RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Ver la Guía Unificada del Proceso de Responsabilidad Fiscal de la C.G.R.

Presentación

El diseño constitucional que presenta a Colombia como un Estado Social de Derecho, implica que el gobernante, para el ejercicio del poder, ha de someterse a las normas legales preexistentes y reguladoras de las funciones públicas respectivas, cuyo respeto y acatamiento frente al propio Estado y a sus ciudadanos requieren de distintos controles que garanticen el sometimiento a la legalidad e impidan el desbordamiento en el actuar de los órganos estatales. Pues bien, entre aquellos mecanismos de control pueden relacionarse el control sobre la hacienda pública, el control de la legalidad, el control constitucional, el control político, el control administrativo y el control fiscal, cada uno ejercido por la autoridad competente, en los términos que la Constitución y la ley han señalado.

El control fiscal es de incuestionable importancia para el buen funcionamiento y desarrollo del Estado colombiano, entendido por el constituyente como una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigilará la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación (Constitución Política, artículo 267).

Enterado y buen conocedor de la trascendencia jurídica y social que el control fiscal tiene para Colombia, el autor del presente manual instructivo, el doctor Javier Martínez García, quien trabajó como Director de Jurisdicción Coactiva y actualmente se desempeña como Asesor de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, dueño de una suficiente experiencia en el manejo práctico de los distintos temas de control fiscal, adquirida en su condición de funcionario de la Contraloría General de la República, basada y complementada con una rígida disciplina intelectual en torno de esta materia, con la colaboración de los doctores Claudia Patricia Molano Vargas y Esteban José Cuello Campo, Directores de la Jurisdicción Coactiva en esta administración y del equipo de funcionarios de dicha Dirección, ha tenido a bien encargarme de la elaboración de la presentación del mismo, encomienda que con verdadera complacencia y dentro de mis propias limitaciones procuro en este corto escrito satisfacer.

La actualización de esta nueva obra, de la primera edición Jurisdicción Coactiva en las Contralorías-Instructivo para ejecutores del proceso coactivo está integrada por diez capítulos. A lo largo del manual instructivo, el autor hace referencia a materias diversas e importantes para el contexto mismo de nuestro trabajo. En el primer capítulo destaca la naturaleza jurídica y el marco legal de los procesos de jurisdicción coactiva en la Contraloría General de la República, incluyendo la reforma al Código de Procedimiento Civil, Ley 794 del 8 de enero de 2003, norma que agiliza el proceso ejecutivo, destacándose la eliminación del recurso de apelación del mandamiento de pago, sin embargo la norma dispone que si por vía de reposición se revoca esta providencia, situación que puede presentarse en la jurisdicción coactiva, en este caso procede el recurso de apelación en el efecto diferido; igualmente, se suprime el grado de consulta que se aplicaba cuando el proceso fuera adverso a quien estuvo representado por curador ad litem.

En el segundo capítulo se examina el trámite del proceso de jurisdicción coactiva, resaltando que el proceso ejecutivo de mínima cuantía se tramitará, en única instancia, bajo las reglas establecidas para los procesos ejecutivos de mayor y menor cuantía. Además, se aclara con la eliminación del artículo 316 del CPC, en cuanto a la notificación por comisionado, que debe aplicarse la modificación que introdujo el artículo 29 de la Ley 794 de 2003, en la que se establece, que si la comunicación debe ser entregada en municipio distinto al de la sede del juzgado, el término para comparecer es de diez (10) días, no obstante por la especialidad del artículo 564 del CPC, por encontrarse dentro del Capítulo VIII de este código: Ejecución para el cobro de deudas fiscales, debe entenderse que el término para comparecer es de quince (15) días, en razón a que las normas del citado capítulo no fueron reformados.

En el tercer capítulo se analiza el desarrollo del proceso, haciendo especial énfasis al título ejecutivo, el mandamiento de pago y la liquidación del crédito, apoyado en actuales y valederos criterios doctrinarios y jurisprudenciales.

En el cuarto capítulo, continuando con el aspecto procesal de su estudio, el autor, indica las acciones para amparar el pago del daño patrimonial, medidas cautelares y dictamen pericial, temas todos respecto de los cuales consigna serios criterios interpretativos y oportunos comentarios que le facilitarán al lector una mejor comprensión de los mismos.

Continuando con ese orden de ideas, en capítulo aparte hace referencia, en una primera parte a la pérdida de fuerza ejecutoria, citando el concepto del Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil, emitido el 8 de marzo de 2004, en el cual se establece, que en la jurisdicción coactiva, el funcionario competente, no sólo puede sino debe decretar de oficio el archivo de los procesos de cobro, en los cuales aparezca evidentemente la pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos, que dieron origen a aquellos, todo sin perjuicio de la eventual responsabilidad disciplinaria que pueda deducirse por el acaecimiento de la prescripción. En segundo lugar, estudia la interrupción de la prescripción de la acción fiscal, citando jurisprudencia del tribunal Contencioso de Cundinamarca del año 2002, en la que se recoge la forma en que se debe interpretar el artículo 90 del CPC, en el proceso de jurisdicción coactiva.

En otro tema, señala los acuerdos de pago, como una forma de suspender el proceso jurisdicción coactiva. Posteriormente, el autor nos conduce a los temas de los títulos de depósitos judiciales; de los auxiliares de la justicia para los procesos de jurisdicción coactiva y los libros que se pueden abrir para el control del proceso de jurisdicción coactiva, estudiando y analizando los elementos de cada tema, resaltándose su importancia dentro del proceso de jurisdicción coactiva.

El doctor Javier Martínez culmina su reconocido trabajo , con unos formatos para el trámite de los procesos de cobro coactivo, cuya claridad pedagógica entrega una amplia visión del proceso coactivo. Para facilitar su entendimiento y agilizar el acceso a los temas anteriormente expuestos, el autor nos presenta, modelos prácticos, donde con facilidad el lector encuentra información concreta y rápida sobre los puntos analizados.

Del ágil y superficial recorrido efectuado sobre el contexto de la obra, se deduce que podemos observar que el trabajo presentado es la culminación de un lento proceso de sedimentación de ideas y de conocimientos, orientados por la seriedad y madurez jurídica e intelectual del autor, quien con su manual instructivo sin duda alguna hace un admirable aporte a la no muy abundante literatura jurídico - fiscal de nuestro país.

El doctor Javier Martínez, merece nuestro especial reconocimiento y con los mejores augurios, agradecemos la oportunidad que para expresarlo nos ha brindado.

Los procesos de jurisdicción coactiva en la Contraloría General de la República son de naturaleza administrativa, para los créditos fiscales que nacen de los alcances líquidos contenidos en los títulos ejecutivos a que se refiere el artículo 92 de la Ley 42 de 1993.

Así lo definió el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, Expediente No. 4071 en Recurso de Apelación contra el Auto del 6 de junio de 1996, proferido por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca; actora: La Previsora S.A. Compañía de Seguros; Consejero Ponente: Dr. Rafael Ariza Muñoz; pronunciamiento del 23 de enero de 1997, argumentando lo siguiente:

Consideraciones de la Sala (...) prescriben los artículos 90, 92 y 94 de la Ley 42 de 1993:

Artículo 90. Para cobrar los créditos fiscales que nacen de los alcances líquidos contenidos en los títulos ejecutivos a que se refiere la presente ley, se seguirá el proceso de jurisdicción coactiva señalado en el Código de Procedimiento Civil, salvo los aspectos especiales que aquí se regulan.

Artículo 92. Prestan mérito ejecutivo:

Los fallos con responsabilidad fiscal contenidos en providencias, debidamente ejecutoriados.

Las resoluciones ejecutoriadas expedidas por las contralorías, que impongan multas una vez transcurrido el término concedido en ellas para su pago.

Las pólizas de seguros y demás garantías a favor de las entidades públicas que se integren a fallos con responsabilidad fiscal.

Artículo 94. Sólo serán demandables ante la jurisdicción Contencioso Administrativa las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan la ejecución (...)

De los preceptos legales antes transcritos se infiere que si bien es cierto que los procesos para hacer efectivos los créditos fiscales por la Contraloría General de la República están sujetos al trámite señalado en el Código de Procedimiento Civil para el proceso de jurisdicción coactiva, también lo es que las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan seguir adelante la ejecución tienen la connotación de actos administrativos y, por ello, son susceptibles de enjuiciamiento ante esta jurisdicción, lo cual permite concluir que, en general, los procedimientos coactivos que adelanta la Contraloría General de la República tienen también esa naturaleza (...)

Los procesos de jurisdicción coactiva que adelanta la CGR se apoyan en mandatos de la Constitución Nacional, leyes, decretos y resoluciones orgánicas, a saber:

El numeral 5 del artículo 268 de la Constitución Nacional le dio facultades al señor Contralor General de la República, teniendo, entre otras, las siguientes atribuciones: Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma....

El artículo 112 de la Ley 6 de 1992 otorgó facultades a la Contraloría General de la República, entre otras entidades, para ejercer la jurisdicción coactiva y hacer efectivos los créditos a su favor, en los siguientes términos:

De conformidad con los artículos 68 y 79 del Código Contencioso Administrativo, las entidades públicas del orden nacional tales como ministerios, departamentos administrativos, organismos adscritos y vinculados, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Registraduría Nacional del Estado Civil, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivos los créditos exigibles a favor de las mencionadas entidades y de la Nación. (...)

Los artículos 90 al 98 de la Ley 42 de 1993 establecen el trámite especial para el cobro coactivo, procedimiento que se iniciará, entre otros, con fundamento en las resultas del proceso de responsabilidad fiscal a que se refiere la Ley 610 de 2000.

El artículo 90 de la Ley 42 de 1993 estableció que para cobrar los créditos fiscales que nacen de los alcances líquidos contenidos en los títulos ejecutivos a que se refiere la presente Ley, se seguirá el proceso de jurisdicción coactiva señalado en el Código de Procedimiento Civil, salvo los aspectos especiales que allí se regulan.

La Ley 610 del 15 de agosto de 2000, en especial el parágrafo del artículo 12 que se refiere a la prohibición de levantar las medidas cautelares hasta tanto no se preste garantía bancaria o de compañía de seguros, por el valor adeudado más los intereses moratorios, en caso de existir demanda ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa; los artículos 56 y 58 que se refieren a la ejecutoriedad y el mérito ejecutivo de los fallos con responsabilidad fiscal.

La Ley 794 de 8 de enero de 2003 reformó el proceso ejecutivo regulado en el Código de Procedimiento Civil y como tal es fuente para nutrir el proceso de jurisdicción coactiva.

El Decreto Ley 0267 del 22 febrero de 2000, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, en sus artículos 58 y 61, le otorga facultades para adelantar los procesos de jurisdicción coactiva al Contralor General de la República; a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva; a la Dirección de Jurisdicción Coactiva y a los Grupos de Jurisdicción Coactiva del nivel desconcentrado.

Existe un capítulo especial en el Código de Procedimiento Civil para ejecuciones de deudas fiscales, capítulo VIII, artículos 561 al 568, al que se debe acudir en lo no reglado en las normas especiales que regulan la materia.

El Decreto Ley 1713 de 1960, en su artículo 10, faculta al Contralor General para ordenar el reintegro al Tesoro de las asignaciones percibidas con violación del artículo 64 de la Constitución de 1886, hoy artículo 128 de la Constitución Nacional de 1991, que dispone: Nadie podrá desempeñar simultáneamente más de un empleo público ni recibir más de una asignación que provenga del tesoro público...

La Resolución Orgánica 3466 del 14 de junio de 1994, en el capítulo VII, artículos 54 al 56 y 58, establece normas relacionadas con el proceso de jurisdicción coactiva.

La Resolución 5144 del 11 de octubre de 2000, por la cual se asignan competencias en la Contraloría General de la República para el trámite del proceso de jurisdicción coactiva.

La Resolución 5499 del 4 de julio de 2003, por la cual se compilan las principales normas del proceso de jurisdicción coactiva señaladas por los artículos 90 a 98 de la Ley 42 de 1993 para la Contraloría General de la República, en concordancia con las prescripciones contenidas en el Código de Procedimiento Civil, en el Código Contencioso Administrativo y demás normas aplicables.

La Resolución 5500 del 4 de julio de 2003, título III, regula los equipos de trabajo, el capítulo I, nivel central, y el capítulo II, nivel desconcentrado. El título IV de los actos procesales, en el capítulo V reglamenta la existencia de la secretaría común y sus funciones.

La Resolución 5564 del 6 de abril de 2004, mediante la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5499 del 4 de julio de 2003.

Para el desarrollo adecuado de todo proceso de jurisdicción coactiva es indispensable tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los documentos que constituyen título ejecutivo para iniciar el proceso de jurisdicción coactiva son:

Las resoluciones de reintegro de dineros a favor de la Nación que expida el Contralor General de la República.

Las sentencias y demás decisiones jurisdiccionales en las que se ordene pagar una suma de dinero a favor de la Nación - Contraloría General de la República.

Las pólizas de seguros y demás garantías a favor de las entidades públicas que se integren a fallos con responsabilidad fiscal.

Los fallos con responsabilidad fiscal contenidos en providencias debidamente ejecutoriadas, proferidos por la Contraloría General de la República.

Las resoluciones ejecutoriadas expedidas por la Contraloría General de la República, que impongan multas, una vez transcurrido el término establecido en ellas para su pago.

Los actos administrativos que impongan multas por faltas disciplinarias a funcionarios o ex funcionarios de la CGR, por parte de la Oficina de Control Disciplinario de la CGR o de la Procuraduría General de la Nación.

Las resoluciones de incumplimiento de la tarifa fiscal impuesta a los sujetos de control de la CGR.

Todo acto administrativo ejecutoriado que imponga a favor de la Nación - Contralorías la obligación de pagar una suma líquida de dinero, en los casos previstos en la ley.

Los artículos 58 y 61 del Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, otorgan facultades a la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, a la Dirección de Jurisdicción Coactiva, a los Grupos de Jurisdicción Coactiva del nivel desconcentrado, para adelantar el proceso respectivo; el numeral 2 del artículo 10 del mismo Decreto, establece que el nivel desconcentrado está constituido por las dependencias de la Contraloría General ubicadas fuera de la sede del distrito capital en los cuales se radican competencias y funciones en tales dependencias en los términos señalados en el Decreto Ley 267 de 2000; y la Resolución Orgánica 5144 del 11 de octubre de 2000 asignó competencias para que determinadas dependencias adelanten el proceso en mención.

Las cuantías determinadas para el proceso de jurisdicción coactiva, en los casos en que la competencia o el trámite se determine por ésta, se deben entender como aquellas sumas que quedan incorporadas en los respectivos títulos ejecutivos, sin liquidar intereses ni costas. Los procesos son de mayor, de menor y de mínima cuantía; son de mínima cuantía los inferiores al equivalente a quince (15) salarios mínimos legales mensuales; son de menor cuantía los comprendidos desde quince (15) salarios mínimos legales mensuales, inclusive, hasta el equivalente a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales, inclusive; y son de mayor cuantía los superiores a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales (artículo 1 de la Ley 572 de 2000). Es de aclarar que el artículo 70 de la Ley 794 de 2003 dispone que el proceso ejecutivo de mínima cuantía se tramitará en única instancia bajo las reglas establecidas para los procesos ejecutivos de mayor y de menor cuantía.

El valor del salario mínimo legal mensual aquí referido será el que rija a la fecha en que queda ejecutoriado el respectivo título (inciso 2 del artículo 2 de la Resolución 5144 de 2000).

No obstante, todos los demás aspectos relacionados con las cuantías se regirán por el artículo 19 del CPC y demás normas concordantes.

Para efectos de la Resolución 5144 del 11 de octubre de 2000, entiéndase por jurisdicción la división del territorio político-administrativo del país, que se ha definido geográficamente en departamentos, incluidos los distritos y municipios.

Cuando haya lugar a comisiones para la práctica de pruebas, por la conveniencia de las mismas en los casos autorizados en el artículo 181 del CPC y para otras diligencias que se deban surtir fuera de la sede del funcionario ejecutor, se debe aplicar, en especial, lo contemplado en los artículos 568 del CPC, en concordancia con los artículos 31 y siguientes ibidem.

El artículo 31 del CPC reformado por el artículo 8 de la Ley 794 de 2003 establece lo siguiente:

La comisión sólo se podrá conferir para la práctica de pruebas en los casos que se autorizan en el artículo 181 y para la de otras diligencias que se deban surtir fuera de la sede del juez del conocimiento, y para secuestro y entrega de bienes en dicha sede en cuanto fuere menester.

(En las cabeceras de Distrito Judicial, el juez, sin perjuicio de las facultades de comisionar a otras autoridades, podrá delegar la práctica de medidas cautelares y diligencias de entrega de bienes, en el Secretario y Oficial Mayor, siempre que estos sean abogados, quienes practicarán dichas medidas con las mismas facultades del juez)[1].

Parágrafo 1. En los procesos en que se decreten medidas cautelares que se puedan practicar como previas a la notificación del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo, cuando no esté notificado el demandado o faltare alguno de ellos por notificarse, a petición y costa de la parte actora y sin necesidad de que el juez lo ordene, se anexará a cada despacho comisorio destinado al secuestro de bienes, una copia del auto admisorio o del mandamiento de pago y de la demanda y sus anexos, para efectos de que el comisionado lleve a cabo la diligencia de notificación personal (que también podrán adelantar los funcionarios mencionados en inciso 2 de este artículo)[2].

Igualmente, hay que tener en cuenta que el Código de Procedimiento Civil en el artículo 568 que se encuentra dentro del título XVII del capítulo VIII sobre Ejecución para el cobro de deudas fiscales, dispone que: Cuando haya lugar a comisiones, los funcionarios investidos de jurisdicción coactiva deberán conferirlas de preferencia a otro empleado de la misma clase, de igual o inferior categoría, sin perjuicio de que puedan comisionar a los jueces municipales.

En cuanto a las comisiones para la práctica de medidas cautelares, la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República expidió un concepto de marzo de 2004, en el que concluye lo siguiente:

En lo referente a la comisión para la práctica de medidas cautelares el parágrafo del artículo cuarto de la Resolución 5144 de 2000, dispone que cuando haya lugar a comisiones para la práctica de pruebas, por la conveniencia de las mismas en los casos autorizados en el artículo 181 del CPC y para otras diligencias que se deban surtir fuera de la sede del funcionario ejecutor, se debe aplicar en especial lo contemplado en el artículo 568 del CPC, en concordancia con los artículo 31 y siguientes ibidem.

Al remitirnos al artículo 568 del CPC, allí se establece: Cuando haya lugar a comisiones, los funcionarios investidos de jurisdicción coactiva deberán conferirla de preferencia a otro empleado de la misma clase, de igual o inferior categoría, sin perjuicio que se pueda comisionar a los jueces municipales.

Se observa claramente de la transcripción normativa, que el empleado a quien se le confiere la comisión para la práctica de medidas cautelares debe estar igualmente investido de jurisdicción coactiva y debe ser de igual o inferior categoría a la del otorgante. Por tanto, ellos son, de preferencia y cuando exista la necesidad, los que deben ser comisionados para la práctica de medidas cautelares en el lugar en donde ejercen dicha competencia, ello sin perjuicio de que se pueda comisionar a los jueces municipales, tal como lo dispone el artículo 568 del CPC.

Providencias apelables: los únicos actos apelables que dan origen a la segunda instancia, dentro del proceso de jurisdicción coactiva a cargo de la Contraloría General de la República, son los siguientes:

El auto aprobatorio de la liquidación del crédito.

El auto que decrete nulidades procesales.

El auto de mandamiento de pago, cuando es revocado, por vía de reposición.

En lo que se refiere a la apelación del mandamiento de pago, el artículo 48 de la Ley 794 de 2003 modificó el artículo 505 del CPC y estableció: &El mandamiento ejecutivo no es apelable; el auto que lo niegue total o parcialmente, lo será en el efecto suspensivo; y el que por vía de reposición lo revoque, en el diferido&"

Con la reforma se busca dar mayor agilidad al proceso de jurisdicción coactiva que se nutre del proceso ejecutivo del Código de Procedimiento Civil.

Así mismo, los funcionarios competentes en segunda instancia conocerán de los recursos de queja contra la providencia que niegue el recurso de apelación.

Grado de Consulta: La Ley 794 de 2003, en su artículo 39 reformatorio del artículo 386 del CPC: "...Con la misma salvedad se deben consultar las sentencias que decreten la interdicción y las que fueren adversas a quien estuvo representado por curador ad litem, excepto en los procesos ejecutivos...", es decir que se suprime la consulta en materia de ejecutivos y por ende en los de jurisdicción coactiva.

En relación con otros títulos que se deban cobrar por jurisdicción coactiva en la Contraloría General de la República, que no sean de los señalados en el artículo 92 de la Ley 42 de 1993, su conocimiento se regirá de acuerdo con el Código de Procedimiento Civil y el Código Contencioso Administrativo (CCA).

El conocimiento de las excepciones y de los recursos de apelación y de queja (así como las consultas cuando fueren adversas a quien estuvo representado por curador ad litem[3]), son competencia de la Jurisdicción Contencioso Administrativa. El Código Contencioso Administrativo (antes de la reforma de la Ley 446 de 1998) establece competencia en cabeza del Consejo de Estado, en los casos del numeral 13 del artículo 128 del CCA y del numeral 3 del artículo 129 del CCA; y del Tribunal Administrativo, en el caso del numeral 5 del artículo 131 y del artículo 133 del CCA. Sin embargo, la Ley 446 de 1998 indica, en el parágrafo del artículo 164, que una vez entren a operar los jueces administrativos de acuerdo con las competencias señaladas en los artículos 41 y 42 de la misma, este conocimiento se seguirá por dicho procedimiento.

Como a la fecha no han operado los citados juzgados, la competencia sigue en cabeza del Consejo de Estado y de los Tribunales Contenciosos Administrativos.

Son los funcionarios de la CGR que conforman las dependencias de jurisdicción coactiva. Para el desempeño de su función, éstos se organizan así: los grupos de jurisdicción coactiva estarán conformados por el funcionario ejecutor, quien tendrá las mismas funciones que le corresponden al juez en los procesos ejecutivos de mayor, menor y mínima cuantía, establecidos en el Código de Procedimiento Civil; por los abogados sustanciadores, quienes adelantarán los procesos y sustanciarán las providencias y demás actos para la firma del funcionario ejecutor; por el secretario del despacho, entendiéndose quién realiza las funciones de los secretarios en los despachos de los jueces civiles según hace alusión el Código de Procedimiento Civil que pertenecerá a la Secretaría Común de cada dependencia de cobro coactivo; y por los demás funcionarios colaboradores de la Contraloría Delegada, de la Dirección y de los demás grupos de jurisdicción coactiva.

Entiéndase por funcionario ejecutor al superior jerárquico de la dependencia de conocimiento; y por abogado sustanciador, los profesionales adscritos a dichas dependencias.

En este caso, existen dos niveles en los que se puede desarrollar el proceso:

Conocerá de los procesos de jurisdicción coactiva: a) en única instancia de los comprendidos en mínima cuantía, y en primera instancia de los comprendidos en menor o mayor cuantía, sobre los títulos que se profieran en su jurisdicción; y b) de los procesos que por razón del domicilio y ubicación de los bienes del ejecutado estén comprendidos en su jurisdicción, cuando los títulos se originen en el nivel central o en otra gerencia departamental de la Contraloría General de la República, en concordancia con el artículo 23 del Código de Procedimiento Civil, en lo referente a la competencia territorial, en los casos a que haya lugar. El funcionario ejecutor será el Coordinador de Gestión del grupo de Jurisdicción Coactiva de la respectiva gerencia departamental.

Conocerá de los procesos de jurisdicción coactiva: a) en única instancia de los comprendidos en la mínima cuantía y en primera instancia de los comprendidos en la menor o mayor cuantía, sobre los títulos que se profieran en jurisdicción del departamento de Cundinamarca y de Bogotá D.C.; y b) de los procesos que por razón del domicilio y ubicación de los bienes del ejecutado, estén comprendidos en su jurisdicción, cuando los títulos se originen en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República, en concordancia con el artículo 23 del Código de Procedimiento Civil, en lo referente a la competencia territorial, en los casos a que haya lugar. El funcionario ejecutor será el Director de Jurisdicción Coactiva.

Conocerá en primera instancia de los procesos de jurisdicción coactiva que se originen en títulos ejecutivos que se profieran contra funcionarios que desempeñen o hayan desempeñado los siguientes cargos: Presidente de la República, Ministros, Procurador General de la Nación, Fiscal General de la Nación, Defensor del Pueblo, Senadores de la República y Representantes a la Cámara. El funcionario ejecutor será el Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva y/o el coordinador o profesional especializado delegado para dicha función (literal b del Nivel Central numeral 1 del artículo 7 de la Resolución 5144 de 2000).

Conocerán en segunda instancia:

1. El Contralor General de la República, de los procesos de jurisdicción coactiva, que conozca en primera instancia la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva (Decreto Ley 267, artículo 58-8).

2. La Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, de los procesos de jurisdicción coactiva, cuya primera instancia haya surtido la Dirección de Jurisdicción Coactiva (Decreto Ley 267, artículo 58-9).

3. La Dirección de Jurisdicción Coactiva, de los procesos de jurisdicción coactiva que conozcan los Grupos de Jurisdicción Coactiva del nivel desconcentrado (Decreto Ley 267, artículo 61-4).

Para adelantar un proceso de ejecución por jurisdicción coactiva es requisito esencial que exista un título ejecutivo, documento en el que conste una obligación clara, expresa y exigible. Es clara cuando no da lugar a equívocos, cuando se encuentran plenamente identificados el deudor, el acreedor, la naturaleza de la obligación y los factores que la determinan. Que sea expresa quiere decir que en el documento se encuentra plasmada la obligación, sin que sea necesario realizar un análisis lógico para inferirla. Que sea exigible significa que no media plazo ni condición alguna para el pago de la misma.

El título ejecutivo corresponde a un documento (fallo, multa, sentencia, etc.) o conjunto de documentos (fallos modificatorios, confirmatorios, providencias que resuelven recursos, etc.) que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe expresar la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo.

Una vez notificado el título en debida forma y habiéndose agotado la vía gubernativa, el título queda en firme. El artículo 64 del Código Contencioso Administrativo señala que: Salvo norma expresa en contrario, los actos que queden en firme al concluir el procedimiento administrativo serán suficientes por sí mismos para que la administración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para su cumplimiento. La firmeza de tales actos es indispensable para la ejecución contra la voluntad de los interesados.

Así, el título ejecutivo adquiere su carácter ejecutorio que faculta a la administración para perseguir su cumplimiento por medio del cobro coactivo sin necesidad de recurrir a otra autoridad.

En primer, lugar la Secretaría Común de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva o de los grupos de Jurisdicción Coactiva del nivel desconcentrado, recibe el título de parte de la dependencia remitente, se hace la respectiva radicación, se realiza el reparto y posteriormente se procede a su estudio, para lo cual se debe considerar que:

" Entregado el documento al abogado sustanciador, éste revisa que contenga los requisitos para constituirse en título ejecutivo.

" Si el documento no reúne los requisitos para ser título ejecutivo, máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo, se devuelve con oficio a la dependencia de origen, en el que se indicarán las irregularidades o los requisitos que no cumplan. Una vez subsanados, se remitirá por parte de la dependencia que expidió el título, a la oficina de cobro coactivo, en el menor tiempo posible, para evitar que operen fenómenos como la prescripción o se presente insolvencia del deudor.

" Si el cobro de la obligación compete a otra dependencia o grupo coactivo, se revisará para determinar el cumplimiento de los requisitos legales del título; en caso afirmativo, se remitirá a la dependencia o grupo coactivo que corresponda, según el caso, y se oficiará al despacho de origen para informar la remisión (artículo 23 CPC y Resolución 5144 del 11 de octubre de 2003)

En el estudio del título se debe examinar y verificar lo siguiente, para evitar impugnaciones en la conformación del mismo:

" La coherencia entre la parte considerativa y la resolutiva de los títulos ejecutivos, para evitar inconsistencias en los nombres de los responsables fiscales, en las cédulas, en los valores en números y en letras, y verificar que no contengan enmendaduras o tachaduras. Igualmente, confirmar que dichos datos (nombres o razón social y cédula o NIT) coincidan con los autos que resuelven recursos y consultas.

" Que las notificaciones de los fallos con responsabilidad fiscal, multas y demás títulos, se hayan practicado de conformidad con lo ordenado en los artículos 44 y siguientes del CCA, sobre todo en lo relacionado con la citación a la dirección anotada por primera vez en la actuación (diligencias previas a la notificación por edicto cuando no se pudo hacer la notificación personal), para lo cual se debe verificar que se haya adjuntado la constancia del envío por el correo certificado, para anexarla en el expediente.

" Que en las notificaciones por edicto se haya reproducido la parte resolutiva del fallo con responsabilidad o de cualquier otro título; y se hayan tenido en cuenta los términos para fijarlos y desfijarlos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 45 del CCA.

" Que se hayan invocado las normas que al momento de proferir los títulos hayan estado vigentes, para lo cual se debieron haber tenido en cuenta las modificaciones y derogaciones ocurridas hasta ese momento.

" Que se hayan señalado en las notificaciones los recursos que se pueden interponer contra las decisiones, sin utilizar la expresión: (...) contra esta providencia proceden los recursos de ley. ; de igual forma, se debe revisar que se haya dicho ante quién se deben interponer y en qué plazo deben hacerlo. Hay que tener en cuenta que el artículo 48 del CCA dispone que sin el lleno de todos estos requisitos no se tendrá por hecha la notificación ni la decisión producirá efectos legales.

" Que haya una sola constancia de ejecutoria, expedida y remitida, indicando que el acto administrativo principal quedó en firme, es decir, agotada la vía gubernativa y ejecutoriado, de acuerdo con los artículos 62, 63 y 64 del CCA. La constancia de ejecutoria debe haber sido expedida en el anverso del fallo o la resolución principal que presta mérito ejecutivo; si se expidió en documento separado, se debió indicar claramente el número, la fecha y las demás características del título.

" Si se expidieron constancias de ejecutoria mucho tiempo después de la fecha de ejecutoria (por ejemplo, un mes) del fallo con responsabilidad fiscal o de cualquier otro título, se debe verificar que en las constancias de ejecutoria se anote la fecha en que quedó ejecutoriado el título (acto administrativo), para que no haya confusión entre la fecha en que se expide la constancia y la fecha de ejecutoria del título. Si no ocurre así, el funcionario le debe solicitar a la dependencia respectiva que expide el título ejecutivo, que proceda de esa manera.

Estos aspectos son necesarios para que el funcionario ejecutor pueda, a partir de la fecha correcta de la ejecutoria del título, cobrar los intereses de mora o contabilizar el término de pérdida de fuerza ejecutoria.

" Que en los fallos con responsabilidad fiscal se hayan incorporado, dentro de la parte resolutiva de éstos, las pólizas expedidas por las compañías de seguros que amparan a los responsables, para que presten mérito ejecutivo, como lo ordena el numeral 3 del artículo 92 de la Ley 42 de 1993. Por tal razón, en el respectivo fallo se debe haber establecido claramente, en la parte resolutiva, el nombre del garante, el valor asegurado y el valor deducible a favor de las aseguradoras, valor individualizado del responsable fiscal, en caso de ser una póliza colectiva o global, número de la póliza, todo con el fin de cumplir los requisitos de la obligación clara, expresa y exigible contra la compañía aseguradora.

Respecto al estudio del título de fallos disciplinarios, se deben tener en cuenta, además, los siguientes aspectos:

1. Las sanciones impuestas en los fallos de primera instancia, proferidos por la Oficina de Control Disciplinario, quedan ejecutoriados cinco (5) días después de la última notificación, si contra ellas no procede o no se interponen recursos (artículo 98 de la Ley 200 de 1995). A partir de este momento empieza a correr el término legal de treinta (30) días hábiles, para que el disciplinado cancele la respectiva multa, en caso de no cancelarse la obligación dentro de este término, el disciplinado se constituye en mora desde el día hábil siguiente, y las dependencias competentes de proferir la sanción deben enviar a la Jurisdicción Coactiva el respectivo título (multa), con la constancia de ejecutoria y la resolución mediante la cual el señor Contralor General de la República, en su condición de nominador, haga efectiva la sanción impuesta, dando cumplimiento al artículo 94 de la citada ley.

2. Si se interponen los recursos de apelación al fallo de primera instancia, que deba decidir el despacho del señor Contralor General, las providencias que decidan los recursos de apelación o de queja quedarán en firme y producirán efectos jurídicos a partir de la notificación de las providencias. El plazo de treinta (30) días otorgado al disciplinado para cancelar la sanción de multa, cuenta desde el día hábil siguiente a la notificación del fallo de segunda instancia, y la mora se constituye el día hábil siguiente al vencimiento de los treinta (30) días hábiles.

Al igual que en el caso de primera instancia, una vez se expida la ejecutoria, se remitirá a la dependencia de jurisdicción coactiva correspondiente, el título con las respectivas decisiones contra los recursos de primera y segunda instancia, con este mecanismo se ejecuta la sanción y se evita un nuevo pronunciamiento por parte del Despacho del señor Contralor General de la República.

3. En los casos en que la sanción sea proferida por la Procuraduría General de la Nación y ésta no tase el valor a cobrar, la Contraloría General de la República debe efectuar la conversión de la multa mediante una resolución, la cual puede ser controvertida por el disciplinado en cuanto al monto fijado. Dicha resolución queda ejecutoriada a los cinco (5) días siguientes a su notificación, en caso de no objetarse el monto de la multa impuesta. En caso de controvertir el monto impuesto en la respectiva resolución, a través del respectivo recurso de reposición, la firmeza y su ejecutoria se constituyen al día siguiente de la notificación de la decisión que la resuelva; y los treinta (30) días hábiles para la cancelación de la obligación correrán a partir del día hábil siguiente a esta ejecutoria.

El artículo 173 reglamenta lo concerniente al pago y el plazo de la multa, en los siguientes términos:

Pago y plazo de la multa. Cuando la sanción sea de multa y el sancionado continúe vinculado a la misma entidad, el descuento se podrá hacer en forma proporcional durante los doce (12) meses siguientes a su imposición; si se encuentra vinculado a otra entidad oficial, se oficiará para que el cobro se efectúe por descuento. Cuando la suspensión en el cargo haya sido convertida en multa, el cobro se efectuará por jurisdicción coactiva.

Toda multa se destinará a la entidad a la cual preste o haya prestado sus servicios el sancionado, de conformidad con el Decreto 2170 de 1992.

Si el sancionado no se encontrare vinculado a la entidad oficial, deberá cancelar la multa a favor de ésta, en un plazo máximo de treinta (30) días, contados a partir de la ejecutoria de la decisión que la impuso. De no hacerlo, el nominador promoverá el cobro coactivo, dentro de los treinta (30) días siguientes al vencimiento del plazo para cancelar la multa.

Si el sancionado fuere un particular, deberá cancelar la multa a favor del Tesoro Nacional, dentro de los treinta (30) días siguientes a la ejecutoria de la decisión que la impuso, y presentar la constancia de dicho pago a la Procuraduría General de la Nación.

Cuando no hubiere sido cancelada dentro del plazo señalado, corresponde a la jurisdicción coactiva del Ministerio de Hacienda adelantar el trámite procesal para hacerla efectiva. Realizado lo anterior, el funcionario de la jurisdicción coactiva informará sobre su pago a la Procuraduría General de la Nación, para el registro correspondiente.

En cualquiera de los casos anteriores, cuando se presente mora en el pago de la multa, el moroso deberá cancelar el monto de la misma con los correspondientes intereses comerciales.

La actual normatividad disciplinaria otorga igualmente un término de treinta (30) días hábiles para cancelar la sanción pecuniaria, que deben contabilizarse a partir de que la decisión que la imponga y que ésta quede debidamente ejecutoriada.

Hay que aclarar que el artículo 119 de la citada ley dispone que las decisiones que resuelvan los recursos de apelación y queja, así como aquellas contra las cuales no procede recurso alguno, quedarán en firme el día en que sean suscritas por el funcionario competente; no obstante, que así lo define expresamente la citada norma, hay que tener en cuenta que la Corte Constitucional, en sentencia C-1076 de diciembre 5 de 2002, decidió declarar la exequibilidad del artículo 119 de la Ley 734 de 2002, siempre y cuando se entienda que los efectos jurídicos se surten a partir de la notificación de las providencias.

Según señala, atendiendo razones de índole práctica y en aras de garantizar el principio de publicidad que gobierna las actuaciones administrativas, se debe entender que las decisiones de segunda instancia producen efectos jurídicos a partir de su notificación.

En este sentido, concluyó: De tal suerte, que a juicio de la Corte, en materia disciplinaria se aplica también la regla según la cual las decisiones de segunda instancia mediante las cuales se resuelven los recursos de apelación y queja quedan ejecutoriadas no con la simple suscripción de la misma sino con su notificación.

Lo anterior significa que los treinta (30) días hábiles para el pago de la multa se cuentan desde el día siguiente de la notificación de la providencia de segunda instancia.

Documentos y requisitos que deben acompañar al título ejecutivo para ser remitidos a jurisdicción coactiva.

Las dependencias competentes para conformar los títulos deben enviar los siguientes documentos para el cobro coactivo:

1. Fotocopia legible del título ejecutivo. En caso de que exista recurso de reposición o segunda instancia, la fotocopia del título se deberá acompañar de todas las providencias que resuelven los recursos o las consultas. Dichas providencias deben venir autenticadas, debidamente notificadas y con la constancia de ejecutoria del título o acto administrativo principal.

En cuanto a la notificación del título ejecutivo, se requiere la constancia de fijación y desfijación, cuando se trata de notificación por edicto, constancia del correo certificado a que hace alusión el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y fotocopia auténtica de la notificación al asegurador, si lo hubiere.

En cuanto a las constancias de ejecutoria, se debe indicar expresamente la fecha en que quedó ejecutoriado el respectivo título ejecutivo o acto administrativo principal.

2. Las sentencias deben tener la constancia de que es primera copia y presta mérito ejecutivo (artículo 115, numeral 2 CPC).

3. Se debe indicar el domicilio, la dirección y la relación de bienes de los responsables o sancionados, en caso de que se conozcan. Igualmente, en caso de que se hayan decretado medidas cautelares en los procesos de responsabilidad fiscal, se debe remitir el cuaderno de medidas cautelares.

4. Fotocopia auténtica de la póliza de seguros que ampara a los responsables con sus respectivos anexos (contrato de seguros, condiciones generales y cláusulas adicionales).

Para el caso de títulos ejecutivos referentes a tarifas fiscales, se deberá anexar la siguiente documentación:

1. Fotocopia legible de las resoluciones mediante las cuales se fijan las tarifas de control fiscal, así como las de incumplimiento del pago de las mismas.

2. Cuando se hayan interpuesto recursos, contra las resoluciones anteriormente citadas, copia legible de las providencias que resuelven los recursos, debidamente notificadas.

3. Constancia de ejecutoria, cuando los recursos interpuestos se hayan decidido, cuando se renuncie expresamente a ellos y cuando el acto administrativo quede en firme por no haber sido interpuestos los recursos.

En los procesos coactivos, doctrinariamente se ha equiparado el auto admisorio de la demanda con el auto de mandamiento de pago; en algunos juzgados lo denominan auto ejecutivo, en otros, orden de pago.

Para el cobro de deudas fiscales, el funcionario competente proferirá mandamiento de pago ordenando la cancelación de la deuda en el término de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación, con los intereses desde que se hicieron exigibles hasta la cancelación de la deuda, de conformidad con lo establecido en el artículo 498 del Código de Procedimiento Civil.

Contenido del mandamiento de pago

" Nombre de la dependencia de jurisdicción coactiva.

" Referencia del proceso.

" Ciudad y fecha, en letras.

" Invocar la normatividad que le da la competencia al funcionario ejecutor.

El mandamiento ejecutivo deberá estipular en la parte motiva o considerativa:

" Descripción o clase de título ejecutivo con sus respectivas fechas.

" Nombre e identificación del (los) obligado (s).

" El fundamento legal para que el título preste mérito ejecutivo para proferir mandamiento de pago.

En la parte resolutiva:

" Orden de librar el mandamiento de pago.

" Clase de ejecución (mayor, menor o mínima cuantía).

" Nombre de la entidad a favor de quien se libra.

" Descripción de la cuenta corriente del Banco y del nombre de la cuenta en la que se debe hacer la consignación.

" Nombre de la persona en contra de quien se libra (ejecutado), cargo y entidad a la que pertenecía, si es posible verificarlo.

" Valor del capital implicado (numérico y en letras).

" Valor del interés (porcentaje o tasa) que se debe aplicar al capital.

" Fecha en que se hacen exigibles los intereses (ejecutoria del título o treinta (30) días a partir de la ejecutoria para las multas disciplinarias, y un mes para las compañías de seguros).

" La expresión: Hasta cuando se realice el pago total de la obligación.

" Orden de pago al ejecutado dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación.

" Medio de impugnación del cual es susceptible, indicación del término y funcionario ante quien se solicita.

" Citación de normas relacionadas con la averiguación de bienes para efectuar embargos.

" Orden de notificación (notifíquese según el artículo 564 del CPC).

" Firma del funcionario ejecutor.

Nos remitimos a la ejecución por sumas de dinero, consagrada en el artículo 498 del Código de Procedimiento Civil, (reformado por el artículo 46 de la Ley 794 de 2003). El proceso coactivo tiene como fin recaudar los alcances líquidos contenidos en los títulos ejecutivos; así está expresado en el artículo 90 de la Ley 42 de 1993; lo que se debe entender como una cifra numérica precisa o que sea liquidable por simple operación aritmética, sin estar sujeta a deducciones indeterminadas. En consecuencia, en el proceso de jurisdicción coactiva no se pueden aceptar como pago bienes diferentes a la suma líquida de dinero que aparezcan en el título ejecutivo.

Respecto a los intereses, es necesario que en el mandamiento de pago se determinen en su porcentaje y modalidad (mensual o anual), más no dejarlos condicionados, es decir, dejar la expectativa de que se podrán causar o no.

Los intereses que se pueden causar actualmente son:

1. El interés por mora del doce por ciento (12%) anual, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 68 de 1923, desde la ejecutoria del título hasta cuando se realice el pago total de la obligación, para el caso de fallos, sentencias, reintegros o demás obligaciones que se destinen a la Dirección del Tesoro Nacional.

2. Del seis por ciento (6%) cuando se trate de multas a favor de la CGR, diferentes a sanciones disciplinarias, en cumplimiento del artículo 1617 del Código Civil, a favor del Fondo de Bienestar Social de la CGR.

3. En cuanto al interés moratorio, con respecto a las multas de fallos disciplinarios, hay que distinguir dos preceptos legales, la Ley 200 del 28 de julio de 1995 y la Ley 734 del 5 de febrero de 2002 y tener en cuenta lo siguiente:

Ley 200 de 1995. El interés moratorio mensual que se debe cobrar a los sancionados por multas disciplinarias debe ser el de la tasa establecida en las normas tributarias, según lo dispuesto en los artículos 61 y 62 de la Ley 633 del 29 de diciembre de 2000.

El artículo 635 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 488 de 1989, establece:

Determinación de la tasa de interés moratorio. Para efectos tributarios, la tasa de interés moratorio será equivalente a la tasa de interés-DTF, efectivo anual, certificada por el Banco de la República, aumentada dicha tasa en un cincuenta por ciento (50%). El gobierno publicará para cada trimestre la tasa de interés moratorio que regirá para el mismo, con base en la DTF promedio vigente efectivo anual para el segundo mes del trimestre inmediatamente anterior. Hasta tanto el gobierno publique la tasa a que se refiere este artículo, el interés moratorio será del cuarenta y cinco por ciento (45%) (...)

Ley 734 de 2002. El artículo 17 reglamenta lo relacionado con el pago y el plazo de la multa; es importante resaltar que el inciso final de este artículo dispuso lo siguiente: En cualquiera de los casos anteriores, cuando se presenta mora en el pago de la multa, el moroso deberá cancelar el monto de la misma con los correspondientes intereses comerciales.

4. En lo referente a las compañías aseguradoras, el parágrafo del artículo 111 de la Ley 510 de 1999 modificó el artículo 1080 del Código de Comercio, que establece que el interés moratorio equivale al certificado como bancario corriente por la Superintendencia Bancaria aumentado en la mitad. Este artículo, igualmente, establece que al asegurador se le otorga un periodo de gracia de un mes, para cancelar la obligación, a partir de la ejecutoria del título; vencido este término, se empiezan a causar los intereses moratorios.

Lo anterior no quiere decir que en el mandamiento de pago se deba incluir la liquidación de los intereses, sólo indicar su tasa, modalidad y exigibilidad.

El auto de mandamiento de pago es un auto interlocutorio, por lo que la orden debe ir precedida de la correspondiente motivación.

Las personas jurídicas frecuentemente están dispuestas a cancelar la obligación, para evitar el proceso ejecutivo, como el caso de las compañías aseguradoras, sin embargo, se debe estudiar el caso concreto y queda a opción del funcionario ejecutor de citarlo para cancelar la deuda previo el inicio de las medidas cautelares. En esta etapa, recibido el título ejecutivo y verificada su exigibilidad, el abogado sustanciador debe solicitar el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio.

Obtenido el certificado, se remitirá al representante legal de la sociedad obligada, comunicación por correo certificado, en el cual se le solicita comparecer a la oficina de cobro coactivo, con el fin de informarle el valor total de la obligación e indicarle el número de las cuentas bancarias para el pago.

Si el representante legal o su apoderado comparece, se le informará el valor total de la obligación, con los intereses causados hasta la fecha en que se efectuará el pago, con base en la liquidación del crédito y las costas que deberá elaborar previamente el abogado sustanciador, dándole la oportunidad al ejecutado para objetarla dentro del término de traslado (3 días a partir de la elaboración y notificación de la misma), en caso de no objetarse y consignado el valor correspondiente, se dará por terminada la etapa preliminar de cobro.

Si la persona jurídica no responde a la citación o no consigna el valor liquidado una vez vencido el término de traslado indicado anteriormente para objetarlo, se iniciará el cobro coactivo, librando mandamiento de pago o decretando medidas cautelares.

De todo proceso se formará un expediente, debidamente foliado, que constará de un cuaderno separado para cada instancia; para nuestro caso, existirán al menos un cuaderno principal que se formará con el título ejecutivo, auto de mandamiento de pago y las diligencias para su notificación, recursos y demás actuaciones; cuaderno de medidas cautelares conformado por los autos que las decreten y demás diligencias; cuaderno de búsqueda de bienes que contendrá los oficios mediante los cuales se realicen las investigaciones de bienes y sus respuestas. En caso de presentarse nulidades, para cada una de éstas se debe abrir el cuaderno respectivo y cuando haya excepciones, se formará el cuaderno correspondiente.

Las actuaciones que no vayan en los cuadernos antes mencionados irán en el cuaderno principal.

Los expedientes sólo podrán ser examinados:

" Por las partes

" Por los abogados inscritos

" Por los dependientes de éstos, debidamente autorizados, pero sólo en relación con lo que intervengan aquellos

" Por los auxiliares de la justicia

" Por los abogados sustanciadores

" Por las personas autorizadas por el funcionario ejecutor, con fines de docencia o de investigación científica

" Por los entes de control (Auditoría General de la República y Procuraduría General de la Nación)

" Por las Oficinas de Control Interno y Disciplinaria de la CGR

La notificación es el acto procesal mediante el cual se entera o se dan a conocer a las partes y demás interesados, en forma real o presunta, las providencias, siendo dicho acto el medio para garantizar el debido proceso, el derecho de contradicción y el principio de publicidad del proceso que a la vez permite el cumplimiento del derecho de defensa, además de ser el punto de partida para el cómputo de términos.

Hay que recordar la importancia del acto de notificación como garantía del derecho de defensa, ya que una irregularidad en la forma de notificar puede viciar de nulidad el proceso.

Según lo estipulado en el artículo 120 del Código de Procedimiento Civil:

(...) todo término comenzará a correr desde el día siguiente al de la notificación de la providencia que lo conceda; si fuere común a varias partes, será menester la notificación a todos y empezará a correr a partir del día siguiente a la última notificación. Ejemplo: A es notificado el día 13, B el día 15 y C el día 18, el término se comienza a contabilizar a partir del día siguiente a la notificación de C, y el término de ejecutoria es común.

Es la que tiene carácter de principal, pues, de poderse realizar, se prefiere a cualquier otro tipo de notificación, por cuanto garantiza el debido proceso, así como que el contenido de la providencia sea conocido por la persona a quien va dirigida o a quien interesa. Se surte de manera directa e inmediata, enterándole del contenido de determinada providencia al sujeto de derecho respectivo.

El artículo 314 del CPC establece las providencias que deben ser notificadas personalmente, así:

1. Al demandado o a su representante o apoderado judicial la del: a) auto que confiere el traslado de la demanda; b) auto de mandamiento de pago; c) la primera providencia que se dicta en el proceso.

2. La primera que se debe hacer a terceros. Ejemplo: Notificación del tercero poseedor señalado por el opositor triunfante a la entrega o al secuestro del auto que ordena tramitar el incidente.

3. A los funcionarios públicos en su carácter de tales: a) la del auto que los cite al proceso; b) la de la sentencia; c) los que ordena la ley para casos especiales, por ejemplo, cuando el juez impone una multa.

4. Cuando, siendo posible notificar por medio diferente, el destinatario la solicita, siempre y cuando la notificación todavía no se haya cumplido.

Para la práctica de la notificación personal se procederá así:

Debe realizarla el secretario o el funcionario que haga las veces de notificador en la Dependencia de Jurisdicción Coactiva, quien remitirá en un plazo máximo de cinco (5) días una comunicación a quien debe ser notificado, a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado por el Ministerio de Comunicaciones, en la que informará sobre la existencia del proceso, su naturaleza y la fecha de la providencia que se debe notificar, previniéndolo para que comparezca a la Dependencia de Jurisdicción Coactiva correspondiente, a recibir notificación, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino.

Cuando la comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede de la dependencia de jurisdicción coactiva, el término para comparecer será de diez (10) días; si fuere en el exterior, el término será de treinta (30) días.

Dicha comunicación deberá ser enviada a la dirección que tenga el funcionario ejecutor de acuerdo con la averiguación de bienes que hayan hecho los abogados sustanciadores, como lugar de habitación o de trabajo de quien debe ser notificado personalmente. Si se trata de persona jurídica de derecho privado con domicilio en Colombia, la comunicación se remitirá a la dirección que aparezca registrada en la Cámara de Comercio o en la oficina que haga sus veces.

Una copia de la comunicación, cotejada y sellada por la empresa de servicio postal, deberá ser entregada al funcionario ejecutor o a la parte que la remitió, acompañada de constancia expedida por dicha empresa sobre su entrega en la dirección correspondiente, para efectos de ser incorporada al expediente.

Si la persona por notificar comparece a la dependencia de jurisdicción coactiva, se le pondrá en conocimiento la providencia, previa su identificación mediante cualquier documento idóneo, de lo cual se extenderá acta en la que se expresará la fecha en que se practique, el nombre del notificado y la providencia que se notifica, acta que deberá firmar por aquél y por el empleado que haga la notificación. Al notificado no se le admitirán otras manifestaciones que la de asentimiento a lo resuelto, la convalidación de lo actuado, el nombramiento prevenido en la providencia y la interposición de los respectivos recursos.

Si el notificado no sabe, no quiere o no puede firmar, el notificador expresará esa circunstancia en el acta; el informe del notificador se considerará rendido bajo juramento, que se entenderá prestado con su firma.

Cuando el citado no comparezca dentro de la oportunidad señalada y exista constancia de la entrega de la comunicación en el lugar de destino, el secretario, sin necesidad de auto que lo ordene, procederá en forma inmediata a practicar la notificación por aviso en la forma establecida en el artículo 320 del CPC.

No obstante, esta modalidad de notificación no es aplicable para la notificación personal del mandamiento de pago en los procesos de jurisdicción coactiva; en este caso, se aplica el artículo 564 del CPC.

Si la comunicación es devuelta con la anotación de que la persona no reside o no trabaja en el lugar, o porque la dirección no existe, el secretario procederá como lo dispone el artículo 318 del CPC.

Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica. Si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación se podrá surtir en cualquiera de ellas.

El artículo 564 del CPC establece un procedimiento especial para la notificación del mandamiento de pago en la jurisdicción coactiva, conforme a lo siguiente:

Para la notificación personal del mandamiento ejecutivo al deudor o a su representante o apoderado, se le citará por medio de comunicación enviada por conducto de empleado del despacho o por correo certificado a la última dirección registrada en la oficina de impuestos o declarada en el respectivo proceso de sucesión, y a falta de ella, mediante aviso publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar señalado por el juez.

Si el citado no se presenta al despacho del funcionario ejecutor a recibir la notificación personal dentro del término de quince (15) días a partir de la publicación del aviso, de la fecha de la certificación postal, o de la entrega del oficio, se le nombrará curador ad litem, con quien se seguirá el proceso hasta cuando aquel se presente.

En la misma forma se hará la citación para notificar los títulos ejecutivos a los herederos del deudor.

Nota: con el objeto de disminuir al máximo los costos de los avisos en los periódicos, se debe citar en uno mismo a varios deudores que se encuentren en esta situación e incluir únicamente en el texto los elementos indispensables para identificar el proceso y los ejecutados.

Igualmente, se debe tener en cuenta que el artículo 318 del CPC fue modificado por el artículo 30 de la Ley 794 de 2003 que estableció &Si el juez ordena la publicación en un medio escrito, ésta se hará el día domingo; en los demás casos, se podrá hacer cualquier día entre las seis de la mañana y las once de la noche.

En el proceso de jurisdicción coactiva, una vez librado el auto de mandamiento de pago, se procede a su notificación personal. Cuando no ha sido posible notificar personalmente al ejecutado sobre el mandamiento de pago y se hace indispensable su notificación para poder continuar con el proceso, una vez agotados todos los trámites, se le nombra al ejecutado un curador ad litem para que lo represente, garantizando así, su defensa. Para estos efectos, se deberá tener en cuenta lo que al respecto señala el artículo 564 del CPC, en los siguientes términos:

Se hace la citación por medio de comunicación enviada por conducto de empleado o por correo certificado, o mediante aviso publicado en el periódico de mayor circulación y se concede un plazo de quince (15) días para que el ejecutado se acerque a notificarse; término que empieza a correr a partir de la fecha de envío de la comunicación o de la publicación del aviso o de la fecha de la certificación postal, o de la entrega del oficio, y si no lo hace dentro de este término, se le nombrará curador ad litem.

Es importante tener en cuenta que si no se tiene la dirección de los ejecutados es necesario solicitar a las oficinas de impuestos la última dirección registrada en éstas, previa la publicación del aviso en los periódicos a que hace mención la citada norma. En caso de que la dirección sea suministrada por parte de las oficinas de impuestos, se debe enviar la citación mediante correo certificado, y en caso de que los ejecutados no se presenten dentro del término de quince (15) días a partir de la fecha de la certificación postal, se debe nombrar curador ad litem con quien se seguirá el proceso. En caso de que no sea posible obtener la dirección, de acuerdo con lo anterior, es obligatorio hacer la publicación mediante aviso.

Cuando dentro de un proceso coactivo se tiene certeza de la muerte del demandado, el título que le dio origen es exigible contra los herederos, conforme lo preceptúa el artículo 1434 del Código Civil Colombiano que reza: Los títulos contra el difunto lo serán igualmente contra los herederos; pero los acreedores no podrán entablar o llevar adelante la ejecución sino pasados ocho (8) días después de la notificación judicial de sus títulos.

Lo anterior significa que el título ejecutivo se debe notificar a los herederos para que se pueda adelantar la ejecución contra ellos.

Si se lleva la ejecución sin esta formalidad, el proceso está viciado de nulidad, como lo estatuye el artículo 141 del Código de Procedimiento Civil, numeral 1: En los procesos de ejecución y en los que haya remate de bienes, son también causales de nulidad: 1. Librar ejecución después de la muerte del deudor, sin que se haya cumplido el trámite prescrito por el artículo 1434 del Código Civil Colombiano (...).

Razón por la cual el proceso coactivo se debe interrumpir, hasta tanto no se realice la notificación del título a los herederos, según lo consagra el artículo 168 del Código de Procedimiento Civil, numeral 3: El proceso o la actuación posterior a la sentencia se interrumpirá: (...) 3. Por la muerte del deudor, en el caso contemplado en el artículo 1434 del Código Civil Colombiano.

Ahora bien, si hay proceso de sucesión en curso, se debe continuar la ejecución contra los herederos reconocidos en éste, previa notificación de los títulos ejecutivos, como se mencionó anteriormente; si no se ha abierto el proceso de sucesión, se debe realizar la notificación de los títulos ejecutivos emplazándose previamente a los potenciales herederos, teniendo como estos a los determinados que se desconoce su domicilio y a los indeterminados, en caso de no comparecer dentro del término de quince (15) días de la publicación del aviso en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar señalado por el funcionario ejecutor, se le deberá nombrar curador ad litem, con quien se efectuará la notificación y se continuará con el proceso coactivo, procedimiento especial que establece el inciso final del artículo 564 del CPC, para realizar la notificación de los títulos ejecutivos a los herederos del deudor.

No obstante en caso que comparezcan al proceso dichos herederos, tendrán los privilegios otorgados por la Ley de aceptación y repudiación de la herencia según el Código Civil; si por cualquier circunstancia se declara la herencia yacente, se notificarán los títulos ejecutivos al curador de la herencia yacente.

Si es necesario hacer la notificación personal a quien se halle en un lugar diferente al del funcionario ejecutor, se procederá de la manera establecida en el artículo 564 del CPC (en concordancia con el artículo 315 del CPC, modificado por el artículo 29 de la Ley 794 de 2003), que consagra un procedimiento especial para la notificación del mandamiento de pago en el proceso de jurisdicción coactiva, conforme a lo siguiente:

Para la notificación personal del mandamiento ejecutivo al deudor o a su representante o apoderado, se le citará por medio de comunicación enviada por conducto de empleado del despacho o por correo certificado a la última dirección registrada en la oficina de impuesto o declarada en el respectivo proceso de sucesión

A falta de la anterior, mediante aviso publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar, señalado por el juez.

Si el citado no se presenta al despacho del funcionario ejecutor a recibir la notificación personal dentro del término de quince (15) días a partir de la publicación del aviso, de la fecha de la certificación postal, o de la entrega del oficio, se le nombrará curador ad litem, con quien se seguirá el proceso hasta cuando aquél se presente.

En primer lugar, se debe hacer referencia al inciso 1 del artículo 315, modificado por el artículo 29 de la Ley 794 de 2003, que establece lo siguiente &No obstante, en el caso en que la comunicación deba ser entregada en un lugar distinto al de la sede del juzgado (funcionario ejecutor), el término para comparecer será de diez (10) días; si fuere en el exterior, el término será de treinta (30) días&"

Por ser norma especial, el artículo 564 del CPC, que se encuentra dentro del capítulo VIII Ejecución para el cobro de deudas fiscales, se debe entender que el término para comparecer en el caso que la comunicación deba ser entregada en lugar distingo al de la sede del funcionario ejecutor, es de quince (15) días y no de diez (10) días como se refiere el inciso 1 del artículo 315 del CPC.

En relación con el término para comparecer y efectuar la notificación personal en el caso en que el ejecutado se encuentre en el exterior, el artículo 315 del CPC establece que será de treinta (30) días.

En la misma forma se hará la citación para notificar los títulos ejecutivos a los herederos del deudor, en estos casos.

No obstante lo descrito en el artículo 315 del CPC, se debe entender que en casos especiales, a manera de ejemplo cuando deba notificarse providencias a las compañías aseguradoras que tienen determinado domicilio para efectos de notificaciones, se podrán realizar las notificaciones de las providencias en el proceso de jurisdicción coactiva, a través de despachos comisorios en virtud del artículo 568 del CPC, que establece que: Cuando haya lugar a comisiones, los funcionarios investidos de jurisdicción coactiva deberán conferirlas de preferencia a otro empleado de la misma clase, de igual o inferior categoría, sin perjuicio de que puedan comisionar a los jueces municipales.

Por otra parte, el parágrafo del artículo 4 de la Resolución 5144 de 2000 dispone que cuando haya lugar a comisiones para la práctica de pruebas, por la conveniencia de las mismas en los casos autorizados en el artículo 181 del CPC y para otras diligencias que se deban surtir fuera de la sede del funcionario ejecutor, se debe aplicar en especial lo contemplado en el artículo 568 del CPC en concordancia con los artículos 31 y siguientes ibidem.

El parágrafo del artículo 31 del CPC, reformado por el artículo 8 de la Ley 794 de 2003, establece lo siguiente:

Parágrafo 1. En los procesos en que se decreten medidas cautelares que puedan practicarse como previas a la notificación del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo, cuando no esté notificado el demandado o faltare alguno de ellos por notificarse, a petición y costa de la parte actora y sin necesidad de que el juez lo ordene, se anexará a cada despacho comisorio destinado al secuestro de bienes, una copia del auto admisorio o del mandamiento de pago y de la demanda y sus anexos, para efectos de que el comisionado lleve a cabo la diligencia de notificación personal que también podrán adelantar los funcionarios mencionados en inciso 2 de este artículo. (La parte subrayada fue declarada inexequible por la sentencia C-798 de 2003) .

Este parágrafo es de relevante importancia en lo que corresponde al proceso de jurisdicción coactiva porque nos indica que, en el caso en que se practiquen medidas cautelares previas a la notificación del mandamiento ejecutivo, cosa que efectivamente ocurre en este proceso, si no se ha notificado al ejecutado o si falta uno de ellos, se anexará al despacho comisorio para el secuestro de bienes, la copia del mandamiento ejecutivo, caso en el cual el comisionado deberá también hacer la notificación personal del mandamiento de pago.

Es la forma subsidiaria de notificar toda clase de autos cuya notificación no se deba hacer personalmente. El estado es una lista que el secretario debe fijar en sitio visible del despacho, donde relaciona los autos con la designación del proceso en que se han dictado, su fecha, el cuaderno en que obran y el folio.

La sentencia que ordena seguir adelante la ejecución, cuando el ejecutado no propone excepciones, se notifica por estado (artículo 507 del CPC).

La inserción en el estado se hace pasado un día hábil de la fecha del auto, y queda ejecutoriada o en firme tres (3) días después, sin contar el día en que se notificó. Ejemplo: si el auto tiene fecha 13 (miércoles) se deja transcurrir el día 14 (jueves) y se hace la inserción el día 15 (viernes).

Haber transcurrido un día hábil desde la fecha en que se dictó el auto; vencido este día, se fija en lugar público de la secretaría de la dependencia de jurisdicción coactiva, durante un día, en un cuadro donde se anota:

Número del proceso; partes, (nombre del (los) ejecutado (s), fecha del auto; cuaderno donde se encuentra la providencia, fecha de fijación del estado; y firma del secretario).

Los estados se deben guardar en orden riguroso de fecha para su conservación en el archivo.

El secretario dejará constancia en la providencia de la notificación por estado.

En nuestro proceso no opera este tipo de notificación a excepción de la Resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución (artículos 93 y 94 de la Ley 42 de 1993), por ser éste un acto administrativo; por tal razón, el mismo se debe notificar como lo establecen los artículos 44 y siguientes del CCA.

Es una manera especial de tener por notificada a una de las partes en el proceso y exige un requisito: una manifestación de que la parte conoce determinada providencia o que la mencione en escrito que lleve su firma, o verbalmente durante una audiencia o diligencia, caso en el cual se dejará constancia escrita en el acta respectiva.

Cuando el escrito en que se otorgue poder a un abogado se presente a la dependencia de jurisdicción coactiva, se entenderá surtida la notificación por conducta concluyente de todas las providencias que se hayan dictado, inclusive del mandamiento de pago, el día en que se notifique el auto que reconoce personería, a menos que la notificación se haya surtido con anterioridad.

Cuando se decrete la nulidad por indebida notificación de una providencia, ésta se entenderá surtida por conducta concluyente al día siguiente de la ejecutoria del auto que la decretó o de la notificación del auto de obedecimiento a lo resuelto por el superior.

Son los medios que buscan atacar y refutar los actos procesales y procedimentales; ésta es una acepción genérica, toda vez que abarca: los recursos, los incidentes o actuaciones incidentales y las excepciones.

Veamos, en detalle, las características de estos actos de impugnación.

De acuerdo con la regla del derecho procesal, toda providencia debe ser recurrible, pero nuestro ordenamiento procedimental civil la limitó buscando celeridad en los trámites de los procesos. Por esta razón, el CPC señala providencias contra las cuales no procede recurso alguno, como en los casos en que se decretan pruebas de oficio (artículo 179, inciso final), el auto que resuelve sobre la aclaración de una sentencia (artículo 309, inciso final) o el auto que resuelve el recurso de reposición, a menos que contenga nuevos puntos (artículo 348, inciso 3 ibidem).

El proceso es una sucesión de actos realizados por las partes, y los funcionarios competentes son quienes dirimen los conflictos de intereses que se presentan, lo hacen a través de providencias, que una vez notificadas, tienen un término de tres (3) días para que el perjudicado con la decisión interponga los recursos de ley.

" De lugar. Se interpondrá el recurso donde se dictó la providencia.

" De tiempo. Se refiere a la oportunidad (plazos) para interponer el recurso.

" De forma. Si el recurso se presenta en forma oral o por escrito.

" De fundamentación. Se exponen los agravios contra los fundamentos que se estiman erróneos, describiendo cuál es la solución correcta.

Se interpone contra los autos ante el mismo funcionario que dictó la providencia para que se revoque o se reforme.

Son susceptibles de reposición, entre otros:

" El auto que decreta la nulidad

" El auto que aprueba la liquidación del crédito y las costas

" El mandamiento ejecutivo

" El fallo que resuelve las excepciones

" Los demás autos interlocutorios que se apliquen al proceso coactivo

Se materializa el principio de la doble instancia y procede contra los autos interlocutorios y las sentencias de primer grado para que el ad quem revise y corrija las actuaciones del a quo. Este recurso se puede solicitar directamente o en subsidio del recurso de reposición.

El recurso de apelación se concede en diferentes efectos:

Efecto suspensivo. Se da cuando la competencia del a quo se suspende desde la ejecutoria del auto que concede el recurso hasta que se dicte el auto de lo resuelto por el superior (artículo 362 del CPC). Por lo anterior, el a quo no podrá desarrollar actuación alguna, salvo lo relacionado con el secuestro y la conservación de bienes, si la apelación no se refiere a estas medidas. Cuando la apelación se concede en este efecto, se le envía el expediente al superior jerárquico, y si el inferior debe seguir conociendo de los asuntos mencionados (secuestro y conservación de bienes), antes de remitirlo, ordenará, mediante el auto, que el apelante deje copia de esas piezas procesales (artículo 354 modificado por el artículo 37 de la Ley 794 de 2003).

Efecto devolutivo. Según el artículo 354, numeral 2 del CPC, se da cuando no se suspende el cumplimiento de la providencia apelada, ni tampoco el curso normal del proceso; ésta es la regla general en la apelación de autos; si la ley guarda silencio en la forma como se concede, hay que acudir a este efecto; la parte apelante debe suministrar lo necesario para expedir copias de lo que es materia del recurso, pues al superior no se le envía el original del expediente sino las copias.

Efecto diferido. En este caso se suspende el cumplimiento de la providencia apelada, pero continúa el curso del proceso ante el inferior en lo que no depende de la providencia objeto del recurso (artículo 354, numeral 3 del CPC). El envío del expediente al superior se hará de la misma manera como se realiza en el efecto devolutivo, el a quo conserva el expediente original y remite las copias al superior.

Son susceptibles de recurso de apelación en el proceso de jurisdicción coactiva:

" Auto que decreta nulidades

" Auto que aprueba liquidación del crédito

" Auto que por vía de reposición revoque el mandamiento ejecutivo total o parcialmente.

Es importante señalar que con el artículo 48 de Ley 794 de 2003 que modifica el artículo 505 del CPC, se introduce una reforma en cuanto a la apelación del mandamiento de pago: &El mandamiento ejecutivo no es apelable; el auto que lo niegue total o parcialmente, lo será en el efecto suspensivo; y el que por vía de reposición lo revoque, en el diferido&"

El recurrente podrá interponer el de queja ante el superior, para que éste lo conceda si fuere procedente. Cuando el juez de primera instancia deniegue el recurso de apelación.

También podrá interponer recurso de queja el apelante a quien se concedió una apelación en el efecto devolutivo o diferido, si considera que ha debido serlo en uno distinto, para que el superior corrija tal equivocación.

El mismo recurso procede cuando se deniegue el de casación.

El recurrente deberá pedir reposición del auto que negó el recurso, y en subsidio que se expida copia de la providencia recurrida y de las demás piezas conducentes del proceso.

El auto que niegue la reposición ordenará las copias, y el recurrente deberá suministrar lo necesario para compulsarlas en el término de cinco (5) días.

Cuando a una parte se le conceda el recurso y en virtud de reposición se llegare a revocarse tal providencia, la copia para proponer el de queja se podrá solicitar en el término de ejecutoria del auto que decidió la reposición.

El secretario dejará testimonio en el expediente y en la copia, de la fecha en que entregue ésta al interesado.

Si las copias no se compulsan por culpa del recurrente, el juez declarará precluido el término para expedirlas, previo informe del secretario. Cuando aquéllas no se retiren, dentro de los tres (3) días siguientes al aviso de su expedición por parte del secretario, en la forma establecida en el artículo 108 del CPC procederá la misma declaración.

Dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de las copias se deberá formular el recurso ante el superior, con expresión de los fundamentos que se invoquen para que se conceda el denegado. El escrito se mantendrá en la secretaría por dos (2) días a disposición de la otra parte para que manifieste lo que estime oportuno y, surtido el traslado, se decidirá el recurso.

Si el recurso no se presenta dentro del término indicado, precluirá su procedencia.

El superior podrá ordenar al subalterno que le remita copias de otras piezas del expediente, y si el recurrente no suministra lo necesario para su expedición en el término de cinco (5) días, se procederá en la forma dispuesta para la renuencia inicial, lo cual se comunicará al superior.

Si el superior concede la apelación, determinará el efecto que le corresponda y comunicará su decisión al subalterno, quien deberá enviar el expediente u ordenar la expedición de las copias para que se surta el recurso. Pero si estima bien denegado el recurso, enviará la actuación al subalterno para que forme parte del expediente.

En caso de recurso de queja para alterar el efecto de la apelación, el interesado deberá solicitarlo por escrito, con expresión de sus razones, dentro de los tres (3) días siguientes a la llegada del original o las copias al superior, quien resolverá de plano la petición, y si accede a ella, dispondrá lo que fuere del caso para que el recurso se surta en debida forma.

Para los procedimientos de jurisdicción coactiva, queda exceptuado su trámite por el artículo 39 de la Ley 794 de 2003.

Se entienden por incidentes las controversias o cuestiones accidentales que la ley permite discutir en el curso de un juicio y que requieren una decisión especial; sin embargo, no todas las controversias son incidentes, sino sólo aquellas a las cuales la ley les ha asignado el trámite incidental; esto en virtud del artículo 135 del CPC que expresa: Se tramitarán como incidente las cuestiones accesorias que la ley expresamente señale; las demás se resolverán de plano y si hubiere hechos que probar, a la petición se acompañará prueba siquiera sumaria de ellos.

Taxativamente, se estipulan como incidentes, entre otros, los siguientes:

1. Incidente de nulidad (artículo 142, inciso 5)

2. Incidente de levantamiento del embargo y el secuestro (artículo 687, numeral 8)

3. Incidente del beneficio de competencia (artículo 518 del CPC)

4. Incidente de sanción a auxiliares de la justicia (artículo 11 del CPC)

El trámite incidental está estipulado en los siguientes artículos del Código de Procedimiento Civil: 136, preclusión de incidentes; 137, proposición, trámite y efecto de los incidentes;138 rechazo de incidentes, y 139, cuestiones accesorias que se susciten en el curso de un incidente.

Son las infracciones de las condiciones o elementos de un proceso. Las nulidades buscan proteger derechos fundamentales como el debido proceso, el derecho de defensa y la organización judicial. Los artículos 140 y 141 del Código de Procedimiento Civil consagran las nulidades procesales, y éstas se describen por la ley de manera taxativa.

Además de las señaladas en el artículo 140 del CPC, el artículo 141 ibidem contempla dos causales relacionadas con los procesos ejecutivos como son:

" Librar ejecución después de la muerte del deudor sin que se haya cumplido el trámite prescrito en el artículo 1434 del CC, que estipula que los títulos ejecutivos contra el difunto lo serán igualmente contra los herederos; pero los acreedores no podrán entablar o llevar adelante la ejecución sino pasados ocho (8) días después de la notificación judicial de sus títulos. Además, se deberá observar la notificación de los títulos ejecutivos a los herederos de conformidad con el artículo 564 del CPC.

" La falta de las formalidades prescritas para hacer el remate de bienes, siempre que se alegue antes de proferirse el auto que lo aprueba. Esta nulidad sólo afectará el remate y se aplica a todos los procesos en que haya remate de bienes.

Es la figura jurídica que consiste en que, a pesar de haber existido defecto procesal, a éste no se le dan efectos; por regla general, las nulidades son saneables; la ley consagra, de manera específica, en el artículo 144, inciso final del CPC, cuáles no lo son. El saneamiento puede ser expreso o tácito. El primero cuando existe expresión clara de la voluntad de remediar los efectos del vicio, y el segundo es cuando determinada actuación del perjudicado por el defecto procesal, hace suponer que está saneada la nulidad.

Las nulidades no saneables son (artículo 144 inciso final del CPC):

" Falta de jurisdicción

" Falta de competencia funcional

" Cuando el funcionario ejecutor procede contra providencia ejecutoriada del superior, revive un proceso legalmente concluido o pretermite íntegramente la respectiva instancia.

" Cuando la demanda se tramite por proceso diferente al que corresponda.

" Las demás nulidades son saneables.

Otros aspectos que se refieren a las nulidades procesales son:

" Oportunidad y trámite (ver artículo 142 del CPC)

" Requisitos para alegar la nulidad (ver artículo 143 del CPC)

" Declaración oficiosa de la nulidad (ver artículo 145 del CPC)

El auto que decrete la nulidad de todo el proceso o de una parte del mismo, sin la cual no fuere posible adelantar el trámite de la instancia, será apelable en el efecto suspensivo. El que decrete la nulidad de una parte del proceso que no impida la continuación del trámite de la instancia, lo será en el efecto diferido (artículo 147 del CPC).

Es la oposición y defensa invocada por el ejecutado para atacar la decisión que se tiene en su contra, o bien destruir, modificar o aplazar los efectos de las pretensiones de los títulos ejecutivos.

Se debe tener en cuenta que en el proceso de jurisdicción coactiva no es procedente debatir cuestiones que debieron ser objeto de los recursos de vía gubernativa (inciso segundo del artículo 561 del CPC).

Previas. Generalmente atacan cuestiones de forma del procedimiento cuya finalidad es sanear, desde el principio, el proceso.

De mérito, de fondo o sustanciales. Atacan las pretensiones de los títulos ejecutivos y se deciden generalmente en la resolución que falla las excepciones.

Es importante examinar las excepciones previas y de fondo que tratan los artículos 97 y 509 del Código de Procedimiento Civil (reformado por el artículo 50 de la Ley 794 de 2003), teniendo en cuenta que no todas son dables en el proceso de jurisdicción coactiva; por ello, hay que analizar cada caso en especial para determinar su procedencia.

Dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación del mandamiento ejecutivo, el demandado podrá proponer excepciones de mérito, expresando los hechos en que se funden. Al escrito deberán anexarse los documentos relacionados con aquéllas y solicitarse las demás pruebas que se pretenda hacer valer (artículo 509 del CPC reformado por el artículo 50 de la Ley 794 de 2003)

Los hechos que configuren excepciones previas deberán alegarse mediante reposición contra el mandamiento de pago, con esto se quiere decir que se deben interponer dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación del auto. De prosperar alguna que no implique terminación del proceso, el funcionario ejecutor adoptará las medidas respectivas para que el proceso pueda continuar; o, si fuere el caso, concederá al ejecutante un término de cinco (5) días, para subsanar los defectos o presentar los documentos omitidos, so pena de que se revoque la orden de pago, imponiendo condena en costas y perjuicios (artículo 509 del CPC reformado por el artículo 50 de la Ley 794 de 2003).

Para el trámite de las excepciones se deben tener en cuenta los artículos 93 y 94 de la Ley 42 de 1993.

Artículo 93 de la Ley 42 de 1993:

El trámite de las excepciones se adelantará en cuaderno separado de acuerdo con lo siguiente:

1. El funcionario competente dispondrá de un término de treinta (30) días para decidir sobre las excepciones propuestas.

2. El funcionario competente, recibido el escrito que propone las excepciones, decretará las pruebas pedidas por las partes que fueren procedentes y las que de oficio estime necesarias, y fijará el término de diez (10) días para practicarlas, vencido el cual se decidirá sobre las excepciones propuestas.

3. Si prospera alguna excepción contra la totalidad del mandamiento de pago, el funcionario competente se abstendrá de fallar sobre las demás y deberá cumplir lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 306 del CPC.

4. Si se encuentran probadas las excepciones, el funcionario competente así lo declarará y ordenará la terminación y archivo del proceso cuando fuere del caso y el levantamiento de las medidas preventivas cuando se hubieren decretado. En igual forma procederá si en cualquier etapa del proceso el deudor cancelara la totalidad de las obligaciones.

Cuando la excepción probada, lo sea respecto de uno o varios de los títulos comprendidos en el mandamiento de pago, el proceso continuará en relación con los demás sin perjuicio de los ajustes correspondientes.

5. Si las excepciones no prosperan, o prosperan parcialmente, la providencia ordenará llevar adelante la ejecución en la forma que corresponda. Contra esta providencia procede únicamente el recurso de reposición.

6. Si prospera la excepción de beneficio de inventario, la sentencia limitará la responsabilidad del ejecutado al valor por el cual se le adjudicaron los bienes en el respectivo proceso de sucesión.

Ésta se refiere a los procesos de jurisdicción coactiva que se adelantan con base en los títulos señalados en el artículo 92 de la Ley 42 de 1993.

Cuando en el proceso coactivo se proponen excepciones, éstas se resuelven mediante la resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución. De acuerdo con el artículo 93 de la Ley 42 de 1993, el funcionario ejecutor tendrá un término de treinta (30) días para decidir las excepciones a partir del recibo del escrito que las propone; en caso de que haya lugar a decretar pruebas pedidas por las partes y que fueren procedentes, y las que de oficio estime necesarias, tendrá diez (10) días para practicarlas, vencido el cual se decidirá sobre las excepciones propuestas.

En cuanto a las sentencias de excepciones a que hacen referencia los artículos 41 y 42 de la Ley 446 de 1998, en éstos se consagra que éstas son apelables, pero en los procesos de jurisdicción coactiva no son susceptibles de apelación, según lo señalado en el artículo 93, numeral 5 y artículo 94 de la Ley 42 de 1993, que es una norma especial que establece que contra las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan la ejecución procede únicamente el recurso de reposición.

La condena en costas se debe realizar en esta providencia, en su parte resolutiva, por cuanto la resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución, tiene los mismos efectos de la sentencia. El numeral segundo del artículo 392 del CPC establece que la condena en costas ...se hará en la sentencia; en el auto que resuelve el incidente o trámite especial que lo sustituye, el recurso y la oposición.

Las resoluciones que resuelven las excepciones son actos administrativos, por tal razón, se ciñen a las normas que señala el Código Contencioso Administrativo para esta clase de actos, en lo que se refiere a la conformación del mismo, trámites de notificaciones, recursos procedentes y demás aspectos que se refieren al acto administrativo.

Por lo anterior, hay que tener en cuenta las notificaciones a que hacen mención los artículos 44 y 45 del CCA y demás concordantes, donde se indica que las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notifican personalmente al interesado o a su representante o apoderado. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, para hacer la notificación personal se le enviará por correo certificado una citación a la dirección que aquél haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación, o en la nueva que figure en comunicación hecha especialmente para tal propósito. La constancia del envío se anexará al expediente. El envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto. Si no se pudiere hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia.

La resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución es demandable ante la jurisdicción contencioso administrativa, aunque dicha demanda no suspende el proceso de cobro; no obstante, el remate no se realizará hasta que exista pronunciamiento definitivo de la jurisdicción contencioso administrativa (artículo 94 de la Ley 42 de 1993).

Si no se propusieren excepciones oportunamente o no se presentan, el funcionario ejecutor dictará sentencia que ordene el remate y el avalúo de los bienes embargados y de los que posteriormente se embarguen, si fuere el caso, o seguir adelante la ejecución para el cumplimiento de las obligaciones determinadas en el mandamiento de pago, practicar la liquidación del crédito y condenar en costas al ejecutado.

La sentencia se notificará por estado y contra ella no procede recurso de apelación, no es revocable, ni reformable por el juez (funcionario ejecutor) que la pronunció. Con todo, dentro del término de la ejecutoria, de oficio o a solicitud de parte, se podrán aclarar en auto complementario los conceptos o frases que ofrezcan verdadero motivo de duda, siempre que estén contenidas en la parte resolutiva de la sentencia o que influyan en ella (artículo 309 del CPC).

La aclaración de auto procederá de oficio dentro del término de su ejecutoria o a petición de parte presentada dentro del mismo término. El auto que resuelva sobre la aclaración no tiene recursos.

El abogado sustanciador, como parte ejecutante, dentro de los diez (10) días siguientes a la ejecutoria de la sentencia de seguir adelante la ejecución o de la resolución que falla las excepciones y ordena llevar adelante la ejecución, deberá elaborar la liquidación del crédito, especificando el capital y los intereses, de acuerdo con lo dispuesto en el mandamiento de pago.

De dicha liquidación se dará traslado al ejecutado por tres (3) días, mediante auto que no tendrá recursos, dentro de los cuales podrá formular objeciones y acompañar las pruebas que estimen necesarias.

Vencido el traslado, el funcionario ejecutor decidirá si aprueba o modifica la liquidación, por auto apelable en efecto diferido, recurso que no impedirá efectuar el remate de los bienes, ni la conversión de los dineros a las respectivas cuentas corrientes creadas para destinar los recaudos respectivos, en la parte que no es objeto de la apelación. Hay que tener en cuenta que la Ley autoriza al ejecutado para presentar la liquidación del crédito si no lo hace el ejecutante dentro del término aquí señalado.Es importante anotar que en los procesos de jurisdicción coactiva de las contralorías en los que no existe demandante, al ser éstas juez y parte, se debe tener en cuenta que el artículo 521 del CPC, denominado: Liquidación del crédito y las costas, establece que ejecutoriada la sentencia de seguir adelante la ejecución del artículo 507 o la contemplada en la letra e), del numeral 2 del artículo 510, que para el proceso de jurisdicción coactiva de las contralorías se refiere a la resolución que falla las excepciones y ordena llevar adelante la ejecución (numeral 5 del artículo 93 de la Ley 42 de 1993) se practicará por separado la liquidación del crédito y las costas para éstas últimas, aplicando el artículo 393 del CPC.

Se ha interpretado que estas liquidaciones se pueden elaborar en una misma actuación procesal, es decir, en el mismo documento, de una parte la liquidación del crédito y de la otra, la liquidación de las costas, de tal manera que no se confundan, por cuanto cada una tiene sus valores y operaciones aritméticas.

Los artículos 521 y 393 del CPC disponen que las liquidaciones se deben realizar una vez quede ejecutoriada la sentencia o providencia que ordena seguir adelante la ejecución.

Los traslados y objeciones se pueden también hacer en una sola actuación procesal aplicando el principio de economía procesal, más aún, cuando en nuestro proceso no existe demandante al que se deban aplicar los traslados a los que hacen referencia los mencionados artículos del Código de Procedimiento Civil.

De acuerdo con este planteamiento, podemos concluir que los artículos 521 y 393 del CPC ordenan el procedimiento para la aprobación de las liquidaciones en la misma etapa procesal sin que éste varíe. Al respecto, se tiene lo siguiente:

1. Liquidación del crédito: la elaboración de la liquidación se realiza dentro de los diez (10) días siguientes a la ejecutoria de la providencia de excepciones (numeral 1 artículo 521 del CPC).

Liquidación de las costas: La elaboración se hace inmediatamente quede ejecutoriada la providencia de excepciones. (inciso 1 del artículo. 393 del CPC).

2. Liquidación del crédito: de dicha liquidación se dará traslado al ejecutado por tres (3) días, mediante auto que no tendrá recursos, dentro de los cuales podrán objetarla (numeral 2 artículo 521 del CPC).

Liquidación de las costas: elaborada por el secretario la liquidación, quedará a disposición de las partes por tres (3) días, dentro de los cuales podrán objetarla (numeral 4 del artículo 393 del CPC).

3. Liquidación del crédito: vencido el traslado, el juez decidirá si aprueba o modifica la liquidación por auto apelable en el efecto diferido (numeral 3 del artículo 521 del CPC)

En el auto de aprobación de la liquidación del crédito se anota que procede recurso de apelación, como lo ordena este articulado.

Liquidación de las Costas: Si la liquidación no es objetada oportunamente, será aprobada por auto que no admite recurso alguno.(Numeral 5 del artículo. 393 del CPC).

El numeral 6 del artículo 393 del CPC establece que, formulada objeción, el escrito quedará en la secretaría por dos (2) días en traslado a la parte contraria y el juez resolverá si reforma la liquidación o la aprueba sin modificaciones. Este numeral no es aplicable en el proceso de jurisdicción coactiva, en lo que respecta al traslado, por ser la Contraloría General de la República juez y parte y no existir demandante en este proceso. En los respectivos autos que se profieran se determina el término y procedencia para cada una de las liquidaciones, como se dijo anteriormente el del crédito procede recurso de reposición y apelación y para las costas solamente reposición, haciendo claridad que en el proceso coactivo no se cobran agencias en derecho.

Asimismo, hay que tener en cuenta que en el proceso de jurisdicción coactiva no hay fijación de agencias en derecho, para lo cual se ha dispuesto en el Código de Procedimiento Civil un procedimiento especial que consagra el recurso de apelación para la liquidación que las apruebe, situación que no es aplicable para nuestro procedimiento.

Las fórmulas para determinar el monto total que debe pagar el ejecutado comprenden las siguientes variables, definidas así:

Capital. Es el valor del título ejecutoriado. Se representa por la letra K.

Interés. Es la actualización del valor del título (capital) al día de la liquidación, en nuestro caso se representa por la letra I.

Intereses moratorios. Es el valor que se toma a partir de la fecha de la ejecutoria del título hasta la fecha en que se realiza la liquidación. No obstante, para multas disciplinarias y compañías aseguradoras hay que tener en cuenta que:

1. Del doce por ciento (12%) anual, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 68 de 1923, desde la ejecutoria del título hasta cuando se realice el pago total de la obligación, para el caso de fallos, sentencias, reintegros o demás obligaciones que se destinen al Tesoro Nacional.

2. Del seis por ciento (6%) cuando se trate de multas a favor de la CGR, diferentes a sanciones disciplinarias, en cumplimiento del artículo 1617 del Código Civil.

3. Cuando se trate de multas impuestas con base en el inciso final del artículo 31 de la Ley 200 del 28 de julio de 1995 o con base en el inciso final del artículo 173 de la Ley 734 del 5 de febrero de 2002, se debe tener en cuenta que el plazo de doce (12) meses siguientes a su imposición, cuando el sancionado se encuentre vinculado ya sea a la misma entidad o a otra entidad oficial y el de treinta (30) días otorgados por la ley para la cancelación de la deuda, si el sancionado no se encontrare en entidad oficial, no causa intereses moratorios; vencido éstos, el moroso pagará además del monto de la multa, los intereses comerciales con base en el artículo 884 del Código de Comercio, hasta cuando se realice el pago total de la obligación.

4. Para las compañías de seguros. El parágrafo del artículo 111 de la Ley 510 de 1999 modificó el artículo 1080 del Código de Comercio, que establece que el interés moratorio equivale al certificado como bancario corriente por la Superintendencia Bancaria aumentado en la mitad. Este artículo igualmente establece que al asegurador se le otorga un periodo de gracia de un mes, para cancelar la obligación, a partir de la ejecutoria del título; vencido este término, se empiezan a causar los intereses moratorios.

Tasa de interés. Es del 12% anual, conforme a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 68 del 25 de octubre de 1923, para los fallos de responsabilidad fiscal, multas diferentes a las disciplinarias, reintegros y tarifas de cuotas de fiscalización.

Es el lapso que demora el ejecutado en cancelar la obligación y está representado por la letra T.

Son los gastos en que se ha incurrido durante el desarrollo del proceso, tales como: publicación por avisos de prensa o de radio, pago de honorarios a auxiliares de la justicia como curador ad litem, avaluadores, diligencias de secuestro, gastos en que incurre el secuestre en la administración de los bienes, remate, etcétera, y que conforman el gran total adeudado por el ejecutado.

Es el valor de los intereses que el ejecutado debe cancelar por el plazo que se le otorga en los acuerdos de pago.

Es la amortización que se fija para la deuda mediante una serie de pagos uniformes que incluyen intereses y capital para el caso de acuerdos de pago; ésta se representará por la letra R.

Es la amortización que se fija para la deuda mediante una serie de pagos variables que incluyen intereses y capital, para el caso de acuerdos de pago. Se calcula sobre los saldos a medida que se van amortizando los pagos parciales.

Se refiere a la cantidad de pagos que se acuerden para cancelar la deuda, se representa con la letra N. Para los acuerdos de pago el plazo máximo es de tres (3) años.

De conformidad con el artículo 1653 del Código Civil, si se deben capital e intereses, el pago de toda obligación se imputará primeramente a los intereses. No obstante, en aplicación al artículo 2495 del CC, las costas judiciales que se causen en interés general de los acreedores, al ser de los créditos de primera clase, se deben abonar en primer lugar.

1. Cálculo de intereses moratorios para la liquidación del crédito, del ejecutado:

360 días

Monto total de la deuda = Capital Inicial + Intereses + Costas del proceso

2. Cálculo de la amortización mensual

La amortización se efectúa mediante pagos mensuales que incluyen abonos a capital e intereses, con un plazo máximo de tres (3) años.

• Cuota fija

La fórmula para hallar la cuota fija de amortización mensual es la siguiente:

Donde:

R es la cuota fija de amortización.

K es el capital que se debe pagar.

I es el interés de financiación mensual.

n es el número de cuotas que se deben pagar.

Veamos un ejemplo en el cuadro 1

Cuadro 1

La fórmula para hallar la cuota variable de amortización mensual es la siguiente:

Rn =Kn x I x n

Donde :

n es el periodo en el cual se liquida la cuota (1, 2, 3, ....).

Rn es la cuota variable de amortización.

Kn es el saldo de capital en el momento n.

I es el interés de financiación mensual.

Veamos un ejemplo en el cuadro 2.

Cuadro 2

En los casos en que se compruebe que los bienes del responsable fiscal son insuficientes para cubrir el total de la obligación, se podrá solicitar la revocación de diferentes actos realizados por el responsable fiscal, dentro de los dieciocho (18) meses anteriores a la ejecutoria del fallo, siempre que el acto no se haya celebrado con buena fe exenta de culpa; tales actos son:

" Los de disposición a título gratuito.

" El pago de deudas no vencidas.

" Toda dación en pago perjudicial para el patrimonio del responsable fiscal.

" Todo contrato celebrado con su cónyuge, compañero permanente, con sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, único civil o con algún consorcio en sociedad distinta de la anónima.

" Todo contrato celebrado con sociedades en las cuales el responsable fiscal o las mismas personas nombradas en el anterior ordinal sean dueños, individual o conjuntamente, de un treinta por ciento (30%) o más del capital.

" La liquidación de bienes de la sociedad conyugal del responsable fiscal, hecha por mutuo consenso o pedida por uno de los cónyuges con aceptación del otro.

" Las cauciones, hipotecas, prendas, fiducias de garantía, avales, fianzas y demás garantías, cuando con ellas se aseguren deudas de terceros.

Las acciones revocatorias se tramitan ante el juez civil del circuito del domicilio del responsable fiscal por el trámite del proceso verbal que regula el Código de Procedimiento Civil. La Oficina Jurídica es la competente para adelantar esta demanda, por representar judicialmente a la Contraloría General de la República ante las autoridades competentes (numeral 15, artículo 43 del Decreto Ley 267 de 2000), en coordinación con la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva (numeral 12 del artículo 58 del Decreto Ley 267 de 2000). Este proceso no suspende ni afecta el curso y el cumplimiento del proceso de jurisdicción coactiva.

Es importante aclarar que a través de este Manual se citan normas del CPC, en especial en esta materia que se rige por las normas de este código, de acuerdo a la remisión que hace el artículo 90 de la Ley 42 de 1993, sin embargo en la redacción de las mismas vamos ajustando la redacción para lograr la aplicación correcta de las normas a los casos prácticos del proceso de jurisdicción coactiva, apartándonos de la descripción taxativa de las normas, por cuanto estas están regladas para la estructura orgánica de los juzgados civiles, cuando se menciona al juez, nosotros nos referimos al funcionario ejecutor, el ejecutante o demandante nos referimos al abogado sustanciador o directamente al funcionario ejecutor, según el caso, en razón a la estructura orgánica o funcional de las dependencias de Jurisdicción Coactiva de las Contralorías; igualmente con relación a las partes, (demandante y demandado) que en el proceso coactivo se es juez y parte ejecutante al mismo tiempo, lo que implica algunas diferencias en cuanto a la aplicación de términos, notificaciones, traslados, presentación de escritos, liquidaciones, avalúos periciales, etcétera., que se tienen en el Código de Procedimiento Civil en cabeza del demandante o ejecutante como otra persona diferente al juez.

El funcionario ejecutor puede decretar medidas cautelares antes o simultáneamente con el mandamiento ejecutivo (inciso 1 del artículo 95 de la Ley 42 de 1993). Esta disposición no las limita a esa oportunidad, por cuanto es factible decretarlas posteriormente.

Con el objeto de que los funcionarios competentes puedan obtener información sobre los bienes del deudor, se los ha facultado para solicitar los datos a entidades públicas o privadas, las cuales estarán obligadas en todos los casos a dar pronta y cumplida respuesta a las contralorías, allegando copia de la declaración juramentada sobre los bienes del ejecutado, presentada al momento de asumir el cargo, o cualquier otro documento. El incumplimiento de lo anterior dará lugar a multa.

Entre las entidades más importantes a las que se puede acudir a consultar sobre los bienes, lugar de trabajo, cuentas bancarias y cualquier otro dato adicional del ejecutado, se encuentran las siguientes:

1. Superintendencia de Notariado y Registro-Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y Privados zonas norte, centro y sur en Bogotá y en las principales ciudades del país: para averiguar sobre el registro de matrícula inmobiliaria en donde puedan estar registrados como propietarios de inmuebles los ejecutados a los que se les está adelantando procesos de jurisdicción coactiva y registrar los embargos decretados inmediatamente.

2. Superintendencia Bancaria: para averiguar sobre las entidades financieras autorizadas por la Superintendencia, con el fin de circularizar informar a dichas entidades sobre dineros depositados en aquellas para efectuar las medidas cautelares.

3. Cámaras de Comercio en el nivel nacional: con el fin de verificar la información de los comerciantes en cuanto a la contabilidad, los registros mercantiles, inventarios, estados financieros en general, establecimientos de comercio y otros aspectos que sirvan de base para realizar los embargos a que haya lugar.

4. Registraduría Nacional del Estado Civil: para hacer averiguaciones sobre los datos personales (cédula) de los ejecutados.

5. Dirección de Impuestos Nacionales (DIAN) y oficinas regionales: para verificar la información que posee esta entidad en relación con las declaraciones de renta y complementarios, así como de otros impuestos en el nivel nacional, que sirva de base para la averiguación de bienes para realizar los embargos a que haya lugar.

6. Instituto Geográfico Agustín Codazzi y Secretarías de Catastro de Bogotá, Medellín y Cali: el Instituto Agustín Codazzi, por ejercer las funciones de autoridad máxima catastral en el país y tener actualizado el catastro en el nivel nacional y el inventario de la propiedad inmueble, que no se tenga de las Secretarías de Catastro de las ciudades de Bogotá, Medellín y Cali.

7. Ministerio de Relaciones Exteriores: por ser la competente para expedir los pasaportes, los cuales tienen información de los datos personales de las personas que los solicitan.

8. Covinoc, Datacrédito y Cifin: entidades que tienen una relación muy completa de los deudores de diferentes clases como de entidades financieras, créditos de toda clase, y otra información de gran importancia sobre los ejecutados.

9. Secretarías de Tránsito y Transporte: con el fin de verificar el registro de los vehículos de propiedad de los ejecutados en el nivel distrital.

10. Entidades Prestadoras de Salud (EPS), Prepagadas y Cajas de Compensación Familiar: por cuanto tienen una buena información de las personas que se afilian a seguridad social.

11. Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF): es una entidad encargada de ejercer las funciones de intervención del Estado con el fin de detectar las prácticas asociadas con el lavado de activos, mediante la centralización, la sistematización y análisis de la información relacionada con operaciones reportadas como sospechosas, transacciones financieras y comerciales.

12. Fondo Nacional del Ahorro: envía información de los funcionarios y exfuncionarios públicos a los que se les han otorgado créditos de vivienda.

13. Departamento Administrativo de la Función Pública: suministra la información contenida en sus bases de datos sobre los empleados del Estado.

14. Superintendencia Nacional de Salud: informa sobre la afiliación de las personas a las entidades prestadoras de servicios de salud.

15. Empresas de teléfonos, telefonía celular y televisión por cable: suministran datos contenidos en sus formatos de afiliación.

16. Cajas de compensación familiar: entregan datos de sus afiliados para la ubicación laboral del requerido.

17. Ministerio de Transporte: para verificar el registro de los vehículos de propiedad de los ejecutados en el nivel nacional.

Término para practicar las medidas cautelares (artículo 327 del CPC)

Se deben practicar inmediatamente, esto es, luego de que se decreten y sin necesidad de notificar el auto de embargo a la parte contraria. Si fueren previas al proceso, se entenderá que el ejecutado queda notificado el día en que se apersona de aquél o actúa en ellas o firma la respectiva diligencia. El artículo 327 del CPC dice:

Las medidas cautelares se cumplirán inmediatamente, antes de la notificación a la parte contraria del auto que las decrete. Si fueren previas al proceso, se entenderá que dicha parte queda notificada el día en que se apersona en aquél o actúe en ellas o firme la respectiva diligencia.

Los oficios y despachos para el cumplimiento de las mencionadas medidas solamente se entregarán a la parte interesada cuando se le haya notificado el auto que admitió la demanda o libró mandamiento ejecutivo.

Es un acto jurisdiccional encaminado a colocar un bien fuera del comercio en forma tal, que una vez practicado se logra su inmovilización en el mundo del negocio jurídico. La medida tiene por finalidad impedir que el ejecutado disponga de los bienes, constituya gravámenes o imponga limitaciones al dominio.

El artículo 681 del CPC establece las diferentes formas de perfeccionar el embargo, luego de la providencia que lo decreta, de donde se advierte que el embargo es un acto complejo que se inicia con la decisión del funcionario ejecutor hasta el acto de inscripción o de notificación o de recepción de comunicación escrita, según la clase de embargo. Se debe registrar cuando se trate de bienes inmuebles y bienes muebles sujetos a registro como automotores, naves, aeronaves y acciones sujetas a esta modalidad.

Para perfeccionar el embargo de especies muebles corporales, inanimados y semovientes no sujetos a registro, es necesario el secuestro.

No obstante, cuando se embargan derechos reales que recaen sobre cosas corporales muebles, el embargo se perfecciona en el momento en que el funcionario ejecutor retiene los bienes y se los entrega al secuestre.

El embargo de otra clase de bienes se perfecciona según lo que establecen los diferentes numerales del artículo 681 del CPC, a saber: numeral 2, mejoras o cosechas; numeral 4, créditos; numeral 5, créditos y otros derechos que se persiguen en un proceso; numeral 6, acciones y títulos; numeral 7, el interés de un socio en sociedad colectiva, de responsabilidad limitada u otra de personas; numeral 8, interés de un socio comanditario; numeral 9, interés de un socio en sociedades civiles; numeral 10, salarios; numeral 11, dineros en establecimientos bancarios o similares; numeral 12, derechos proindiviso en bienes muebles.

El artículo 681 del CPC fue reformado por la Ley 794 de 2003 y agrega un parágrafo que dice lo siguiente: En todos los casos en que se utilicen mensajes electrónicos, los emisores dejarán constancia de su envío y los destinatarios, sean oficinas públicas o particulares, tendrán el deber de revisarlos diariamente y tramitarlos de manera inmediata.

Se citan algunos que tienen relación con el proceso coactivo.

Los contemplados en el artículo 684 del CPC, en especial los siguientes:

" Los utensilios de cocina, muebles de alcoba y ropa que considere necesarios el funcionario ejecutor.

" Los utensilios y enseres necesarios para el trabajo individual.

" Los bienes objeto del negocio fiduciario no podrán ser perseguidos por los acreedores del fiduciante, a menos que sus acreencias sean anteriores a la constitución del mismo. Los acreedores del beneficiario solamente podrán perseguir los rendimientos que le reporten dichos bienes (artículos 1238 del Código de Comercio).

" Los derechos personalísimos e intransferibles como son los de uso y habitación.

Existen normas especiales en las que se amplían los casos de inembargabilidad:

" No es embargable el salario mínimo legal o convencional. El excedente del salario mínimo mensual sólo es embargable en una quinta parte (artículo 154 y s.s. del Código Sustantivo del Trabajo).

" Es inembargable el único bien inmueble urbano o rural perteneciente a la mujer cabeza de familia, definida en el artículo 2 y parágrafo de la Ley 82 de 1993. Para efectos de lo anterior, se tendrá que constituir patrimonio familiar inembargable a favor de los hijos menores existentes y de los que estén por nacer, de acuerdo con lo establecido en la Ley 861 del 26 de diciembre de 2003.

" Las prestaciones sociales, (artículo 344 del Código Sustantivo del Trabajo).

" Las pensiones (artículo 134 de la Ley 100 de 1993).

" Son inembargables las cuentas de ahorros menores a $18.925.425 (artículos 126 y 138 del Decreto 663 de 1993-Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y Decreto 0564 del 19 de marzo de 1996-Circular 123 de 2003 expedida por la Superintendencia Bancaria).

" El patrimonio de familia se constituye en un acto entre seres vivos o mediante testamento a favor de toda la familia, entendiéndose ésta la compuesta por una mujer y un hombre mediante matrimonio, compañero o compañera permanente y los hijos menores de edad, en relación con un bien inmueble, que así adquiere la calidad de no embargable. Sólo se podrá constituir sobre el dominio pleno de inmuebles que no estén gravados con hipoteca, censo o anticresis, y cuyo valor en el momento de la constitución no sea mayor de 250 salarios mínimos mensuales vigentes (Ley 70 de 1931 y Ley 495 de 1999).

El patrimonio de familia es inembargable aún en caso de quiebra, no puede ser hipotecado, ni gravado con censo, ni dado en anticresis, ni vendido con pacto de retroventa, se puede enajenar o cancelar la inscripción por otra que haga entrar el bien a su patrimonio particular sometido al derecho común, pero si es casado o tiene hijos menores, la enajenación o la cancelación se subordina, en el primer caso, al consentimiento del cónyuge, y, en el otro, al consentimiento de los menores, dado por medio o con intervención de un curador, si lo tienen, o de un curador nombrado ad hoc y con autorización judicial.

" Afectación a vivienda familiar que consiste en la afectación de un inmueble adquirido en su totalidad por uno de los cónyuges antes o después de la celebración del matrimonio, destinado a la habitación de la familia (Ley 258 de 1996).

La afectación a vivienda familiar protege a los cónyuges o compañeros cuya unión haya perdurado por lo menos dos (2) años.

La afectación de vivienda familiar es inembargable, salvo en los siguientes casos:

" Cuando sobre el inmueble se hubiere constituido hipoteca con anterioridad al registro de la afectación a vivienda familiar.

" Cuando la hipoteca se hubiere constituido para garantizar préstamos para la adquisición, construcción o mejora de la vivienda.

La afectación a vivienda familiar se levanta de común acuerdo entre los cónyuges, en cualquier momento, mediante escritura pública o por mandato judicial.

Esta situación se puede presentar en los siguientes casos:

1. Si en el proceso de jurisdicción coactiva que adelanta la Contraloría General de la República se decreta el embargo de bienes ya embargados en un proceso civil. En tal evento, el funcionario ejecutor deberá comunicárselo inmediatamente, sin necesidad de auto que lo ordene, al juez civil, por oficio en el que se indicarán el nombre de las partes y los bienes de que se trate.

El proceso civil se adelantará hasta el remate de dichos bienes, pero antes de entregar el producto al ejecutante del proceso civil se debe solicitar, por parte del juez civil al funcionario ejecutor del proceso coactivo, la liquidación definitiva y en firme, debidamente especificada, del crédito que ante él se cobra y de las costas, y con base en ella, por medio de auto, se hará la distribución entre todos los acreedores, de acuerdo con la prelación contemplada en los artículos 2494 y siguientes del Código Civil.

Es importante señalar que los créditos a favor de la Contraloría General de la República se encuentran clasificados en los de primera clase, según lo establece el numeral 6 del artículo 2495, en cuanto aquellos créditos del fisco se refieren a los del Tesoro Público.

Los créditos garantizados con prenda pertenecen a la segunda clase, según el artículo 2497-3 del CC, y los de hipoteca pertenecen a la tercera clase, según el artículo 2499 del CC.

Se debe informar al juez civil, en el respectivo oficio, que se ordenó, también, el embargo de los bienes que se llegaren a desembargar en dicho proceso.

No obstante, el funcionario ejecutor debe estar pendiente del proceso civil, para enviar la liquidación a que hace referencia el inciso anterior, así como para interponer los recursos a que haya lugar.

El auto de distribución de los acreedores es apelable en el efecto diferido, y se comunicará por escrito al funcionario ejecutor, quien podrá interponer reposición y apelación, dentro de los diez (10) días siguientes al de la remisión del oficio por correo certificado o de su entrega por un subalterno del juzgado, si fuere en el mismo lugar.

2. Cuando el embargo se haya practicado en el proceso de jurisdicción coactiva. En el proceso civil el juez civil podrá pedir el embargo del remanente que pueda quedar en el proceso coactivo y de los bienes que se llegaren a desembargar.

Ante esta situación, es importante tener en cuenta el procedimiento establecido en el artículo 566 del CPC, que se encuentra dentro del capítulo especial de Ejecución para el cobro de deudas fiscales, el cual tiene concordancia con el artículo 157 Acumulación de Procesos; artículo 158 Competencia; y 541 ibidem, Acumulación de Procesos Ejecutivos. Además, conviene tener en cuenta que:

" Al proceso de jurisdicción coactiva no es admisible la acumulación de procesos con títulos diferentes a los que se refiere el artículo 562 del CPC.

" Cuando en el certificado del registrador aparece que el bien embargado en el proceso de jurisdicción coactiva está gravado con hipoteca, el funcionario ejecutor deberá enterar al acreedor de la existencia del proceso, para que haga valer su crédito ante el juez competente, esto se hará mediante notificación personal o por medio de carta certificada que se enviará a la dirección que aparezca en la declaración de renta del acreedor, dirección que debe ser suministrada por el funcionario correspondiente.

El dinero que sobre del remate del bien hipotecado se enviará al juez que adelante el proceso para el cobro del crédito con garantía real o se depositará a la orden de la entidad ejecutora para los fines pertinentes, a menos que el acreedor y el deudor convengan otra cosa mediante memorial presentado como se exige para las demandas.

Nota: El embargo decretado en proceso ejecutivo prendario sigue la misma suerte del decretado con base en título hipotecario y, cuando la jurisdicción coactiva decrete la el embargo de bienes gravados con prenda, debe dar aviso al acreedor prendario, en la misma forma como ya se dijo para el acreedor hipotecario.

Es la aprehensión material que se hace de un bien o conjunto de bienes que se entregan a una persona (secuestre) para que los tenga en depósito y, en ocasiones, como administrador a nombre y órdenes de la autoridad o del funcionario ejecutor, para ser entregados cuando y a quien éste disponga.

Es la persona encargada del depósito o administración de los bienes según su naturaleza.

La designación del secuestre se hará teniendo en cuenta el artículo 9 del CPC (reformado por el artículo 3 de la Ley 794 de 2003) y se notificará por telegrama, que se podrá suplir enviando por correo certificado el oficio donde conste su nombramiento como auxiliar de la justicia dentro del proceso.

El secuestre de bienes muebles tales como vehículos, máquinas, mercancías, muebles, enseres, distintos a vehículos de servicio público y a los mencionados en los numerales 5 a 10 del artículo 682 del CPC, procederá a depositarlos, inmediatamente, en la bodega que disponga y, a falta de ésta, en un almacén general de depósito u otro lugar que ofrezca plena seguridad; al día siguiente se lo informará por escrito al funcionario ejecutor, conforme al numeral 4 del artículo citado.

Se deberá dar aplicación a los diferentes numerales del artículo 682 para hacer efectivo el secuestro de bienes, y al artículo 683 ibidem para efectos de la caución, cuando haya lugar a ella, así como para determinar las funciones que le corresponden al secuestre en el ejercicio de su cargo.

El incumplimiento por parte de los secuestres de cualquiera de los deberes consagrados en los incisos anteriores y en el artículo 688 del CPC dará lugar a la cancelación de la licencia y al relevo de todas las designaciones como secuestre que estén desempeñando, lo cual se hará como lo prevé el numeral 3 del artículo 688 del CPC.

El funcionario ejecutor que decrete el relevo enviará copia de la providencia a la correspondiente autoridad, para que dé cumplimiento a la cancelación prevista en el inciso anterior e informe a las oficinas judiciales del país para que procedan a darle cumplimiento.

La designación del secuestre recae en el funcionario ejecutor.

Se aplicarán las normas pertinentes del Código de Procedimiento Civil, especialmente los artículos 8, 9 reformado por el artículo 3 de la Ley 794 de 2003, 10, 388 reformado por el artículo 41 de la Ley 794 de 2003 en concordancia con los artículos, 683, 688 y 689 del CPC.

Dentro de las funciones del secuestre está la custodia de los bienes que se entreguen; no obstante, si los bienes secuestrados son consumibles y se hallan expuestos a deteriorarse o perderse, el secuestre los enajenará en las condiciones normales del mercado y consignará el dinero en la forma establecida en el artículo 10 del CPC, rindiendo al funcionario ejecutor informe de la venta.

El secuestre deberá prestar caución, de acuerdo con la suma que le fije el funcionario ejecutor una vez practicado el secuestro, y si no lo hace en el término que se le señale, será removido; ello, con el fin de que el secuestre responda por el cumplimiento de sus funciones, la conservación y devolución de los bienes, y el depósito de los rendimientos.

No se podrá exigir caución al opositor a quien se dejen los bienes en calidad de secuestre.

Bien mueble no fungible: debe depositarlo en bodega o almacén de depósito y avisar al funcionario ejecutor, a más tardar al día siguiente de la diligencia de secuestro. Ejemplos: televisores, equipos de sonido, etcétera.

Bienes muebles fungibles recaudados: el secuestre debe proceder a venderlos en las condiciones normales del mercado. Ejemplo: el caso de cosechas.

Bienes muebles fungibles pendientes: el secuestre debe tomar medidas para su administración, recolección y venta en condiciones normales del mercado.

Almacenes o establecimientos semejantes: el secuestre asume la administración, y el propietario tiene funciones de asesoría y vigilancia.

Empresas industriales y mineras: el secuestre asume funciones de dirección y manejo. El gerente o administrador no podrá disponer de dineros sin autorización del secuestre.

Semovientes: el secuestre debe tomar la debida seguridad y administrarlos.

Si se trata de un crédito: el secuestre debe avisarle al deudor del ejecutado, para que consigne en la cuenta de depósitos judiciales a órdenes de la dependencia de jurisdicción coactiva.

Bienes inmuebles: el secuestre debe administrarlo. Ejemplo: puede arrendarlo o dejar en calidad de depósito al ejecutado.

En sociedades: el secuestre sustituye al socio.

Vehículos de servicio público: el secuestre tiene las mismas funciones que se señalaron para el caso del secuestre que asume las funciones de dirección y manejo de las empresas industriales y mineras, es decir, recaudar el producido, pagar los gastos y consignar los dineros a órdenes de la dependencia de jurisdicción coactiva.

Consignación de dineros: el dinero que perciba el secuestre, por cualquier concepto, debe consignarlo en la cuenta de depósitos judiciales a órdenes de la dependencia de jurisdicción coactiva.

Informes: dar informe mensual de su gestión y rendir cuentas exactas y comprobadas de sus funciones al funcionario ejecutor, cuando éste se lo solicite y, también, al terminar el desempeño del cargo (artículos 10 y 689 del CPC).

Depósito de bienes: indicarle al funcionario ejecutor el depósito de los bienes o el traslado de éstos.

Destino de bienes: no debe darle a los bienes una destinación diferente a la que les corresponde por su naturaleza.

Prestar caución: dentro del término que se le establezca.

El incumplimiento a los anteriores deberes origina sanciones que van desde multa hasta remoción del cargo, sin perjuicio de la investigación penal, en caso de configurarse un delito.

Se debe tener en cuenta lo señalado en los artículos 688 y 689 del CPC, en relación con la remoción y la entrega de bienes. En relación con las cuentas del secuestre, al terminar el desempeño del cargo, por cualquier causa, el secuestre deberá rendir cuentas comprobadas de su administración, dentro de los diez (10) días siguientes, sin lo cual no se señalarán honorarios definitivos.

El funcionario ejecutor, de oficio o a petición de parte, también podrá disponer que se rindan cuentas en cualquier tiempo, mientras el secuestro subsista. Para el trámite de las cuentas se aplicará lo dispuesto en el artículo 599 del CPC. Asimismo, es importante para la rendición de cuentas, lo dispuesto para la custodia de bienes y dineros a que hace referencia el artículo 10 del CPC.

El auto que decreta el secuestro debe indicar fecha y hora para llevar a cabo la diligencia, y el nombre del secuestre. El secuestro se realiza con la diligencia a la que concurren: el funcionario ejecutor, quien tiene el deber de comprobar la existencia, las características y el estado de los bienes; los identifica, limita el secuestro conforme a las reglas existentes y los entrega al secuestre; el abogado sustanciador, a quien le corresponde denunciar los bienes; el secretario del despacho de la dependencia de jurisdicción coactiva; y el secuestre. Cuando se considere conveniente, se debe pedir el acompañamiento de la Policía del lugar.

De todo lo ocurrido en la diligencia se debe levantar un acta, que, una vez terminada, debe ser leída en voz alta por el secretario y el funcionario ejecutor ordenará las adiciones y correcciones que en el momento se soliciten. Aprobada la diligencia, el acta será firmada por todos los que intervinieron, empezando por el funcionario ejecutor y terminando con el secretario.

El artículo 515 del CPC dispone que el secuestro de bienes sujetos a registro, tanto el previo como el decretado en el proceso, se practicará sólo una vez inscrito el embargo, y siempre que en el certificado del registrador aparezca el ejecutado como su propietario. Si en este certificado aparece que el inmueble pertenece a un tercero, el funcionario ejecutor, de oficio o a solicitud del dueño o de cualquiera de las partes, ordenará la cancelación del embargo.

Se debe tener en cuenta que el artículo 68 de la Ley 794 de 2003 reformó el artículo 682 del CPC, en el caso en que el secuestre no concurra a la diligencia, disponiendo que para que se pueda practicar ésta, el juez (el funcionario ejecutor) o el funcionario comisionado procederá a reemplazarlo en el acto, sin que en la comisión se pueda prohibir la designación del secuestre reemplazante en el evento de la no comparecencia del que se encontraba nombrado y posesionado.

También hay que observar el artículo 686 del CPC, para el procedimiento que se debe realizar en caso de oposiciones que en la diligencia de secuestro es posible alegar, las pruebas que se deben adjuntar y la manera como el funcionario ejecutor debe resolverlas, estableciendo las formalidades para practicar el secuestro de bienes.

Para evitar problemas con la destinación de los bienes secuestrados, el secuestre está obligado a depositarlos en la bodega de que disponga o a falta de ésta en una almacén general de depósito y del cual deberá informar al funcionario ejecutor al día siguiente, así como de cualquier cambio que se haga.

Para el secuestro de naves, se deben tener en cuenta los artículos 1451 y 1452 del Código de Comercio, y para el de aeronaves, el artículo 1908 ibidem.

Tener en cuenta los casos contemplados en el artículo 687 del CPC, así como los demás casos especiales que contemplan algunos otros artículos del Código de Comercio, ejemplo artículo 1909; del Código de Procedimiento Civil, como el de la consignación para impedir o levantar embargos y secuestros, artículo 519; cuando haya lugar a reducción de embargos, artículo 517 reformado por el artículo 53 de la Ley 794 de 2003; cuando se trata de bienes sujetos a registro, si en el certificado aparece que los bienes no pertenecen al afectado, artículo 681-1 reformado por el artículo 67 de la Ley 794 de 2003; cuando se cancela la totalidad de la obligación, artículo 537, etcétera.

En cuanto a la terminación del proceso por pago, el artículo 537 del CPC, contempla que si antes del rematarse el bien, se presentare escrito auténtico proveniente del ejecutante (debemos entender para el proceso coactivo si proviene del ejecutado), que acredite el pago de la obligación y las costas, el funcionario ejecutor declarará terminado el proceso y dispondrá la cancelación de los embargos y secuestros, si no estuviere embargado el remanente.

Para este caso se deberá cumplir con el procedimiento establecido en este artículo para la liquidación del crédito y las costas, haciendo la salvedad que cuando no existan liquidaciones del crédito y de las costas, podrá el ejecutado presentarlas con el objeto de pagar su importe, acompañadas del título de su consignación a ordenes de la respectiva dependencia de jurisdicción coactiva de las Contralorías, no obstante se debe obviar el traslado al ejecutante a que hace mención el numeral 1 del artículo 537 del CPC, la cual el funcionario ejecutor la aprobará si la encuentra ajustada a la ley, habrá lugar a los recursos si el funcionario ejecutor la modificare, la apelación se concederá en efecto diferido. En caso que se acredite el pago y no se presente la liquidación del crédito y las costas por parte del ejecutado, deberá elaborarla el abogado sustanciador, de acuerdo al trámite descrito en este Manual para la liquidación del crédito y las costas en virtud de los artículos 521 y 393 del CPC.

Cuando el funcionario ejecutor aumente el valor de las liquidaciones, si dentro de los diez (10) días siguientes a la ejecutoria del auto que las apruebe o de la notificación de obedecimiento a lo dispuesto por el superior, si fuere el caso, no se hubiere presentado el título de consignación adicional a ordenes de las dependencias de jurisdicción coactiva de las Contralorías, el juez dispondrá por auto que no tiene recursos, continuar la ejecución por el saldo y consignar a las respectivas cuentas las sumas depositadas como abono a su crédito y las costas. Si la consignación se hace oportunamente el juez declarará terminado el proceso y dispondrá la cancelación de los embargos y secuestros, si no estuviere embargado el remanente.

La peritación es procedente para verificar hechos que interesen al proceso y requieren especiales conocimientos científicos, técnicos o artísticos. Para el proceso de jurisdicción coactiva se pretende establecer el valor del bien o bienes, que han sido objeto de las medidas cautelares, practicándose un dictamen pericial, el cual sigue los lineamientos generales de ese medio probatorio (artículos 233 y siguientes del CPC).

El dictamen es el paso siguiente a la realización de las medidas cautelares y previo para el remate, por constituir la base de éste.

Sin importar la cuantía o la naturaleza del proceso, todo dictamen se practicará por un (1) solo perito.

Los peritos están impedidos y son recusables por las mismas causales que los jueces, no obstante son las mismas que se presentan para los funcionarios ejecutores, que se relacionan en el artículo 150 del CPC, por remisión del artículo 30 y siguientes del Código Contencioso Administrativo, para los funcionarios administrativos, en estos casos se deberá aplicar el procedimiento establecido en el artículo 235 del CPC..

En la sentencia que ordena seguir adelante la ejecución (artículo 507, Código de Procedimiento Civil) o de la resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución, una vez ejecutoriadas, demarca la iniciación de la oportunidad para practicar el avalúo, pero para la procedencia de éste es indispensable, además, que se cumplan determinados requisitos, que se concretan a que las medidas cautelares estén practicadas o cuando se precluya el término para obtener el levantamiento de las medidas cautelares, una vez esté en firme la solicitud propuesta en este sentido.

En el auto que decrete el avalúo se hará la designación de los peritos, y fijará día y hora, que no podrá ser antes de la ejecutoria de aquél, para que tomen posesión, en el acto de posesión el Funcionario Ejecutor les señalará término para rendir el dictamen.

Los peritos al posesionarse deberán expresar bajo juramento que no se encuentran impedidos; prometerán desempeñar bien y fielmente los deberes de su cargo, y manifestarán que tienen los conocimientos necesarios para rendir el dictamen. El Funcionario Ejecutor podrá disponer que la diligencia de posesión tenga lugar ante el comisionado.

En la diligencia de posesión podrán los peritos solicitar que se amplíe el término para rendir el dictamen, y que se les suministre lo necesario para viáticos y gastos de la pericia. Las anteriores solicitudes serán resueltas allí mismo; contra la providencia que las decida no habrá recursos alguno.

El funcionario Ejecutor del conocimiento o el comisionado dispondrá lo que considere conducente para facilitar a lo peritos el cumplimiento de su cometido.

La práctica de la prueba está establecida en el artículo 237 del CPC, reiterando que el dictamen se debe rendir en forma clara, precisa y detallada, explicando los exámenes y las averiguaciones hechas.

El funcionario ejecutor por ser el mismo ejecutante, presentará el avalúo de los bienes en los casos a que haya lugar, a través de los abogados sustanciadores dentro de los diez (10) días siguientes a la ejecutoria de la sentencia o de la resolución que falla las excepciones y ordenan la ejecución o a la fecha en que quede consumado el secuestro, según el caso, sin perjuicio que lo pueda presentar el ejecutado, si no se hace dentro de dicho término, para lo cual tendrá diez (10) días para hacerlo en la misma forma. Para tal efecto, podrán contratar directamente con entidades o profesionales especializados o con un avaluador de la lista oficial de auxiliares de la justicia, salvo que se trate de inmuebles o de vehículos automotores, en cuyo caso se aplicarán las reglas previstas para éstos.

Si el ejecutado no presta colaboración para el avalúo de los bienes o impide su inspección por el perito, se dará aplicación a lo previsto en el artículo 242 del CPC, sin perjuicio de que el funcionario ejecutor ejerza el poder de coerción mediante la orden que sea necesaria para superar los obstáculos que se presenten.

Tratándose de bienes inmuebles, el valor será el del avalúo catastral del predio, incrementado en un cincuenta por ciento (50%), salvo que el funcionario ejecutor considere que no es idóneo para establecer su precio real. En este evento, con el avalúo catastral se solicitará un dictamen obtenido por un auxiliar de la justicia o contratar directamente con entidades o profesionales especializados.

Cuando se trate de vehículos automotores, el valor será el fijado oficialmente para calcular el impuesto de rodamiento incrementado en un cincuenta por ciento (50%), sin perjuicio de que el funcionario ejecutor considere que no es idóneo para establecer su precio real, para lo cual solicitará un dictamen obtenido por un auxiliar de la justicia o contratar directamente con entidades o profesionales especializados. En tal caso, también se podrá acompañar como dictamen, el precio que figure en publicación especializada, adjuntando una copia informal de la página respectiva.

La contradicción del dictamen se sujetará, en lo pertinente, a lo dispuesto en el artículo 238 del CPC. Sin embargo, en caso de objeción, al escrito deberá anexarse un avalúo como fundamento de la misma y no serán admisibles pruebas diferentes.

Cuando el valor se hubiere acreditado con certificación catastral o de impuesto de rodamiento, ésta sólo será susceptible de objeción por error grave. El auto que resuelva la objeción será susceptible del recurso de reposición; aunque en el inciso 8 del artículo 516 del CPC se establece la apelación en el efecto diferido para este auto, de acuerdo con lo contemplado en la Ley 446 de 1998 y en el artículo 5 de la Resolución Orgánica 5144 de 2000, no se incluye esta providencia como susceptible de este recurso para los procesos de jurisdicción coactiva.

En los casos de los numerales 5 a 8 del artículo 682 del CPC, que trata las reglas para el secuestro de bienes y en caso de inmuebles, el funcionario ejecutor podrá prescindir del avalúo y el remate de bienes, con el fin de que el crédito sea cancelado con los productos de la administración, una vez consignados por el secuestre en la cuenta de depósitos judiciales.

Para la contradicción de la pericia se procederá así:

" Del dictamen se correrá traslado a las partes por tres (3) días, durante los cuales podrán pedir que se complemente o aclare, u objetarlo por error grave.

" Si lo considera procedente, el funcionario ejecutor accederá a la solicitud de aclaración o adición del dictamen, y fijará a los peritos un término prudencial para ello, que no podrá exceder de diez (10) días.

" Si durante el traslado se pide complementación o aclaración del dictamen, y además se le objeta, no se dará curso a la objeción sino después de producidas aquellas, si fueren ordenadas.

" De la aclaración o complementación se dará traslado a las partes por tres (3) días, durante los cuales podrá objetar el dictamen, por error grave que haya sido determinante de las conclusiones a que hubieren llegado los peritos o porque el error se haya originado en éstas.

" En el escrito de objeción se precisará el error y se pedirán las pruebas para demostrarlo. De aquel se dará traslado a las demás partes en la forma indicada en el artículo 108 del CPC, por tres (3) días, dentro de los cuales éstas podrán pedir pruebas. El funcionario ejecutor decretará las que considere necesarias para resolver sobre la existencia del error, y concederá el término de diez (10) días para practicarlas. El dictamen rendido como prueba de las objeciones no es objetable, pero dentro del término del traslado, las partes podrán pedir que se complemente o aclare.

" La objeción se decidirá en el auto que resuelve el incidente dentro del cual se practicó el dictamen. A las objeciones se les da el trámite de incidente, pero, a diferencia de lo que ocurre en los procesos declarativos, que se deciden en la sentencia, por constituir el dictamen una prueba que debe ser apreciada y valorada en ella, en el proceso de jurisdicción coactiva se verifica mediante auto interlocutorio proferido con esa específica finalidad.

" El funcionario ejecutor podrá acoger como definitivo el practicado para probar la objeción o decretar de oficio uno nuevo con distintos peritos, que será inobjetable, pero del cual se dará traslado para que las partes puedan pedir que se complemente o aclare.

" Las partes podrán asesorarse de expertos, cuyos informes serán tenidos en cuenta por el funcionario ejecutor, como alegaciones de ellas.

El funcionario ejecutor podrá, de oficio, ordenar a los peritos que aclaren, complementen o amplíen el dictamen, señalándoles un término máximo de diez (10) días. Debe entenderse que a través de esta facultad otorgada al Funcionario Ejecutor al ser juez y parte ejecutante, no habría lugar a efectuar el traslado a él mismo para contradecir el dictamen de avalúo, para ser aprobado por él mismo posteriormente, por lo que el traslado de las partes a que se refiere este procedimiento se hace para los ejecutados, en caso de no estar de acuerdo con el dictamen pericial por parte del Funcionario Ejecutor, a través de un auto solicitará la aclaración, complementación o ampliación, de los puntos que considere incongruentes o confusos.

El dictamen en el proceso de jurisdicción coactiva no requiere de auto que lo apruebe, queda en firme al vencerse el término del traslado sin objetarse o al quedar firme el auto que declara no probadas las objeciones, pudiendo el Funcionario Ejecutor acoger como definitivo el practicado para probar la objeción o decretar de oficio uno nuevo con distintos peritos, que será inobjetable, pero del cual se dará traslado a los ejecutados para pedir que se complemente o aclare.

En el auto de traslado del dictamen se señalaran los honorarios del perito que debe fijar el Funcionario Ejecutor

Al apreciar el dictamen se tendrán en cuenta la firmeza, la precisión y la calidad de sus fundamentos, la competencia de los peritos y los demás elementos probatorios que obren en el proceso. Si se hubiere practicado un segundo dictamen, éste no sustituirá al primero, pero se estimará conjuntamente con él, excepto cuando prospere objeción por error grave.

El ejecutado tiene el deber de colaborar con el perito, de facilitarle los datos, las cotas y el acceso a los lugares que él considere necesarios para el desempeño de su cargo; si así no lo hiciere, el perito lo hará constar en el dictamen, y el funcionario ejecutor apreciará tal conducta como indicio en su contra, sin perjuicio de que lo pueda sancionar con multas de dos (2) a cinco (5) salarios mínimos mensuales. Si el caso no es de falta de colaboración, sino de impedir la práctica del dictamen de avalúo, el perito ha de informarlo al funcionario ejecutor, quien le ordenará que facilite la peritación; si no lo hiciere, además de que se puede practicar el allanamiento, el funcionario ejecutor condenará a tal parte al pago de los honorarios periciales, si no están a cargo suyo, y de multa entre cinco (5) y diez (10) salarios mínimos mensuales. Tal conducta se apreciará como indicio en su contra.

Los peritos deberán rendir su dictamen dentro del término que se les señale, so pena de que se les reemplace. Con todo, conforme al numeral 5 del artículo 236 del CPC y al numeral 5 del artículo 237 del mismo código, los peritos podrán pedir prórroga del término para rendir el dictamen, pero aquel que se rinda fuera de término sólo valdrá siempre que no se hubiere proferido el auto que reemplace al perito.

De acuerdo con el numeral 3 del artículo 525 del CPC, el avalúo de cada bien o grupo de bienes que se van a rematar será la base de la licitación y así se deberá expresar en el aviso del remate.

Cuando lo embargado fuere dinero, una vez ejecutoriado el auto que apruebe cada liquidación del crédito o las costas, se ordenará de oficio o a solicitud de parte su entrega al acreedor (en este caso se endosará el correspondiente título de depósito judicial a favor de las cuentas correspondientes constituidas por la Dirección del Tesoro Nacional y la Contraloría General de la República, según el caso) hasta concurrencia del valor liquidado.

Si lo embargado fuere sueldo, renta o pensión periódica, se dispondrá entregar o endosar los títulos de depósito judicial de lo retenido a las cuentas corrientes correspondientes, según el caso, y lo que en lo sucesivo se retenga y así hasta cubrir la totalidad de la obligación.

Remate: es la venta forzada que el funcionario judicial o administrativo, sustituyendo la voluntad del propietario, hace de un bien mueble o i0nmueble a quien formula la mejor oferta o postura en la subasta o licitación.

Rematante: es la persona que resulta como adjudicataria en la subasta pública (remate) por ser el mejor postor.

Auto que decreta el remate (artículo 523 del CPC)

En firme y ejecutoriada la sentencia o la resolución que falla las excepciones y que ordenan seguir adelante la ejecución, el funcionario ejecutor señalará fecha para el remate de los bienes mediante auto, siempre que se hayan embargado, secuestrado los bienes y que el avalúo y la liquidación del crédito hayan quedado en firme.

Cuando estuvieren sin resolver peticiones sobre levantamiento de embargos o secuestros, o recursos contra autos que hayan decidido sobre desembargos o declarado que un bien es inembargable o decretado la reducción del embargo, no se fijará fecha para el remate de los bienes comprendidos en ellos, sino una vez sean resueltos. Tampoco se señalará dicha fecha si no se hubiere citado a los terceros acreedores hipotecarios o prendarios. En cuanto a esta última parte, es importante tener en cuenta lo señalado en el artículo 566 del CPC que dispone lo siguiente:

(...) Si del respectivo certificado del registrador resulta que los bienes embargados están gravados, el funcionario ejecutor hará saber al acreedor la existencia del proceso, mediante notificación personal o carta certificada remitida a la dirección que aparezca en la declaración de renta y que será suministrada por el funcionario correspondiente, para que pueda hacer valer su crédito ante juez competente.

El dinero que sobre del remate del bien hipotecado se enviará al juez que adelante el proceso para el cobro del crédito con garantía real o se depositará a la orden de la entidad ejecutora para los fines indicados en el inciso anterior, a menos que el acreedor y el deudor convengan otra cosa mediante memorial presentado como se exige para las demandas.

En el mismo auto que señale el remate se expresará la base de la licitación, que será el setenta por ciento (70%) del avalúo de los respectivos bienes (artículo 523 inciso 3 del CPC). También, señalará el día y la hora para llevar a cabo la subasta.

Avisos y publicaciones (artículo 525 del CPC reformado por el artículo 55 de la Ley 794 de 2003)

El remate se anunciará al público por aviso que expresará:

1. La fecha y la hora en que ha de principiar la licitación.

2. Los bienes materia del remate con indicación de su clase, especie y cantidad, si son muebles; si son inmuebles, la matrícula de su registro si existiere, el lugar de ubicación, nomenclatura o nombre y a falta del último requisito, sus linderos.

3. El avalúo correspondiente a cada bien o grupo de bienes y la base de la licitación.

4. El porcentaje que se deba consignar para hacer postura.

El aviso se publicará por una vez, con antelación no inferior a diez (10) días a la fecha señalada para el remate, en uno de los periódicos de más amplia circulación en el lugar y en una radiodifusora local si la hubiere; una copia informal de la página del diario y la constancia del administrador o funcionario de la emisora sobre su transmisión se agregarán al expediente antes de darse inicio a la subasta. Con la copia o la constancia de la publicación del aviso, se deberá allegar un certificado de tradición y libertad del inmueble actualizado, expedido dentro de los cinco (5) días anteriores a la fecha prevista para la diligencia de remate.

Cuando existieren bienes situados fuera de la jurisdicción (entendiéndose la descrita en el artículo 4 de la Resolución 5144) del funcionario ejecutor donde se adelanta el proceso, y en el lugar donde estén ubicados no circule un medio de comunicación impreso, ni exista una radiodifusora local, la publicación se hará por cualquier otro medio, a juicio del funcionario ejecutor.

En ningún caso se podrá prescindir de las publicaciones descritas anteriormente.

Todo el que pretenda hacer postura en la subasta deberá consignar en las cuentas de depósito judicial, previamente, en dinero, a órdenes de la dependencia de jurisdicción coactiva, el cuarenta por ciento (40%) del avalúo del respectivo bien.

Llegados el día y la hora para el remate, el Secretario o el Funcionario Ejecutor declarará abierta la diligencia y leerá en alta voz las ofertas a medida que se hicieren. Transcurridas al menos dos (2) horas desde el comienzo de la licitación, el funcionario ejecutor adjudicará al mejor postor los bienes materia de la subasta, luego de haber anunciado por tres (3) veces que de no existir una oferta mejor, la declarará cerrada.

En la misma diligencia se devolverán los títulos de depósito judicial de las posturas a quienes las consignaron, excepto la que corresponda al rematante, que se reservará como garantía de sus obligaciones para los fines del artículo 529 del CPC.

Igualmente, se procederá en forma inmediata a la devolución cuando por cualquier causa no se lleve a cabo el remate.

Cuando el inmueble objeto de la diligencia se hubiere dividido en lotes, si para el pago del crédito fiscal es suficiente el precio obtenido por el remate de uno o algunos de ellos, la subasta se limitará a éstos en el orden en que se hayan formulado las ofertas.

Si al tiempo del remate la cosa rematada tiene el carácter de litigiosa, el rematante se tendrá como cesionario del derecho litigioso.

El apoderado que licite o solicite adjudicación en nombre de su representado, requerirá facultad expresa. Nadie podrá licitar por un tercero si no presenta poder debidamente autenticado con presentación personal.

Efectuado el remate, se extenderá un acta en que constará:

1. La fecha y la hora en que tuvo lugar la diligencia.

2. La designación de las partes del proceso.

3. Las dos últimas ofertas que se hayan hecho y el nombre de los postores.

4. La designación del rematante, la determinación de los bienes rematados y la procedencia del dominio del ejecutado, si se tratare de bienes sujetos a registro.

5. El precio del remate.

6. La constancia según la cual la diligencia duró al menos dos (2) horas.

Si la licitación quedare desierta por falta de postores, de ello se dejará constancia en el acta.

El acta la suscriben el funcionario ejecutor, el abogado sustanciador, el adjudicatario o rematante y el secretario.

Para el remate podrá comisionarse al Funcionario Ejecutor del lugar donde estén ubicados los bienes, el funcionario comisionado procederá a efectuarlo previo el cumplimiento de las formalidades legales. El comisionado está facultado para recibir los títulos de consignación para hacer postura y el saldo del precio del remate, los cuales deberán hacerse a la orden del comitente y enviarse a éste por el comisionado junto con el despacho comisorio. Si el rematante no consigna oportunamente el saldo, así lo hará constar el comisionado a continuación del acta de la diligencia, para que el comitente resuelva lo que fuera pertinente.

Por la limitación presupuestal que se tiene para gastos que ocasionan el proceso de jurisdicción coactiva, se recomienda que las dependencias de jurisdicción coactiva realicen el remate directamente o cuando haya lugar a comisiones, conferirla a funcionarios investidos de jurisdicción coactiva, de preferencia a otro empleado de la misma clase, de igual o inferior categoría, sin perjuicio que puedan comisionar a los jueces municipales, en éste último caso como caso excepcional, lo cual deberá fundamentarse en debida forma y motivar el por que no lo realiza otro Funcionario Ejecutor de la misma clase, por cuanto la comisión a notarías, cámaras de comercio o martillos legalmente autorizados por la ley, la cancelación de tarifas, expensas y gastos que se causen por el remate, no serán reembolsables y tampoco tenidas en cuenta para efectos de liquidación de las costas.

Cuando no hubiere remate por falta de postores y, en consecuencia, la licitación quedase desierta, se deberá indicar en el acta la hora en que ésta se cierra, pues aunque no sea un requisito expresamente contemplado en la ley, sirve para comprobar que su duración fue superior al mínimo establecido en la norma, para evitar, así, la ocurrencia de una causal de nulidad.

En ese caso, el funcionario ejecutor señalará fecha y hora para una segunda licitación, cuya base será el cincuenta por ciento (50%) del avalúo.

Si en la segunda licitación tampoco hubiere postores, se señalará una tercera fecha para el remate, en la cual la base será el cuarenta por ciento (40%) del avalúo.

Si tampoco se presentaren postores en esta ocasión, se repetirá la licitación las veces que fuere necesario, y para ellas la base seguirá siendo el cuarenta por ciento (40%) del avalúo. Sin embargo, en el último caso, el funcionario ejecutor podrá pedir que se proceda a nuevo avalúo, y la base del remate será el cuarenta por ciento (40%) de aquél.

Para estas subastas, se deberán cumplir los mismos requisitos que para la primera.

El rematante deberá consignar el saldo del precio dentro de los tres (3) días siguientes a la diligencia a órdenes del despacho del funcionario ejecutor de conocimiento, descontada la suma que depositó para hacer postura, y presentar el recibo de pago del impuesto que prevé el artículo 7 de la Ley 11 de 1987.

La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, por medio del Acuerdo 1118 del 28 de febrero de 2001 reglamentó el recaudo, la consignación y el control del impuesto de remate, conforme a lo siguiente:

Artículo 1. El impuesto de remate que se pague por los adquirentes como prerrequisito para la aprobación de la respectiva diligencia de subasta de bienes muebles e inmuebles, realizada por el martillo del Banco Popular, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los juzgados civiles, los juzgados laborales y demás entidades de los órdenes nacional, departamental y municipal, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 7 de la Ley 11 de 1987 reiterado por el numeral 13 del artículo 243 del Decreto Ley 663 de 1993 y parcialmente modificado por el artículo 5 de la Ley 66 de 1993, será cancelado mediante consignación al Tesoro Nacional en la cuenta del Banco Popular número 050-001171, denominada DTN Impuesto de remate del 3% Consejo Superior de la Judicatura, código rentístico 5011-02-02. Páragrafo. La consignación del pago del impuesto de remate que trata el presente artículo por expresa disposición de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se hará en dinero en efectivo o en cheque de gerencia. Copia del recibo de la misma será remitida por el adquirente a la entidad rematadora, para efectos de la aprobación de la respectiva diligencia (&)

En casos especiales, y a solicitud del ejecutado, el funcionario ejecutor podrá ampliar el término para consignar el saldo del precio hasta por seis (6) meses.

Vencido el término sin que se hubiere hecho la consignación y el pago del impuesto, el funcionario ejecutor improbará el remate y decretará la pérdida de la mitad de la suma depositada para hacer postura, a título de multa.

Pagado oportunamente el precio, el funcionario ejecutor aprobará el remate, siempre que se hubiere cumplido con las formalidades previstas en los artículos 523 a 528 del Código de Procedimiento Civil, y no esté pendiente el incidente de nulidad que contempla el numeral segundo del artículo 141 del Código de Procedimiento Civil, relacionado con la falta de las formalidades prescritas para la realización del remate de bienes, siempre que se alegue antes de proferirse el auto que lo aprueba. En caso contrario, declarará el remate sin valor y ordenará la devolución del precio al rematante.

En el auto que apruebe el remate se dispondrá lo siguiente:

1. La cancelación de los gravámenes prendarios o hipotecarios que afecten al bien objeto del remate.

2. La cancelación del embargo y del secuestro.

3. La expedición de copia del acta de remate y del auto aprobatorio, las cuales se deberán entregar dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de este último. Si se trata de bienes sujetos a registro, dicha copia se inscribirá y protocolizará en la notaría correspondiente al lugar del proceso; copia de la escritura se agregará luego al expediente.

4. La entrega por el secuestre al rematante de los bienes rematados.

5. La entrega al rematante de los títulos de la cosa rematada que el ejecutado tenga en su poder.

6. La expedición o la inscripción de nuevos títulos al rematante de las acciones o efectos públicos nominativos que hayan sido rematados, y la declaración de que quedan cancelados los extendidos anteriormente al ejecutado.

7. La constancia de consignación del producto del remate a las cuentas respectivas (Dirección del Tesoro Nacional o Contraloría General de la República) hasta concurrencia de su crédito y las costas, y del remanente al ejecutado, si no estuviere embargado.

Además de los trámites que contempla el CPC para el levantamiento de las medidas cautelares, existe un requisito especial contemplado por el parágrafo del artículo 12 de la Ley 610 del 15 de agosto de 2000, que estableció que cuando se hubieren decretado medidas cautelares dentro del proceso de jurisdicción coactiva y el deudor demuestre que se ha admitido demanda y que ésta se encuentra pendiente de fallo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, aquellas no podrán ser levantadas hasta tanto se preste garantía bancaria o de compañía de seguros, por el valor adeudado más los intereses moratorios (con esta norma se modificó el parágrafo del artículo 95 de la Ley 42 de 1993).

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado expidió un concepto el 8 de marzo de 2004, radicación número 1552 en relación con este tema, por consulta elevada por el señor Ministro de Minas y Energía, sobre la viabilidad jurídica de ordenar el archivo de los procesos de jurisdicción coactiva que adelanta la entidad cuando los actos administrativos hayan perdido fuerza ejecutoria; así como también algunos interrogantes sobre los efectos del proceso de saneamiento contable frente a los procesos de cobro coactivo en curso. Como es un tema de suma importancia en cuanto a las varias interpretaciones que se han dado en diferentes pronunciamientos por parte de la doctrina y jurisprudencia, referente a la prescripción como excepción alegable a petición de parte y las dudas que se tenían en aplicar esta figura en forma oficiosa, así como los efectos de la Ley del Saneamiento Contable, para la terminación y archivo de los procesos, transcribimos los apartes más importantes del concepto citado, el cual aclara las inquietudes que se tenían frente a estos temas, la Sala de Consulta y Servicio Civil conceptuó, entre otros aspectos lo siguiente:

(...) La pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos ocurre tal y como lo señala la Corte Constitucional, de manera excepcional, de conformidad con las causales establecidas por la ley.

Consagra el artículo 66 del Código Contencioso Administrativo: (se transcribe el artículo)

Conforme con el mandato legal, la pérdida de fuerza ejecutoria opera por ministerio de la ley cuandoquiera que se presente una de las causales señaladas, una de las cuales es el transcurso del tiempo sin que haya efectivo (sic) o ejecutado el acto administrativo, es decir, cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme un acto administrativo contentivo de una obligación a favor del Estado, la administración no ha realizado los actos que le correspondan para lograr su ejecución.

En particular sobre esta causal la Corte Constitucional (sentencia C-069/95), al declararla exequible hizo énfasis en los principios y derechos constitucionales tutelados en este artículo, a saber: los de eficacia, eficiencia, economía, celeridad, autocontrol de la gestión pública y, por supuesto, el derecho de defensa de los particulares que se puede ver afectado por la inactividad de la administración.

Dijo la Corte Constitucional:

Referente a la pérdida de ejecutoria de los actos administrativos cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la administración no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos y cuando se cumpla la condición resolutoria a que se encuentre sometido el acto, de que tratan los numerales 3 y 4 del artículo 66 del Decreto 01 de 1984, materia de la demanda, estima la Corporación que dichas causales se ajustan al mandato contenido en el artículo 209 de la Carta Política, según el cual la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, correspondiendo a las autoridades administrativas coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

En la misma norma se predica que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley, lo cual permite consagrar causales legales de cesación de los efectos de los actos de la administración, como las anotadas anteriormente. (&)

Finalmente, cabe advertir que la causal de pérdida de fuerza ejecutoria cuando no se realizan los actos que correspondan para ejecutarlos, constituye ciertamente una garantía de los particulares, frente a la desidia por parte de la administración para poner en ejecución sus propios actos.

De conformidad con lo señalado en el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo en concordancia con lo previsto en el artículo 64 del mismo y el artículo 488 del Código de Procedimiento Civil, sólo pueden demandarse por vía de cobro coactivo las obligaciones claras, expresas y exigibles a favor del Estado (se transcribe el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo).

Por lo tanto, resulta claro para la Sala que el cobro por jurisdicción coactiva es viable siempre y cuando no hayan cesado los efectos del acto administrativo que se pretende ejecutar, pues la exigibilidad del acto administrativo es uno de los presupuestos básicos del proceso de cobro coactivo.

En este sentido la Sección Quinta de esta Corporación en forma reiterada ha expresado: En reciente oportunidad esta Corporación expresó que tal y como lo consagra el precitado artículo 68 del CCA, la ejecutoriedad del acto administrativo es presupuesto necesario para la procedibilidad de la ejecución por la vía coactiva (Consejo de Estado. Sección Quinta. Expediente No. 0342 Sentencia del 12 de agosto de 1994).

En palabras de la misma Sección Quinta, cuando la administración ha dejado pasar el término señalado en la norma para hacer efectivas las obligaciones en su favor, ésta se encuentra en la imposibilidad de efectuar los actos propios de la administración para cumplir con lo ordenado por ella misma.

1.3. Procedimiento En cuanto al procedimiento a seguir por las autoridades administrativas investidas de jurisdicción coactiva se debe precisar que se rige, por las normas del Código Contencioso Administrativo y, en lo no previsto por él, se seguirán las normas del Código de Procedimiento Civil.

Sobre las reglas que rigen este procedimiento, la doctrina ha señalado:

El proceso de jurisdicción coactiva se desarrolla ante los funcionarios administrativos, dentro de las reglas de un proceso ejecutivo (aunque en lo relativo al proceso coactivo administrativo, rigen las disposiciones especiales).

(&.)

Observa la Sala, que en el proceso de cobro coactivo la relación procesal se formaliza mediante la notificación al demandado o al curador ad litem del auto de mandamiento de pago, diligencia que a su vez permite por disposición legal, interrumpir el término de prescripción de la acción ejecutiva y el término señalado en el numeral 3 del artículo 66 del CCA para alegar pérdida de la fuerza ejecutoria por la cesación de los efectos de un acto administrativo que contenía una obligación a favor del Estado.

Notificado el mandamiento de pago al ejecutado o al curador ad litem dentro de los términos fijados en la ley, se traba la relación procesal y, por lo tanto, impulsar el proceso se constituye en una obligación del juez de ejecuciones fiscales o del funcionario encargado de dichas funciones, que en este estado del proceso no puede ordenar su archivo, máxime si tenemos en cuenta que simultáneamente con el mandamiento ejecutivo se pueden decretar medidas cautelares sobre los bienes de propiedad del ejecutado, con la responsabilidad que esta actuación podría representar para la entidad y para el funcionario ejecutor.

Otro de los aspectos para tener en consideración es el relativo a las excepciones que el demandado o curador ad litem puede proponer una vez se notifica el mandamiento de pago, entre las cuales se cuentan la de prescripción de la acción ejecutiva, así como también se podrá alegar la pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos en que se fundamenta el proceso de cobro coactivo, aunque en estricto rigor no es una excepción.

La Sección Quinta de esta Corporación en no pocas oportunidades ha señalado las diferencias existentes entre los conceptos de prescripción y de pérdida de fuerza ejecutoria, pues mientras el primero se refiere a la ejecutividad del acto administrativo y al ejercicio de la acción ejecutiva, el segundo se refiere a la ejecutoriedad del acto, o sea, la facultad de la administración para procurar su cobro por la vía coactiva.

En este punto se debe advertir que en cada caso se deberá analizar si existe o no una norma especial que señale o determine un término distinto al ordinario para que opere la prescripción del derecho consagrado en el título ejecutivo. (ejemplo: caso de prescripción de las sanciones impuestas por la, entonces, Superintendencia de Control de Cambios).

El criterio mayoritario de la sección quinta de esta Corporación en materia de excepciones en este tipo de procesos, apunta a estudiar, obviamente, la excepción propuesta por el demandado o el curador ad litem, sin que ello le impida pronunciarse sobre los presupuestos materiales del proceso, en particular sobre la pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos que constituyen el título ejecutivo. Si desaparecen los fundamentos de derecho, no hay acción jurídicamente viable a favor del Estado.

De otra parte, y en orden a establecer los nexos existentes entre el proceso de saneamiento contable y el de jurisdicción coactiva, la Sala anota que en la medida en que el costo de las diligencias de notificación, publicación y honorarios del curador se cubren, en principio, por la entidad ejecutante, aunque posteriormente se incluyan dichos gastos dentro de la liquidación de las costas del proceso, la administración deberá efectuar una evaluación de la relación costo-beneficio de cada proceso, tal y como se explicará más adelante, con el fin de establecer las medidas jurídicas, administrativas y contables que se consideren procedentes en desarrollo de los principios de eficacia, eficiencia y economía de la gestión pública.

2. Proceso de jurisdicción coactiva. Pérdida de fuerza ejecutoria

Con el fin de establecer la viabilidad que tiene el funcionario ejecutor para decretar el archivo de los procesos de cobro coactivo por pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos que le dieron origen y las consecuencias que de ello podrían derivase para el funcionario ejecutor si continúa con el proceso de cobro coactivo a pesar de haber perdido fuerza ejecutoria el acto administrativo, la Sala revisó las providencias proferidas por esta Corporación sobre el particular, las cuales ponen en evidencia que el funcionario encargado de las funciones de jurisdicción coactiva, cuando advierta que el acto que se pretende hacer cumplir ha perdido fuerza ejecutoria, no sólo puede ordenar el archivo del expediente, sino que está en el deber de hacerlo por ministerio de la ley (se transcriben apartes de la providencia de la Sección Quinta del 3 de febrero de 1995, expediente 0455; providencia de la Sección Quinta del 12 de mayo de 1995, expediente 0502; providencia de la Sección Quinta del 15 de agosto de 1996, expediente 0625; providencia de la Sección Primera del 19 de febrero de 1998, expediente 4490; providencia de la Sección Quinta del 8 de marzo de 2001, expediente 1512; y providencia de la Sección Quinta del 26 de julio de 2002, expediente 11001-00-00-000-2000-1643-01.)

La jurisprudencia de la Sección Quinta, que la Sala comparte, conduce a afirmar que el funcionario encargado de las funciones de cobro coactivo, con el fin de garantizar el derecho de defensa, el debido proceso, el principio de economía procesal y prevalencia del derecho sustancial, debe decretar de oficio el archivo de los procesos de cobro coactivo cuando ocurre la pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos que le dieron origen. Lo anterior sin perjuicio de la investigación que inicien las autoridades de control con el fin de establecer la existencia de responsabilidad por la inactividad de la administración en estos aspectos.

Lo contrario, es decir, iniciar el trámite de los procesos de cobro coactivo, dictar mandamiento de pago e incluso ordenar medidas cautelares, o continuar con las diligencias de notificación del mandamiento de pago, sin tener en cuenta la exigibilidad del título ejecutivo podría generar perjuicios al demandado y condena en costas a la administración, con las consecuencias que se puedan derivar de la correspondiente acción de repetición contra el funcionario responsable de los procesos tramitados e impulsados en estas condiciones; así como también, se podrían derivar acciones para recuperar los costos y gastos que la administración asumió con ocasión de un proceso que no ha debido iniciarse por carencia de los presupuestos legales básicos, evaluación que le corresponderá en cada caso asumir y decidir a los organismos de control respectivos y que involucra temas tan controversiales como el de la responsabilidad por error judicial (se transcriben apartes de la providencia proferida por la Sección Tercera del 5 de octubre de 2000, Expediente 16868, frente a un caso en el que se evidenció la inexistencia del título ejecutivo y sin embargo, se libró mandamiento de pago).

En el caso concreto objeto de la consulta, la Sala, a partir de la posición asumida por la Corporación, tanto por la Sección Quinta, en el sentido de advertir de oficio la pérdida de fuerza ejecutoria aún cuando no haya sido alegada por el demandado, como por la Sección Tercera respecto de la responsabilidad consiguiente considera que el Juez de Ejecuciones Fiscales o los funcionarios investidos de funciones de Jurisdicción Coactiva cuando adviertan la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo, deben proceder de oficio a terminar el proceso y ordenar su archivo, sea cual fuese el estado en que se encuentre, vale decir, antes o después de la notificación del mandamiento de pago.

Sobre la viabilidad que se tiene en sede administrativa para declarar de oficio la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo, también se a pronunciado la Corte Constitucional en sentencia C-069 de 1995 (se transcriben apartes de la sentencia).

No obstante que los anteriores argumentos son lo suficientemente sólidos para que el funcionario proceda de conformidad a ordenar la terminación del proceso y el archivo del expediente, el legislador incluyó en la ley 863 de 2003 una disposición que zanja las discusión, así:

Cuando en el marco de lo previsto en el literal b) del articulo 4 de la 716 de 2001, se den los presupuestos relacionados con la terminación del proceso de Jurisdicción Coactiva por prescripción de la acción, ésta podrá ser decretada de oficio y se archivará el expediente respectivo.

Por último, la Sala recomienda que se estudie en cada caso particular las circunstancias especiales, las fechas, etc., con el fin de establecer fehacientemente si se configura o no la causal de pérdida de fuerza ejecutoria contemplada en el artículo 66-3 del CCA y tomar las decisiones que procesalmente correspondan, teniendo especial cuidado con el cómputo de los términos, la figura de la interrupción de la prescripción y, por supuesto, que todos los actos se hayan notificado en debida forma (&)"

A continuación citaremos algunos apartes y conclusiones del tema relacionado con el procedimiento y aplicación de la Ley de saneamiento contable (Ley 716 de 2001), por parte de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en cuanto al interrogante respecto de cuándo se procede a realizar el procedimiento de saneamiento contable sobre una determinada cuenta invocando como causal el literal c) del artículo 4 de la Ley 716 de 2001, y encontrándose en curso un proceso de cobro por jurisdicción coactiva que busca la recuperación del dinero de dicha cuenta, en el cual no fue posible realizar la interrupción de la prescripción o caducidad, si es procedente luego de depurar o castigar la cuenta por la cual se inició el proceso de cobro coactivo, decretar la terminación de éste, o, si por el contrario, a pesar de haberse saneado el valor que fundamenta la acción de cobro, la Entidad debe continuar con el proceso en espera de que el deudor excepcione la prescripción ya que el funcionario ejecutor no la puede decretar de oficio.

Asimismo se responde al interrogante, si se podrá depurar o castigar la respectiva cuenta cuando evaluada o establecida la relación costo-beneficio se encuentra que resulta mas oneroso adelantar el proceso de cobro para la recuperación del dinero. Así las cosas, ¿Resulta procedente decretar la terminación del proceso de cobro coactivo, librando el respectivo auto de archivo, a fin de no incurrir en un exceso de gastos?

La Sala de Consulta y Servicio Civil, responde lo siguiente:

3. Procesos de saneamiento contable

3.1. Marco Jurídico (Cita algunas disposiciones de la Ley de saneamiento contable - 716 de 2001 y del Decreto 1282 de 2002, por el cual se reglamentó esta Ley, y efectúa un análisis enfocado en el saneamiento de cartera antigua y de difícil recaudo en razón de la cuantía de las obligaciones representadas en los títulos ejecutivos, tratando de armonizar los aspectos contables con los jurídicos. )

La Sala considera que las siguientes son las características del proceso de Saneamiento Contable sobre las cuales se debe llamar la atención:

" El saneamiento contable es un procedimiento que ha venido siendo utilizado por el legislador, de tiempo en tiempo, para depurar la información financiera y determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones a favor del Estado. Es un sistema que permite el corte de cuentas.

" A través de este procedimiento, el Legislador autoriza a castigar las obligaciones a favor del Estado, estableciendo para tal efecto causales taxativas en razón a la antigüedad de la cuenta, la cuantía, la exigibilidad del acto administrativo o aquellas cuyo estudio arroje que la relación costo-beneficio es negativa.

" Son, entonces, varias las causales para proceder al saneamiento contable de las cuentas de una entidad, algunas de las cuales coinciden con las causales que jurídicamente dan lugar a la terminación del proceso de cobro coactivo (Pérdida de fuerza ejecutoria). En este caso, no se presenta, a juicio de la Sala, inconveniente alguno de interpretación, pues cuando el área financiera y contable o el grupo de ejecución coactiva adviertan que el acto perdió fuerza ejecutoria o que operó la prescripción, deberá informarlo para que se proceda en forma simultánea al archivo del expediente, independientemente de la responsabilidad fiscal o disciplinaria que pueda caberle a los funcionarios respectivos.

" La depuración y el castigo de dichas cuentas implica que éstas desaparecen definitivamente de los registros contables previo estudio las razones que motivan la decisión, las cuales deberán estar debidamente soportadas.

" La depuración de los registros contables y el decreto del archivo del expediente de cobro coactivo de obligaciones exigibles jurídicamente, pero económicamente improcedentes por el costo de los procesos coactivos, significan un desistimiento de la acción y, a la postre, la extinción de la misma por el paso del tiempo.

" En este último caso, la sala recomienda, tal y como lo ha hecho la Contaduría, que cada entidad defina la política que se implementará en esta materia y se determine un sistema que le permita al Estado recibir el pago o los pagos que hagan los deudores de obligaciones naturales, que por motivo de contratación o de historia crediticia necesiten o quieran voluntariamente sanear la obligación con la Entidad.

Sin embargo, la situación que se presenta en la aplicación de causales de saneamiento contable fundamentadas en razones de tipo económico, y su alcance frente a los procesos de cobro coactivo iniciados en procura de su cobro, no resultan tan diáfana.

En opinión de la Sala, la evaluación del costo-beneficio no sólo amerita un estudio especialmente diligente con el fin de establecer si realmente es viable depurar el registro, sino que la decisión dependerá del estado en que se encuentre el proceso; en efecto, si el mandamiento ha sido notificado al demandado o al curador y se encuentra trabada la litis y no aparecen causas económicas de las previstas en la Ley de Saneamiento para su cancelación, no será procedente clasificar esa cuenta como de dudoso recaudo y eliminar el registro. En el caso contrario, cuando, no obstante haberse librado mandamiento de pago, confluye el análisis económico de la no viabilidad del recaudo, la administración tendrá la potestad de decidir previo concepto del comité de saneamiento de la entidad, lo más conveniente para la misma, lo que procesalmente se asimilaría a un desistimiento de la acción de cobro.

El saneamiento contable, entonces, deberá estar coordinado con las actuaciones jurídicas de cobro coactivo, pues no tiene sentido que la administración asuma el costo de un proceso coactivo de una obligación que fue castigada contablemente en razón de que su relación de costo-beneficio resultó negativa para la entidad. Piénsese por ejemplo que hoy por hoy , en el costo promedio de los honorarios de un curador oscilan alrededor de trescientos mil pesos ($300.000), y una publicación en un diario de amplia circulación tiene un costo promedio entre treinta ($30.000) y cincuenta ($50.000) mil pesos.

Con base en las consideraciones anteriores, la Sala RESPONDE:

1 En la Jurisdicción Coactiva, el funcionario competente, no sólo puede, sino que debe decretar de oficio el archivo de los procesos de cobro en los cuales aparezca evidentemente la pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos que dieron el origen a aquellos, todo sin perjuicio de la eventual responsabilidad disciplinaria que pueda deducirse por el acaecimiento de la prescripción.

2 El funcionario ejecutor que advirtiendo la existencia de la causal de pérdida de fuerza ejecutoria del acto, o de la ocurrencia de la prescripción de la acción de cobro en los procesos en los que se libró mandamiento de pago y no se notificó al deudor dentro de los términos de ley, decide continuar con el proceso de cobro coactivo, podría ser responsable por los perjuicios que con las actuaciones se generen al demandado y por los gastos y costos en que la administración incurrió.

3 Cuando se proceda a realizar el procedimiento de saneamiento contable sobre una determinada cuenta invocando como causal el literal c) del artículo.4 de la Ley 716 de 2001, y encontrándose en curso un proceso por jurisdicción coactiva que busca la recuperación del dinero de dicha cuenta, en el cual no fue posible realizar la interrupción de la prescripción o caducidad, es procedente depurar o castigar la cuenta por la cual se inició el proceso de cobro coactivo y decretar la terminación del mismo. En concepto de la Sala, no tiene sentido que la Entidad continúe con el proceso en espera de que el deudor excepcione la prescripción, ya que el funcionario ejecutor sí la puede decretar de oficio, tal como la ha señalado reiteradamente la Sección Quinta del Consejo de Estado.

4 De conformidad con las disposiciones legales que reglamentan el proceso de Saneamiento Contable de las entidades públicas, se podrá depurar o castigar la respectiva cuenta cuando evaluada o establecida la relación costo-beneficio se encuentre que resulta más oneroso adelantar el proceso de cobro para la recuperación del dinero frente a la cantidad por recuperar. Así las cosas, el funcionario ejecutor podrá decretar la terminación del proceso de cobro coactivo, librando el respectivo auto de archivo, siempre y cuando cuente con los soportes que se requieran, todo de conformidad con la Ley 716 de 2001.

En este mismo sentido, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, en Sentencia del 24 de enero de 2002, dijo lo siguiente:

3) Cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme la administración no ha realizado los actos que le corresponden para ejecutarlos.

(&) el término prescriptivo de cinco años comienza a contarse desde el momento en que queda en firme la decisión condenatoria. Sin embargo, su preclusión se puede dar en uno de dos momentos: antes de notificarse el mandamiento de pago al ejecutado, caso en el cual opera ipsofacto, o después de efectuarse dicha diligencia, sólo que en éste evento su ocurrencia depende de la ininterrupción del plazo legal, respecto a la cual el artículo 90 del C.P.C., ha preceptuado:

Interrupción de la prescripción, inoperancia de la caducidad y constitución en mora. La presentación de la demanda interrumpe el término para la prescripción e impide que se produzca la caducidad, siempre que el auto admisorio de aquélla, o el de mandamiento ejecutivo, en su caso, se notifique al demandado dentro de los 120 días siguientes a la notificación al demandante de tales providencias, por estado o personalmente. Pasado éste término los mencionados efectos sólo se producirán con la notificación al demandado.

Entratándose del juicio coactivo, sugiere la interpretación de la norma pretranscrita que el término de prescripción es susceptible de interrumpirse cuando la orden de pago se notifica al afectado dentro de los ciento veinte (120) días siguientes a su expedición; Sin embargo, no es ésta la situación que se presenta en el caso de autos, puesto que, habiéndose librado el mandamiento ejecutivo el 18 de abril de 1994, su notificación al ejecutado, por conducto de su curador, sólo se produjo el 16 de mayo del año 2001 como lo demuestra la constancia visible a folio 57 del expediente, es decir, por fuera del término de gracia que otorga la norma procesal y después de cinco años de que el título ejecutivo causara ejecutoria&

Sobre el particular, la sección quinta del Consejo de Estado en sentencia del 28 de enero de 1999, con ponencia del H. Consejero Jorge Antonio Saade, expuso:

(...) La jurisdicción coactiva de que se ha investido a ciertos funcionarios de la Administración para el cobro de deudas fiscales ha entendido como un privilegio exorbitante a favor de la Administración, por el cual no tiene que acudir a la jurisdicción para lograr el pago de lo adeudado por el concepto en estudio sino que ella misma puede hacerlo directamente mediante el procedimiento establecido para tal efecto. Como se trata de la excepción de prescripción se debe dar aplicación a la previsión del artículo 90 del Código de Procedimiento Civil; así, si la notificación se realiza antes de cumplirse ciento veinte (120) días de haber sido dictado el mandamiento ejecutivo, se entiende que el término de prescripción se contará entre la fecha en que queda ejecutoriada la providencia por la cual queda agotada la vía gubernativa y la fecha en la cual se dicta el auto de pago. Si, por el contrario, la notificación al ejecutado se produce por fuera de dicho término, el extremo último de la prescripción será la fecha de notificación del mandamiento ejecutivo. Así las cosas, es claro que la actuación que tiene el efecto de desvirtuar la previsión del artículo 66-3 del CCA es la notificación al deudor del mandamiento ejecutivo dictado por el funcionario ejecutor o la expedición del citado mandamiento, si tal notificación se realiza dentro de los ciento veinte(120) días de que se habló antes. Se concluye para casos como el de autos, que la pérdida de la fuerza ejecutoria se presenta cuando dentro de los cinco (5) años siguientes a la fecha en la cual alcanzó firmeza el acto correspondiente, no se dicta o se notifica, según el caso, al deudor o al curador ad litem, el mandamiento ejecutivo dictado por el funcionario de la administración investido de jurisdicción coactiva(...)[4]

Hay que tener en cuenta que el artículo 90 del CPC fue reformado por el artículo 10 de la Ley 794 de 2003, en el que se modificó el término descrito para la interrupción de la prescripción de ciento veinte (120) días a un (1) año.

El artículo 96 de la Ley 42 de 1993: En cualquier etapa del proceso de jurisdicción coactiva el deudor podrá celebrar un acuerdo de pago con el organismo de control fiscal, en cuyo caso se suspenderá el proceso y las medidas preventivas que hubieren sido decretadas. Sin perjuicio de la exigibilidad de garantías, cuando se declare el incumplimiento de pago, deberá reanudarse el proceso si aquéllas no son suficientes para cubrir la totalidad de la deuda.

Esta figura autoriza la realización del acuerdo de pago en cualquier etapa del proceso coactivo, entendiéndose que no se puede celebrar si no se ha notificado previamente el mandamiento de pago.

Igualmente, esta norma prevé que el acuerdo de pago suspenderá el proceso y las medidas preventivas que se hubieran decretado. En cuanto a esta última condición, se deberá entender que la suspensión se refiere para el evento de la práctica de las diligencias del avalúo y el remate.

En ningún caso, la suspensión del proceso podrá ser mayor a tres (3) años, para lo cual el funcionario ejecutor tendrá en cuenta la solvencia económica de los ejecutados para determinar, dentro de este término, las cuotas mensuales en que deba ser cancelada la obligación (Resolución 5564 del 6 de abril de 2004 publicada en el Diario Oficial 44535 del 30 de abril de 2004).

Para la celebración del acuerdo de pago se podrá solicitar cualquier clase de garantía a juicio y responsabilidad del funcionario ejecutor, para los casos en que no se tengan medidas cautelares dentro del proceso o cuando éstas fueren insuficientes para cubrir la totalidad de la deuda.

Las medidas previas practicadas podrán ser levantadas cuando se garantice el pago de conformidad con el artículo 519 del Código de Procedimiento Civil.

Son las cantidades que en dinero efectivo se consignan en la cuenta denominada depósitos judiciales, para que, estando a su disposición, se cancelen los créditos fiscales a favor de la Contraloría General de la República, así como las costas que se hayan demandado, respetando siempre la prelación que para el pago de créditos ha señalado el Código Civil.

La cuenta se alimenta de las consignaciones que en dinero efectivo hacen los particulares, personas naturales o jurídicas, o el secuestre, como consecuencia del proceso de cobro coactivo que adelantan las dependencias de la Contraloría General de la República.

Son los documentos con alcance de certificados que expide el banco donde se haya hecho el depósito (Banco Agrario de Colombia), como prueba de que allí existen dineros para que las dependencias de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República dispongan de ellos y hagan efectivo su reembolso a través de estos títulos.

Las cuentas de depósitos judiciales se acreditan, básicamente, con las consignaciones realizadas y ordenadas por las dependencias de la jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República, mediante providencia que decreta el embargo de cuentas bancarias y similares de los ejecutados y demás embargos en dinero en efectivo. Igualmente, se acreditan con las consignaciones de terceros, como postores, para poder participar en futuras diligencias de remates, así como los dineros recaudados mediante el remate.

En caso de que prospere el proceso de jurisdicción coactiva a favor de la Contraloría General de la República ya sea en la sentencia de seguir adelante la ejecución o por la resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución u otra providencia, según el caso, y una vez ejecutoriado el auto que aprueba el crédito y las costas (artículo 522 del CPC) los títulos de depósitos judiciales se deberán endosar, por el funcionario ejecutor y por el secretario, a órdenes de las cuentas definitivas, según la procedencia del título.

En caso contrario, cuando el proceso se ha fallado o han prosperado las excepciones a favor del ejecutado, se debe endosar el título de depósito judicial de acuerdo con el procedimiento anteriormente señalado, a nombre del ejecutado, junto con el oficio suscrito por el funcionario ejecutor, autorizando al banco para que haga efectivos los títulos. Sin embargo, se debe dejar fotocopia del título en el expediente y del oficio en mención de recibo del mismo.

El Banco Agrario de Colombia tiene abiertas cuentas de depósitos judiciales en cada una de las Gerencias Departamentales, así como en el nivel central, en la Dirección de Jurisdicción Coactiva y en la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República.

El funcionario ejecutor y el funcionario que haga las veces de secretario tanto en el nivel central como en el nivel desconcentrado, deberán registrar sus firmas en el Banco Agrario de Colombia de su ciudad.

La persona natural o jurídica obligada a hacer la consignación depositará la cantidad señalada por el funcionario ejecutor, en el Banco Agrario de Colombia, según el número de la cuenta asignada para cada dependencia, y dicho banco remitirá el título de depósito judicial directamente a las oficinas de jurisdicción coactiva, a órdenes de dichas dependencias para su custodia y seguridad.

Las dependencias de jurisdicción coactiva deben llevar un libro auxiliar de control manual o sistematizado, para registrar los pormenores del movimiento de depósitos judiciales, con los siguientes detalles:

" Número del proceso

" Nombre del ejecutado

" Fecha de la consignación

" Número de cada título

" Detalle de la operación (embargo, postura y remate)

" Cantidad de cada ingreso

" Cantidad de cada egreso

" Saldo

Las operaciones se anotarán tan pronto se produzcan y, al finalizar el mes, se deberá establecer el saldo en el correspondiente libro auxiliar.

En caso de posturas para el remate: terceras personas efectúan un depósito equivalente al 40% del avalúo de los bienes que se van a rematar, hecho que los habilita para ser postores en la subasta pública. Del mismo modo, el o los postores a quienes se les haya hecho la adjudicación de los bienes consignan el saldo.

En caso de embargos: si el título es enviado por parte del Banco Agrario de Colombia a la dependencia de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República como consecuencia de un embargo, se radica en el libro Títulos de Depósito Judicial, y se actualizará la información.

En caso de créditos fiscales: habrá lugar a efectuar un depósito para cancelar los créditos fiscales a favor de la Contraloría General de la República, a través de los embargos de salarios, saldos bancarios y similares, rendimientos financieros, utilidades generadas por acciones o cuotas de interés social, etcétera, así como directamente por parte del secuestre, como utilidades, ventas, arriendos y otros, en cumplimiento de sus deberes cuando le corresponda administrar bienes.

Depósito por secuestre o administrador de bienes: cuando los secuestres o los administradores de bienes reciban dineros con ocasión de su encargo y como resultado de la enajenación de los bienes o de sus frutos, deberán hacer la consignación respectiva en la cuenta de depósitos judiciales a la orden del funcionario ejecutor, como lo señala el artículo 10 del CPC. Así mismo, en esta cuenta se consignan las cauciones y depósitos, para levantar medidas cautelares y las demás que autorice la ley.

El funcionario ejecutor podrá autorizar el pago de impuestos y expensas con los dineros depositados por parte del secuestre. En todo caso, el depositario o administrador dará a la dependencia de jurisdicción coactiva informe mensual de su gestión, sin perjuicio del deber de rendir cuentas.

Medidas de seguridad de los títulos de depósito judicial

Dada la dificultad de obtener su reposición por pérdida y su facilidad para hacerlos efectivos, se recomiendan algunas seguridades como:

" Si fue recibido como requisito para hacer postura, al fin de la diligencia se endosarán y se elaborarán los oficios pertinentes para la devolución de los dineros de los postores no adjudicatarios. Si el remate se declara desierto, se hará entrega física a los titulares, con la advertencia de su validez para ser presentado en próxima subasta, dejando en el expediente la constancia de su devolución, firmada por quien lo recibe.

" Cuando el título sea objeto de un proceso de cobro, previas las radicaciones, se depositará en un lugar bien seguro, ya sea en caja fuerte o en custodia en un banco. Sólo se entregará su original cuando el desarrollo del proceso permita hacerlo efectivo o sea viable su devolución.

Cuando una suma depositada se deba entregar en diferentes montos de dinero, o a varias personas, el funcionario ejecutor podrá solicitar de la entidad depositaria que se convierta la suma global en varios depósitos de menor valor, según el número de personas o montos de dinero que se deban repartir.

Una vez recibidos los nuevos títulos de depósitos judiciales ya fraccionados en los montos indicados, se endosarán al respaldo del título, dando la orden clara y precisa sobre su pago, identificando la persona a quien se deba pagar, relacionando la providencia que así lo ordenó. Serán firmados o endosados por quienes tengan registradas las firmas ante el Banco Agrario de Colombia donde está abierta la cuenta de depósitos judiciales.

Lo anterior puede ocurrir cuando, por ejemplo, prospera una excepción de pago y se tienen embargos de dineros, o cuando, decretado el embargo de saldos bancarios, éste se hace efectivo en más de una entidad bancaria por la cantidad ordenada la cual no podrá exceder el valor del crédito y las costas, más un cincuenta por ciento(50%), por la limitación que dispone el artículo 681, numeral 11 del CPC o en el caso de los títulos remitidos producto del embargo de salarios que superan el total de la obligación. En estos casos, se debe enviar el oficio en que se anexan los títulos al banco, a fin de que éstos se fraccionen y se emitan nuevos títulos con las mismas especificaciones, según el caso, para realizar la devolución de lo excedido.

Si se efectúa el depósito en una cuenta diferente a la que le corresponde a cada dependencia de jurisdicción coactiva, ésta proferirá oficio anexando el título de depósito judicial al Banco Agrario de Colombia, a fin de que se proceda a la conversión del mismo a la cuenta correcta, con las mismas especificaciones del título primario y continuar así con el trámite correspondiente.

En caso de títulos de depósitos judiciales que se originen como consecuencia de las medidas cautelares practicadas en un proceso de responsabilidad fiscal que culmine en un fallo con responsabilidad, el funcionario competente proferirá oficio al cual anexará el título judicial dirigido al Banco Agrario de Colombia, en el que ordenará la conversión de los respectivos títulos originales a las cuentas de depósitos judiciales de jurisdicción coactiva, anotando el número de la cuenta y haciendo firmar al respaldo del título a los funcionarios autorizados.

Otro caso que se presenta es cuando el proceso de jurisdicción coactiva culmina mediante la sentencia que ordena seguir adelante la ejecución o mediante la resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución a favor de la Contraloría General de la República; en este evento, el funcionario competente proferirá oficio anexando el título de depósito judicial al Banco Agrario de Colombia, ordenando la conversión de los títulos originales a las cuentas corrientes respectivas, según la clase del título, anotando el número de la cuenta y debidamente firmada por los funcionarios autorizados, en los espacios correspondientes que se tienen para ello en el respaldo de los títulos.

Son las cantidades que en dinero efectivo se consignan en la cuenta denominada depósitos judiciales, para que, estando a su disposición, se cancelen los créditos fiscales a favor de la Contraloría General de la República, así como las costas que se hayan demandado, respetando siempre la prelación que para el pago de créditos ha señalado el Código Civil.

La cuenta se alimenta de las consignaciones que en dinero efectivo hacen los particulares, personas naturales o jurídicas, o el secuestre, como consecuencia del proceso de cobro coactivo que adelantan las dependencias de la Contraloría General de la República.

Son los documentos con alcance de certificados que expide el banco donde se haya hecho el depósito (Banco Agrario de Colombia), como prueba de que allí existen dineros para que las dependencias de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República dispongan de ellos y hagan efectivo su reembolso a través de estos títulos.

Las cuentas de depósitos judiciales se acreditan, básicamente, con las consignaciones realizadas y ordenadas por las dependencias de la jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República, mediante providencia que decreta el embargo de cuentas bancarias y similares de los ejecutados y demás embargos en dinero en efectivo. Igualmente, se acreditan con las consignaciones de terceros, como postores, para poder participar en futuras diligencias de remates, así como los dineros recaudados mediante el remate.

En caso de que prospere el proceso de jurisdicción coactiva a favor de la Contraloría General de la República ya sea en la sentencia de seguir adelante la ejecución o por la Resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución u otra providencia, según el caso, y una vez ejecutoriado el auto que aprueba el crédito y las costas (artículo 522 del CPC) los títulos de depósitos judiciales se deberán endosar, por el funcionario ejecutor y por el secretario, a órdenes de las cuentas definitivas, según la procedencia del título.

En caso contrario, cuando el proceso se ha fallado o han prosperado las excepciones a favor del ejecutado, se debe endosar el título de depósito judicial de acuerdo con el procedimiento anteriormente señalado, a nombre del ejecutado, junto con el oficio suscrito por el funcionario ejecutor, autorizando al banco para que haga efectivos los títulos. Sin embargo, se debe dejar fotocopia del título en el expediente y del oficio en mención de recibo del mismo.

El Banco Agrario de Colombia tiene abiertas cuentas de depósitos judiciales en cada una de las Gerencias Departamentales, así como en el nivel central, en la Dirección de Jurisdicción Coactiva y en la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República.

El funcionario ejecutor y el funcionario que haga las veces de secretario tanto en el nivel central como en el nivel desconcentrado, deberán registrar sus firmas en el Banco Agrario de Colombia de su ciudad.

La persona natural o jurídica obligada a hacer la consignación depositará la cantidad señalada por el funcionario ejecutor, en el Banco Agrario de Colombia, según el número de la cuenta asignada para cada dependencia, y dicho banco remitirá el título de depósito judicial directamente a las oficinas de jurisdicción coactiva, a órdenes de dichas dependencias para su custodia y seguridad.

Las dependencias de jurisdicción coactiva deben llevar un libro auxiliar de control manual o sistematizado, para registrar los pormenores del movimiento de depósitos judiciales, con los siguientes detalles:

" Número del proceso

" Nombre del ejecutado

" Fecha de la consignación

" Número de cada título

" Detalle de la operación (embargo, postura y remate)

" Cantidad de cada ingreso

" Cantidad de cada egreso

" Saldo

Las operaciones se anotarán tan pronto se produzcan, y al finalizar el mes se deberá establecer el saldo en el correspondiente libro auxiliar.

En caso de posturas para el remate: terceras personas efectúan un depósito equivalente al 40% del avalúo de los bienes que se van a rematar, hecho que los habilita para ser postores en la subasta pública. Del mismo modo, el o los postores a quienes se les haya hecho la adjudicación de los bienes consignan el saldo.

En caso de embargos: si el título es enviado por parte del Banco Agrario de Colombia a la dependencia de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República como consecuencia de un embargo, se radica en el libro Títulos de Depósito Judicial, y se actualizará la información.

En caso de créditos fiscales: habrá lugar a efectuar un depósito para cancelar los créditos fiscales a favor de la Contraloría General de la República, a través de los embargos de salarios, saldos bancarios y similares, rendimientos financieros, utilidades generadas por acciones o cuotas de interés social, etcétera, así como directamente por parte del secuestre, como utilidades, ventas, arriendos y otros, en cumplimiento de sus deberes cuando le corresponda administrar bienes.

Depósito por secuestre o administrador de bienes: cuando los secuestres o los administradores de bienes reciban dineros con ocasión de su encargo y como resultado de la enajenación de los bienes o de sus frutos, deberán hacer la consignación respectiva en la cuenta de depósitos judiciales a la orden del funcionario ejecutor, como lo señala el artículo 10 del CPC. Así mismo, en esta cuenta se consignan las cauciones y depósitos, para levantar medidas cautelares y las demás que autorice la ley.

El funcionario ejecutor podrá autorizar el pago de impuestos y expensas con los dineros depositados por parte del secuestre. En todo caso, el depositario o administrador dará a la dependencia de jurisdicción coactiva informe mensual de su gestión, sin perjuicio del deber de rendir cuentas.

Dada la dificultad de obtener su reposición por pérdida y su facilidad para hacerlos efectivos, se recomiendan algunas seguridades como:

" Si fue recibido como requisito para hacer postura, al fin de la diligencia se endosarán y se elaborarán los oficios pertinentes para la devolución de los dineros de los postores no adjudicatarios. Si el remate se declara desierto, se hará entrega física a los titulares, con la advertencia de su validez para ser presentado en próxima subasta, dejando en el expediente la constancia de su devolución, firmada por quien lo recibe.

" Cuando el título sea objeto de un proceso de cobro, previas las radicaciones, se depositará en un lugar bien seguro, ya sea en caja fuerte o en custodia en un banco. Sólo se entregará su original cuando el desarrollo del proceso permita hacerlo efectivo o sea viable su devolución.

Cuando una suma depositada se deba entregar en diferentes montos de dinero, o a varias personas, el funcionario ejecutor podrá solicitar de la entidad depositaria que se convierta la suma global en varios depósitos de menor valor, según el número de personas o montos de dinero que se deban repartir.

Una vez recibidos los nuevos títulos de depósitos judiciales ya fraccionados en los montos indicados, se endosarán al respaldo del título, dando la orden clara y precisa sobre su pago, identificando la persona a quien se deba pagar, relacionando la providencia que así lo ordenó. Serán firmados o endosados por quienes tengan registradas las firmas ante el Banco Agrario de Colombia donde está abierta la cuenta de depósitos judiciales.

Lo anterior puede ocurrir cuando, por ejemplo, prospera una excepción de pago y se tienen embargos de dineros, o cuando, decretado el embargo de saldos bancarios, éste se hace efectivo en más de una entidad bancaria por la cantidad ordenada la cual no podrá exceder el valor del crédito y las costas, más un cincuenta por ciento(50%), por la limitación que dispone el artículo 681, numeral 11 del CPC o en el caso de los títulos remitidos producto del embargo de salarios que superan el total de la obligación. En estos casos, se debe enviar el oficio en que se anexan los títulos al banco, a fin de que éstos se fraccionen y se emitan nuevos títulos con las mismas especificaciones, según el caso, para realizar la devolución de lo excedido.

Los cargos de auxiliares de la justicia con competencia en los procesos de jurisdicción coactiva, son oficios públicos que deben ser desempeñados por personas idóneas, de conducta intachable, excelente reputación e incuestionable imparcialidad.

Serán designados conforme a la Resolución 5241 del 17 de agosto de 2001, por la cual se fijan los criterios para la convocatoria y la conformación de las listas de auxiliares de la justicia que puedan intervenir en los procesos de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República y se determinan otras disposiciones y las listas conformadas con base en esta resolución.

Para las gerencias departamentales que no tengan estas listas, se designarán por el funcionario ejecutor, de las listas de auxiliares de la justicia de la Rama Judicial y serán obligatorias. En ningún caso podrán ser nombrados auxiliares que no figuren en las mismas, so pena de incurrir en falta disciplinaria.

De conformidad con el artículo 17 del Decreto 2265 de 1969, en los procesos ejecutivos que se ventilen por jurisdicción coactiva, el nombramiento de auxiliares y colaboradores de la justicia se hará de las listas del juzgado civil de mayor categoría del lugar de su jurisdicción. Por tal razón, mientras se conforman las listas de auxiliares de la justicia que pueden intervenir en los procesos de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República, a que hace mención el numeral 3 del artículo 61 del Decreto Ley 267 de 2000, es procedente utilizar las listas de la Rama Judicial.

La designación será rotatoria, de manera que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez sino cuando se haya agotado la lista. Empero, si al iniciarse o proseguirse una diligencia faltaren los auxiliares o colaboradores nombrados, se podrá proceder a su reemplazo en el acto, con cualquiera de las personas que figuren en la lista correspondiente, y estén en aptitud para el desempeño inmediato del cargo. Cuando en el respectivo despacho faltare la lista, se acudirá a la de otro del mismo lugar y, en su defecto, se hará la designación en persona debidamente calificada para el oficio (numeral 1, literal b artículo 9 del CPC).

Todo nombramiento se notificará por telegrama enviado a la dirección que figure en la lista oficial de auxiliares de la justicia y en éste se indicará el día y la hora de la diligencia a la cual debe concurrir. Copia debidamente sellada por la oficina de telégrafo respectiva se agregará al expediente. En la misma forma se hará cualquier otra notificación.

El cargo de auxiliar de la justicia es de obligatoria aceptación dentro de los cinco (5) días siguientes al envío del telegrama, so pena de ser excluido de la lista, salvo justificación aceptada. Los peritos deberán posesionarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la aceptación.

Si la persona designada estuviere impedida para desempeñar la función, se excusare de prestar el servicio, no tomare posesión cuando fuere el caso hacerlo, no concurriere a la diligencia o no cumpliere su encargo dentro del término señalado, se procederá inmediatamente a su relevo (numeral 2 del artículo 9 del CPC).

De los peritos: ver procedimiento del artículo 239 del CPC reformado por el artículo 25 de la Ley 794 de 2003; de los demás auxiliares de la justicia, ver artículos 388 del CPC reformado por el artículo 41 de la Ley 794 de 2003 y siguientes.

El funcionario ejecutor señalará los honorarios de los auxiliares de la justicia cuando hayan finalizado su cometido o una vez aprobadas las cuentas mediante el trámite correspondiente, si quien desempeña el cargo estuviere obligado a rendirlas.

El ejecutado y el auxiliar podrán objetar los honorarios en el término de ejecutoria del auto que los señale. El funcionario ejecutor resolverá previo traslado a la otra parte por tres (3) días.

Los honorarios de los auxiliares de la justicia se incluirán en la liquidación de las costas y éstos se deberán pagar por el deudor.

El pago de los honorarios del curador ad litem será autorizado por parte del funcionario ejecutor al momento de la terminación del proceso o al momento en que comparezca la parte representada por él.

La suma que se fija al momento de la designación del curador ad litem no tiene relación con los honorarios y sólo se refiere a la suma para gastos de curaduría, que no se aplican en el proceso de jurisdicción coactiva de las contralorías.

La Resolución 5241 del 17 de agosto de 2001, por la cual se fijan los criterios para la convocatoria y la conformación de las listas de auxiliares de la justicia que puedan intervenir en los procesos de jurisdicción coactiva de la Contraloría General de la República y se determinan otras disposiciones, estableció el trámite para el pago de los honorarios de los auxiliares que puedan intervenir en los procesos de jurisdicción coactiva, que es el siguiente:

" Las gerencias departamentales, por intermedio de los coordinadores de gestión de jurisdicción coactiva, deberán proyectar por lo menos con carácter semestral la programación del número de auxiliares de la justicia, con sus respectivos honorarios.

" Una vez proyectadas las diligencias, se debe solicitar la disponibilidad presupuestal por intermedio de la Dirección de Jurisdicción Coactiva.

" La Dirección de Jurisdicción Coactiva hará el requerimiento a la Dirección Financiera de la Contraloría.

" Después de nombrado el auxiliar de la justicia y debidamente posesionado, se legalizará el gasto y se pasará cuenta de cobro para el pago respectivo, incluyendo número de cuenta corriente o de ahorros para consignar el valor de los honorarios.

" Los comisorios que impliquen desplazamiento a lugares diferentes de las sedes departamentales requieren la autorización del Gerente Regional y disponibilidad presupuestal; sugiriéndose que por iniciativa del Coordinador de Gestión se haga la proyección y se solicite la disponibilidad presupuestal por la Dirección de Jurisdicción Coactiva.

" La disponibilidad presupuestal debe ser comprometida y legalizada antes de finalizar la vigencia fiscal.

" La Dirección de Jurisdicción Coactiva hará el control de las diligencias programadas.

En este tema existe un concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público del 27 de junio de 2003, informando que el rubro que debe ser afectado, por gastos originados en embargos y secuestros de bienes muebles, enseres, semovientes, etcétera, es el Rubro de Gastos Generales, concluyendo lo siguiente:

(&) Finalmente, el artículo 2 del Decreto 2260 de 1996 que modificó el Decreto 568 de 1996 establece lo siguiente:

El inciso primero del artículo 18 del Decreto 568 de 1996 quedará así: Cuando el objeto del gasto no quede identificado con la clasificación establecida en el artículo 16, podrán desagregarse los gastos de funcionamiento y el servicio de la deuda pública nivel de ordinales y los proyectos de inversión a nivel de subproyectos.

Teniendo en cuenta que en el presupuesto de gastos de esa entidad (Contraloría General de la República), no se encuentra incluido un rubro que identifique el gasto materia de consulta, se considera que mediante resolución se puedan desagregar los Gastos de Funcionamiento y Servicio de la Deuda Pública a nivel de ordinales y los proyectos de inversión a través de Subproyectos. (&)

Lo anterior significa que de la forma indicada por el Decreto 568 de 1996, se creará el rubro para el efecto.

En cuanto al procedimiento para tramitar el pago de estos gastos, se seguirá el mismo que procede para los auxiliares de la justicia, con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

En relación con los auxiliares de la justicia, es importante intentar resolver algunos dilemas sobre la vigencia de varias normas que regulan la materia, para averiguar cuál es el estado actual de la normatividad por aplicar.

Los antecedentes señalan la existencia del Decreto 2265 de 1969, expedido por el Presidente de la República en uso de las facultades que le otorgaba el ordinal tercero del artículo 120 de la Constitución de 1886.

El Presidente de la República hizo uso de una potestad reglamentaria y, mientras el reglamento expedido no sea anulado, subsiste formalmente, a menos que una ley posterior haya regulado la materia o que otra autoridad haya recibido la potestad reglamentaria y la haya ejercido cabalmente.

Con posterioridad al Decreto 2265 de 1969, el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, que entró en vigencia en 1970, estableció que La designación de auxiliares de la justicia se haría en la forma determinada en decreto reglamentario, el cual dispondrá, además, lo concerniente a los honorarios de ellos.

Significa lo anterior que el Legislador, en 1970, reconoció que el Ejecutivo tenía potestad reglamentaria en esta materia. El Gobierno nunca hizo uso de esa facultad o potestad para reglamentar, pues fueron muchas las comisiones que fracasaron en ese cometido de regular.

Hoy esas reglas que daban facultades al gobierno nacional fueron derogadas por la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia que transfirió esa potestad reglamentaria al Consejo Superior de la Judicatura.

En la expedición del Código de 1970 se introdujo nuevamente la posibilidad de que el ejecutivo reglamentara la materia, pero el solo otorgamiento de la facultad no comporta la derogación de los reglamentos previamente existentes, sino el reconocimiento de que ellos podían ser cambiados por el gobierno nacional mediante otro decreto reglamentario. Ese decreto jamás se produjo, con lo cual reiteramos que los viejos reglamentos nunca fueron abolidos.

Si la nueva ley ratifica o cambia, el funcionario encargado de la potestad reglamentaria, los reglamentos preexistentes no desaparecen sino por la producción de los nuevos.

Posteriormente, el Decreto 2282 de 1989 suprimió aquella frase del código de procedimiento civil que remitía el asunto a la potestad reglamentaria, que para entonces era ejercida por el gobierno nacional.

Luego de la expedición de la Constitución de 1991, en ella se dispuso que los asuntos judiciales estuvieran regulados por una Ley Estatutaria de la Administración de Justicia. Por supuesto, la Constitución de 1991 no tocó el punto de los auxiliares de la justicia, pero la Ley Estatutaria 270 de 1996, en el artículo 85-21 reconoció que corresponde al Consejo Superior de la Judicatura, Sala Administrativa: establecer el régimen y la remuneración de los auxiliares de la justicia..

Significa lo anterior que por virtud de la Ley 270 de 1996, la potestad reglamentaria en esta materia se desplazó del Presidente de la República que la ejerce de modo general, por mandato de la Constitución Política, artículo 189-11, hacia el Consejo Superior de la Judicatura. Dicho de otra manera, la potestad reglamentaria, en esta materia de auxiliares de la justicia, no corresponde al Presidente de la República, sino a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, lo que de alguna manera desarrolla el principio de autonomía de la Rama Judicial.

No obstante, este cambio de órgano encargado de la función reglamentaria o potestad reglamentaria por sí solo no derogaba los reglamentos preexistentes hasta que el Consejo Superior hizo uso de la potestad que le confería la ley estatutaria de la administración de justicia. Como el nuevo órgano encargado de la potestad reglamentaria emitió un cuerpo normativo integral que reguló las situaciones referentes a los auxiliares de la justicia, los viejos reglamentos perdieron vigencia y hoy son inaplicables. Por supuesto que luego de la expedición de la Ley 794 de 2003, corresponde al Consejo Superior de la Judicatura adecuar sus reglamentos, si ello es necesario a las nuevas realidades legislativas.

La potestad reglamentaria que ejerce el Consejo Superior de la Judicatura en materia de auxiliares de la justicia, no excluía la función legislativa en esta materia. Por ello, la nueva ley regula parcialmente el tema de los auxiliares de la justicia y de alguna manera demanda la adecuación de los reglamentos que expidió el Consejo Superior de la Judicatura y que se deberán sujetar a lo dispuesto por la nueva normatividad.

Con apoyo en el artículo 150 de la Carta Política, corresponde al Congreso ejercer una competencia genérica para legislar sobre todas las materias y en especial los procedimientos y los códigos. Esta potestad del Congreso reduce el ámbito de la potestad reglamentaria del Consejo Superior de la Judicatura, pues si el Legislador desciende en su facultad ordenadora de la actividad pública, al tema de los auxiliares de la justicia, como lo hizo en la Ley 446 de 1998 y en la Ley 794 de 2003, el margen reglamentario del Consejo Superior de la Judicatura se reduce a los asuntos no previstos por el legislador, siguiendo el principio de legalidad que hace de la potestad reglamentaria el complemento de la ley.

No sobra comentar que resulta curioso que el Congreso por una ley estatutaria entregue a una entidad administrativa la potestad reglamentaria y por una ley ordinaria interfiera esa misma potestad reglamentaria, mediante leyes ordinarias.

Lo anterior sirve para responder positivamente ante el interrogante de si podía el Legislador regular la materia, a pesar de que la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, delegó esa potestad reglamentaria en el Consejo Superior de la Judicatura, Sala Administrativa. En suma, el ordenamiento, en materia de auxiliares de la justicia, está hoy constituido por el código de procedimiento civil, tal como quedó reformado por la Ley 794 de 2003 y los reglamentos en buena hora expedidos por el Consejo Superior de la Judicatura en tanto guarden armonía con la nueva ley [5].

En lo que corresponde a la Contraloría General de la República, el numeral 3 del artículo 61 del Decreto Ley 267 de 2000, dispuso entre las funciones de la Dirección de Jurisdicción Coactiva, la elaboración de las listas de auxiliares de la justicia que puedan intervenir en los procesos de jurisdicción coactiva adelantados por la CGR, es decir que se tienen facultades especiales para la conformación de una propia, sin tener que acudir a las listas y demás reglamentaciones sobre tarifas que se tiene para la Rama Judicial.

Finalmente, con base en lo anterior, se concluye que los funcionarios ejecutores son autónomos para fijar los honorarios de los auxiliares de la justicia de la CGR, con las limitaciones presupuestales asignadas a la Entidad, por cuanto en el nivel institucional, no se tienen facultades para reglamentar tarifas propias.

Los libros son la memoria del proceso y, por tanto, el principal medio para sus adecuados control y seguimiento. A posteriori, constituyen prueba para demostrar la legalidad de lo hecho a lo largo del mismo. De ahí la necesidad de hacer los registros correspondientes observando el máximo rigor. Con el fin mencionado, se deben llevar tres libros: el radicador, el diario y el de contabilidad de los títulos de depósito judicial.

Una vez que el funcionario ejecutor haya hecho el reparto de títulos a los abogados sustanciadores, éstos deben firmar el recibido en el libro radicador de títulos, dejando constancia de la fecha en que se le asignó. Así mismo, se debe anotar, en primer lugar, la fecha en que se recibe el título en las dependencias de jurisdicción coactiva, así como el número y la fecha del correspondiente título.

Posteriormente, y una vez efectuado el estudio del título, se le debe asignar un número al proceso que se va a iniciar y con el que se va a identificar en el expediente, anotándolo en la carátula y en los demás libros.

La radicación tiene varias finalidades, entre otras:

" Señalar la responsabilidad del funcionario.

" Permite afirmar con seguridad quién es el funcionario que conoce del asunto.

" Sirve para la reconstrucción del proceso en caso de pérdida o extravío.

Cada dependencia de jurisdicción coactiva lleva el archivo de sus libros radicadores, que pueden ser examinados por cualquier persona bajo la vigilancia del secretario.

Es aquel en el que el secretario registra el movimiento interno de los expedientes, esto es, las entradas y salidas del despacho, sirviendo, además, como fuente de información a los interesados.

En el libro diario se anota:

" La fecha de entrada del expediente al despacho.

" El número del proceso.

" El nombre del(los) ejecutado(s).

" La decisión señalada por el funcionario ejecutor.

" La fecha de salida.

Veamos un ejemplo en el cuadro 3.

El libro de contabilidad es, quizá para el funcionario ejecutor de los de mayor cuidado, por cuanto allí se registra la entrada de los comprobantes de consignación o el valor de los títulos de depósito judicial que se tiene a órdenes de la dependencia de jurisdicción coactiva. Se debe, igualmente, confrontar mensualmente realizando los arqueos necesarios y los balances, teniendo en cuenta los egresos o los endosos que se haya realizado de los Títulos de Depósito Judicial.

[1] El artículo 2 de la parte resolutiva de la Sentencia C-798 del 16 de septiembre de 2003, Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño, proferido por la Corte Constitucional declaró inexequible el inciso tercero del artículo 8 de la Ley 794 de 2003. El artículo 2 de la parte resolutiva de la Sentencia C-798 del 16 de septiembre de 2003, Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño, proferido por la Corte Constitucional declaró inexequible el inciso tercero del artículo 8 de la Ley 794 de 2003.

[2] Sentencia C-798 del 16 de septiembre de 2003 declaró inexequible la expresión "que también podrán adelantar los funcionarios mencionados en el inciso 2 de este artículo" contenida en el parágrafo 1 del artículo 8 de la Ley 794 de 2003.

[3] El artículo 39 de la Ley 794 de 2003 reformó el artículo 386 del CPC suprimiendo el grado de consulta en los procesos ejecutivos.

[4] Tribunal administrativo de Cundinamarca. Sentencia del 24 de enero de 2002. Expediente: 01-1265, MP: Beatriz Martínez Quintero.

[5] www.juecesyfiscales.org/glosasalaley794de2003.htm