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  Régimen Legal de Bogotá D.C.    © Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.  
  Concepto 500636 de 2005 Archivo General de la Nación
 
  Fecha de Expedición: 18/07/2005  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 18/07/2005  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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340 Rad. 500636/05

Bogotá D.C.

Julio 18 de 2005

Doctores

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretaria General

GERMAN RODRIGO MEJIA PAVONY

Director Archivo de Bogotá

Carrera 8 No. 10-65

Bogotá

Radicación 502177

Respetados Señores:

En respuesta a su comunicación, en la cual solicitan modificación al Articulo 11 del Acuerdo No. 060 de 2001, emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, atentamente le transcribo el concepto legal emitido por la doctora Yaneth Sandoval Gómez, Jefe del Grupo de Asuntos Jurídicos de esta entidad, quien manifiesta lo siguiente:

El artículo 29 del Decreto 2150 de 1995 señala "Expedición de Actas y comunicaciones de las entidades públicas. Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración Pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias.  Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad" (negrillas nuestras).

En el mismo sentido como se señala en la comunicación el Acuerdo 060 de 2001 preceptúa que "Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales".

En consecuencia es importante señalar que si bien las dos disposiciones establecen un máximo de dos copias, es igualmente importante precisar que el Decreto señala que una copia "deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad", con lo cual se puede determinar que no es facultativa la conservación de la copia que va para archivo central. Al igual que el Acuerdo señala la disposición del original y las copias en el tramite de las comunicaciones oficiales, al indicar que el original es para el destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia.

El consecutivo de correspondencia se obtiene con las segundas copias de las comunicaciones y es el resultado del cumplimiento de una de las principales funciones asignados a la unidad Administrativa de Correspondencia y Archivo como es la de gestionar de manera centralizada y normalizada la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la entidad.

Las mencionadas normas el indicar un máximo orientan el destino de ese máximo de copias, al tiempo que aluden a la racionalización de los tramites y controlan la producción indiscriminada de las mismas, practica frecuente e inconveniente en las administraciones.

Esperamos de esta manera haber resuelto sus inquietudes.

Sin otro particular, reciban un cordial saludo.

MYRIAM MEJIA

Jefe División Programas Especiales

NOTA: El siguiente es el texto de la solicitud de modificación del artículo 11 del Acuerdo 060 de 2001 elevada por la Secretaría General al Archivo General de la Nación,

2214200

Bogotá D.C.

Julio 19 de 2005

Doctor

LAZARO RAFAEL MEJÍA ARANGO

Director

Archivo General de la Nación

Ciudad.

Radicación 1-2005-36746

Asunto. Solicitud de modificación del artículo 11 del Acuerdo 060 de 2001 emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Respetado doctor Mejía

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo No. 060 de 2001 por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, estableciendo en el artículo 11 lo siguiente:

"Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales". (Subrayas fuera de texto)

Frente a la aplicación del citado artículo han surgido diversas interpretaciones, una de ellas consiste en señalar que el máximo de dos copias, depende del manejo eficiente de los archivos, es decir que si el Comité de Archivo de cada entidad considera que se puede trabajar con una de las dos copias lo podría hacer, sin incurrir en la violación del citado artículo; la otra interpretación consiste en señalar que ambas copias son necesarias para garantizar el buen funcionamiento de los archivos pues al determinar la norma los destinatarios específicos de cada una de las copias, no se puede omitir ninguna.

En este orden de ideas, y atendiendo a las múltiples interpretaciones que el artículo presenta, le solicito se sirva aclarar o modificar el artículo 11 del Acuerdo 060 de 2001 en el sentido de establecer si son necesarias ambas copias (Una para la dependencia productora del documento y la segunda para el consecutivo de la Unidad de correspondencia) o solamente una según lo determine el Comité de Archivo de cada entidad. Para el efecto, remitimos copia del concepto que se produjo sobre esta temática en la Dirección Jurídica Distrital de esta secretaría.

Cordialmente,

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY

Secretario General

Director Archivo de Bogotá

Anexo: Lo enunciado en 2 folios.

Manuel Avila Olarte -Elvira Liliana Hernández Libreros -

 
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