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Decreto 638 de 1987 Alcalde Mayor

Fecha de Expedición:
24/02/1987
Fecha de Entrada en Vigencia:
31/03/1987
Medio de Publicación:
Registro Distrital 384 del 1 de marzo de 1987


 
 

DECRETO 638 DE 1987

(febrero 24)

por el cual se reglamenta internamente el ejercicio del Derecho de Petición y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a cargo del Distrito Especial de Bogotá.

EL ALCALDE MAYOR DEL DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por los artículos 1º de la Ley 58 de 1982 y 32 del Decreto Ley 01 de 1984, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 58 de 1982, y el Decreto Ley 01 de 1984 contemplan lo relativo a la forma de tramitar y atender el Derecho de Petición.

Que a partir del 13 de agosto de 1986, se ordenó revisar las disposiciones distritales con el objeto de conocer si se había dictado la norma sobre el Derecho de Petición y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de la prestación del servicio al público, sin haber encontrado tal reglamentación, por lo cual se procedió a redactar y conformar proyectos de la respectiva norma. Ver Acuerdo 3 de 1987 Concejo Distrital

Que esta Administración tuvo conocimiento de un proyecto de Acuerdo del Honorable Concejo Distrital, para reglamentar en el Distrito Especial de Bogotá, el ejercicio del Derecho de Petición y de información, circunstancias por la cual consideró conveniente clarificar la competencia para proferir el respectivo reglamento.

Que el señor Viceprocurador General de la Nación, con oficio VP-308 del 16 de febrero de 1987, dio al Alcalde Mayor de Bogotá un plazo máximo improrrogable de 15 días para enviar el Decreto por el cual se reglamente internamente el ejercicio del Derecho de Petición y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo, al tenor de lo dispuesto en el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo.

Que el artículo 1 de la Ley 58 de 1982 y el artículo 32 del Decreto Ley 01 de 1984, facultan al Alcalde Mayor de Bogotá, Distrito Especial, para reglamentar la tramitación interna de las peticiones que corresponde resolver a la Alcaldía Mayor, a las Secretarías del despacho, a los Departamentos Administrativos y en general a las demás dependencias de la Administración Distrital, asimismo, la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo, señalando para ello plazos máximos según la categoría o calidad de los negocios.

Ver la Directiva Presidencial 4 de 2009

DECRETA:

CAPÍTULO I

Artículo 1º.- Las actuaciones administrativas que se adelanten en desarrollo del Derecho de petición en el Distrito Especial de Bogotá, se someterán a lo dispuesto en el presente Reglamento.

CAPÍTULO II

Artículo 2º.- Peticiones. La Alcaldía Mayor, las Secretarías del Despacho, los Departamentos Administrativos y en general las demás dependencias distritales, que por mandato legal desarrollen funciones que les correspondan están obligadas de conformidad con lo estatuído en el artículo 45 de la Constitución Política y el artículo 5 del Decreto Ley 01 de 1984, atender a toda persona que presente peticiones respetuosas, y los funcionarios están obligados a dar respuestas de acuerdo al trámite y en los términos contemplados en el presente Decreto.

Parágrafo.- En virtud del Derecho de Petición, las personas podrán actuar tanto en forma escrita como verbal, de acuerdo con lo señalado a continuación:

  1. En ejercicio del Derecho de Petición en interés general.

  2. En ejercicio del Derecho de Petición en interés particular.

  3. En ejercicio del Derecho de Petición de información.

  4. En ejercicio del Derecho de formulación de consultas.

Artículo 3º.- Quejas. Las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a cargo de todos los entes que integran la Administración Distrital podrán formularse verbalmente o por escrito al funcionario encargado para tal efecto, quien dispondrá de un mes de para adelantar las gestiones tendientes a comprobar los hechos y a proponer las medidas para que el servicio sea más eficaz.

En el evento de que la queja se refiera a un hecho que pueda llegar a constituir falta disciplinaria imputable a un funcionario competente para que en conocimiento del funcionario competente para que adelante la investigación.

Parágrafo.- Cada entidad nombrará por Resolución Interna, el funcionario y/o funcionarios encargados de atender las quejas de que trata este artículo.

Artículo 4º.- Requisitos de las Peticiones escritas y verbales. Quien haga uso del Derecho de Petición, consignará en su escrito por lo menos los siguientes requisitos:

  1. Designación del funcionario a quien se dirige.

  2. Identificación completa del solicitante, con registro de dirección a donde deban enviarse información sobre el asunto, e indicando si actúa a nombre propio o a través de representante legal.

  3. Relación pormenorizada del objeto de la petición.

  4. Fundamentos de lo pedido.

  5. Relación de los documentos que sustentan su petición y,

  6. Firma del interesado.

Parágrafo.- Cuando la petición sea formulada en forma verbal y el interesado solicite constancia de su formulación el funcionario deberá expedirla en forma suscita, tal como lo prevee el artículo 5 del Decreto Ley 01 de 1984.

Artículo 5º.- Recepción y distribución. Las peticiones y las quejas verbales o escritas, se recibirán durante la jornada laboral de las diferentes entidades que integran la Administración Distrital.

Tanto en los originales como en la copia que se acompañe a las peticiones, se anotará la fecha y hora de recibo y el número y clase de documentos, tal como lo dispone el inciso final del artículo 5 del Código Contencioso Administrativo, debiéndose entregar la copia al interesado inmediatamente con la nota de recibo, la cual se devolverá al peticionario con la firma del funcionario receptor, la que debe ser completamente legible.

Las peticiones se distribuirán el mismo día en que se hubieren recibido y a más tardar el día hábil siguiente a la oficina correspondiente.

Artículo 6º.- Términos internos. Los funcionarios encargados de las actuaciones administrativas impulsarán oficiosamente los procedimientos y para agilizarlos tendrán en cuenta los términos señalados a continuación.

Recibida una solicitud escrita, el funcionario determinará dentro de los dos (2) días siguientes si es de su competencia, si no lo fuere lo enviará al funcionario competente de acuerdo a lo establecido en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, dentro del término de diez días, de este hecho avisará al peticionario; pero si fuere él competente, dentro de los tres días siguientes, solicitará los documentos y pruebas si fuere necesarias para resolver la petición.

Parágrafo.- Los funcionarios no podrán exigir a los particulares, constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan, o que puedan conseguir en los archivos de la respectiva entidad.

Artículo 7º.- Plazo Máximo para Decidir. Las peticiones que se formulen por el Derecho de Petición, en interés general o particular se decidirán en un término de 15 días hábiles; las peticiones de información se resolverán en 10 días hábiles y las consultas en 30 días hábiles.

Parágrafo 1º.- Los anteriores plazos comenzarán a contarse a partir del día siguiente de la fecha del recibo de la correspondiente solicitud.

Parágrafo 2º.- Las respuestas a las consultas no comprometen la responsabilidad de la Administración Distrital, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Artículo 8º.- Principios Orientadores. La peticiones, informe y consultas deberán tramitarse por los funcionarios competentes, teniendo en cuenta los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción tal como lo preceptúa el artículo 3 del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 9º.- Excepción a los Términos. Cuando se trate de peticiones de interés general o particular que no se pudieren decidir dentro de los plazos legales, ya señalados dentro de este Decreto deberán responderse en un término no mayor de tres (3) meses, según la calidad o categoría del asunto, pero en este evento se informará al peticionario dentro del plazo legal que se dispone para decidir los motivos de la demora, indicando el término en que se dará respuesta.

Artículo 10º.- Atención Indebida. Toda persona que no haya sido atendida en debida forma o que se le hayan retardado injustificadamente los plazos señalados en el presente Capítulo, lo pondrá en conocimiento del funcionario competente, asimismo, si se ha incurrido en alguna de las causales del artículo 76 del Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO III

INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO

Artículo 11º.- Información General. La oficina de correspondencia mantendrá en lugar visible y de fácil acceso al público, la siguiente información actualizada de interés general:

  1. El presente Reglamento y los formularios elaborados con base en el mismo.

  2. Organigrama de la Administración Distrital.

  3. Las oficinas para solicitar documentos e información general.

  4. Las oficinas para formular consultas.

  5. Las oficinas para conocer las decisiones.

Artículo 12º.- Carteleras. En cada dependencia del Distrito Especial de Bogotá, en lugar visible y de fácil acceso al público se colocará una cartelera en donde se fijará el organigrama de la entidad, asimismo, cuando se acuerdo con normas positivas de derecho se encuentren autorizados para exigir determinados requisitos para el ejercicio de la función pública a su cargo, también se fijará en dicha cartelera, indicando con toda precisión dichos requisitos.

Artículo 13º.- Deber de Atención al Público. Al tenor de lo dispuesto en el artículo 26 del Código Contencioso Administrativo, los jefes de las diferentes dependencias o a quienes estos designen, en la Alcaldía Mayor de Bogotá, en las Secretarías del Despacho, en los Departamentos Administrativos y en las demás Dependencias que integran la Administración Distrital de acuerdo con la naturaleza de la petición o consulta y dentro del marco de la competencia asignada por la ley, reglamento o delegación, les corresponde el deber especial de absolver las consultas al público y de atender las demás peticiones de que trata el Título I del Libro Primero del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 14º.- Audiencias. Los funcionarios titulares de las Secretarías del Despacho, los Departamentos Administrativos y las demás Dependencias que conforman la Administración Distrital, deberán conceder audiencias para atender al público, como mínimo cinco (5) horas a la semana, en días y horas que se harán de público conocimiento.

CAPÍTULO IV

FORMULARIOS

Artículo 15º.- Clases. El Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos SISE diseñará de acuerdo con la información y en los términos señalados en este Capítulo los siguientes formularios:

  1. De control general de peticiones o quejas que utilizarán por la Oficina de correspondencia.

  2. De control interno de las peticiones y quejas que cursan en cada dependencia.

Los formularios anteriormente mencionados, tendrán por objeto mantener la información actualizada acerca de las peticiones que cursan en cada dependencia, el trámite que se les haya dado y de la acumulación de expedientes.

Parágrafo.- Dentro de los 15 días siguientes a la fecha de vigencia de este Decreto se elaborará los correspondientes formularios.

CAPÍTULO V

EXPEDIENTES

Artículo 16º.- Formulación y Archivo. De la actuación Administrativa se formará un expediente que se iniciará con la correspondiente petición o queja y terminará con la orden de archivo, una vez agotado el proceso.

Si la actuación administrativa se inicia de oficio, el escrito que disponga la actuación será el de iniciación del expediente.

Parágrafo.- Cuando en un expediente reposen documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan carácter de reservados, se hará cuaderno de estos.

Artículo 17º.- Examen de Expedientes. Toda persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, y de obtener copias y certificaciones sobre los mismos, las cuales se entregarán en un plazo de tres días, siempre que no estén amparados por la reserva de que trata el parágrafo del artículo inmediatamente anterior.

Artículo 18º.- Acumulación expedientes. Cuando hubiere documentos relacionados con una misma situación o con actuaciones que tengan el mismo efecto, se hará con todos un solo expediente al cual se acumularán, de oficio o a petición de parte, así mismo cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad y que se relacionen entre sí se acumularán para de esta forma evitar decisiones contradictorias.

CAPÍTULO VI

FALTA DE COMPETENCIA DE LOS FUNCIONARIOS

Artículo 19º.- Si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente deberá informarlo en forma inmediata al interesado, si éste actúa en forma verbal: o dentro del término de 10 días a partir de la recepción si obró por escrito; en este último caso el funcionario ante quien se hizo la petición deberá enviar el escrito dentro del mismo término al competente, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en 10 días.

CAPÍTULO VII

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Artículo 20º.- Deberán Publicarse. Los actos administrativos de carácter general; las decisiones que a juicio de las autoridades afecten a terceros en forma directa e inmediata y que no hayan intervenido en la actuación, se ordenará publicar la parte resolutiva por una vez en el Registro Distrital.

Artículo 21º.- Notificaciones. Se notificará personalmente al interesado o al representante legal, toda decisión que ponga término a una actuación administrativa, si esta se inició por petición verbal, la notificación podrá hacerse de la misma manera.

Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado para hacer la notificación personal, se enviará por correo certificado una citación a la dirección que aquél haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación. El envió se hará dentro de los 5 días siguientes a la expedición del acto.

Al hacer la notificación personal, se entregará al notificado copia del acto administrativo.

Parágrafo.- Si no fuere posible hacer la notificación personal, al cabo de 5 días de la citación se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de 10 días con inserción de la parte resolutiva de la providencia.

Artículo 22º.- Forma de Hacerse la Notificación e Información de los Recursos. Las notificaciones personales contendrán la siguiente información:

  1. Lugar y fecha de notificación.

  2. Nombre del notificado y forma de notificación.

  3. Identificación del acto administrativo que se está dando a conocer.

  4. Información de los recursos que legalmente proceden contra la providencia, las autoridades ante quienes se pueden interponer y el plazo para hacerlo.

  5. Nombres y apellidos completos, identificación y forma del notificado y el notificador.

Artículo 23º.- Comunicaciones. Se comunicarán:

  1. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa iniciada con una petición de interés general.

  2. La existencia de la actuación administrativa iniciada de oficio, a los particulares que puedan resultar afectados en forma directa, de conformidad con lo ordenado por el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO VIII

OTRAS DISPOSICIONES

Artículo 24º.- Presentación y Recepción de Recursos. De los recursos de Reposición y Apelación habrá de hacerse uso, por escrito, en el momento mismo de la notificación personal, dentro de los 5 días siguientes a ella, o a la desfijación del Edicto, o la publicación según el caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo.

Los recursos se presentarán ante el funcionario que dictó la decisión a excepción de lo dispuesto por el recurso de queja.

El recurso de Apelación podrá interponerse directamente o como subdiario del recurso de Reposición.

Artículo 25º.- Desistimiento. El desistimiento de que trata el artículo 8 del Código Contencioso Administrativo se hará por escrito o verbalmente según se haya presentado la petición inicial.

Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, para lo cual se podrá presentar en forma escrita o verbal según se haya presentado la petición inicial, no obstante las autoridades podrán continuar la actuación si la consideran necesaria para el interés público.

Dicha decisión se tomará mediante Resolución motivada.

Artículo 26º.- Desistimiento presunto. En los casos contemplados en los artículos 13 y 16 del Código Administrativo, se presume el desistimiento de la petición por parte del interesado.

Artículo 27º.- Costo a cargo de los Peticionarios. Cuando un particular solicite copia de documentos bien sea que reposen en expedientes o de documentos oficiales, el valor a la expedición de cada una de ellas no podrá exceder del costo real de las mismas.

El costo se calculará teniendo en cuenta los valores establecidos en los contratos que la entidad celebre para el mantenimiento de las fotocopias o su servicio.

Los costos por concepto de las citaciones y publicaciones de que tratan los artículos 14 y 15 del Código Contencioso Administrativo, se cobrarán de acuerdo con las tarifas vigentes para el correo certificado y la prensa respectivamente.

Ver el Acuerdo Distrital 24 de 1991 , Ver Decreto Distrital 497 de 1991

Artículo 28º.- Los aspectos no previstos en el presente Reglamento se regirán por el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 29º.- El presente Decreto se someterá a la revisión y aprobación de la Procuraduría General de la Nación y rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.E., a 24 de febrero de 1987.

El Alcalde Mayor,

JULIO CÉSAR SÁNCHEZ GARCÍA.

El Secretario General,

GERMÁN PARÍS AYA.

Mediante Resolución 21 del 25 de marzo de 1987, la Procuraduría General de la Nación aprobó el Decreto 638 del 24 de febrero de 1987 proferido por la Alcaldía Mayor de Bogotá.

NOTA: El presente Decreto aparece publicado en el Registro Distrital 384 de marzo 31 de 1987.