RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que conforme al artículo 8° de la Ley 10 de 1990, al Ministerio de Salud (hoy Ministerio de la Protección Social) le corresponde formular las políticas y dictar todas las normas científico-administrativas, de obligatorio cumplimiento por las entidades que integran el Sistema General de Seguridad Social en Salud;

Que la Ley 100 de 1993, en su artículo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de la Protección Social para dictar las normas científicas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud;

Que la Historia Clínica es un documento de vital importancia para la adecuada prestación de los servicios de atención en salud y para el desarrollo científico;

Que el Legislador mediante la Ley 791 de 2002, redujo los términos de prescripción veintenarios previstos en las normas comunes y que, como consecuencia, resulta necesario ajustar los términos de retención y conservación de las historias clínicas establecido en el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999;

Que igualmente, es necesario ajustar el procedimiento previsto en el parágrafo 3° del artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999, aplicable a la destrucción de las historias clínicas por parte de los Liquidadores de las instituciones pertenecientes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, que están sometidas a proceso de disolución y liquidación por orden de la autoridad competente, con el fin de trámites administrativos innecesarios y costosos, que en virtud de circunstancias de hecho y de derecho en la actualidad conservan historias clínicas,

Artículo  1°. Modificar el parágrafo tercero del artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará así:

"Parágrafo 3°. En caso de liquidación de una entidad perteneciente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, responsable de la custodia y conservación de las historias clínicas, esta entidad deberá entregar al usuario o a su representante legal la correspondiente historia clínica, para lo cual publicará como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional con un intervalo de ocho (8) días, en el cual se indicará el plazo y las condiciones para que los usuarios retiren sus historias clínicas, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses, contado, a partir de la publicación del último aviso.

Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa levantará un acta con los datos de quienes no recogieron dichos documentos, y procederá a destruir las historias clínicas no reclamadas en las cuales la última atención o tratamiento se hubiere practicado en un término igual o superior a los diez (10) años anteriores, contados en la fecha en la que se cumpla el plazo previsto en el inciso anterior.

Para adelantar la destrucción se levantará un acta, que será firmada por el responsable del archivo de las historias clínicas y el Revisor Fiscal o Contralor del proceso, según el caso, en la cual se identificarán los documentos que serán destruidos, señalando expresamente que la fecha de la última atención se ajusta a lo establecido en el inciso anterior, documento que será remitido a la Dirección Seccional, Distrital o Local de Salud competente y a la Superintendencia Nacional de Salud, entidades que la conservarán, con el fin de informar al usuario o a la autoridad que lo solicite, el destino de la historia clínica.

Las historias clínicas no reclamadas, cuya última atención se hubiere practicado en un plazo inferior a los diez (10) años señalados en el inciso segundo de este parágrafo, serán remitidas a la última Entidad Promotora de Salud en la cual se encuentre afiliado el usuario".

Artículo  2°. Modificar el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará de la siguiente manera:

"Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en e l archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central.

Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse".

Artículo 3°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente las normas señaladas.