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  Directiva 5 de 2005 Alcalde Mayor
 
  Fecha de Expedición: 12/08/2005  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 12/08/2005  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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DIRECTIVA 005 DE 2005

(Agosto 12)

PARA:

Secretarios de Despacho; Directores de Departamento Administrativo; Gerentes y Directores de Entidades Descentralizadas; Gerentes de Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales y Mixtas; Alcaldes Locales; Presidentes Juntas Administradoras Locales; Veedora Distrital; Rector Universidad Distrital Francisco José de Caldas

DE:

Alcalde Mayor de Bogotá

ASUNTO:

Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital

Mediante Decreto Distrital Número 680 del 31 de agosto de 2001, se estableció a la Comisión Distrital de Sistemas como organismo rector y asesor de las políticas y estrategias que se adopten en todas las entidades integrantes de la Administración Distrital en tecnología informática y comunicaciones, asignándole como una de sus funciones, la de establecer políticas y estándares para lograr el desarrollo armónico y coordinado de la informática y las comunicaciones de los entes del Distrito Capital y verificar su cumplimiento.

El Acuerdo Número 57 de 2002, expedido por el Concejo de Bogotá, determinó que la Comisión Distrital de Sistemas -CDS- será el organismo rector de las políticas y estrategias que a nivel de tecnología informática y comunicaciones se adopten en todas las entidades del Distrito como base para el diseño y la implementación del Sistema Distrital de Información, SDL

El conjunto de instrumentos que conforman el Sistema Distrital de Información, SDl, utilizará la -informática y las comunicaciones como herramientas para la competitividad y la eficiencia de la Administración, facilitando el ejercicio del derecho a la información, acceso a los documentos públicos, verificación y seguimiento de la gestión y el acceso a la prestación de los servicios de las entidades Distritales.

En ejercicio de las funciones asignadas, la Comisión Distrital de Sistemas analizó el estado del desarrollo informático de las entidades Distritales y las localidades, identificando como uno de los principales problemas la ausencia de políticas y estándares, lo cual ha generado las siguientes limitaciones:

-. La información con la cual deben realizar su gestión, no cuenta con la calidad requerida.

-. Baja conectividad entre las diferentes entidades Distritales.

-. Limitaciones en la plataforma tecnológica.

-. Falta de lineamientos metodológicos estandarizados.

-. Formulación inadecuada de los planes estratégicos de sistemas.

-. Ausencia de una visión global de gobierno, lo cual genera decisiones de tecnología informática y de comunicaciones fragmentadas a nivel institucional frente a un desarrollo tecnológico.

-. No se aprovechan las economías de escala para la adquisición y administración de tecnología informática a nivel del Distrito.

Con el propósito de mejorar tal situación, la Comisión ha venido trabajando en:

-. La concepción y formulación de políticas generales de tecnología de información y comunicaciones con las cuales se busca hacer una contribución en la consolidación de una cultura real de participación ciudadana en la administración de lo público;

-. Garantizar el derecho a la información suministrándola de manera suficiente, clara, estructurada, confiable y oportuna;

-. Velar por el mejoramiento en la relación costo beneficio de los proyectos informáticos y de comunicaciones del Distrito; y

-. Promover la modernización de la tecnología informática y de comunicaciones de la Administración para la provisión de servicios más ágiles y transparentes.

Para lograr la coherencia necesaria para la implementación del Sistema Distrital de Información, SDl, es necesario que cada una de las entidades aplique en el desarrollo de su gestión informática las políticas que se encuentran en el documento anexo a la presente directiva, con las cuales se pretende sentar bases para que la Administración Distrital cuente con la información necesaria para la toma de decisiones y para un real acercamiento a la ciudadanía a través de una eficiente prestación de servicios.

Cordialmente,

LUIS EDUARDO GARZÓN

Alcalde Mayor

Anexo: Veintitrés (23) Folios

POLÍTICAS DEL SDI

POLÍTICAS GENERALES DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES APLICABLES A - LAS ENTIDADES DEL DISTRITO CAPITAL

CÓDIGO PL-CDS-01

Versión 1

Diciembre de 2004

PRESENTACIÓN

4

OBJETIVO

5

1 ALCANCE

5

2 JUSTIFICACIÓN

5

3 PRINCIPIOS BÁSICOS QUE ORIENTAN LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS

6

4 POLÍTICAS GENERALES

6

4.1. PLANEACIÓN DE INFORMÁTICA

7

4.1.1. Contexto

7

4.1.2. Formulación de la política

8

4.1.3. Directrices de implementación

8

4.1.4. Instrumentación

9

4.2. ESTANDARIZACIÓN

9

4.2.1. Contexto

9

4.2.2. Formulación de la política

9

4.2.3. Directrices de implementación

10

4.2.4. Instrumentación

12

4.3 SEGURIDAD Y CONTROL

12

4.3.1. Contexto

12

4.3.2. Formulación de la política

12

4.3.3. Directrices de implementación

13

4.3.4. Instrumentación

14

4.4. DEMOCRATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

14

4.4.1. Contexto

14

4.4.2. Formulación de la política

14

4.4.3. Directrices de implementación

14

4.4.4. Instrumentación

15

4.5. MARCO LEGAL

15

4.5.1. Contexto

15

4.5.2. Formulación de la política

16

4.5.3. Directrices de implementación

16

4.5.4. Instrumentación

16

4.6. CALIDAD

17

4.6.1. Contexto

17

4.6.2. Formulación de la política

17

4.6.3. Directrices de implementación

17

4.6.4. Instrumentación

18

4.7. RACIONALIZACIÓN DEL GASTO

18

4.7.1. Contexto

18

4.7.2. Formulación de la política

18

4.7.3. Directrices de implementación

19

4.7.4. Instrumentación

19

4.8. CULTURA INFORMÁTICA

20

4.8.1. Contexto

20

4.8.2. Formulación de la política

20

4.8.3. Directrices de implementación

20

4.8.4. Instrumentación

21

4.9. COMPATIBILIDAD DE SISTEMAS

22

4.9.1. Contexto

22

4.9.2. Formulación de la política

22

4.9.3. Directrices de implementación

22

4.9.4. Instrumentación

23

PRESENTACIÓN

En cumplimiento de las funciones generales asignadas a través del Acuerdo Distrital 057 de 2002 en mi calidad de presidente de la Comisión Distrital de Sistemas presento a Ustedes el documento que contiene las Políticas Generales de Tecnología de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital, cuyo propósito es servir de base para la implementación del Sistema Distrital de Información (SDI).

Las políticas y lineamientos aquí presentados son de actualización continua y deben ser aplicadas al interior de las dependencias que conforman las entidades distritales responsables de la implementación del SDI teniendo en cuenta que las tecnologías de información y comunicaciones son medios que permiten la consolidación de una cultura de participación ciudadana en la administración de lo público y un acercamiento de la Administración Distrital a la ciudadanía.

El logro de los objetivos planteados en el Programa Sistema Distrital de Información contemplado en el Plan de Desarrollo Bogotá Sin Indiferencia exige un compromiso real de las entidades y de sus directivos, responsables de implementar los mecanismos de seguimiento y coordinación institucional e interinstitucional que permitan que el SDI se constituya verdaderamente en un instrumento de gestión eficiente y eficaz para la toma de decisiones por parte de la Administración Distrital.

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General

Presidente Comisión Distrital de Sistemas

OBJETIVO

El objetivo del presente documento es proporcionar a las entidades del Distrito Capital las políticas generales y directrices que orienten el desarrollo tecnológico para facilitar la implementación del Sistema Distrital de Información, SDL.

El documento está dirigido a directivos, áreas de tecnología y funcionarios líderes de las áreas misionales y administrativas de todas las entidades distritales.

1. ALCANCE

Las políticas y lineamientos sobre los usos y prácticas aplicables a las tecnologías de información y comunicaciones están dirigidas y son de obligatorio cumplimiento por parte de todas las entidades de carácter privado, de gobierno y las demás relacionadas en el Acuerdo 057 de 2002, y que deben participar en la conformación del Sistemas Distrital de Información considerado como un componente de la estrategia de Gobierno en Línea Distrital.

El ejercicio de definición y formalización de políticas es de carácter continuo y proviene del trabajo realizado por los grupos de trabajo que conforman la CDS, por lo que en este documento se -encontrarán las políticas definidas hasta el momento.

2. JUSTIFICACIÓN

Los diagnósticos realizados indican que la Administración Distrital carece de políticas, estándares y metodologías en materia informática y de comunicaciones, lo cual le ha ocasionado múltiples problemas".

El acuerdo 057 del 17 de abril de 2002 hace posible la Implementación del Sistema Distrital de Información "SDl" en el Distrito Capital el cual está integrado entre otros por el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, procedimientos, bases de datos, plataformas tecnológicas y sistemas de información que determine la Comisión Distrital de Sistemas.

La CDS juega un papel determinante .en el diseño del Sistema Distrital de Información. Mediante este sistema se proporciona el marco de actuación para la utilización racional, sistémica y efectiva de las tecnologías de información y las comunicaciones.

3. PRINCIPIOS BÁSICOS QUE ORIENTAN LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS.

Las políticas, así como sus estrategias de implantación y su instrumentación, se sustentan en algunas premisas que fundamentan el desarrollo de las tecnologías de información y comunicaciones en el Distrito Capital:

a. Importancia estratégica de la información en todos los niveles de la organización distrital.

b. La tecnología informática y de comunicaciones es un instrumento de servicio a la comunidad y la ciudadanía.

c. La tecnología informática y de comunicaciones es un pilar de la modernización y optimización de procesos y funciones.

d. La integración- e interacción de información entre las entidades del Distrito es esencial en el desarrollo de servicios en línea para la ciudadanía y en el seguimiento de los planes de gobierno.

e. La acción de las entidades distritales, apoyada en tecnología de información y comunicaciones, debe estar orientada al mejoramiento de la gestión pública, ofrecimiento de servicios al ciudadano con calidad y transparencia y al desarrollo de mecanismos que faciliten la participación ciudadana en el gobierno distrital.

f. La gestión informática es medible con criterios cuantitativos y cualitativos.

g. El Talento humano y Gestión del conocimiento son un componente fundamental para el fortalecimiento de las instituciones y el mejoramiento de la gestión distrital

4. POLÍTICAS GENERALES

Corresponden a declaraciones oficiales de la CDS que establecen un principio a cumplir. Las políticas son de aplicación obligatoria para dar soporte a procesos de toma de decisiones y su implementación se realiza mediante lineamientos y una instrumentación basada en estándares documentados con guías de trabajo.

Las principales políticas definidas por la Comisión Distrital de Sistemas, que fueron definidas teniendo en cuenta los principios básicos mencionados entidades anteriormente, se presentan a continuación agrupadas conforme con la arquitectura general del modelo que soporta el Sistema Distrital de Información, cubriendo los siguientes aspectos:

. Planeación de informática

. Estandarización

. Seguridad y control

. Democratización de la información.

. Marco Legal

. Calidad

. Racionalización del gasto

. Cultura informática

. Compatibilidad de sistemas

Cada uno de estos aspectos se presenta de la siguiente manera:

. Contexto

Establece la importancia y aplicabilidad del aspecto en mención en el entorno de las tecnologías de información y comunicaciones.

. Formulación de la política

Presenta la política correspondiente

. Directrices de implementación

Detalla aspectos relevantes que encierra la política y que deben ser considerados en su implementación

. Instrumentación

Presenta las herramientas o instrumentos que deben permitir la implementación de la política; estos instrumentos son producidos por la CDS o por las entidades en el desarrollo normal de su misión.

Los instrumentos allí establecidos que sean de responsabilidad de la CDS se .irán produciendo por la misma y serán oficializados y socializados entre las entidades.

4.1. PLANEACIÓN DE INFORMÁTICA.

4.1.1 Contexto

Los procesos de planeación de sistemas del Distrito deben ser el camino para fortalecer los esquemas de coordinación tecnológica de las Entidades y deben obedecer a procesos continuos, ordenados, escalables y flexibles con enfoque en el servicio a la comunidad y la ciudadanía.

4.1.2 Formulación de la política

Cada entidad debe definir su Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI).

4.1.3 Directrices de implementación

El Plan estratégico de Sistemas de Información de cada entidad debe:

-. Estar en concordancia con el Plan de Desarrollo del Distrito, el plan institucional y con el plan estratégico de la CDS.

-. Estar direccionado hacia el soporte de los objetivos, planes, políticas y estrategias de la entidad.

-. Desarrollar de manera detallada y explícita la guía correspondiente para su elaboración, haciendo énfasis particular en los siguientes aspectos:

* Pertinencia de los proyectos e inversiones asociadas

* Sostenibilidad económica y funcional de los proyectos e infraestructura tecnológica asociada.

* Interoperabilidad de nuevos proyectos con infraestructura tecnológica existente.

* Inclusión de todos los costos asociados, en particular en temas de migración de plataformas e información, capacitación para áreas funcionales y técnicas y generación de gastos recurrentes de mantenimiento y operación.

* Definición de indicadores de gestión y resultado que permitan realizar el seguimiento correspondiente. Estos indicadores no deben "orientarse únicamente al área de tecnología sino que deben permitir evidenciar el aporte de este Plan al logro de las metas de cada entidad.

*. Estar actualizado a la vigencia en lo referente a diagnósticos, línea de base, dimensionamiento de infraestructuras tecnológicas y avances en ejecución.

* Ser avalado por la Alta Dirección de la entidad y enviado a la CDS para su revisión, complementación y gestión de indicadores.

-. Los Planes Estratégicos de Sistemas de Información serán registrados por la CDS y serán la base para la gestión de racionalización de gasto y seguimiento de las inversiones en tecnologías de información y comunicaciones, a la vez que serán insumo para el proceso de evaluación de cada proyecto de inversión junto con la Ficha EBI y la Formulación del proyecto que se hace ante el DAPD.

4.1.4 Instrumentación

-. Guía de contenido y elaboración del Plan Estratégico de Sistemas de Información.

-. Talleres de capacitación en los procesos de planeación.

-. Sistema de Indicadores de seguimiento.

 4.2. ESTANDARIZACIÓN

4.2.1 Contexto

La adopción de estándares es el fundamento básico para facilitar el mejoramiento de la integración informática y la comunicación de las entidades, propiciando alto grado de compatibilidad y previniendo la duplicación de esfuerzos para la apropiación de soluciones tecnológicas. Los estándares permiten la uniformidad en el uso de términos e incentivan la difusión de prácticas exitosas con el manejo de guías claras.

4.2.2 Formulación de la política

Las entidades distritales deben adoptar los estándares de tecnología de información y comunicaciones a nivel de implementación, administración y gestión, que sean expedidos por la CDS y que se irán oficial izando en la medida en que la CDS los genere.

4.2.3 Directrices de implementación

-. La tecnología de información del Distrito debe instrumentarse con vocabulario, metodologías, técnicas, prácticas y herramientas estandarizadas en el ámbito de las Tecnologías de información y Comunicaciones, TIC.

-. Se deben establecer fuentes oficiales de información funcional o temática cuando esta sea producida por más de una entidad.

*. En lo referente a información espacial:

Los metadatos geográficos del Distrito Capital se deben elaborar de acuerdo con los estándares generados y acordados por el Grupo de Información Georeferenciada de la CDS, discutidos y aprobados al interior de la Infraestructura de Datos Espaciales del Distrito Capital- IDEC@ - y avalados por la CDS.

Para su administración, la IDEC@ establecerá los procedimientos, responsabilidades e instrumentos necesarios, que serán de uso obligatorio por parte de todas las entidades.

-. En el desarrollo de páginas web de las entidades se deben contemplar entre otros los siguientes aspectos:

*. Cumplir con el Manual de Imagen Corporativa del Distrito.

*. Proveer los esquemas de navegación utilizados en el Portal de Bogotá (www.bogota.gov.co). de forma tal que el acceso a los diferentes servicios sea homogénea, facilitando el acceso del ciudadano a la información.

*. Promover la prestación de servicios en línea a partir del Directorio de Servicios Distritales del Portal de Bogotá, de forma tal que el ciudadano encuentre un único punto de acceso a la oferta distrital de servicios, aunque la información se encuentre en la entidad responsable correspondiente.

*. Contar con enlace hacia el Portal de Bogotá y hacia aquellos sitios contemplados por ley.

-. En el desarrollo de Sistemas de Información, tanto misionales como administrativos, se debe seguir de manera rigurosa una metodología de desarrollo, propia o acogida de la industria informática, que garantice como mínimo la inclusión de los siguientes aspectos:

*. Conceptualización del Sistema.

.* Definición de la gerencia del proyecto, del grupo interdisciplinario de trabajo y de las responsabilidades de las áreas involucradas.

*. Definición clara y completa de especificaciones funcionales y técnicas orientadas a apoyar de manera efectiva los procesos y satisfacer las necesidades de todos los actores involucrados, tanto internos como externos.

*. Definición y seguimiento detallado de las etapas de desarrollo de proyectos de tecnología y comunicaciones, contemplando como mínimo:

- Planeación

- Análisis

- Diseño

- Desarrollo

- Pruebas

- Capacitación

- Migración de datos

- Implantación

- Integración con otros aplicativos, tanto internos como de otras entidades.

- Integración de servicios prestados a la estrategia de gobierno electrónico.

*. Definición de esquemas de administración de información que faciliten los procesos de migración de información existente y de generación de información requerida por el Sistema.

*. Generación y actualización metodológica de documentación funcional y técnica.

*. Identificación y gestión de riesgos, gestión del cambio y adecuación a las necesidades derivadas de la misión de la entidad.

*. Integración del sistema a la arquitectura común distrital promovida por la Comisión Distrital de Sistemas

-. En la implementación de infraestructura para la conectividad tanto interna como externa, se deben contemplar entre otros los siguientes aspectos:

*. Validación de los esquemas propuestos con la formulación de la Red de Conectividad Distrital provista por la CDS.

*. Inclusión de los elementos considerados en las guías desarrolladas por el Equipo Transversal de Sistemas.

4.2.4 Instrumentación

-. Estándares de hardware y software estudiados y avalados por la CDS para posibilitar la integración de los sistemas de las diversas entidades.

-. Manual de Imagen Corporativa de la Administración Distrital.

-. Guías y otros documentos generados por la CDS y el Equipo Transversal de Sistemas.

4.3. SEGURIDAD Y CONTROL

4.3.1 Contexto

Debido a la creciente utilización de las TIC, que generan beneficios para las entidades del Distrito en el mejoramiento para el cumplimiento de su misión y la prestación de servicios a la ciudadanía, se hace evidente la exposición a ciertos riesgos que deben minimizarse para garantizar la seguridad de la información en aspectos tales como disponibilidad, confiabilidad, accesibilidad e integridad de la misma.

4.3.2 Formulación de la política

-. Los proyectos que hagan uso de tecnologías de información y comunicaciones deben incluir, a lo largo de todas las fases de desarrollo e implantación, los mecanismos de seguridad y control necesarios que permitan garantizar la confiabilidad de la información que le es provista a los diferentes tipos de usuario.

-. Las áreas de informática de las entidades del Distrito deberán formular Planes de Contingencia que garanticen la continuidad de las operaciones ante una situación crítica que pueda amenazar, parcial o totalmente, la prestación de servicios.

4.3.3 Directrices de implementación

-. Las metodologías que se utilicen para el desarrollo e implantación de proyectos de tecnologías de información y comunicaciones deben considerar aspectos de seguridad y control que incluyan entre otros:

*. Acceso a la información.

*. Definición y autenticación de usuarios

*. Mecanismos de detección de intrusos

*. Definición de mecanismos de encriptación.

*. Administración de la información y su confidencialidad e integridad.

*. Administración de la seguridad física de la información.

-. El Plan de contingencia adoptado debe:

*. Ser formulado conforme a una metodología específica para tal fin.

*. Contemplar todos los tipos de riesgo posibles para la entidad y los planes de acción específicos en cada caso.

*. Ser avalado por la Alta Dirección.

*. Ser socializado en todos los niveles de la organización, estableciendo las responsabilidades correspondientes.

*. Ser revisado periódicamente de acuerdo con el Plan Estratégico de Sistemas de Información y con cambios en las condiciones operativas de la entidad.

-. Toda entidad debe estimular la creación de una cultura de seguridad en informática para garantizar la 'adecuada implementación del Plan de Contingencia.

4.3.4 Instrumentación

-. Guía para la formulación de Plan de Contingencia.

-. Guía para la seguridad y control de los sistemas de información para el Distrito Capital.

-. Talleres institucionales de capacitación dirigidos a los funcionarios de las entidades del Distrito. Con ellos se divulgan los requerimientos de seguridad necesarios para mantener la operación de la entidad y los deberes, derechos e implicaciones por el uso indebido de los recursos de tecnología y comunicaciones.

4.4. DEMOCRATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

4.4.1 Contexto

Mediante el uso de la tecnología actual, de los diferentes servicios de información y en especial con Internet, es posible proveer acceso a la información pública de interés del ciudadano, manteniendo los principios de privacidad establecidos.

4.4.2 Formulación de la política

Cada entidad debe disponer de mecanismos de interacción basados en tecnologías de información y comunicaciones que faciliten el acceso de otras entidades distritales y del ciudadano a los servicios e información pública de su interés.

4.4.3 Directrices de implementación

-. Cada entidad debe revisar de manera periódica los contenidos misionales que pueden ser publicados en sus páginas web.

-. Los mecanismos de interacción que provea cada entidad deben acoger en lo pertinente las directrices que en temas de prestación de servicios al ciudadano promueva "Ia Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en particular lo concerniente a calidad de la información e inclusión de ciudadanos independientemente de sus capacidades físicas.

-. Se debe promover el uso de la intranet (red de comunicación interna) y el uso institucional de Internet entre los funcionarios de cada entidad para abrir espacios de socialización de la información.

-. Se habilitarán mecanismos que faciliten los procesos de veeduría ciudadana como un componente dentro del SDl

-. Se promoverán programas para que los grupos de población menos favorecidos del Distrito Capital, tengan oportunidades de acceso a los servicios distritales.

4.4.4 Instrumentación

-. Agenda de Conectividad Distrital, lineamientos y mecanismos de implementación y seguimiento.

-. Estrategia de Gobierno Electrónico del Distrito - formulación e implementación.

-. Website de la CDS como medio para difundir información.

-. Talleres para identificación de trámites y servicios que se requiere poner en la Web e instrumento para oficializar su registro.

4.5.MARCO LEGAL

4.5.1 Contexto

Con respecto al marco legal, "Estos principios son de especial importancia en los países de desarrollo relativo. Hablan de que el servicio no puede ser interrumpido, que existe la obligación de prestarlo a quien lo solicite y este dispuesto a pagar por el un precio razonable. Debe, así mismo, ser prestado a toda la población y a todos los agentes de la sociedad, inclusive a los usuarios de bajo poder adquisitivo que no disponen de los medios económicos para pagar los precios razonables que- cobran los prestadores; en este caso, la sociedad o el estado debe subsidiar, compensar o subvencionar a esos usuarios para que puedan disponer de dicho servicio." (Fuente: La decisión política debe ser tomada, Manual para el desarrollo de ciudades digitales en Iberoamérica).

Para el desarrollo de los servicios distritales en la red, se hace necesario contar con una legislación que garantice la continuidad y calidad de los servicios al igual que la obligatoriedad y universalidad de su prestación.

4.5.2 Formulación de la política

La Administración Distrital debe desarrollar el marco legal, la reglamentación y los procesos que oficializan, validan y garantizan la continuidad, la obligatoriedad y la universalidad de la prestación de cada uno de los servicios que se ofrecen utilizando tecnologías de información y comunicaciones.

4.5.3 Directrices de implementación

-. La prestación de servicios que utilizan tecnologías de información y comunicaciones deberán:

*. Acoger el marco legal y la misión de la entidad que lo ofrece.

*. Cumplir lo estipulado en las normas colombianas sobre privacidad y derechos de autor.

*. Garantizar:

- Conectividad permanente del seNicio.

- Accesibilidad por parte de la población usuaria. e Calidad y buen manejo de la información.

-. Los directores o gerentes de entidades se deben hacer responsables de la prestación del servicio y de que se utilicen las herramientas informáticas desarrolladas para este fin.

-. Los funcionarios distritales serán responsables por el correcto uso que se debe dar a los recursos de tecnología y comunicaciones que las entidades les asignan para el cumplimiento de sus labores.

4.5.4 Instrumentación

-. Reglamentación asociada a la prestación de los servicios institucionales que utilizan tecnologías de información y comunicaciones.

-. Talleres de divulgación y promoción de la legislación del servicio y de las TIC del Distrito.

-. Instrumentos de seguimiento y control a la prestación de servicios que utilizan TIC's.

4.6. CALIDAD

4.6.1 Contexto

El objetivo claro de cumplir con las exigencias y expectativas del ciudadano en cuanto a los requisitos de costo, tiempo, estandarización y funcionalidad de los servicios de información ofertados por la Administración Distrital exige implantar procesos formales, coherentes e integrados que garanticen la oportunidad, seguridad y calidad de los mismos.

La Ley 872 de 2003, establece para las entidades prestadoras de servicios, la creación del sistema de gestión de calidad como herramienta que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades.

Por esta razón, los servicios de información, datos, software, hardware y contenidos, se deben enmarcar en procesos que conlleven al cumplimiento de las especificaciones de presentación, diferenciación, fiabilidad, conformidad, duración, estética, utilidad y asistencia aplicables en cada caso.

4.6.2 Formulación de la política

Los Directores de Planeación deben verificar que los proyectos con componente de tecnología de información y comunicaciones estén enmarcados en los principios y parámetros del Sistema de Gestión de Calidad reglamt:mtado por la Administración Distrital.

4.6.3 Directrices de implementación

-. La Administración Distrital desarrollará los instrumentos necesarios para el fortalecimiento del sistema de gestión de calidad en la prestación de servicios que utilicen TIC's, en cumplimiento de la Ley 872 de 2003.

-. La Administración Distrital, incentivará la divulgación y uso de los estándares de calidad nacionales e internacionales aplicables a las tecnologías de información.

-. La CDS requerirá a las entidades, para los proyectos de tecnología informática, la caracterización de los procesos que serán apoyados con dichos proyectos.

4.6.4 Instrumentación

-. Guía de Gerencia de Proyectos que tengan componente de tecnología de información y comunicaciones.

-. Talleres para implementación de normas, estándares de calidad en servicios que utilicen TIC's.

-. Talleres de difusión y capacitación en instrumentos de seguimiento y control de calidad de proyectos con TIC 's.

-. Indicadores de seguimiento y control de calidad en la prestación de servicios que utilicen TIC 's.

4.7. RACIONALlZACIÓN DEL GASTO

4.7.1 Contexto

Para la Administración Distrital es preciso racionalizar la utilización de tecnologías de información y comunicaciones de manera que se rentabilicen plenamente las inversiones y se eviten altos costos en el desarrollo de proyectos, en la duplicidad de sistemas de información; generando una mecánica de cooperación interinstitucional actuando no como entidades independiente sino integralmente como Distrito de manera que se genere valor agregado para las instituciones y se ofrezca un servicio eficiente a los ciudadanos.

4.7.2 Formulación de las políticas

-. Los gerentes de proyecto deberán Identificar los proyectos adelantados por otras áreas dentro de la misma entidad u otras entidades distritales y evaluar si son complementarios o sustitutos en lo relacionado con la utilización de TIC's y con base en ello formular la alternativa de solución conveniente a su entidad y al Distrito.

-. En todas las entidades, los funcionarios responsables de los proyectos que tengan componente de tecnología de información y comunicaciones, deberán identificar los costos directos e indirectos que se generan en las diferentes etapas de ejecución del proyecto.

-. Los funcionarios responsables de los proyectos deben, desde la etapa de preinversión, identificar los elementos que permitan evaluar y garantizar la sostenibilidad del mismo en el largo plazo.

-. La Comisión Distrital de Sistemas deberá liderar la negociación de convenios distritales con proveedores de tecnología de información y comunicaciones que permitan obtener economías de escala para el Distrito.

4.7.3 Directrices de implementación

-. En materia de sistemas de apoyo administrativo, todas las entidades distritales en el momento de realizar una adquisición, deben evaluar como alternativa los sistemas de propiedad de otra entidad distrital que hayan sido homologados por la CDS. En particular se debe considerar como primera alternativa el Sistema de Información Hacendario.

-. Las compras en materia de tecnología informática que realicen las entidades deben ajustarse a ¡os precios obtenidos en los convenios firmados por el Distrito con los proveedores de tecnología.

-. El Distrito establecerá los servicios que puedan ser prestados por entidades distritales y que no se contratarán con proveedores externos.

-. El costo del acceso a internet debe ser registrado por las entidades en el presupuesto de funcionamiento.

-. Los proyectos de implementación de sistemas de información deben garantizar una buena relación costo beneficio teniendo en cuenta aspectos como la oportunidad, la calidad, la integrabilidad, posibilidad de masificación y evolución tecnológica.

4.7.4 Instrumentación

-. Metodología de Formulación y Evaluación de Proyectos de Tecnología de Información y Comunicaciones.

-. Modelo de términos de referencia que contempla los aspectos mínimos que deben ser tenidos en cuenta para la contratación de sistemas de información con el fin de que el proyecto sea sostenible en el tiempo.

-. Lista actualizada de servicios estandarizados y rango de tarifas para cada uno.

-. Lista de servicios y entidades distritales que lo prestan; plan de incentivos para las entidades distritales que prestan servicios a otras entidades distritales

-. Identificación de servicios al ciudadano o entidades diferentes al Distrito que sean susceptibles de tarificación como medio de sostenibilidad del proyecto.

4.8. CULTURA INFORMÁTICA

4.8.1 Contexto

El entorno de uso de las tecnologías de información y comunicaciones en la estrategia de gobierno electrónico asume la premisa de la información como un activo institucional, a la vez que considera que no basta con divulgar cantidades de información si no se fomenta una cultura ciudadana para el acceso y aprovechamiento de la misma.

4.8.2 Formulación de la política

Cada entidad debe formular y reglamentar los componentes que integran su percepción de cultura informática, a la vez que debe definir estándares para la generación y uso de tecnologías de información y comunicacion.6 tanto en su interior como con otras entidades del Distrito.

4.8.3 Directrices de implementación

-. La declaratoria de Cultura Informática de la entidad debe contener entre otras consideraciones las referidas a los siguientes aspectos:

*. Se debe fomentar el uso, apropiación y explotación institucional de las tecnologías de información y comunicaciones en todas las entidades e instancias del Distrito.

*. Se deben precisar los usos que se le pueden dar a las tecnologías de información y comunicaciones que provee la entidad; en el caso específico del uso del acceso a Internet, éste debe ser restringido para uso institucional únicamente y su uso para acceder a contenidos que no correspondan con este uso debe ser explícitamente prohibido.

*. Las Entidades Distritales deben orientar el uso de las tecnologías de información y comunicaciones al beneficio del ciudadano, considerando el impacto real de la tecnología en la misión de las instituciones.

*. Las Entidades Distritales deben velar por que los usuarios de tecnología del Distrito encuentren en las soluciones de información y comunicaciones, herramientas que incrementen sll productividad y competitividad.

*. Se deben desarrollar contenidos para la Intranet, de manera tal que se haga de esta herramienta un elemento fundamental en la consolidación de prestación de servicios al interior de la entidad.

*. Se deben desarrollar campañas de capacitación y motivación que hagan uso de medios virtuales para su apropiación por parte de los funcionarios de cada entidad; para talla entidad deberá consultar las prácticas correspondientes desarrolladas por la Dirección de Desarrollo Institucional - Equipos Transversales, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

4.8.4 Instrumentación

-. Talleres de formación y capacitación para Inducción y aprovechamiento de los recursos de tecnología disponibles en el Distrito.

-. Mecanismos de participación ciudadana en las páginas web de las -entidades del Distrito.

-. Divulgación y promoción de servicios apoyados con recursos de tecnología.

4.9. COMPATIBILIDAD DE SISTEMAS

4.9.1. Contexto

En la actualidad, las casas comerciales que producen tecnología informática promueven la construcción de herramientas que son capaces de interactuar en ambientes heterogéneos. El uso de sistemas abiertos facilita la integración de la información para garantizar la interoperabilidad y la escalabilidad de los datos.

4.9.2. Formulación de la política

Cada entidad debe garantizar la calidad, conectividad, compatibilidad e interoperabilidad de los datos almacenados en sus sistemas de información.

4.9.3. Directrices de implementación

-. Corresponde a cada entidad:

-. Garantizar la calidad de los datos que residen en todos y cada uno de sus sistemas de información.

*. Desarrollar protocolos de comunicación e implementar la conectividad requerida para que a su información se pueda tener acceso por parte de otras entidades distritales.

*. Desarrollar proyectos de integración de sistemas de información que consoliden la diversidad de desarrollos e infraestructuras existentes al interior de la entidad y con aquellas entidades con las que misionalmente deban compartir información.

*. Definir los servicios de información que puede suministrar cada entidad y que son de utilidad para las demás entidades distritales, de forma que esto permita esclarecer un mapa posible de integración a nivel de servicios utilizando tecnologías adecuadas para este fin. El mapa tecnológico común deberá brindar a cada entidad el punto de partida para las implementaciones locales con sujeción a las políticas distritales y a los mejores criterios técnicos y económicos.

-. Corresponde a la Administración Distrital, y será liderado por la CDS:

*. Establecer acuerdos institucionales para compartir la información y bases de datos entre entidades distritales y nacionales.

*. Formular un modelo de datos corporativo, con el cual debe ser consistente todo desarrollo informático y que debe facilitar la interoperabilidad de todos los entes del Distrito agrupados por afinidades temáticas misionales.

*. Proponer y avanzar en el diseño de sistemas de información integrados que implementen esquemas de tableros de control que faciliten la provisión de información oportuna y confiable para la toma de decisiones en el Distrito.

4.9.4 Instrumentación

-. Mapa de clientes y proveedores de datos, información y transacciones en cada entidad distrital,

-. Fases 4 y 5 de la Agenda de Conectividad Distrital, relacionadas con la conectividad estatal y conectividad interinstitucional.

-. Talleres para generar guías que permitan elaborar los metadatos

-. Talleres para diseñar los esquemas que permitan integrar e intercambiar datos.