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DECRETO 458 DE 1999
(julio 15)
Derogado por el Decreto Distrital 328 de 2001.
por el cual se modifica la estructura organizacional del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital y se determinan las funciones de sus dependencias.
El Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 55, inciso segundo del Decreto Ley 1421 de 1993,
Ver el Decreto Distrital 720 de 1995
DECRETA:
Artículo 1º.- Funciones del Departamento. Corresponde al Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital ejercer las siguientes funciones, dentro de los lineamientos trazados en el Plan de Desarrollo Distrital y de acuerdo con los planes y programas que se establezcan de conformidad con la Constitución y la Ley:
- Participar en la formulación de las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social del Distrito Capital.
- Proponer las estrategias y los programas que promuevan la participación ciudadana y la organización comunitaria en el Distrito Capital.
- Fomentar el interés asociativo y el trabajo voluntario como instrumentos de desarrollo social para el Distrito Capital.
- Orientar y coordinar la actualización de las personas, comunidades y grupos de interés organizados sobre los procesos de autogestión que propicien su desarrollo social y económico.
- Promover y coordinar con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales planes, programas y proyectos de desarrollo socioeconómico y comunitario.
- Participar con el Ministerio del Interior en la definición de políticas para la participación, el desarrollo social y comunitario de los ciudadanos y de las organizaciones civiles de carácter vecinal.
- Asumir las funciones que por delegación le establece la Ley 52 de 1990 y promover y asesorar las organizaciones comunitarias vecinales de carácter barrial y veredal.
- Cumplir las funciones que el Concejo Distrital y el Alcalde Mayor le señalen.
Artículo 2º.- Estructura Organizacional. La estructura organizacional del Departamento Administrativo de Acción Comunal Distrital será la siguiente:
- DIRECCIÓN
- OFICINA ASESORA DE JURÍDICA
- OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
- OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
- OFICINA ASESORA DE LA UEL
- OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
- OFICINA ASESORA DE QUEJAS Y RECLAMOS
- SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL
- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Artículo 3º.- Modificado Decreto 735 de 1999 Decía así: Funciones de la Dirección. Corresponde a la Dirección del Departamento Administrativo de Acción Comunal cumplir las siguientes funciones, además de las establecidas en los decretos y reglamentos:
- Formular políticas, dirigir, controlar, coordinar y evaluar los planes, programas y proyectos del Departamento para la promoción de la participación ciudadana, el interés asociativo, el trabajo voluntario y la organización comunitaria en el Distrito Capital.
- Presentar los proyectos de Acuerdos ante el Concejo Distrital en materia de participación ciudadana y desarrollo social comunitario.
- Representar al Gobierno Distrital en los asuntos que este le solicite, de acuerdo con las normas legales sobre la materia.
- Dirigir las relaciones del Departamento con el Concejo, la Alcaldía Mayor, las Juntas Administradoras Locales, las entidades públicas y privadas, para el desarrollo de los planes, programas y proyectos.
- Definir políticas sobre el manejo de los recursos humanos, financieros y materiales de acuerdo con la ley y los estatutos orgánicos, buscando asegurar el cumplimiento de la misión institucional.
- Expedir los actos administrativos y suscribir los contratos necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones, planes, programas y proyectos del Departamento de acuerdo con las normas legales vigentes.
- Reconocer, suspender o cancelar las personerías jurídicas de las Juntas o Consejos de Acción Comunal y de las Asociaciones de Juntas y/o Consejos de Acción Comunal y aplicar a los directivos comunales las sanciones a que haya lugar.
- Nombrar y remover el personal de acuerdo con las disposiciones legales vigentes en la materia y distribuir los empleos de acuerdo con las necesidades del servicio.
- Organizar y reglamentar las áreas funcionales de gestión o los grupos de trabajo para la adecuada atención de los asuntos propios de las dependencias.
- Establecer y desarrollar el Sistema de Control Interno del Departamento.
- Ejercer la función disciplinaria en segunda instancia de acuerdo con las normas legales sobre la materia.
- Dirigir la formulación de los planes de gestión de las diferentes dependencias del Departamento.
- Establecer mecanismos que permitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes formuladas por la ciudadanía y los funcionarios de la entidad.
- Las demás funciones que le sean propias para ejecutar su objeto y las que le sean asignadas y delegadas por el Alcalde Mayor que correspondan a la naturaleza de la entidad.
Artículo 4º.- Modificado Decreto 735 de 1999 Decía así: Oficina Asesora de Jurídica. Corresponde a la Oficina Asesora de Jurídica cumplir las siguientes funciones:
- Asesorar al Director y a las demás dependencias del Departamento en la aplicación de normas e instrumentos jurídicos necesarios para el cabal desempeño de las actividades de la entidad.
- Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con el Departamento cuya competencia no haya sido asignada a otras dependencias.
- Contribuir al estudio de temas que, según su naturaleza, hayan sido previamente proyectados y debatidos en otras dependencias, respecto de los cuales haya de fijarse la posición jurídica del Departamento.
- Preparar y revisar los proyectos de Acuerdo y de Decreto concernientes a las actividades del Departamento.
- Representar judicialmente al Departamento cuando se requiera.
- Adelantar y fallar las investigaciones requeridas en cumplimiento de las funciones delegadas al Departamento por la Ley 52 de 1990. Aclarado mediante el Decreto 645 de 1999.
- Recopilar, actualizar, sistematizar y divulgar las normas legales y reglamentarias que se relacionan con la actividad del Departamento.
- Analizar permanentemente la agenda administrativa del Concejo, e informar oportunamente a la Dirección del Departamento sobre aquellas iniciativas o proyectos que puedan afectar a la entidad y asesorarla en la presentación y sustentación de las iniciativas que deban ser puestas a consideración de la corporación administrativa.
- Programar y coordinar los procesos de selección de contratistas tendientes a la realización de licitaciones contratos y convenios y definir los aspectos jurídicos de cada una de las etapas del proceso licitatorio y/o contractual.
- Adelantar los procesos de selección de contratistas en los casos de contratos con formalidades plenas.
- Evaluar, en materia jurídica, las propuestas presentadas en los procesos selección (sic) para contratos con formalidades plenas.
- Preparar y revisar las minutas de adiciones, modificaciones y liquidaciones de los convenios y los contratos; proyectos de resolución y de otros actos administrativos que se sometan a su consideración.
- Asumir las funciones de Control Interno Disciplinario y conocer en primera instancia las investigaciones de los funcionarios de la entidad de acuerdo con la Ley 200 de 1995.
- Rendir informes periódicos y los demás que le solicite el Director del Departamento.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Artículo 5º.- Modificado Decreto 735 de 1999 Decía así: Oficina Asesora de Planeación. Corresponde a la Oficina Asesora de Planeación cumplir las siguientes funciones:
- Asesorar al Director del Departamento en la formulación de políticas y el diseño de los planes y programas que deba desarrollar la entidad, en cumplimiento de su misión y objetivos, a corto, mediano y largo plazo.
- Asesorar al Director en la formulación de programas de investigación en materias relacionadas con las actividades del Departamento y en cumplimiento de su misión, diseñar metodologías y adelantar la adecuación de los programas que sean necesarios.
- Hacer el diagnóstico general del Departamento, y de conformidad con los resultados obtenidos presentar las propuestas tendientes a mejorar la calidad de los servicios y el cumplimiento de las funciones, optimizar el uso de los recursos disponibles, modernizar y tecnificar la entidad.
- Elaborar con sujeción al Plan de Desarrollo Distrital y en coordinación con las dependencias, el plan de acción anual de la entidad, los programas y proyectos que se requieran para el cumplimiento de las funciones del Departamento y proyectar los ajustes necesarios.
- Asesorar a las dependencias del Departamento en la implantación de propuestas organizacionales, administrativas, técnicas, procedimentales y demás que hayan sido aprobadas.
- Dirigir la preparación del informe anual de actividades de la entidad.
- Diseñar indicadores que permitan medir la gestión de los funcionarios, de las dependencias y de la entidad en su conjunto y velar por su aplicación.
- Elaborar y mantener actualizados los manuales de funciones y procedimientos administrativos, promoviendo la evaluación y actualización permanente de los mismos, en busca de eficiencia y eficacia en las operaciones de la entidad.
- Elaborar en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera, el presupuesto de inversión de los proyectos administrativos y financieros que competen a la entidad.
- Preparar en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera y de conformidad con el Plan General de Acción, el proyecto anual de presupuesto, el programa anual de caja y sus modificaciones.
- Dirigir, mantener actualizado y controlar el sistema integral de información para el desarrollo de la misión del Departamento.
- Interactuar con la Secretaría de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital en lo referente, a la ejecución, seguimiento físico y financiero de los proyectos de inversión del Departamento.
- Realizar estudios y presentar propuestas sobre la organización y desarrollo administrativo, simplificación, agilización y modernización de trámites, procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión y métodos de trabajo.
- Procesar y generar la información necesaria para apoyar la investigación de planes, programas y proyectos para la toma de decisiones.
- Rendir los informes requeridos sobre las actividades de la dependencia.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Artículo 6º.- Oficina Asesora de Control Interno. Corresponde a la Oficina Asesora de Control Interno cumplir las siguientes funciones:
- Asesorar al Director en la formulación y aplicación del Sistema de Control Interno de la entidad.
- Diseñar, implementar y mantener actualizados los mecanismos de evaluación del Sistema de Control Interno del Departamento.
- Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno del Departamento.
- Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al Director.
- Vigilar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, la obtención de quejas y reclamos que en desarrollo del mandato constitucional y legal responda el Departamento.
- Asesorar a las dependencias del Departamento en materia de Control Interno y Gestión Institucional.
- Desarrollar y llevar a cabo programas de auditoría y efectuar el control de los procesos administrativos.
- Efectuar la evaluación del Control Interno en las dependencias del Departamento y formular las recomendaciones y los correctivos que sean necesarios para el cumplimiento de la misión, los objetivos y metas previstos.
- Vigilar que la atención que prestan las dependencias de la entidad esté de acuerdo con las normas legales vigentes.
- Fomentar en toda la organización la cultura del autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo y al cumplimiento de la misión del Departamento.
- Verificar que los controles sean establecidos por los responsables, que la información sea confiable y oportuna y los procesos sean eficaces.
- Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.
- Coordinar la elaboración de informes dirigidos a los Organismos de Control y dar respuestas a los requerimientos producidos por ellos.
- Presentar informes al Director y al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia de conformidad con la Ley 87 de 1993 (sic) y demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.
Artículo 7º.- Oficina Asesora de la UEL. Corresponde a la Oficina Asesora de la UEL cumplir las siguientes funciones:
- Velar por la aplicación de los principios de la contratación estatal en desarrollo del mismo proceso, del ordenamiento del gasto y pago de los recursos con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, correspondiente al Plan de Desarrollo Local que adelanta el Departamento.
- Adelantar el análisis técnico jurídico de los componentes técnicos de la solicitud, para establecer la viabilidad del proceso de contratación, de conformidad con la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios en los asuntos propios de la delegación conferida por el artículo 1 del Decreto 176 de 1998.
- Prestar asesoría sobre los procedimientos de licitaciones, concursos, contrataciones directas, adjudicación, celebración y liquidación de los actos y contratos suscritos con cargo a los recursos de los Fondos de Desarrollo Local, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.
- Coordinar la revisión de los aspectos jurídicos de los pliegos de condiciones o términos de referencia que se elaboren para el trámite de los procesos contractuales de los Fondos de Desarrollo Local.
- Realizar el control y la evaluación jurídica de las propuestas que se presentan dentro de los procesos licitatorios, concursos de méritos o procesos de contratación directa con formalidades plenas que se adelanten con cargo a los recursos de los Fondos de Desarrollo Local.
- Coordinar la elaboración de los contratos que se deban presentar para la firma del Director del Departamento o de quien tenga la facultad para celebrar contratos, comprometer y ordenar gastos.
- Aprobar las pólizas o garantías únicas que presenten los contratistas para respaldar las obligaciones contractuales.
- Efectuar el seguimiento y control jurídico sobre la ejecución de los contratos celebrados para ejecutar los recursos de los Fondos de Desarrollo Local, proyectando las correspondientes actas de terminación anticipada, suspensión, liquidación o los actos administrativos, que las sustituyan y en todo caso, aquellos contentivos de sanciones por incumplimiento total, parcial o definitiva de los contratos.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Artículo 8º.- Oficina Asesora de Comunicaciones. Corresponde a la Oficina Asesora de Comunicaciones cumplir las siguientes funciones:
- Asesorar al Director en lo referente a la imagen institucional, la divulgación y el diseño de programas y esquemas de diversos géneros de información para todos los medios.
- Diseñar modelos de comunicación alternativa que promuevan la generación de una cultura corporativa en pro del desarrollo de la misión del Departamento.
- Seleccionar datos de información pública de interés general para el Departamento y hacerlos conocer.
- Mantener actualizado el archivo de publicaciones y de toda difusión que efectúen los diferentes medios sobre las actividades del Departamento.
- Planear y dirigir las acciones de comunicación y de relaciones con los medios de comunicación respecto a campañas, congresos, convenciones, foros y demás eventos que organice el Departamento y coordinarlos con la Oficina de Prensa de la Alcaldía Mayor.
- Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicaciones del Departamento buscando promocionar y divulgar permanentemente el trabajo realizado a través de los diferentes proyectos.
- Coordinar la producción de material pedagógico que apoye el proceso de capacitación de las comunidades.
- Establecer y mantener una coordinación permanente con las oficinas de comunicación de entidades públicas que involucren objetivos comunes de fomento a la participación ciudadana y al desarrollo comunitario.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Artículo 9º.- Oficina Asesora de Quejas y Reclamos. Corresponde a la Oficina Asesora de Quejas y Reclamos cumplir las siguientes funciones:
- Proponer, definir e implementar los mecanismos de atención al usuario, de quejas, reclamos, denuncias y sugerencias con el fin de coordinar con las demás dependencias la oportunidad y eficacia en la respuesta de la entidad a los requerimientos de los ciudadanos.
- Recibir, tramitar y resolver las quejas, reclamos, denuncias y sugerencias, verbales o escritas, que los ciudadanos formulen relacionadas con el cumplimiento de la misión del Departamento.
- Suministrar a los interesados información actualizada y oportuna sobre la misión, organización, funciones y procesos encomendados al Departamento.
- Adelantar el seguimiento a las acciones dispuestas por la administración para atender las quejas, reclamos, denuncias y sugerencias formuladas, de manera que se garantice a la comunidad una atención y prestación de servicios efectiva.
- Cumplir la función de conciliación cuando esta deba ser asumida por el Departamento ante la comunidad, de acuerdo con las disposiciones legales sobre la materia.
- Presentar reportes periódicos a la Dirección sobre los servicios que generen mayor número de quejas, reclamos y denuncias, así como las principales sugerencias de los usuarios que busquen mejorar los mismos.
- Mantener y hacer conocer de la ciudadanía una línea telefónica gratuita permanente que permita recibir quejas, reclamos, denuncias y recomendaciones que se formulen en el cumplimiento de la misión institucional.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Las demás funciones que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Artículo 10º.- Subdirección de Desarrollo Social. Corresponde a la Subdirección de Desarrollo Social cumplir las siguientes funciones:
- Definir y desarrollar en coordinación con la Dirección las políticas, estrategias y programas que promuevan y favorezcan el fortalecimiento de la participación ciudadana y organización comunitaria en el Distrito Capital.
- Adelantar en coordinación con la Dirección las políticas y acciones que permitan consolidar las organizaciones comunitarias y sociales como gestoras del desarrollo socioeconómico de las localidades de la ciudad.
- Determinar en coordinación con la Dirección las políticas y programas para promover y fomentar el interés asociativo y trabajo voluntario como instrumentos de desarrollo social para la ciudad.
- Apoyar el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de iniciativa comunitaria en coordinación con la Dirección, demás Entidades Distritales y Alcaldías Locales.
- Diseñar mecanismos en coordinación con la Dirección que permitan conseguir recursos y patrocinio para el desarrollo de las funciones asignadas.
- Coordinar con los grupos de trabajo y personal asignado, así como con las demás instancias del Departamento la ejecución de los programas, proyectos y actividades que garanticen el cumplimiento de las metas propuestas.
- Desarrollar los instrumentos metodológicos necesarios para el cumplimiento de las funciones asignadas.
- Informar a la Oficina Asesora Jurídica y a la Dirección de los hechos que ameriten algún tipo de investigación por parte del Departamento a las organizaciones comunales o a sus dignatarios, en cumplimiento de las funciones asignadas a este por la Ley 52 de 1990. Aclarado mediante el Decreto 645 de 1999.
- Dirigir la recolección, sistematización y actualización de la información necesaria para los procesos de diseño, ejecución y seguimiento de políticas, planes y proyectos relacionados con la misión del Departamento o con los programas que este decida adelantar.
- Orientar y hacer seguimiento a los grupos de trabajo adscritos a la Subdirección en el desarrollo de las políticas y la ejecución de las mismas.
- Evaluar los resultados de la gestión de cada una de las áreas de la Subdirección en relación con las políticas establecidas por la Dirección.
- Diseñar el plan operativo anual de la subdirección.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Cumplir con las demás funciones que le señale la Ley, los Acuerdos, las normas distritales y la dirección del Departamento.
- Artículo 11º.- Modificado Decreto 735 de 1999 Decía así: Subdirección Administrativa y Financiera. Corresponde a la Subdirección Administrativa y Financiera cumplir las siguientes funciones:
- Asistir a la Dirección en la coordinación y distribución de los asuntos administrativos de las diferentes dependencias del Departamento y en la determinación de políticas, objetivos y programas en materia de administración y finanzas.
- Dirigir, coordinar y controlar las políticas y los procesos relacionados con la administración del talento humano y de los recursos físicos y financieros, servicios generales, incluyendo el archivo y la correspondencia.
- Responder por la aplicación de las normas relacionadas con la administración de personal en especial las de Carrera Administrativa y Seguridad Social previstas en las Leyes y Decretos.
- Definir y formular con la participación de la Comisión de Personal el Plan Anual de Capacitación para los funcionarios del Departamento.
- Participar en el diseño del Plan de Estímulos e Incentivos de la entidad.
- Diseñar mecanismos tendientes a lograr la motivación e integración de los funcionarios del Departamento y programar actividades de Bienestar Social, Salud Ocupacional y Seguridad Industrial.
- Expedir los actos administrativos para el reconocimiento y liquidación de los salarios y de las prestaciones sociales de los funcionarios de acuerdo con la normatividad vigente.
- Responder por la elaboración y liquidación periódica de los formularios y soportes exigidos por las Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos Profesionales.
- Responder por la custodia y administración de las Hojas de Vida del personal activo y no activo del Departamento.
- Dar cumplimiento a las políticas fijadas por la Administración Central y el Contador Distrital en la programación, agrupación y control contable y financiero de la entidad.
- Preparar de conformidad con el Plan General de Acción y en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, el proyecto anual de presupuesto, el programa anual de caja y sus modificaciones.
- Velar por la actualización de los registros y sistemas de contabilidad general y la generación de la información requerida por la Dirección y las autoridades fiscales y administrativas.
- Asesorar al Director en la formulación, desarrollo y ejecución de planes, programas y políticas de adquisiciones, manejo de inventarios, almacén y servicios generales para el eficaz funcionamiento de la entidad.
- Velar por los programas anuales de adquisiciones en coordinación con las diferentes dependencias y adquirir de acuerdo con los reglamentos normas sobre la materia, los elementos y equipos que se requieran.
- Coordinar la organización y manejo del Almacén de acuerdo con procedimientos y normas adoptados; supervisar las cuentas y los inventarios.
- Responder por la prestación del servicio de vigilancia, aseo, cafetería y mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones, equipos, vehículos y bienes en general y demás asuntos relacionados con los servicios generales que demande la entidad.
- Diseñar conjuntamente con los grupos de trabajo de la Subdirección el Plan Operativo Anual de cada una de las áreas.
- Velar por la seguridad y control de los equipos, vehículos, bienes muebles e inmuebles del Departamento.
- Dirigir el proceso de contratación administrativa en coordinación con las dependencias y efectuar su seguimiento.
- Establecer y aplicar los sistemas de control de gestión para los procesos que se generen en la dependencia.
- Cumplir las demás funciones que le señale la Ley, los Acuerdos, las normas distritales y la Dirección del Departamento.
Artículo 12º.- El Director del Departamento Administrativo de Acción Comunal, distribuirá la planta de cargos, de acuerdo con las necesidades de la entidad.
Artículo 13º.- La Dirección podrá conformar grupos internos de trabajo, de acuerdo con los planes, programas y proyectos del Departamento, con el fín de desarrollar con eficiencia y eficacia las acciones y cumplir con las funciones y objetivos de la Entidad.
Artículo 14º.- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 15 de julio de 1999.
El Alcalde Mayor, ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO; La Directora del Departamento Administrativo de Acción Comunal, CLAUDIA NAYIBE LÓPEZ HERNÁNDEZ; La Directora del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, NURIA CONSUELO VILLADIEGO MEDINA.
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