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Resolución 201 de 1994 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
19/05/1994
Fecha de Entrada en Vigencia:
19/05/1994
Medio de Publicación:
N.P.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 201 DE 1994

(Mayo 19)

Por la cual se implementa el Sistema de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE SANTA DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL,

En uso de sus atribuciones legales y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley.

Que el artículo 269 ibídem, señala que las entidades públicas, la autoridad administrativa estará obligada a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, según la naturaleza de sus funciones;

Que el artículo 114 del Decreto Ley 1421 de 1993, faculta al Secretario General para establecer y desarrollar el Sistema de Control Interno en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Que el literal b) del artículo 3º de la Ley 87 de 1993 dispone que corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno el cual debe implementarse teniendo en cuenta la naturaleza, estructura y misión de la organización;

Que el Decreto 747 de 1993 establece la estructura interna de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, dentro de la cual aparece la Unidad Administrativa de Control Interno y se determinan sus funciones,

Ver la Resolución de la Secretaría General 112 de 2006

RESUELVE:

CAPITULO I

ARTÍCULO PRIMERO. Implementar el Sistema de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor del Distrito Capital, sus elementos y fases, en los términos previstos en la presente resolución.

DEFINICION. El Control Interno es función asesora de la Secretaría General que mediante un plan de organización y coordinación de todos los sistemas, métodos, procedimientos y demás mecanismos e instrumentos utilizados por ésta, siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales, permite el cumplimiento de las funciones, de los objetivos y de los fines propuestos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

El Control Interno debe ser intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en especial a los que tengan responsabilidad de mando y debe cumplirse en todas las instancias mediante la elaboración de técnicas de dirección, la verificación y evaluación por parte del jefe de cada dependencia interna o área de actividad y por la Unidad de Control Interno, así como a través de regulaciones administrativas claramente definidas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información que garanticen el cumplimiento de los requisitos de oportunidad, confiabilidad, consistencia y de los programas de selección, inducción y capacitación de los funcionarios.

ARTICULO SEGUNDO. OBJETIVOS.

El objetivo general del Sistema de Control Interno es el de propender por el mejor y eficaz desempeño de las funciones a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá D.C..

Además, son objetivos específicos del control interno de acuerdo con la Ley 87 de 1993 y con el Decreto Ley 1421 de 1993, los siguientes:

a. Garantizar que la Secretaría disponga de un adecuado Sistema de Planeación y mecanismos adecuados de desarrollo organizacional.

b. Obtener que los medios y sistemas de información sean oportunos, confiables y consistentes, para la toma de decisiones.

c. Garantizar eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones y procesos,

promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones encaminadas al logro de la misión de la Secretaría.

d. Proteger los recursos humanos, físicos y financieros de la Secretaría y garantizar su adecuada administración.

e. Garantizar la observancia de las leyes, reglamentos y directrices de la gestión de la Secretaría.

f. Prevenir errores, desaciertos, fraudes o irregularidades financieras y administrativas.

g. Garantizar la correcta y permanente evaluación, análisis y seguimiento de la gestión organizacional.

h. Permitir que la Secretaría disponga de los mecanismos propios de verificación, evaluación y examen crítico que den cuenta oportuna de la marcha y desarrollo de la misma.

ARTICULO TERCERO. RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad de implementar, desarrollar y perfeccionar el Sistema de Control Interno en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., es del Secretario General.

Los funcionarios que ejercen funciones de dirección y mando en los diferentes niveles de jerarquía y en general quienes reciban delegación de autoridad, serán responsables de la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que de la calidad, la eficiencia y la eficacia del control interno dentro de su dependencia, sin perjuicio de las responsabilidades en el ejercicio de las funciones propias del cargo.

Corresponde a la Unidad Administrativa de Control Interno evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la Secretaría, así como proponer las recomendaciones necesarias para el mejoramiento continuo del mismo.

ARTÍCULO CUARTO. ELEMENTOS BÁSICOS

Los siguientes elementos del Sistema de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., son inherentes a todos los procesos de la gestión Administrativa y técnica, así mismo su existencia y óptimo funcionamiento son indispensables para el cumplimiento de los objetivos de ésta Secretaría.

PLANEACIÓN. Debe entenderse como el diseño y formulación previa de políticas, metas, objetivos, programas y controles racionalmente definidos.

ORGANIZACIÓN. Es el Diseño y conformación técnica de la estructura organizacional de la Secretaría General que identifique cada una de sus dependencias y les señale sus competencias, funciones y responsabilidades.

RECURSOS. Este aspecto comprende los recursos humanos, físicos y financieros que requiere la Secretaría, para su óptimo desempeño.

INFORMACIÓN. Es un elemento fundamental e indispensable del Sistema de Control Interno orientado a garantizar y facilitar la gestión y el control al interior de la Secretaría, así como a suministrar informes confiables, oportunos y consistentes para la toma de decisiones. Por tal razón, la Secretaría debe contar con sistemas de información modernos, medios y formas adecuados que garanticen el flujo de información y sistemas de correspondencia y archivo eficientes, que le permitan evaluar adecuadamente su gestión.

REVISIÓN, EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN. Este elemento posibilita la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Igualmente, es un elemento preventivo que presta un servicio de asistencia a la Secretaría con el fin de garantizar el éxito de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico o un cumplimiento más eficaz de sus objetivos institucionales. Comprende las técnicas y mecanismos de inspección, revisión, supervisión, seguimiento, auditoria y comprobación de las normas, métodos y procedimientos que adelanta la Secretaría.

CAPITULO II

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO QUINTO. COMPONENTES DEL SISTEMA

Además de la existencia de una Unidad Administrativa de Control Interno se debe considerar los siguientes elementos básicos para garantizar la efectividad del Sistema y el logro de los resultados propuestos:

A. PLAN DE DESARROLLO Y ORGANIZACIÓN. Comprende todas las actividades que la Secretaría debe tener en cuenta para establecer y optimizar procedimientos, diseñar estructuras internas y realizar las operaciones necesarias que contribuyan a mejorar el funcionamiento general de esta Secretaría.

B. PLAN DE PRODUCCIÓN. Es el conjunto de actividades que cada dependencia de la Secretaría General debe realizar como parte de sus funciones básicas para lograr los objetivos y metas propuestos, comprendidos dentro de los planes operativos de cada área.

C. PLAN DE SUPERVISIÓN Y CONTROL. Comprende todas las actividades que cada dependencia debe ejecutar para revisar permanentemente y en forma específica el correcto cumplimiento de planes, procesos, actividades y tareas asignadas.

D. PLAN DE CONTROL INTERNO. Está relacionado con el conjunto de actividades que se desarrollan para evaluar la aplicación de los sistemas de control desarrollados e implantados por cada una de las áreas de la Secretaría General. Este plan debe ser diseñado por el Secretario General como responsable del Sistema de Control Interno de ésta Secretaría y aplicado por la Unidad Administrativa de Control Interno.

E. JERARQUÍA LINEAL. Hace referencia a la línea de mando y autoridad establecida dentro de la estructura orgánica de la Secretaría General.

F. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS.

1. PLAN INSTITUCIONAL

a. La gestión de la Secretaría General se debe enmarcar en un Plan estratégico. Sus objetivos buscarán dar cumplimiento a la misión de la entidad.

b. Cada una de las dependencias de la Secretaría debe enmarcar su acción en planes operativos dirigidos a desarrollar en forma directa o indirecta la misión y planes estratégicos. Estos planes comprenderán siempre tres aspectos: a) Desarrollo y organización; b) Producción y, c) Supervisión y control.

c. El proceso de planificación es jerarquizado, por tanto los planes de las dependencias de menor jerarquía deben sujetarse obligatoriamente a los fines, objetivos y propósitos de los planes de superior nivel jerárquico.

d. Todos los planes que se formulen deben consultar las condiciones reales de la Secretaría General. Igualmente, deben ser aprobados por el superior jerárquico.

e. Todas las dependencias son responsables, dentro de su competencia, por la adecuada formulación de sus planes, por su seguimiento, supervisión y control y por la obtención de los resultados previstos.

2. PARTICIPACIÓN ADMINISTRATIVA.

a. El proceso de gestión de la Secretaría General debe ser participativo, debe conservar y respetar las líneas de autoridad y las competencias, las dependencias deben conducir este proceso en forma lineal.

b. Todos los funcionarios deben participar en la detección de las causas que originan los problemas de su trabajo y en la formulación y proposición de soluciones.

c. Los funcionarios de la Secretaría General deben proponer alternativas y formular recomendaciones que permitan optimizar la gestión de las dependencias, sus procesos y sus operaciones.

d. La participación es un proceso informal pero los resultados que de él se deriven deben estar sustentados técnicamente y por escrito.

e. Se participa en la discusión general o específica con argumentos técnicos, sólidos y coherentes con el ambiente (estrategia, política).

3. TOMA DE DECISIONES

a. La toma de decisiones obedece al esquema lineal de autoridad. Es responsabilidad de cada funcionario según sus atribuciones y su competencia.

b. Las discusiones rutinarias obedecerán a los procedimientos y operaciones establecidas y estarán en cabeza del funcionario competente.

c. Las decisiones se apoyan en un proceso consultivo, en una primera etapa, con las personas más cercanas al centro de decisión o con los funcionarios el asunto de que se trate.

d. Las decisiones se apoyan en un proceso colegiado de asuntos técnicos específicos de gran envergadura, sin perjuicio de la responsabilidad del competente por los resultados alcanzados.

e. La toma de decisiones siempre será individual por parte del funcionario competente, ya sea con visto bueno o autorización del superior, lo cual no exime la responsabilidad del primero en el asunto que es específicamente de su competencia.

f. Todas las decisiones que sean tomadas y modifiquen procedimientos o formas de elaborar las tareas rutinarias, deben constar por escrito en las Órdenes Administrativas que reglamenten dichos procesos.

4. RESPONSABILIDAD

a. Cada funcionario debe ser responsable de la ejecución de su trabajo, de las decisiones que adopte y de los resultados que alcance.

b. Los funcionarios con mando deben responder por la formulación o implantación de los planes, por su ejecución, por su supervisión y control y por los resultados obtenidos.

c. Los funcionarios deben ser responsables por el adecuado uso de los recursos que le sean asignados, tales como los recursos técnicos y tecnológicos, los materiales y la eficaz disposición del recurso humano bajo su mando.

5. COMUNICACIÓN

a. La comunicación para efectos informativos puede ser oral o escrita. Cuando se trate de políticas o asuntos importantes para los funcionarios de la Secretaría, deberá ser escrita.

b. La comunicación para la toma de decisiones, para la ejecución de los procedimientos y operaciones, para las propuestas técnicas, así como para las sugerencias, para optimizar operaciones y para las interpretaciones y posiciones en diferentes asuntos, deberá realizarse siempre por escrito.

c. En todos los procesos de comunicación se respetará la jerarquía de autoridad lineal.

d. Cada funcionario debe reportar al superior inmediato los asuntos que sean de importancia para la dependencia.

e. Los funcionarios con mando tienen la obligación de comunicar a los funcionarios a su cargo las políticas, objetivos, estrategias generales, funciones y procedimientos de la dependencia siempre por escrito, pero a su vez deben fomentar reuniones informativas.

f. Los aspectos de ejecución de labores rutinarias deben ser resueltos por los funcionarios competentes según los procedimientos establecidos.

ARTÍCULO SÉPTIMO. TÉCNICAS DE CONTROL

Con el propósito de obtener y analizar información, hechos y circunstancias de una situación y para conocer la existencia o no de controles y evaluar su efectividad en cualquier dependencia o proceso, las áreas responsables de ejercer controles pueden utilizar, entre otras, las siguientes técnicas de control:

Observación. Consiste en apreciar mediante el uso de los sentidos, los hechos y circunstancias relacionadas con el desarrollo de un proceso o con la ejecución de una o varias operaciones.

Inspección. Se refiere a la constatación técnica de un objeto, lugar o situación, sus características, componentes, medidas, accesorios, seguridades, valores, cantidades, atributos técnicos y estado en que se encuentran. Esta técnica se utiliza con el propósito de asegurar que los atributos correspondan a los establecidos o en caso contrario identificar las diferencias específicas o precisar nuevas condiciones.

Revisión analítica. Es el examen crítico de una situación, un proceso, un resultado o una información, por lo general compleja, en forma analítica, es decir, separando el todo en sus partes componentes de manera ordenada para conocer a fondo la estructura y compararlo frente a un criterio o situación patrón o deseable.

Examen de exactitud. Consiste en la verificación precisa de cualquier operación, documento o situación teniendo en cuenta variables cuantitativas que permitan verificar si el estado del objeto analizado se ajusta a las características registradas.

Comprobación. Es el examen de los soportes o registros que apoyan o sustentan una transacción u operación, con el propósito de tener la certeza de que se realizó de acuerdo a documentos soportes y de manera correcta.

Conciliación. Se refiere al establecimiento de confiabilidad entre dos registros independientes pero relacionados entre si.

Análisis de saldos y movimiento. Consiste en el estudio que se practica sobre el saldo de una cuenta de los estados financieros y los guarismos que le dieron como resultado.

Parágrafo: Las formas de control anteriormente descritas se aplicarán de manera individual o conjunta, dependiendo de la dependencia o proceso sobre el cual se adopten.

CAPÍTULO III

DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

El Sistema de Control Interno de la Secretaría General contará con un "Manual de Control Interno" como herramienta fundamental para su desarrollo e implantación. Éste tendrá las siguientes características:

ARTÍCULO OCTAVO. DEFINICIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO:

Es un documento, que contiene en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades de las distintas operaciones encaminadas a obtener mayor productividad, eficiencia u eficacia en todos los procesos administrativos que se adelanten en la Secretaría General.

ARTÍCULO NOVENO. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL.

El Manual de Control Interno de la Secretaría General debe alcanzar los siguientes objetivos específicos:

  • Reglamentar y mantener actualizados los procedimientos administrativos requeridos para el desarrollo de las funciones a cargo de la Secretaría General.

  • Precisar las responsabilidades de los funcionarios de la Secretaría General frente a la ejecución de los procesos, mediante la definición específica de las labores que deben desarrollar en cada puesto de trabajo.

  • Posibilitar la optimización de los diferentes procedimientos.

  • Facilitar la formulación y ejecución del Plan Operativo de cada dependencia o área de trabajo.

  • Facilitar la reglamentación de los medios y canales de comunicación formales de la Secretaría General.

  • Facilitar la evaluación individual del desempeño.

  • Propender por la calidad de la información en los diferentes niveles de la Secretaría General.

  • Facilitar estudios para la evaluación del control interno de la Secretaría General.

  • Servir de medio de inducción a los nuevos funcionarios para facilitar su incorporación a las diferentes dependencias o áreas de trabajo.

  • Facilitar la utilización racional de los recursos humanos y físicos.

  • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

  • Hacer posible la distribución de funciones en los diferentes niveles de la Secretaría General.

ARTÍCULO DÉCIMO. FASES DE DESARROLLO DEL MANUAL.

A. Diseño de metodología para la elaboración de los procedimientos.

B. Elaboración de la metodología para el levantamiento de información.

C. Levantamiento de la información. Se realizará en el orden de prioridad que determine cada una de las dependencias de acuerdo con las funciones esenciales de la Secretaría General.

D. Implantación del Manual. Durante esta fase se procesa la información previamente recolectada, clasificada y ordenada, produciendo los actos administrativos que reglamenten el Manual de Control Interno sobre las actividades que se realizan para sus análisis y uso en la Secretaría General.

E. Análisis y Diagnóstico. Mediante la utilización de técnicas de análisis organizacional, se evalúa cada uno de los procedimientos y controles inherentes detectando los problemas y las causas que hacen que éstos no sean óptimos o no cumplan con los objetivos para los cuales fueron diseñados.

F. Optimización del Manual. En esta se estudian las diferentes alternativas de solución a los problemas encontrados en la fase anterior, se propone la más viable para la Secretaría General y se pone en práctica.

Como resultado final de todo proceso y su continuidad en el tiempo se obtendrán procesos cada vez más técnicos y acordes con la realidad de la Secretaría General.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. PARTES O ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL MANUAL.

El Manual de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C. está constituido por cinco capítulos principales, los cuales se dividen en secciones, así:

Capítulo I. Introducción.

Sección A: Antecedentes.

Sección B: Instrucciones de Uso de los Manuales.

Capítulo II. Manual de Organización.

Sección A: Estructura de la Secretaría General.

Sección B: Funciones de la Secretaría General.

Capítulo III. Manual de Procedimientos Administrativos.

Sección A: Relación de procesos por dependencia.

Sección B: Datos Generales: Describe para cada dependencia y proceso, los siguientes aspectos:

  • Denominación del proceso.

  • Órdenes administrativas que crean y modifican el proceso.

  • Objetivo del proceso.

  • Fundamento Legal del mismo.

Sección C: Diagramas de flujo.

Sección D: Descripción de etapas y puestos de trabajo.

Sección E: Puntos o momentos de Control Interno.

Sección F: Indicadores de gestión.

Sección G: Formatos utilizados.

Sección H: Glosario de términos.

Capítulo IV. Manual de Funciones por puesto de trabajo. Este capítulo define para cada puesto de trabajo, para cada uno de los procesos y dependencias, las etapas a desarrollar y las cualidades necesarias para el ejercicio de las funciones allí estipuladas y que indican cuál es el perfil del funcionario ejecutor de las mismas. Estas cualidades deben incluir los resultados mínimos que un funcionario debe reunir para ocupar un puesto de trabajo determinado, los cuales son establecidos por la Oficina de Personal de acuerdo con las políticas de personal señaladas por el Secretario General.

Capítulo V. Manual de Formas.

Sección A: Diseño del formato.

Sección B: Características del Formato. Esta sección debe contemplar los siguientes aspectos:

  • La dependencia en la cual se presenta.

  • La denominación del proceso o los procesos en los cuales se utiliza.

  • Las instrucciones de diligenciamiento.

  • La ruta de cada una de sus copias.

  • Las características propias o requerimientos técnicos de impresión.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL MANUAL.

Los Manuales de Control Interno son piezas básicas dentro del sistema. Su elaboración debe ser una de las actividades centrales de la Unidad Administrativa de Control Interno y debe estar explícitamente contemplada dentro del Plan de Desarrollo de la Función de Control Interno. Por tal razón, el Manual de Control Interno, de la Secretaría General debe reunir las siguientes características:

Actualización inmediata. Los cambios que se produzcan en la organización de la Secretaría General, en los procedimientos, en los momentos o puntos de control y en las formas de las diferentes dependencias deberán quedar reflejados en el Manual de manera oportuna, siendo responsabilidad de los coordinadores de las áreas o jefes de las dependencias internas comunicar al Jefe de la Unidad Administrativa de Control Interno los cambios que beben producirse, para que de común acuerdo con los funcionarios responsables se determine si es viable que el proceso o procedimiento se modifique o si el mecanismo o instrumento de control utilizado debe cambiar.

Instrumento de Compendio de Comunicaciones escritas. El Manual estará conformado por los actos administrativos o comunicaciones escritas que expida la Secretaría General.

Consulta las necesidades de información de cada usuario.

Sistema de hojas intercambiables. Con el propósito de mantener actualizado permanentemente el Manual de Control Interno se utilizará el mecanismo de hojas intercambiables.

El Manual de Control Interno, una vez elaborado, constituye el elemento primordial del proceso de capacitación de los funcionarios responsables, tanto de la oficina de Control Interno como de los funcionarios de línea de la Secretaría General.

CAPÍTULO IV

DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. MISIÓN.

Su misión básica consiste en liderar el proceso de diseño y puesta en marcha del Sistema de Control Interno, así como efectuar el autocontrol del Sistema de Control Interno implementado en la Secretaría General. Esta Unidad actuará en forma autónoma e independiente buscando que la misión y los objetivos de la Secretaría General sean alcanzados; cubrirá todos los niveles jerárquicos de esta Secretaría y verificará el cumplimiento estricto de las políticas de control interno y de las disposiciones que enmarcan la función y competencia de la Secretaría General. Por tal razón, la Unidad Administrativa de Control Interno tiene las siguientes características:

  • Autonomía e independencia funcional de todas las operaciones de la Secretaría General que serán auditadas.

  • Alta capacidad técnica. Recursos humanos suficientes en calidad y cantidad y recursos técnicos y operativos suficientes.

  • No intervendrá en la gestión de las dependencias. No será copartícipe de las decisiones administrativas y/o técnicas adoptadas. Solamente efectuará recomendaciones.

  • Empleará técnicas modernas de Auditoría.

  • No ejercerá funciones en línea, no labores de previsaje o preauditoría a documentos, las cuales se realizarán mediante los procedimientos de trabajo existentes.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. FUNCIONES.

La Unidad Administrativa de Control Interno de la Secretaría General desarrollará las funciones señaladas en los artículos 12 de la Ley 87 de 1993 y 15 del Decreto 747 de 1993. En tal sentido su acción se dirigirá a:

  • Verificar el cumplimiento de la políticas, planes, programas, objetivos y metas de la Secretaría.

  • Fomentar el fortalecimiento de una cultura de control interno basada en el auto control que efectuará cada una de sus dependencias.

  • Buscar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido en la Secretaría General y que su ejercicio sea intrínseco a todos los cargos en especial a los de mando.

  • Procurar que los controles sean correctamente definidos y aplicados y que los responsables de su ejecución los cumplan en forma adecuada.

  • Estimular el proceso de mejoramiento continuo de la función de control.

  • Procurar el cumplimiento de la normatividad aplicable a las distintas actividades de la Secretaría General y recomendar ajustes.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. OBJETIVO.

Permitir que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor del Distrito Capital administre eficientemente el Sistema de Control Interno de acuerdo con sus necesidades, de manera que esta Secretaría alcance plenamente los objetivos determinados en cumplimiento de la misión que le ha sido asignada.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO.  COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Derogado por el Art. 8, Resolución 187 de 2018 Sec. General Alcaldía Mayor de Bogotá. Modificado por el art. 1, Resolución Secretaría General 96 de 1998

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, el Comité de Coordinación de Control Interno será el máximo organismo del Sistema de Control Interno en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C. Ver la Resolución de la Secretaría General 78 de 1999 , Ver el art. 29, Resolución Secretaría General 41 de 2006

Este Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno estará integrado por:

  • El Secretario General.

  • El Subsecretario General.

  • El Director de la Oficina de Estudios y Conceptos Jurídicos.

  • El Director de la Oficina Jurídica.

  • El Jefe de la Unidad Administrativa de Control Interno.

  • El Jefe de la Oficina de Personal.

  • El Jefe de la División Administrativa y Financiera.

  • Los demás funcionarios de la Secretaría General que a juicio de los miembros del comité y de acuerdo con los asuntos a tratar deban ser convocados.

La función básica del comité es la de definir dentro de los parámetros legales las políticas, los procedimientos, los métodos, y los lineamientos generales que debe contener el Sistema de ControI Interno de la Secretaría General, así como la de evaluar y realizar las modificaciones al Sistema, a fin de que éste se ajuste a la misión institucional y genere efectivamente los resultados esperados.

CAPÍTULO V

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. RECOMENDACIONES GENERALES RESPECTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Para el desarrollo óptimo de la gestión de sus dependencias y para su propio trabajo, los responsables del Control Interno en los diferentes niveles de la Secretaría General tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones:

1- Acatar y seguir los objetivos y estrategias organizacionales como un compromiso de los diferentes niveles de la Secretaría General.

2- El control que ejerzan deben tener las siguientes propiedades:

Integralidad. Que cubra todos los niveles y dependencias de la Secretaría General.

Neutralidad: Que no se incline según prejuicios favorables o adversos a funcionarios o situación alguna.

Equidad: Que el control se efectúe en toda la Secretaría General de manera equilibrada y con énfasis en las actividades de mayor riesgo.

Simplicidad: Que sea sencillo, de manera que no influya en la gestión.

Eficacia: Que sea el más adecuado para la dependencia bajo examen, de manera que su aplicación redunde en el desarrollo y mejoramiento de la gestión.

Economía: Que el beneficio obtenido supere siempre el costo.

Continuidad: Que su realización sea permanentemente por quienes ejecutan las actividades.

Constructividad: Que los funcionarios encargados de desarrollar los procedimientos tengan la obligación de realizar correcciones, prevenir desviaciones y proponer mejoras.

Complementariedad: Que cada control corresponda a un aspecto preciso y definido de la actividad u operación sobre la cual se ejerce, con miras a evitar la duplicidad y el aumento de costos.

3- Con fundamento de los anteriores criterios de los Jefes de las dependencias internas de la Secretaría General como responsables de la gestión a su cargo y del control interno en sus áreas, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Dar a conocer por escrito las funciones y procedimientos de su dependencia.

  • Hacer delegaciones específicas de atribuciones, debidamente respaldadas y dentro de su competencia. La responsabilidad por la realización de cada actividad tiene que ser delimitada a cada funcionario.

  • Supervisar la gestión para garantizar el cumplimiento de metas y la continuidad de las operaciones.

  • Establecer periódicamente y con cifras los resultados de la gestión, de tal manera que se pueda evaluar, supervisar y controlar.

  • Segregar las funciones de su dependencia a fin de que exista separación entre el control establecido y la operación realizada. Así mismo, se debe tener en cuenta que ningún funcionario debe tener la responsabilidad completa de una operación.

  • Efectuar rotación de los funcionarios en aquellos puestos de trabajo que se consideren críticos y de alto riesgo.

  • Asegurar mediante supervisión que cada funcionario cumpla con sus funciones y los deberes asignados a su cargo.

  • Responsabilizarse del establecimiento de controles y de la solución de los problemas que se presenten.

  • Aplicar el sentido común al desarrollo de sus actividades.

4- Las recomendaciones en materia de control deben contar con el respaldo del nivel de Dirección y ser acatadas una vez establecida su procedencia.

5- Los indicadores de gestión son el insumo básico del Sistema de Control Interno, lo cual implica procesamiento y análisis de tendencia absoluta y relativa que sea dinámico en las cifras por períodos.

6- Todos los funcionarios podrán acudir a las siguientes formas de autocontrol:

Archivo de asuntos pendientes: Tener mecanismos de verificación de los documentos o actividades pendientes.

Lista de verificación y chequeo: Empleo de relaciones de actividades pendientes que impliquen el manejo de la prioridad, los requisitos y los términos de cumplimiento.

Doble verificación: Selectivamente se puede repetir o ejecutar de nuevo y en detalle una operación con el fin de establecer su confiabilidad.

Comparación: Consiste en confrontar un dato con otro obtenido de manera independiente, con el cual se puede determinar su consistencia.

Control secuencial: Todo funcionario debe verificar el origen, la exactitud y validez del acto administrativo, operación o gestión precedente.

7- Velar porque en todo caso que lo amerite y de manera adecuada, se ejerza la función disciplinaria, poniendo especial atención al cumplimiento de los términos establecidos en el Estatuto Orgánico de Santa Fe de Bogotá, D.C. y demás normas vigentes sobre la materia.

8- Adelantar los estudios que se requieran y formular las propuestas a que haya lugar con el propósito de restablecer y simplificar los trámites y procedimientos relativos a la atención de los usuarios y a la toma de decisiones.

9- Propender por mejorar la atención de las quejas y reclamos de los usuarios y adelantar los correctivos necesarios para que éstas y aquellos no se presenten y se les de la solución pertinente.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. VIGENCIA.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a los 19 días de mayo de 1994

ALEJANDRO GAMBOA ALDER

Secretario General

MARÍA TERESA POSADA FAJARDO

Subsecretaria General