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  Concepto 1477 de 2005 Departamento Administrativo de Bienestar Social
 
  Fecha de Expedición: 11/08/2005  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 11/08/2005  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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OAJ SAF__________________

CONCEPTO 1477 DE 2005

(Agosto 11)

PARA:

Dra. GLORIA PIEDRAHITA Subdirectora Administrativa y Financiera (E).

DE:

OFICINA ASESORA JURÍDICA.

ASUNTO:

Concepto sobre entrega, uso e ingreso en inventarios de equipos de cómputo del Contrato de Compraventa UEL DABS 07-04-2003 FERLAG.

FECHA:

11 de agosto de 2005

Radicación 3-2005-27440

OAJ SAF 01477

Respuesta remisión 3-2005-24856

En atención a su oficio radicado con el Nº 3-2005-24856, me permito emitir concepto jurídico de la siguiente forma:

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA JURÍDICO

El Comité de Inventarios, en su sesión del 26 de mayo de 2005, analizó el caso de los equipos de cómputo que el Departamento había recibido de los Fondos de Desarrollo y que se contemplan en el Contrato de Compraventa UEL ¿ DABS 07-04-2003 celebrado entre los Fondos de Desarrollo Local de Bosa, Santa Fe, Usme, Kennedy, San Cristóbal, Rafael Uribe, Usaquén, y Comercializadora FERLAG Ltda., que se encuentra bajo investigación en la Contraloría.

Dicha reunión arrojó las siguientes inquietudes, que se solicita, sean absueltas por esta Oficina Jurídica:

  1. ¿Es procedente entregar y poner en uso los equipos que se encuentran en la Oficina Asesora de Sistemas ¿ Soporte Técnico asignados a las localidades de San Cristóbal y Usaquén y que se encuentran legalizados en el Inventario del Departamento?
  2. ¿Es procedente recibir e ingresar a los inventarios del Departamento, los equipos del FDL de Santa Fe, que se encuentran en las bodegas del FDL, cuyo Convenio de Traspaso lo firmó la Directora del Departamento?
  3. ¿Se puede ingresar a los inventarios del Departamento, los equipos recibidos por la Gerente del COL de Bosa, cuyas CPU están en la Oficina Asesora de Sistemas ¿ Soporte Técnico?
  4. En el evento que los Fondos de Desarrollo Local de Usme y Rafael Uribe, ofrezcan en traspaso los equipos al Departamento, ¿se pueden recibir e ingresar al inventario del DABS?
  5. Con respecto a los equipos del Fondo de Desarrollo Local de Kennedy, el COL solicitó al Área de Apoyo Logístico el ingreso a los inventarios del Departamento, sin embargo, se le solicitó el visto bueno de la Oficina de Sistemas, requisito para legalizar cualquier equipo de cómputo. ¿Se pueden legalizar previo este concepto?

CONSIDERACIONES DE LA OFICINA JURÍDICA

Para darle solución al problema planteado, es necesario remitirnos, en primera medida, a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital:

"¿3.2.1. COMPRAS GENERALES

Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las disposiciones vigentes por ley.

Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en el Almacén o en el lugar que estipule la orden de adquisición; en el evento de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales en razón de las características del producto, especificaciones técnicas, procesos de importación, fechas de vencimiento en el caso de los medicamentos y alimentos, entre otras; deberá quedar estipulado en el contrato.

El responsable del Almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato autorizado por la entidad y del cual debe recibir oportunamente la copia respectiva, documento con el cual el almacenista controlará las fechas de entrega pactadas y acondicionará los espacios físicos y los elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.

Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el contrato de adquisición, el almacenista o personal encargado firmará la factura o documento legalmente admitido que sea presentado por el vendedor o su representante como constancia de haber recibido a satisfacción y elaborará el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en este manual.".

El objeto del contrato que nos ocupa, fue recibido en cada una de las localidades, y posteriormente, presentaron fallas imputables al contratista, razón que llevó a declarar el incumplimiento1 e instaurar denuncia penal por el delito de Estafa o cualquier otro que se pudiese configurar, la cual se encuentra en curso.

Los bienes fueron sometidos a diversos estudios técnicos, con el fin de determinar los perjuicios que se le causaron a la Administración por el mencionado incumplimiento y, en la actualidad, el proceso contractual atraviesa la etapa de liquidación.

Ahora bien, la inquietud fundamental que surge, con los sucesos comentados, es la de saber qué se debe hacer con esos bienes involucrados en un incumplimiento contractual.

Sobre el incumplimiento del contrato, es procedente mencionar lo que dijera el Consejo de Estado, Sección Tercera en su Fallo Nº 12278 del 31 de octubre de 2001 con ponencia del Consejero JESUS MARÍA CARRILLO BALLESTEROS:

"¿Del contrato de compraventa surgen a cargo del vendedor las obligaciones principales de dar el bien objeto del contrato y de saneamiento de la cosa vendida (arts. 1.880 y 1.884 C. C); y a cargo del comprador la obligación de pagar su precio. Sin perjuicio de las demás prestaciones derivadas de la naturaleza del contrato (art. 1603 del CC). Resalta la Sala que las obligaciones derivadas del contrato de compraventa han de entenderse cumplidas cuando cada una de las partes ejecuta la obligación debida. Este comportamiento, que corresponde a la definición legal del pago (1626 C.C.), se presenta fundamentalmente respecto del comprador cuando da al vendedor el precio convenido y respecto del vendedor cuando da la cosa vendida. En relación con el cumplimiento de las obligaciones contractuales resulta ilustrativo tener en cuenta lo manifestado por la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia proferida el 3 de julio de 1963 cuando explicó: "Es principio general de derecho civil, que los contratos se celebran para cumplirse y, en consecuencia, que el deudor debe estar dispuesto a ejecutarlos en forma íntegra, efectiva y oportunamente. La integridad está referida a la totalidad de la prestación debida, hecho o cosa; la efectividad, dice relación a solucionar la obligación en la forma pactada; y la oportunidad alude al tiempo convenido". Se tiene entonces que contrario sensu las obligaciones se entienden incumplidas, respecto del comprador, cuando no paga el precio en la fecha y condiciones acordadas; y respecto del vendedor cuando no da o no entrega al comprador el bien objeto del contrato de compraventa de conformidad con lo acordado".

De otra parte, el Código Contencioso Administrativo, en su artículo 2º, es muy claro al señalar que los funcionarios tendrán en cuenta que la actuación administrativa tiene por objeto, el cumplimiento de los cometidos estatales como lo señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley.

El artículo 209 de la Constitución Nacional, nos indica que el ejercicio de la función administrativa, se orienta hacia el servicio de los intereses generales, y sus actuaciones deben ser coherentes con dicho postulado.

Lo anterior nos lleva a pensar que las fallas presentadas dentro de la ejecución de un contrato estatal, no deben interferir con el correcto y adecuado desarrollo de las actividades de la Administración, por cuanto la misma se ejerce en cumplimiento de cometidos estatales que involucran el bienestar de toda la población, máxime en el DABS, dado su alto contenido social dentro de su labor misional.

El principio de la Prevalencia del Interés Público es la piedra angular y razón de ser de la Administración Pública; en virtud del mismo, el interés privado cede ante el interés común (se expresa como el interés de las mayorías, v.gr., participación, libertad, convivencia, armonía, justicia, paz, etc.) y, precisamente, esa es la diferencia en el caso de los contratos públicos y privados, pues, en ejercicio de la función pública, se materializa la satisfacción inmediata y efectiva de las necesidades generales.

Bajo este entendido, no sería adecuado sumarle, a los daños y perjuicios que se le causaron a la Administración con el incumplimiento del contrato, la imposibilidad de darles uso a los equipos entregados, pues se impediría la oportunidad de materializar el ejercicio de una adecuada administración en pro del bienestar general2.

Además, aunque la ejecución del contrato presentó problemas por las características de su objeto, dichos elementos son claramente propiedad del Distrito y, el no usarlos, representa un perjuicio patrimonial que deriva en distinto tipo de responsabilidades.

Son estos postulados, los que deben orientar las respuestas a las inquietudes planteadas y, en consecuencia, se resolverá específicamente cada uno de los casos presentados, veamos:

  1. Los equipos asignados a las localidades de San Cristóbal y Usaquén, pueden ser entregados y puestos en funcionamiento, teniendo en cuenta que se encuentran legalizados en el inventario del Departamento, con la advertencia de la gestión legal que se está haciendo y que podría conducir a su reemplazo.
  2. Los equipos del Fondo de Desarrollo Local de Santa Fe, pueden recibirse e ingresar a los Inventarios del Departamento, de acuerdo con la forma señalada en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y realizando las salvedades sobre sus verdaderas características técnicas y la gestión legal que se encuentra en trámite.
  3. En igual sentido se podrá proceder con los equipos de la localidad de Bosa.
  4. Si el Fondo de Desarrollo Local de Usme, llegase a ofrecer en traspaso los equipos al Departamento, se podrán recibir e ingresar al inventario, atendiendo, como se dijo, el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.
  5. En relación con el equipo de la Localidad Rafael Uribe, no es factible proceder al ingreso del bien al inventario, por cuanto dicho elemento no fue cancelado a la Comercializadora FERLAG, razón por la cual se hace necesario y urgente, como desde el año anterior lo indicó la OAJ, que la UEL le comunique al contratista que debe recoger el bien entregado a esta Localidad, agotando los procedimientos pertinentes. Al respecto, esta Oficina Jurídica ya había puesto de manifiesto el inconveniente jurídico de haber recibido los bienes sin este documento3, y ahora extraña más, que no se haya realizado la devolución del equipo.

  6. En relación con la última inquietud, una vez se obtenga el visto bueno de la Oficina de Sistemas, se podrán legalizar los equipos de la localidad de Kennedy, teniendo en cuenta también, la realización de las salvedades sobre sus verdaderas características técnicas y la gestión legal que se encuentra en trámite.

Es oportuno aclarar, que para todos los casos se deben verificar las condiciones técnicas reales de los equipos antes de recibirlos, y efectuar las salvedades pertinentes, previa revisión del Grupo de Apoyo a la Contratación de los documentos de traspaso.

De otro lado, sobre la CPU de la Localidad de Bosa que fue hurtada, recomendamos, si aún no se ha hecho, formular la denuncia penal respectiva y hacer efectiva la póliza para obtener el amparo, por parte del Alcalde Local.

Dado que la Comercializadora FERLAG, debe cambiar los equipos por unos que reúnan las calidades pactadas, en su momento se deberá proceder a la reposición de los que ya ingresaron al inventario por los nuevos equipos, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, en especial lo relacionado con el ingreso por Compras Generales, realizando las observaciones pertinentes.

Si lo que sucede es la devolución del dinero con el que se compraron los equipos, tendrá que acudirse al Manual ya referido, en lo atinente al procedimiento de egreso de bienes, que en su numeral 5.6 determina:

"¿EGRESO O SALIDA DEFINITIVA POR BAJA

Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado"

Cordial saludo,

GERARDO JAIMES SILVA

Jefe Oficina Jurídica (E).

NOTAS PÍE DE PÁGINA

1 Resolución 0082 de 2005. DABS.

2 Es bueno recordar que en la Resolución 354 de 2002, que estableció el Código de Ética del DABS, se encuentra como uno de sus valores, el consignado como "Los Recursos Públicos son Sagrados", contenido en el principio de pertenencia, relacionado con la "austeridad y racionalización en el gasto público", consistente en la convicción que debe tener cada servidor/a, contratista, particular que ejerza funciones públicas y cada Institución, acerca del valor que poseen los recursos públicos, con base en lo cual se deben adoptar medidas para su protección, que racionalicen su uso e inversión, sin afectar la efectiva prestación del servicio.

3 Mediante Oficio del 5 de octubre de 2004.

 
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