trimestre enero-marzo y las novedades del mes de abril del respectivo año.

Parágrafo 2º. Cuando por motivos de alteración en el orden público u otras causas, un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información prevista en la presente resolución, ni para realizar las validaciones correspondientes, las Administradoras de Régimen Subsidiado deberán remitir, con la periodicidad establecida para el reporte al municipio, la información de su población afiliada directamente al departamento respectivo, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar tal circunstancia al responsable del manejo de la información en el departamento.

Parágrafo 3º. Las fuerzas armadas se encuentran exceptuadas de la remisión de este tipo de información.

Artículo  3º. Modifícase el artículo 5º de la Resolución número 890 de 2002, el cual quedará así:

"Artículo 5º. Responsabilidades en el cruce de bases de datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las EPS, ARS y EOC, para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces y validaciones entre los afiliados incluidos en su base de datos.

El Administrador Fiduciario del Fosyga actualizará la base de datos única de afiliados con las novedades reportadas, ejercerá control total sobre la información y efectuará los cruces que considere necesarios, con base en los datos de los afiliados, garantizando que en el respectivo cruce el afiliado exista una y solo una vez, teniendo especial cuidado en el caso del mismo afiliado con diferente tipo o número de documento de identidad.

La Base de Datos Unica de Afiliados constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud así como para el flujo de recursos, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes".

Artículo  4º. Modifícase el artículo 7º de la Resolución número 890 de 2002, el cual quedará así:

"Artículo 7º. Identificación de los afiliados. La identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será el número único de identificación personal NUIP o la cédula de ciudadanía para los mayores de edad o la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años o el registro civil para los menores de 7 años; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte.

Para las poblaciones especiales definidas en el Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al Régimen Subsidiado que no posean los documentos de identidad previstos en el presente artículo, se tendrá en cuenta el tipo de documento y composición del número de identificación contenido en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Para el reporte de los datos de identificación se deberá consultar la primera parte del Anexo Técnico de que trata la presente resolución.

Parágrafo. Para el régimen subsidiado, los recién nacidos y la población infantil menor de 5 años, prioritaria según lo establecido en el parágrafo del artículo 7º del Acuerdo 244 de 2003, podrá afiliarse sin su grupo familiar; reportándolo para la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, individualmente como un cabeza de familia".

Artículo  5º. Modifícase el artículo 10 de la Resolución número 890 de 2002, el cual quedará así:

"Artículo 10. Reserva en el manejo de los datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del Fosyga, los departamentos, distritos, municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán observar la reserva con que debe manejarse y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos de la presente disposición dentro de sus respectivas competencias, conforme lo establece la Resolución 816 de 2004 y demás normas que la modifiquen o adicionen".

Artículo 6º. Validación proceso de compensación. El proceso de giro y compensación que debe realizarse en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 2280 de 2004, se validará por el administrador fiduciario del Fosyga contra la Base de Datos Unica de Afiliados actualizada a la fecha de cada proceso.

Artículo 7º. Especificaciones técnicas. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social actualizará el Anexo Técnico, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones al mismo.

Artículo  8º. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, modifica los artículos 3º, 4º, 5º, 7º y 10 de la Resolución número 890 de 2002; deroga los artículos 12 y 13 de la Resolución número 890 de 2002, 4 de la Resolución número 1375 de 2002 y las disposiciones que le sean contrarias.

El presente anexo técnico está dividido en cuatro (4) partes. La primera contiene aclaraciones para el envío a la Base de Datos Unica de Afiliados de las Identificaciones. La segunda parte la estructura y especificaciones de los archivos de control, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga las entidades obligadas a su reporte. La tercera parte contiene el glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de asegurados, contratos y Aportantes. La cuarta parte contiene las especificaciones tecnológicas para la remisión de la información.

I. Reporte de identificaciones

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Unica de Afiliados las siguientes tablas:

TABLA A

TIPOS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL

El tipo de documento MS lo pueden utilizar el Régimen Contributivo, el Régimen de Excepción, medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, para el afiliado menor de edad recién nacido vivo con edad menor o igual a 30 días.

Si el afiliado indígena está identificado con: Número único de identificación o cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento estos son los datos que se deben reportar a la Base de Datos Unica como identificación del afiliado, de lo contrario debe utilizar la codificación de la tabla A. TIPOS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se tendrá en cuenta la siguiente tabla para su registro en la BDUA:

TABLA B

TIPOS DE IDENTIFICACIONES

Ningún número de identificación sobrepasa la longitud máxima requerida por este anexo técnico, solo para el caso del menor sin identificar se permite el uso de la longitud máxima para este campo.

Para los efectos previstos en el presente anexo técnico, se entiende como recién nacido al menor nacido vivo con una edad menor o igual a treinta (30) días.

II. Estructura y especificaciones de los archivos de control, maestros y de novedades

1. Datos que las entidades deben suministrar al administrador fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados

Las Entidades deberán enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga, los archivos de control y archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen.

TABLA 1

SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

TABLA 2

NOMBRES DE ARCHIVOS DE CONTROL Y DE DATOS

TABLA 3

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE CONTROL

2. Diseño de los archivos maestro de datos

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada unos de los regímenes: Contributivo, Subsidiado, excepción y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral II Glosario de Campos de este anexo técnico.

2.1 Régimen contributivo

Aplica para las EPS, EOC.

TABLA 4

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN CONTRIBUTIVO

Si un afiliado tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar un registro por cada uno de los Aportantes, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados.

Si un cotizante es independiente él mismo es su propio aportante, por lo tanto se reporta su información de identificación en el maestro de afiliados y se envía el registro en el archivo maestro de aportantes.

TABLA 5

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES

2.2 Régimen subsidiado

Aplica para las entidades administradoras de Régimen Subsidiado, entidades locales y departamentales de salud que consolidan la información de afiliados.

TABLA 6

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN SUBSIDIADO

TABLA 7

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE CONTRATOS

2.3 Régimen de excepcion

Aplica para Ecopetrol, el Fondo Prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.

TABLA 8

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL RÉGIMEN DE EXCEPCION

Para este régimen se debe reportar el Archivo de Aportantes conforme a la estructura definida en la Tabla 5 "Estructura del archivo maestro de aportantes".

2.4 Medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud

TABLA 9

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A MEDICINA PREPAGADA O DE SEGUROS DE SALUD

3. Estructura de los archivos de novedades

Aplica para todos los regímenes, contributivo, subsidiado, exceptuados, medicina prepagada y seguros de salud.

Tipos de archivos de novedades

3.1 Novedades de ingreso

Se entiende por Ingreso la información de afiliación que por primera vez se ingresa a la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, o la que se reporta para la movilidad entre regímenes previo cumplimiento de requisitos. Para este caso se debe reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro para el régimen que aplique.

Las entidades deben reportar las novedades de ingreso utilizando el diseño y nombres de los archivos Maestros de Afiliados o de Aportantes según régimen.

3.2 Novedades de actualización de datos y de modificación, retiro, movilidad, suspensión, interrupción y desafiliación

Las Entidades deben mantener actualizada la información mediante el reporte de novedades, identificando el tipo y fecha de la novedad y conservando la información histórica.

3.2.1 Novedades directas

Estas novedades se realizan cuando se actualizarán los campos: sexo, grupo poblacional, fecha de afiliación al sistema y/o fecha de afiliación a la entidad. Utilizando en el archivo maestro de novedades en el campo "Código de novedad" se utiliza el "Código de Campo" del dato a cambiar, de la siguiente tabla:

TABLA 10

CAMPOS DE NOVEDADES DIRECTAS

3.2.2 Novedades de actualización

Las entidades obligadas deben enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga como novedades, las modificaciones a los datos reportados en los archivos maestro de afiliados de las Tablas 4, 6, 8 y 9 de acuerdo con los códigos de la Tabla 12. "Códigos de novedades", en la estructura de la Tabla 11. "Estructura del archivo de novedades".

Cuando la novedad de actualización afecte más de un campo en el registro del afiliado o asegurado, se debe tener en cuenta el orden de las variables a actualizar según el código de novedad contenido en la Tabla 12. "Códigos de novedades" además, del régimen al que aplica.

TABLA 11

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES

TABLA 12

CODIGOS DE NOVEDADES

Estos códigos prevalecen sobre las novedades directas. Se deben diligenciar todos los campos a actualizar, así, solo uno de ellos cambie.

Cuando un afiliado presente en un mismo período más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Para el Régimen Subsidiado los afiliados correspondientes a contratos suscritos en la modalidad de continuidad, se deben actualizar con la novedad N15 de traslado entre ARS o de actualización de número y fecha de inicio del contrato, cuando se cambia de vigencia.

III. Glosario de campos

Son los datos que las entidades, deben mantener en su sistema de información, independiente de los demás previstos en los formularios de afiliación y de todos los necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a los afiliados, así como para atender los requerimientos especiales de la Superintendencia Nacional de Salud para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.

Para los nombres y apellidos compuestos se tomará como primer nombre será el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos.

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA.

En la columna CODIGO se registra consecutivo asignado a cada variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripción de la variable, en la columna LONGITUD el tamaño máximo que puede tomar la variable, en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en REGIMEN se indica a qué régimen es aplicable.

TABLA 12

GLOSARIO DE CAMPOS

IV. Especificaciones tecnológicas para la remisión de información

1. Medios

La información debe presentarse en medio magnético o electrónico. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:

a) CD-ROM, de 74 minutos, 650 Megabytes o superior;

b) Disquete ZIP, 120 MB o superior;

c) Transferencia Electrónica.

2. Características de formato

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt;

b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (dd/mm/aaaa) incluido el carácter slash (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación; por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nomb res;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal `O¿ la cual es un carácter diferente de cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro;

l) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético;

m) Para optimizar el proceso de envío de los archivos se pueden comprimir con formato ZIP.

(C. F.)