Que en el ordenamiento jurídico se establecen diferentes mecanismos de resolución de conflictos y de descongestión de los despachos judiciales, tendientes á obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia y de los derechos de los ciudadanos.

Que Ley 446 de 1998, establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que en el Decreto Nacional 1214 de 2000, se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.

Que mediante la Resolución Nº 031 de1 12 de Marzo del 2002, expedida por la Gerente del Hospital Chapinero Empresa Social del Estado, se creó el Comité de Conciliación del Hospital.

Que mediante la Resolución Nº 038 del 19 de Marzo del 2002, expedida por la Gerente del Hospital, se efectúo una aclaración a la Resolución 031 del 12 de Marzo del 2002.

Que el numeral 9° del artículo 5° del Decreto Nacional 1214 de -2000 dispone que es función del Comité de Conciliación darse su propio reglamento, para garantizar el normal funcionamiento y toma de decisiones.

Que el presente reglamento fue discutido y aprobado por los miembros integrantes del Comité de Conciliación, en sesión del 21 de Octubre de 2005.

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación del Hospital Chapinero Empresa Social del Estado,

ARTÍCULO 1°- Principios Rectores. Los miembros integrantes del Comité de Conciliación del Hospital Chapinero Empresa Social del Estado y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental, proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2°.- Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del Hospital Chapinero Empresa Social del Estado, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular, aprobar, ejecutar las políticas de prevención del daño antijurídico al interior del Hospital Chapinero E.S.E.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Hospital Chapinero E.S.E.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Hospital Chapinero E.S.E, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procésales por parte de los apoderados, can el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices institucionales, para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.
5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional, que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado, actuará en las audiencias de conciliación.
6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.
7. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad, para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.
9. Dictar su propio reglamento
10. Las de más que determinen las disposiciones legales y reglamentarias.

ARTÍCULO 3°.- Miembros, e invitados permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros:

1. El Gerente General o su delegado.

2. El Subgerente de Servicios De Salud.

3. El Subgerente Administrativo y Financiero.

4. El Asesor Jurídico.

Asimismo, serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz pero sin voto, los siguientes funcionarios:

1. El Jefe de la oficina de Gestión Pública y auto control.

2. Un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de La Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, o el funcionario que este designe.

3. Asesora para Asuntos Disciplinarios quien ejercerá la Secretaria Técnica del Comité

PARÁGRAFO 1°. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los casos del Gerente de la Entidad.

PARÁGRAFO 2°. En el evento en que el Presidente del Comité, debe ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio, le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por la persona que el delegue, dejándose la constancia y excusa en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

PARÁGRAFO 3°. Serán invitados ocasionales, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir y/o el apoderado que represente los intereses del ente en el proceso, según el caso concreto. Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos Distritales serán de obligatoria aceptación y cumplimiento, conforme lo dispone el parágrafo tercero del artículo 1° de la Resolución 131 del 2004, proferida por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO 4°.- Participación de la Oficina de Control Interno. El funcionario responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente, para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1214 de 2.000 y del reglamento interno del Comité, al igual que el cumplimiento y ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario, podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia, en el cumplimiento de las funciones que corresponden a esté Comité

ARTÍCULO 5.- Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité, les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002.

ARTÍCULO 6.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación, se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en las normas anteriores, deberá comunicarlo en forma verbal o escrita al Comité, previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento, de conformidad con lo dispuesto en el C.P.C. Y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité, designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

ARTÍCULO 7°. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ:

1. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá cada tres meses, de manera ordinaria el último viernes de cada mes, en el lugar y hora indicado en la citación respectiva.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente, el Asesor jurídico, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

Convocatoria. De manera ordinaria, previa concertación con el Presidente, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación con al menos de tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria, para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los paráramos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el Asesor Jurídico o a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Comité de Conciliación, podrán abstenerse de recibir la citación, cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior, en caso de que sea necesario.

Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité, no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo allegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará, indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité, informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

En desarrollo de los asuntos a tratar, el Asesor Jurídico, o apoderado (en este último caso deberá Ilevar el aval del Asesor Jurídico), hará una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del Asesor jurídico o apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité, deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para el Asesor Jurídico o apoderado de la entidad, según el caso.

Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico, informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

PARÁGRAFO: Las sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará el acta del desarrollo de la sesión, conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por el asesor jurídico o el apoderado, según el caso, se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité, podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite, se surtirá para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité, que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

2. Discusión de asuntos de impacto distrital o de interés de otro organismo o entidad distrital. Cuando se sometan a consideración del Comité de Conciliación asuntos de impacto Distrital, Institucional o en los que tenga interés otra entidad u organismo Distrital, deberá invitarse al Comité de Conciliación, como invitado especial con derecho a voz pero sin voto, al menos a un representante del organismo o entidad Distrital comprometida en el caso,

el cual pertenecerá igualmente al nivel Directivo y será designado por el Secretario de Despacho, Director Administrativo o Alcalde Local, respectivamente.

Estas invitaciones, serán previamente coordinadas por la Secretaría Técnica del Comité, con la Dirección Jurídica Distrital, o con el representante de la respectiva entidad, según el caso.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

ARTÍCULO 8°.-Las fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el Asesor jurídico, o abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma

y de contenido mínimo, es decir presentar debidamente las fichas técnicas establecidas.

El asesor Jurídico, o apoderados de la entidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas, serán responsabilidad del asesor jurídico, quien las debe elaborar, o revisar y avalar previamente según el caso.

ARTÍCULO 9°.- Las fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el Asesor o abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo determinado para el caso

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del asesor jurídico o abogado que elabore la correspondiente ficha, en todo caso debe Ilevar el aval del asesor.

ARTÍCULO 10°.- Informes sobre el estudio de procedencia de Ilamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 1 9 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto Nacional 1214 del 2000, el asesor Jurídico, junto con el apoderado del Hospital, si lo hubiere, deberán estudiar la procedencia del Ilamamiento en garantía, en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el Ilamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación, dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

El asesor Jurídico, mantendrá actualizado el informe inicial, para lo cual en caso de ser necesario, remitirá al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que se desarrollen a través del instructivo diseñado para el caso.

ARTÍCULO 11°. Informes de gestión del Comité de Conciliación Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 6 numeral 3 del Decreto Nacional 1214 de 2000, el Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité, indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5° del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTÍCULO 12°.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
4. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.
5. Verificar, que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité, cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.
6. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.
7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 13°.- Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité, el Secretario Técnico y todos los asistentes al mismo

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 14°.- Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

ARTÍCULO 15°.- Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo de las actas y los respectivos soportes, del Comité de Conciliación, reposarán en la Oficina de la Secretaría técnica.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación, son públicos y podrán ser consultados.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico y en el evento que se encuentren en el archivo general, dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas, serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

ARTÍCULO 16°.- Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación, verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

El Asesor Jurídico, debe presentar al Secretario Técnico, un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 5 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos y para el caso de los apoderados, estos allegarán adjunto a sus informes, una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. al asesor Jurídico, para que este a su vez lo presente al Secretario del Comité, quien igualmente, deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTÍCULO 17°.- Asistencia del Asesor jurídico o apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del asesor Jurídico o apoderado de la entidad, a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 18°.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en las últimas semanas de enero y de julio da cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la acusación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenada la Entidad o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el Asesor jurídico, presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTICULO 19º. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de sus expedición y deroga las disposiciones que le sena contraria.