RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Radicación 3-2005-27440

Respuesta remisión 3-2005-24856

En atención a su oficio radicado con el Nº 3-2005-24856, me permito emitir concepto jurídico de la siguiente forma:

El Comité de Inventarios, en su sesión del 26 de mayo de 2005, analizó el caso de los equipos de cómputo que el Departamento había recibido de los Fondos de Desarrollo y que se contemplan en el Contrato de Compraventa UEL ¿ DABS 07-04-2003 celebrado entre los Fondos de Desarrollo Local de Bosa, Santa Fe, Usme, Kennedy, San Cristóbal, Rafael Uribe, Usaquén, y Comercializadora FERLAG Ltda., que se encuentra bajo investigación en la Contraloría.

Dicha reunión arrojó las siguientes inquietudes, que se solicita, sean absueltas por esta Oficina Jurídica:

1. ¿Es procedente entregar y poner en uso los equipos que se encuentran en la Oficina Asesora de Sistemas ¿ Soporte Técnico asignados a las localidades de San Cristóbal y Usaquén y que se encuentran legalizados en el Inventario del Departamento?
2. ¿Es procedente recibir e ingresar a los inventarios del Departamento, los equipos del FDL de Santa Fe, que se encuentran en las bodegas del FDL, cuyo Convenio de Traspaso lo firmó la Directora del Departamento?
3. ¿Se puede ingresar a los inventarios del Departamento, los equipos recibidos por la Gerente del COL de Bosa, cuyas CPU están en la Oficina Asesora de Sistemas ¿ Soporte Técnico?
4. En el evento que los Fondos de Desarrollo Local de Usme y Rafael Uribe, ofrezcan en traspaso los equipos al Departamento, ¿se pueden recibir e ingresar al inventario del DABS?
5. Con respecto a los equipos del Fondo de Desarrollo Local de Kennedy, el COL solicitó al Área de Apoyo Logístico el ingreso a los inventarios del Departamento, sin embargo, se le solicitó el visto bueno de la Oficina de Sistemas, requisito para legalizar cualquier equipo de cómputo. ¿Se pueden legalizar previo este concepto?

Para darle solución al problema planteado, es necesario remitirnos, en primera medida, a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital:

Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las disposiciones vigentes por ley.

Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el contrato de adquisición, el almacenista o personal encargado firmará la factura o documento legalmente admitido que sea presentado por el vendedor o su representante como constancia de haber recibido a satisfacción y elaborará el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en este manual.".

El objeto del contrato que nos ocupa, fue recibido en cada una de las localidades, y posteriormente, presentaron fallas imputables al contratista, razón que llevó a declarar el incumplimiento¹ e instaurar denuncia penal por el delito de Estafa o cualquier otro que se pudiese configurar, la cual se encuentra en curso.

Los bienes fueron sometidos a diversos estudios técnicos, con el fin de determinar los perjuicios que se le causaron a la Administración por el mencionado incumplimiento y, en la actualidad, el proceso contractual atraviesa la etapa de liquidación.

Ahora bien, la inquietud fundamental que surge, con los sucesos comentados, es la de saber qué se debe hacer con esos bienes involucrados en un incumplimiento contractual.

Sobre el incumplimiento del contrato, es procedente mencionar lo que dijera el Consejo de Estado, Sección Tercera en su Fallo Nº 12278 del 31 de octubre de 2001 con ponencia del Consejero JESUS MARÍA CARRILLO BALLESTEROS:

De otra parte, el Código Contencioso Administrativo, en su artículo 2º, es muy claro al señalar que los funcionarios tendrán en cuenta que la actuación administrativa tiene por objeto, el cumplimiento de los cometidos estatales como lo señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley.

El artículo 209 de la Constitución Nacional, nos indica que el ejercicio de la función administrativa, se orienta hacia el servicio de los intereses generales, y sus actuaciones deben ser coherentes con dicho postulado.

Lo anterior nos lleva a pensar que las fallas presentadas dentro de la ejecución de un contrato estatal, no deben interferir con el correcto y adecuado desarrollo de las actividades de la Administración, por cuanto la misma se ejerce en cumplimiento de cometidos estatales que involucran el bienestar de toda la población, máxime en el DABS, dado su alto contenido social dentro de su labor misional.

El principio de la Prevalencia del Interés Público es la piedra angular y razón de ser de la Administración Pública; en virtud del mismo, el interés privado cede ante el interés común (se expresa como el interés de las mayorías, v.gr., participación, libertad, convivencia, armonía, justicia, paz, etc.) y, precisamente, esa es la diferencia en el caso de los contratos públicos y privados, pues, en ejercicio de la función pública, se materializa la satisfacción inmediata y efectiva de las necesidades generales.

Bajo este entendido, no sería adecuado sumarle, a los daños y perjuicios que se le causaron a la Administración con el incumplimiento del contrato, la imposibilidad de darles uso a los equipos entregados, pues se impediría la oportunidad de materializar el ejercicio de una adecuada administración en pro del bienestar general².

Además, aunque la ejecución del contrato presentó problemas por las características de su objeto, dichos elementos son claramente propiedad del Distrito y, el no usarlos, representa un perjuicio patrimonial que deriva en distinto tipo de responsabilidades.

Son estos postulados, los que deben orientar las respuestas a las inquietudes planteadas y, en consecuencia, se resolverá específicamente cada uno de los casos presentados, veamos:

1. Los equipos asignados a las localidades de San Cristóbal y Usaquén, pueden ser entregados y puestos en funcionamiento, teniendo en cuenta que se encuentran legalizados en el inventario del Departamento, con la advertencia de la gestión legal que se está haciendo y que podría conducir a su reemplazo.
2. Los equipos del Fondo de Desarrollo Local de Santa Fe, pueden recibirse e ingresar a los Inventarios del Departamento, de acuerdo con la forma señalada en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y realizando las salvedades sobre sus verdaderas características técnicas y la gestión legal que se encuentra en trámite.
3. En igual sentido se podrá proceder con los equipos de la localidad de Bosa.
4. Si el Fondo de Desarrollo Local de Usme, llegase a ofrecer en traspaso los equipos al Departamento, se podrán recibir e ingresar al inventario, atendiendo, como se dijo, el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.

En relación con el equipo de la Localidad Rafael Uribe, no es factible proceder al ingreso del bien al inventario, por cuanto dicho elemento no fue cancelado a la Comercializadora FERLAG, razón por la cual se hace necesario y urgente, como desde el año anterior lo indicó la OAJ, que la UEL le comunique al contratista que debe recoger el bien entregado a esta Localidad, agotando los procedimientos pertinentes. Al respecto, esta Oficina Jurídica ya había puesto de manifiesto el inconveniente jurídico de haber recibido los bienes sin este documento³, y ahora extraña más, que no se haya realizado la devolución del equipo.

5. En relación con la última inquietud, una vez se obtenga el visto bueno de la Oficina de Sistemas, se podrán legalizar los equipos de la localidad de Kennedy, teniendo en cuenta también, la realización de las salvedades sobre sus verdaderas características técnicas y la gestión legal que se encuentra en trámite.

Es oportuno aclarar, que para todos los casos se deben verificar las condiciones técnicas reales de los equipos antes de recibirlos, y efectuar las salvedades pertinentes, previa revisión del Grupo de Apoyo a la Contratación de los documentos de traspaso.

De otro lado, sobre la CPU de la Localidad de Bosa que fue hurtada, recomendamos, si aún no se ha hecho, formular la denuncia penal respectiva y hacer efectiva la póliza para obtener el amparo, por parte del Alcalde Local.

Dado que la Comercializadora FERLAG, debe cambiar los equipos por unos que reúnan las calidades pactadas, en su momento se deberá proceder a la reposición de los que ya ingresaron al inventario por los nuevos equipos, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, en especial lo relacionado con el ingreso por Compras Generales, realizando las observaciones pertinentes.

Si lo que sucede es la devolución del dinero con el que se compraron los equipos, tendrá que acudirse al Manual ya referido, en lo atinente al procedimiento de egreso de bienes, que en su numeral 5.6 determina:

Cordial saludo,