RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 023 DE 2005

Que el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia consagra que el control fiscal es una función pública, que se ejercerá en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley, para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos.

Que el artículo 272 de la Constitución Política de Colombia señala que «la vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva». El mismo artículo especifica que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268.

Que de conformidad con lo previsto en los artículos 268 y 272 de la Carta Superior, en concordancia con los artículos 109 del Decreto Ley 1421 de 1993 y 32 del Acuerdo 24 de 2001, el Contralor de Bogotá, D.C., está facultado para prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas de los sujetos pasivos de vigilancia de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá.

Que el artículo 3 del Acuerdo 24 de 2001, establece como objetivo de la Contraloría de Bogotá, D.C., ejercer en representación de la comunidad la vigilancia de la gestión fiscal de la administración del Distrito Capital y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Distrito; evaluar los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Sector Público Distrital, en la correcta, eficiente, económica, eficaz y equitativa administración del patrimonio público.

Que el artículo 32 numeral 8 del Acuerdo 24 de 2001, establece «Realizar cualquier examen de auditoría, incluido el de los equipos de cómputo o procesamiento electrónico de datos, respecto del cual podrá determinar la confiabilidad y suficiencia de los controles establecidos, examinar las condiciones del procesamiento y el adecuado diseño del soporte lógico".

Que el artículo 32 numeral 4 del Acuerdo 24 de 2001 determina como función y atribución lo siguiente: «Exigir informes sobre su Gestión Fiscal  a la Administración y demás entidades distritales, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Distrito y los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital".

Que el Acuerdo 119 de 2004, Plan de Desarrollo, "Bogotá Sin Indiferencia un Compromiso Social contra la Pobreza y la Exclusión" en el Título IV, Capítulo I, consagra el Objetivo Gestión Pública Humana, en su artículo 22, numerales 6 y 7, Políticas para una Gestión Pública Humana determinan respectivamente: "La comunicación será el fundamento para la participación y el fortalecimiento de la institucionalidad y la legitimidad de la Administración" y "La información disponible, suficiente y veraz será un soporte fundamental para la toma de decisiones, la rendición de cuentas y el control social."

Que el Plan de Desarrollo "Bogotá Sin Indiferencia un Compromiso Social contra la Pobreza y la Exclusión" en su artículo 23 determina las estrategias para una gestión pública humana y en sus numerales 5, 6 y 7 establece:

5.- Desarrollo del Sistema Distrital de Información Integral.

6.- Promoción de la comunicación como base de la participación ciudadana y el fortalecimiento institucional.

7.- Desarrollo y aplicación de metodologías y herramientas que fortalezcan la rendición de cuentas, el control social, el seguimiento y evaluación para garantizar una gestión pública proba, efectiva y transparente.

Que en el artículo 24 del Plan de Desarrollo "Bogotá Sin Indiferencia un Compromiso Social contra la Pobreza y la Exclusión" se determinan los programas de Gestión Pública Humana, dentro de los cuales en su numeral 5º consagra: "Sistema Distrital de Información. Desarrollará de manera integral los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable."

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 052 el 8 de Noviembre de 2001, «Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la Información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.»

Que el Artículo 28 de la Resolución 52 de noviembre 8 de 2001, determinó: «La Contraloría de Bogotá, D.C.  podrá solicitar en cualquier tiempo a las entidades publicas del orden Distrital o particulares que administren, manejen  e inviertan  fondos,  bienes y/o  recursos públicos, cualquier otra información diferente a la que se refiere la presente Resolución que se requiera para el cumplimiento de la misión del Organismo de Vigilancia y Control Fiscal.»

Que la Resolución Reglamentaria No. 005 de febrero 7 de 2005, modificó los anexos 9 «Sistema de Información Contractual (SIC) por Entidad» y 10 «Reporte de Contratos Liquidados por Entidad» con sus respectivos instructivos, los cuales de acuerdo con los nuevos procedimientos de control fiscal implementados en la Contraloría de Bogotá D.C., de los cuales los anexos 9A, 9B y 10 requieren ser eliminados a fin de mejorar la eficiencia en el ejercicio del Control Fiscal.

Que la Resolución Reglamentaria No. 024 de 2004, establece la presentación de información a la Contraloría de Bogotá D.C., y específicamente lo relacionado con la información contractual, contemplado en el numeral 11 del artículo 12, los numerales 12 y 13 del artículo 13 y el numeral 4 del artículo 15, los cuales es necesario modificar para ajustarlos a los nuevos formatos que contemplan el Sistema de Información Contractual de las Entidades sujetos de control.

Que la Resolución Reglamentaria 032 de 2003 expide el reglamento para la vigilancia de la Gestión Fiscal en las Curadurías Urbanas, y específicamente el artículo noveno establece el Anexo No. 2 para rendir semestralmente la información de contratos suscritos, el cual es necesario modificar para ajustarlo a los nuevos formatos que contemplan el Sistema de Información Contractual de las Entidades sujetos de control.

Que el plan estratégico de la Contraloría de Bogotá, 2004-2007 dentro de sus objetivos contempla en el numeral 3º el de: "Afianzar una cultura de alto rendimiento, compromiso institucional y de mejora continua" e igualmente tiene como estrategia en el numeral 3.1. "Actualizar la plataforma tecnológica para incrementar la eficiencia en los sistemas de información y comunicación."

Que es necesario modificar y reglamentar el Sistema de Información Contractual de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá contemplado en las Resoluciones 052 de 2001, 003 de 2002, 032 de 2003, 024 de 2004 y 005 de 2005, de tal forma que el mecanismo previsto para alimentarlo garantice la integridad de la información, de manera segura, confiable y eficiente para el ejercicio del control fiscal.

Que para el eficiente ejercicio del control fiscal es necesario contar con información histórica contractual de por lo menos un lustro para efectos de comparación y análisis.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

ARTÍCULO PRIMERO.- Objetivo: Todos los sujetos de Control de la Contraloría de Bogotá D.C. deberán hacer entrega de la información contractual de las vigencias de 2001 a 2005, en archivos planos, de acuerdo con el instructivo anexo, el cual hará parte integral de la presente resolución.

PARAGRAFO: Las Curadurías Urbanas deberán hacer entrega de la información contractual ejecutada desde la fecha de vinculación de los actuales curadores.

Ver la Resolución de la Contraloría Distrital 32 de 2005

ARTÍCULO SEGUNDO.- Entrega del Instructivo: La Contraloría de Bogotá D.C. previa citación por parte de las Direcciones Técnicas Sectoriales de Fiscalización, dará explicación del instructivo al que se refiere el Artículo Primero de la presente resolución a dos delegados del representante legal de cada sujeto de control, uno de los cuales deberá ser el responsable del área de informática, o quién haga sus veces, en reuniones programadas, según lo previsto en el cronograma señalado en el Artículo Quinto de la presente Resolución. La designación de los funcionarios a que se refiere este artículo, deberá realizarse mediante comunicación escrita.

PARAGRAFO: Al final de cada reunión, la Contraloría expedirá a los delegados del sujeto de control un certificado de asistencia. La no asistencia injustificada a la citación programada acarreará las sanciones contempladas en los artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993 y demás normas complementarias.

ARTÍCULO TERCERO.- Forma de rendir la información: Los sujetos de control deberán diligenciar la información contractual requerida de acuerdo con el instructivo anexo.

ARTÍCULO CUARTO.- Recepción y validación de la información: Cada sujeto de control deberá entregar personalmente, por intermedio de los delegados a los que se refiere el Artículo Segundo de la presente resolución, la información contractual requerida en medio magnético en archivos planos en la Dirección de Informática de la Contraloría de Bogotá, de acuerdo con lo previsto en el artículo tercero de la presente resolución, con el fin que ésta sea validada en su formato e integridad según el siguiente procedimiento:

1. Revisión Formato: Consiste en ejecutar un programa que verifique campo a campo en cada archivo plano, que el tipo de dato coincida con el definido en el instructivo anexo a la presente resolución.

Si la información presentada cumple con lo requerido en cuanto a formato, se continuará con la Revisión de Integridad.

De lo contrario, se entregará a los delegados del sujeto de control una relación de los errores o inconsistencias encontrados, para que se corrijan. La Dirección de Informática determinará el día y hora para la entrega de los archivos planos corregidos dentro de los cuatro (4) días siguientes a esta revisión.

2. Revisión Integridad: Consiste en ejecutar un programa validador que garantice la integridad de los datos dentro del mismo registro. Es decir, se revisará, que en los archivos planos el sujeto de control haya diligenciado los campos obligatorios y los relacionados con los mismos.

Si la información presentada cumple con lo requerido en cuanto a integridad, se da por terminado el proceso de validación.

De lo contrario, se les entregará a los delegados del sujeto de control relación de los errores encontrados, con el fin que se corrijan. La Dirección de Informática programará cita para la entrega de los archivos planos corregidos dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a esta revisión.

En consecuencia, por cada revisión solo se tendrá una única oportunidad de corrección.

PARAGRAFO PRIMERO: Certificado de Conformidad. La Dirección de Informática expedirá a cada sujeto de control un certificado de conformidad, según el modelo anexo a la presente resolución, una vez la información que éste presente cumpla los dos procedimientos de verificación señalados en el presente artículo.

PARAGRAFO SEGUNDO: Responsabilidad Autenticidad Información: Con la entrega de la información contractual el sujeto de control certifica a la Contraloría de Bogotá D.C. que los datos contenidos son precisos, correctos, veraces y completos. Por lo tanto, el Representante Legal del sujeto de control será responsable ante la Contraloría por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiera lugar.

ARTÍCULO QUINTO.- Cronograma:  Modificado por el art. 1, Resolución Contraloría Distrital 32 de 2005. Las fechas previstas para la reunión de explicación de los instructivos a los sujetos de control y de recepción de la información contractual en la Contraloría de Bogotá son las siguientes:

PARAGRAFO: En el caso de las Unidades Ejecutivas Locales -U.E.L. a quien corresponde rendir la información contractual solicitada en la presente resolución, es al representante legal de las entidades en donde exista cada una de ellas.

Para el caso de la demás contratación a cargo de los Fondos de Desarrollo Local, la información contractual solicitada en la presente resolución, la rendirá el respectivo representante legal.

ARTÍCULO SEXTO.- Información Contractual vigencia 2005:  Modificado por el art. 2, Resolución Contraloría Distrital 32 de 2005. La información contractual de la vigencia 2005 y las novedades a esta vigencia, deberán ser rendidas por todos los sujetos de control de acuerdo con el instructivo anexo a la presente resolución y según el cronograma establecido en este artículo.

ARTÍCULO SEPTIMO.- Contratos en Ejecución: En todo caso en aquellos contratos que se encuentren en ejecución, todos los sujetos deben actualizar la información, de acuerdo con el instructivo anexo a la presente resolución, en cada reporte establecido en los artículos quinto y sexto hasta tanto se liquide el contrato.

ARTÍCULO OCTAVO.- Entrega a las Direcciones Sectoriales: La Dirección de Informática trasladará a las respectivas Direcciones Sectoriales la información entregada por los sujetos de control una vez garantice que cumple con lo previsto en la presente Resolución en cuanto a formato e integridad.

ARTÍCULO NOVENO.- Sanciones: El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones contempladas en la presente Resolución acarreará las sanciones contempladas en los artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993 y demás normas complementarias.

ARTÍCULO DECIMO.- Modificaciones: La presente Resolución modifica las siguientes disposiciones toda vez que la información contractual deberá suministrarse en la forma contemplada en el artículo tercero de la presente Resolución: los numerales 1, 2 y 3 del anexo 3 contemplado en el numeral 11 del artículo 12 de la Resolución 024 de 2003, los numerales 12 y 13 del artículo 13 la resolución 024 de 2003, el numeral 4 del artículo 15 de la resolución 024 de 2003 y el numeral 2 de la información SEMESTRAL a la que se refiere el artículo 9 de la resolución 032 de 2004, los cuales se reemplazan por los formatos que hacen parte de la presente resolución.

ARTÍCULO ONCE.-  Derogatorias: La presente Resolución deroga las siguientes disposiciones toda vez que la información contractual deberá suministrarse en la forma contemplada en el artículo tercero de la presente Resolución: los artículos segundo y tercero de Resolución 005 de febrero 7 de 2005 y en consecuencia la eliminación los anexos 9A, 9B y 10 de dicha resolución, al igual que el anexo No. 9 contemplado en la resolución No.052 de Noviembre 8 de 2001.

ARTÍCULO DOCE.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

La información solicitada se divide en dos aspectos Nómina y Contratación.

La información sobre la nomina deberá rendirse solo para la primera fecha de rendicion prevista en la resolucion y con corte a junio 30 de 2005 y consta del diligenciamiento de las siguientes hojas electrónicas:

1.1. Anexo 1 (Relación de Funcionarios): En este formato debe diligenciar los datos de todos los funcionarios tanto de Libre Nombramiento como de Carrera Administrativa, adscritos a la entidad.

1.2. Anexo 2 (Información del Recurso Humano): Contiene la información referente a las asignaciones salariales y prestaciones sociales de cada uno de los cargos y debe ser diligenciado según el instructivo contenido en el mismo libro.

La información sobre la contratación consta del diligenciamiento de los siguientes cuatro archivos:

2.1.1 Contratación: Este archivo plano debe contener la información de convenios, contratos y órdenes. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el ANEXO 3 (parametros archivo contratación).

2.1.2 Novedades: Este archivo plano contiene los rubros presupuestales afectados por cada uno de los contratos reportados en el archivo de contratación y las novedades generadas para los contratos ya reportados como cambios en los interventores o el número de personas contratadas. Debe presentarse 1 registro por línea y respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y longitud indicados en los ANEXO 4 (parámetros archivo novedades). Los números que preceden los nombres de los campos corresponden al código de novedad para el que estos son obligatorios, para cada código se analizara únicamente el campo correspondiente, por esto cada novedad se debe reportar en un registro independiente.

El instuctivo de parámetros del archivo novedades tiene cuatro categorías de registros diferenciados por el color de sombreado a saber:

* Identificadores de registro: En estos campos debe diligenciar los datos del contrato que desea actualizar, el contrato debe haber sido reportado previamente en el archivo contratación y los datos identificadores deben coincidir exactamente con el registro a modificar.

* Ejecución Presupuestal: Los campos de ejecución presupuestal contienen la información correspondiente a los registros presupuestales que amparan la ejecución del contrato. Cada contrato, adición o adición-prorroga reportado debe tener por lo menos un registro relacionado de este tipo para que sea un registro valido.

* Múltiples Actualizaciones: Los campos identificados con este color son aquellos que permiten múltiples actualizaciones durante la vida del contrato como por ejemplo la información de los interventores, el domicilio del contratista ó el número de personas subcontratadas.

* Actualizables 1 sola vez: Corresponden a los campos que por su naturaleza luego de ser reportados 1 vez no permiten actualizaciones posteriores. Este es el caso de la fechas de inicio, terminación y liquidación entre otros.

Es importante tener en cuenta que los campos AVANCE_DESEMBOLSO, AVANCE_EJECUCION y ESTADO_CONTRATO son obligatorios para todos los registros, además, cada cambio de estado del contrato tiene unas condiciones estipuladas en la columna observaciones del archivo de parámetros de novedades. LUEGO DE REPORTADO EL ESTADO DE LIQUIDADO EL CONTRATO NO ADMITIRA MAS ACTUALIZACIONES.

2.1.3 Dependencias Facultadas para Contratar: Esta hoja electrónica contiene la relación de las dependencias facultadas para contratar. Debe respetar el modelo del archivo ANEXO 5 Dependencias Facultadas para Contratar.

Los archivos planos deben ser presentados en uno de los siguientes formatos:

1. Hoja de Calculo Excel

2. Archivo Plano CSV (extensión .csv separado por punto y coma (;), sin calificador de texto y con los nombres de las columnas en la primera fila según la estructura)

¿ En los archivos debe presentarse 1 registro por línea.

¿ Los campos ID, ID_INT_INTERNO y ID_INT_EXTERNO y los demás de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios y en caso de ser un NIT no debe incluir el digito de verificación.

¿ Los campos tipo FECHA deben expresarse como DD/MM/AAAA, es decir, día y mes de dos dígitos, y año de 4 dígitos, separados por el símbolo "/".

¿ Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ¿, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&.

¿ En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

¿ LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGUN VALOR

¿ En el caso del campo TIPOLOGIA para ver la tabla de códigos siga el hipervínculo de la columna observaciones.

¿ El código registrado en el campo UNIDAD_PLAZO para el registro principal, deberá ser respetado en los registros de todas sus modificaciones (Adiciones, Prorrogas o Adición-Prorroga), de tal manera que los tiempos de ejecución se expresen en las mismas unidades ej:

Si el contrato 4252 tuvo un plazo de ejecución inicial de 11 meses se debe registrar de la siguiente forma: