RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 173 de la Ley 100 de 1993, es función del hoy Ministerio de la Protección Social reglamentar "¿la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del Sistema de Seguridad Social de Salud independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio. La inobservancia de este reglamento será sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de funcionamiento.", y conforme al numeral 10 del artículo 2º del Decreto-ley 205 de 2003, le corresponde definir y regular el Sistema de Información del Sector que comprende, entre otros el Sistema de Seguridad Social Integral, así como los mecanismos para la recolección, tratamiento, análisis y utilización de la información;

Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencias en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional y la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales;

Que el artículo 5º del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que quienes administren recursos del sector salud y quienes manejen información sobre la población, incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del sistema integral de información del sector salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo, de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del hoy Ministerio de la Protección Social, correspondiéndole definir las características del Sistema de Información necesarias para el adecuado control y gestión de los recursos del sector salud;

Que el artículo 6º del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requieran el hoy Ministerio de la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del Fosyga;

Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman incluyendo los regímenes exceptuados del sistema, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, seguimiento a los traslados entre administradoras y regímenes, y optimización en la asignación de los recursos financieros;

Que para la conformación de la base de datos única de afiliados es indispensable su correcta, oportuna y completa identificación y registro;

Que mediante la Resolución número 890 de 2002 modificada por las Resoluciones números 1375 del mismo año y 195 de 2005, el Ministerio estableció los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes exceptuados del mismo y a planes adicionales de salud que los obligados a aplicarla deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información;

Que el Decreto 2280 de 2004, por el cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la Subcuenta de Compensación interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dispuso en su artículo 8º que no se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base única de afiliados. Del mismo modo, el giro de los recursos del Régimen Subsidiado en Salud se hará a partir de la información que para este régimen repose en la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, según lo establecido por el Decreto 050 de 2003, modificado por el Decreto 3260 de 2004;

Que se hace necesario definir las estructuras de datos que permitan la consolidación de la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 2280 de 2004 y garantizar la calidad y oportunidad de la información de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a los regímenes exceptuados del mismo y a planes adicionales de salud, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, control de movilidad entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros;

Que por razones de orden público en algunas zonas del país se deben generar mecanismos transitorios para garantizar el flujo de información relacionada con la afiliación al sector salud y que debido a las dificultades que se presentan en el trámite para la obtención de los documentos de identificación de los afiliados;

Que en la implementación de la Resolución número 890 de 2002, modificada por las Resoluciones 1375 de 2002 y 195 de 2005 y que reglamentan el flujo de información relacionado con los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se han formulado observaciones válidas por parte de las entidades obligadas a reportar la información para la conformación la Base de Datos Unica de Afiliados y, dada su importancia para el flujo de recursos en el sector es pertinente recoger dicha reglamentación en una única norma,

Ver el art. 3, Acuerdo del C.N.S.S.S. 343 de 2006

Artículo 1º. Objeto. La presente Resolución establece los requerimientos mínimos de información sobre la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, SGSSS, a los regímenes especiales y exceptuados del mismo y a planes adicionales de salud que los obligados a aplicar la presente resolución deben generar, mantener, actualizar y reportar para efectos de la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos y de determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

Artículo 2º. Campo de aplicación. La presente resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud, a las entidades Administradoras del Régimen Subsidiado, ARS, a los departamentos, distritos, municipios, a quienes administren los regímenes especiales y exceptuados del Sistema General de Seguridad Social en Salud y a todos los obligados a suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, evitando su desviación o indebida apropiación.

El Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional se encuentra exceptuado de la remisión de la información de que trata la presente resolución.

Artículo 3º. Disposición, mantenimiento, soporte y reporte de información. Los obligados a mantener y reportar información relacionados en el artículo anterior deberán mantener una base de datos de afiliados o asegurados, debidamente actualizada con la información generada desde el momento de la afiliación o celebración o prórroga de un plan adicional de salud, garantizando su disposición y entrega de conformidad con las especificaciones contenidas en los Anexos Técnicos que hacen parte integral de la presente resolución. La base de datos se mantendrá actualizada con la información de cada afiliado o asegurado y, en el caso de su desafiliación o retiro, deberá conservarse durante cinco años.

Los documentos fuente que soportan la información del afiliado o asegurado deberán mantenerse a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del Ministerio de la Protección Social y del Administrador Fiduciario del Fosyga debidamente clasificados y organizados, sin perjuicio de la obligación que les asiste a las Administradoras del Régimen Subsidiado, ARS, de entregar la información a los departamentos, distritos y municipios, de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos y en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y de la observancia de las demás normas sobre la materia.

El Ministerio de la Protección Social definirá y dispondrá a través del sitio web del Fosyga www.fosyga.gov.co la información básica de afiliados para consulta de las entidades y de usuarios en general.

Artículo 4º. Conformación y actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA. El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará una Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, al SGSSS y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

Se entenderá por Archivo Maestro el reporte que haga la entidad obligada a reportar según lo establecido en el artículo 2º de la presente resolución, correspondiente a los nuevos afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, siempre que dichos afiliados no se encuentren cargados a la BDUA. Si el afiliado ya se encuentra cargado en dicha base, aunque sea un afiliado nuevo para una entidad obligada a reportar, el manejo de sus características dentro de la BDUA se hará a través de las novedades de actualización, conforme lo establecen los Anexos Técnicos que hacen parte integral de la presente Resolución. La entrega de los archivos maestro se hará de la siguiente manera.

Las EPS y EOC remitirán al Administrador Fiduciario dentro de los ocho (8) primeros días hábiles de cada mes, el Archivo Maestro de sus nuevos afiliados, diferentes de aquellos que ya se encuentran cargados en la BDUA, con corte al último día del mes anterior, de acuerdo con las especificaciones establecidas en los Anexos Técnicos que hacen parte integral de la presente resolución.

Las Direcciones Departamentales de Salud remitirán al Administrador Fiduciario y las ARS al Ministerio de la Protección Social, dentro de los primeros ocho (8) días hábiles de cada mes el Archivo Maestro de ingresos de los afiliados al Régimen Subsidiado, entendido como el reporte de todos sus nuevos afiliados, diferentes de aquellos que ya se encuentran cargados en la BDUA, con corte al último día del mes anterior, de acuerdo con las especificaciones de los Anexos Técnicos que hacen parte integral de la presente resolución.

Las entidades administradoras de planes adicionales de salud y entidades de régimen especial y de excepción remitirán, por una única vez, al Administrador Fiduciario el 8 de mayo de 2006, el archivo de todos sus afiliados (activos y suspendidos) con corte a 30 de abril de 2006, de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo Técnico 1 que hace parte integral de la presente resolución y dentro de los ocho (8) primeros días hábiles de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año, el Archivo Maestro correspondiente a los nuevos afiliados, con corte al último día del mes inmediatamente anterior.

El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá los archivos de novedades que remitan las Entidades obligadas a reportar, durante los ocho (8) primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo con el calendario que establezca y en los horarios con él acordados y los validará, teniendo en cuenta el siguiente orden, primero, los archivos recibidos por novedades de ingresos de todos los Regímenes y segundo, los archivos de novedades de actualización.

En ningún caso se recibirán archi vos maestro de ingresos y de novedades de actualización después de la fecha y hora señaladas.

Una vez finalizada la validación de los archivos maestro de ingresos y de novedades de actualización, en el día noveno hábil de cada mes, el Administrador Fiduciario del Fosyga procederá a generar y a enviar los medios magnéticos de glosas a todas las Entidades y adicionalmente se copiará esta información a las Entidades Territoriales del Régimen Subsidiado en el sitio FTP destinado para tal fin. Copia de este resultado se enviará al Ministerio de la Protección Social.

Para el Régimen Contributivo, las EPS y EOC podrán efectuar una segunda entrega de novedades el décimo tercer día hábil de cada mes, las cuales serán validadas hasta el día décimo quinto hábil de cada mes, siguiendo el mismo orden señalado para la primera entrega y en el día décimo sexto se generarán y enviarán los medios magnéticos de glosas.

En el Régimen Subsidiado se entregarán novedades al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro de los ocho (8) primeros días hábiles de cada mes, procediendo de la siguiente manera: Las ARS entregarán mensualmente al municipio o distrito el archivo de novedades de sus afiliados, dentro de los primeros 10 días calendario de dicho mes y los municipios remitirán durante los 10 días calendario siguientes los archivos de novedades a los departamentos quienes consolidarán y validarán la información correspondiente de su jurisdicción y remitirán el consolidado de novedades dentro de los términos establecidos en el presente artículo. El Distrito Capital reportará la información directamente al Administrador Fiduciario del Fosyga en los términos aquí establecidos. Las ARS enviarán copia al Ministerio de la Protección Social del archivo de novedades remitido al municipio o distrito dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes.

Las entidades administradoras de planes adicionales de salud y entidades de régimen especial y de excepción, remitirán los archivos de novedades trimestralmente dentro de los ocho (8) primeros días hábiles de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre con cortes al 31 de enero, 30 de abril, 31 de julio y 31 de octubre, respectivamente.

Parágrafo 1º. Cuando por motivos de alteración en el orden público u otras causas, un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información prevista en la presente resolución, ni para realizar las validaciones correspondientes, las Administradoras de Régimen Subsidiado deberán remitir, con la periodicidad establecida para el reporte al municipio, la información de su población afiliada directamente al departamento respectivo, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar tal circunstancia al responsable del manejo de la información en el departamento.

Parágrafo 2º. Los campos, incluyendo los referentes a las novedades, exigidos en la presente resolución no considerados en los actuales formatos o formularios de afiliación, novedades y pagos serán exigibles a partir del momento en que tales formatos o formularios los incorporen. La obligación de reportar la información contenida en los campos adicionales está sujeta al suministro de las novedades respectivas por parte de los afiliados, efecto para el cual las entidades, dentro de los tres (3) meses siguientes a la actualización de los formatos o formularios, les requerirán la información a través de correo certificado dirigido al último domicilio registrado y/o, en su defecto, en el momento en que requieran la prestación de servicios de salud.

Parágrafo 3º. Sin perjuicio de las obligaciones establecidas en el artículo 55 del Decreto 806 de 1998, para efectos del registro de la nov edad N21, sobre traslados dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), tendrá un procedimiento especial conforme lo establece el Anexo Técnico 2, que hace parte integral de la presente resolución.

Artículo 5º. Responsabilidades en el cruce de bases de datos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 49 del Decreto 806 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, las EPS, ARS y EOC, para el control de la multiafiliación dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberán efectuar cruces y validaciones entre los afiliados incluidos en su base de datos.

Igualmente, efectuarán cruces y validaciones entre su base de datos y la consolidada que para cada entidad suministre el Administrador Fiduciario del Fosyga. Lo anterior con el objeto de remitir la base de datos depurada, para lo cual, además de lo que estime pertinente cada entidad, tendrá en cuenta lo siguiente:

Las Entidades Promotoras de Salud y demás EOC y las ARS deberán cruzar su información interna.

Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, autorizadas para administrar el régimen subsidiado, cruzarán sus bases de datos de los dos regímenes.

Los distritos y municipios deben cruzar la información de la población afiliada al régimen subsidiado de su jurisdicción.

Los departamentos cruzarán la información de los municipios y distritos ubicados en su jurisdicción, que tengan afiliados al régimen subsidiado.

El Administrador Fiduciario del Fosyga actualizará la base de datos única de afiliados con las novedades reportadas, ejercerá control total sobre la información y efectuará los cruces que considere necesarios, con base en los datos de los afiliados, garantizando que en el respectivo cruce el afiliado exista una y solo una vez, teniendo especial cuidado en el caso del mismo afiliado con diferente tipo o número de documento de identidad.

Adicionalmente, cruzará la información de afiliados al régimen subsidiado a nivel nacional, identificando las deficiencias en el control de multiafiliados que se hayan presentado en cada uno de los niveles municipal, distrital o departamental. Los resultados de este cruce serán enviados a la Superintendencia Nacional de Salud, al departamento o distrito si la multiafiliación se presenta entre municipios de su jurisdicción o al municipio o distrito si la multiafiliación se presenta entre ARS de su jurisdicción. En caso de presentarse multiafiliación entre departamentos o entre departamentos y distritos diferentes, se enviará a las dos entidades territoriales.

Cruzará también la información de los regímenes contributivo y subsidiado, así como de los regímenes especiales y de excepción, y reportará la información de los multiafiliados a los entes territoriales según lo definido en el inciso anterior, a la Superintendencia Nacional de Salud y a los demás organismos de control, cuando a ello hubiere lugar.

Efectuará los cruces para establecer que las personas amparadas por planes adicionales de salud se encuentren afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud, informando a las entidades involucradas y a la Superintendencia Nacional de Salud los casos detectados en los que no se encuentre tal coincidencia.

La Base de Datos Unica de Afiliados, constituye la herramienta para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud así como para el flujo de recursos, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Artículo 6º. Validación y ajustes.

El Administrador Fiduciario del Fosyga verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por los obligados, actualizará la base de datos de afiliados con los registros sin errores y generará los archivos de registros inconsistentes y de multiafiliados, los cuales enviará a los involucrados para que procedan a solucionarlos.

El Administrador Fiduciario del Fosyga actualizará permanentemente la base de datos única de afiliados, la suministrará a los actores involucrados, en lo pertinente a su competencia, y la utilizará como soporte para el proceso de compensación según lo establecido por el artículo 8º del Decreto 2280 de 2004. Los términos para la validación y entrega de correcciones son los siguientes:

El Administrador Fiduciario del Fosyga deberá disponer la BDUA debidamente actualizada a las EPS y EOC, en lo pertinente a su competencia, al menos un (1) día hábil antes de los procesos de compensación que se lleven a cabo durante el mes, conforme lo establece el Decreto 2280 de 2004. Para ello deberá haber validado la totalidad de la información reportada por las EPS y EOC y enviado respuesta sobre dicha validación a las entidades.

El Administrador Fiduciario del Fosyga notificará a las entidades territoriales dentro los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción, sobre los medios magnéticos que sean ilegibles, que presenten defectos físicos o sobre los registros inconsistentes y casos de multiafiliación encontrados. El Administrador Fiduciario del Fosyga actualizará las bases de datos con los registros que no presenten inconsistencias.

Las entidades territoriales a las cuales se haya notificado cualquiera de las circunstancias a que se refiere el inciso anterior, deberán remitir la información corregida, dentro de los ocho (8) días hábiles del mes siguiente.

Artículo 7º. Identificación de los afiliados. La identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será el número único de identificación personal NUIP o la cédula de ciudadanía para los mayores de edad o la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años o el registro civil para los menores de 7 años; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte.

Para las poblaciones especiales definidas en el Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al Régimen Subsidiado que no posean los documentos de identidad previstos en el presente artículo, se tendrá en cuenta el tipo de documento y composición del número de identificación contenido en el Anexo Técnico 1 que hace parte integral de la presente resolución.

Parágrafo. Para el Régimen Subsidiado, los recién nacidos y la población infantil menor de 5 años, prioritaria según lo establecido en el parágrafo del artículo 7º del acuerdo 244 de 2003, podrá afiliarse sin su grupo familiar; reportándolo para la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, individualmente, como un cabeza de familia.

Artículo 8º. Reporte de información sobre defunciones. Las autoridades o entidades responsables de expedir licencias o certificados de inhumación sobre personas fallecidas deberán reportar dentro de los últimos diez (10) días calendario de cada mes la información correspondiente al mes inmediatamente anterior al Administrador Fiduciario del Fosyga de acuerdo con la estructura definida en el Anexo Técnico 1 de esta resolución o con las instrucciones y especificaciones que el Administrador Fiduciario del Fosyga señale.

Artículo 9º. Presentación y recepción de la información. La información se presentará en medio magnético o por transferencia electrónica al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro de los plazos señalados en la presente resolución, de conformidad con el calendario definido por dicho administrador y en los horarios con él acordados.

Los obligados a reportar la información a que se refiere la presente resolución deberán garantizar su consistencia, veracidad y el cumplimiento de la estructura definida en los Anexos Técnicos, efecto para el cual, además de los medios a su alcance.

Los medios magnéticos deberán entregarse acompañados de comunicación suscrita por el representante legal del obligado, como garantía de que los datos enviados corresponden con los reportados por el afiliado o el aportante y de que su consistencia ha sido evaluada. Cuando la información sea reportada a través de transferencia electrónica, la comunicación respectiva se remitirá al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro del plazo y calendario establecidos en la presente Resolución.

Para que la información se entienda debidamente recibida dentro del plazo y calendario fijados, se requiere que supere en su recepción la validación de estructura y consistencia de los datos y del recibo oportuno de la comunicación remisoria suscrita por el representante legal del obligado.

Artículo 10. Reserva en el manejo de los datos. Los organismos de dirección, vigilancia y control, el Administrador Fiduciario del Fosyga, los departamentos, distritos, municipios y los obligados a mantener y reportar la información a que alude la presente resolución, deberán observar la reserva con que debe manejarse y utilizarla única y exclusivamente para los propósitos de la presente disposición dentro de sus respectivas competencias, conforme lo establece la Resolución 816 de 2004 y demás normas que la modifiquen o adicionen.

Artículo 11. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones de la presente resolución. Sin perjuicio de las sanciones previstas en las disposiciones legales sobre la materia, incluyendo la posibilidad de revocatoria de la autorización de funcionamiento en los términos del numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, siempre que se presente incumplimiento en los plazos, términos y condiciones, en el suministro de la información sobre afiliación a que se refiere la presente Resolución, con el fin de evitar una indebida apropiación o desviación de recursos, el Administrador Fiduciario del Fosyga dará traslado inmediato a la Superintendencia Nacional de Salud y, tratándose de entes públicos a la Procuraduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República, contralorías territoriales y demás organismos de control correspondientes.

Como quiera que la información requerida en esta resolución tiene, entre otros, el propósito de evitar pagos o apropiaciones indebidos de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, su suministro será indispensable para el reconocimiento de UPC o para el giro de recursos del Fosyga a favor de los obligados a reportarla.

Artículo  12. Bases de datos soporte para el giro en el régimen subsidiado.  Derogado por el art. 6, Resolución Min. Protección 5078 de 2006. El primer giro de los recursos para el régimen subsidiado se hará con base en la contratación informada por los respectivos entes territoriales. Los giros posteriores, de conformidad con lo previsto en el Decreto 3260 de 2004, se harán con base en los registros de afiliados que hayan sido suministrados por los departamentos, distritos y municipios en medios magnéticos legibles, sin defectos físicos, con registros consistentes, afiliados identificados con documentos válidos y que se encuentren en la Base de Datos Unica de Afiliados, al momento de efectuar el correspondiente giro.

El número de afiliados que se en encuentren en la Base de Datos Unica de Afiliados para cada entidad territorial, será tenido en cuenta para la asignación de recursos del Fosyga, por parte del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, en el siguiente período de contratación.

Artículo 13. Validación proceso de compensación. El proceso de giro y compensación que debe realizarse en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 2280 de 2004, se validará por el administrador fiduciario del Fosyga contra la Base de Datos Unica de Afiliados actualizada a la fecha de cada proceso.

Artículo 14. Especificaciones técnicas. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social actualizará los Anexos Técnicos que hacen parte integral de la presente Resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

Artículo  15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, deroga las Resoluciones números 890 de 2002, 1375 de 2002 y 195 de 2005, sus anexos técnicos, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 11 días de abril de 2006.

El Ministro de la Protección Social,

DIEGO PALACIO BETANCOURT.

ANEXO TECNICO NUMERO 1 Modificado por la Resolución del Min. Protección 5078 de 2006

BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS, BDUA RESOLUCION 1149/2006

El presente anexo técnico está dividido en cuatro partes. La primera trata sobre las especificaciones para la identificación de los afiliados, la segunda parte la estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga las entidades obligadas a su reporte. La tercera parte contiene el glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de asegurados, contratos y aportantes. La cuarta parte contiene las especificaciones tecnológicas para la remisión de la información.

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Unica de afiliados la siguiente tabla:

Aplica para los afiliados de población especial que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Para los efectos previstos en el presente anexo técnico, se entiende como recién nacido SIN IDENTIFICAR al menor nacido vivo con una e dad menor o igual a treinta (30) días.

El tipo de documento MS lo puede utilizar el Régimen Contributivo, el Régimen de Excepción, medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, para el afiliado menor de edad recién nacido vivo SIN IDENTIFICAR con edad menor o igual a 30 días, mientras no haya sido registrado ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: registro civil de nacimiento o tarjeta de identidad o Número único de identificación o cédula de ciudadanía, solo, se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial los especificados en la Tabla A. TIPOS Y NUMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACION ESPECIAL.

El tipo de documento "NU" que está registrado actualmente en la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA, en el Encargo Fiduciario del Fosyga deberá ser actualizado por las entidades obligadas a reportar por el "tipo de documento" autorizado por la Registraduría Nacional del Estado Civil RNEC, así: para el registro civil "RC", para la tarjeta de identidad "TI" para la cédula de ciudadanía "CC".

Las Entidades deberán enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen.

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada unos de los regímenes: Contributivo, Subsidiado, Excepción y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral "III. Glosario de Campos" de este Anexo Técnico Número 1.

2.1 REGIMEN CONTRIBUTIVO

Aplica para las EPS, EOC.

TABLA 3. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL REGIMEN CONTRIBUTIVO

Si un afiliado tiene más de un Aportante, la Entidad debe reportar un registro por cada uno de los Aportantes, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados e identificando los datos de cada nuevo Aportante.

Si un cotizante es independiente él es su propio Aportante, debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos tipo y número de identificación del Aportante en el archivo maestro de afiliados.

Aplica para las entidades administradoras de Régimen Subsidiado, entidades locales y departamentales de salud que consolidan la información de afiliados.

La información remitida en esta tabla se verificará con la información grabada por las entidades en el aplicativo de Contratos dispuesto por el Ministerio en el sitio web www.minproteccionsocial.gov.co/ o en www.fosyga.gov.co ítem "Contratación Régimen Subsidiado".

Solo podrán ingresar a la base de datos los registros de afiliados de los contratos certificados en el aplicativo de contratación mencionado.

Aplica para Ecopetrol, el Fondo prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

2.4 MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD Y PLANES COMPLEMENTARIOS DE SALUD

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

3. ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE NOVEDADES

Aplica para todos los Regímenes, Contributivo, Subsidiado, Exceptuados, Medicina Prepagada y Seguros de Salud.

3.1 NOVEDADES DE INGRESO

Se entiende por INGRESO la información de afiliación que por primera vez se carga a la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA que administra el Consorcio Fiduciario del Fosyga. Para este caso se debe reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

3.2 NOVEDADES DE ACTUALIZACION DE DATOS Y AFILIACION

Las Entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el reporte de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio.

Las entidades obligadas a reportar deben enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga como novedades, las modificaciones los datos reportados en los archivos maestro de afiliados de las Tablas 3, 5, 7 y 8 de acuerdo con los códigos de la TABLA 10. "CODIGOS DE NOVEDADES", en la estructura de la TABLA 9. "ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES".

Cuando la novedad de actualización afecte más de un campo en el registro del afiliado o asegurado, se debe tener en cuenta el orden de las variables a actualizar según el código de novedad contenido en la TABLA 10. "CODIGOS DE NOVEDADES", además del régimen al que aplica la novedad.

TABLA 11. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES

TABLA 12. CODIGOS DE NOVEDADES: Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados inscritos a la BDUA.

Cuando un afiliado presente en un mismo período más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Para el Régimen Subsidiado, cuando se cambia de vigencia o de período de contratación, los afiliados correspondientes a contratos suscritos en la modalidad de continuidad se deben actualizar con la novedad N15 "traslado entre ARS o de actualización de número y/o fecha de inicio del contrato".

En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados, BDUA.

Son los datos que las entidades deben mantener en su sistema de información, independientemente de los demás previstos en los formularios de afiliación y de todos los necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a sus afiliados, así como para atender los requerimientos especiales de las entidades de control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.

Para los nombres y apellidos compuestos se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos.

En la columna CODIGO se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable, en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripción de la variable, en la columna LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo, en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en REGIMEN se indica a qué régimen (Contributivo ¿C-, Subsidiado ¿S-, Excepción ¿E-, Prepagadas o pólizas de salud ¿P-) es aplicable.

TABLA 12. GLOSARIO DE CAMPOS

1. MEDIOS

La información debe presentarse en medio magnético o electrónico. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:

a) Disco Compacto (CD);

b) Disquete, ZIP, 120 MB o superior;

c) Transferencia Electrónica.

2. CARACTERISTICAS DE FORMATO

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión

b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin y se utiliza el ENTER como fin de registro;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,);

e) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

f) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

g) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ¿O¿ la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro;

l) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético;

m) Para optimizar el proceso de envío de los archivos se pueden comprimir.

Bogotá, D. C., a los 11 días del mes de abril de 2006

ANEXO TECNICO NUMERO 2

BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS, BDUA

RESOLUCION 1149/2006

SOLICITUD Y AUTORIZACION DE TRASLADO AFILIADOS EN BDUA

POR PARTE DE LAS EPS y EOC

El presente anexo técnico tiene por objeto definir la forma en que las entidades obligadas a reportar información a la BDUA deben presentar ante el administrador fiduciario del Fosyga el traslado de afiliados, como novedad N21, a fin de reflejar en dicha base los traslados efectuados por dichos afiliados y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de estas entidades.

En ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. Lo que establece el presente anexo es la legalización ante la base de datos de un proceso que debe darse físicamente, siguiendo toda la normatividad vigente.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud y dará la aceptación o negación de la solicitud de la entidad a la cual se trasladó el afiliado.

Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1, a través del Administrador Fiduciario.

Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tienen cargado el afiliado en la BDU A autorice o niegue su movilidad en la base.

R1: Archivo con la información que debe presentar la Entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a través del administrador fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

R2: Archivo que envía el Administrador Fiduciario a la Entidad que tiene el afiliado cargado en BDUA (Entidad1) como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo. La información es igual, solo cambia la entidad en la cual se encuentra el afiliado en caso de ser diferente a la reportada por la Entidad2 en el archivo R1.

R3: Archivo enviado por el Administrador Fiduciario a la Entidad2 como resultado de la validación en la BDUA y que se remite en caso de no encontrarse registrado el afiliado en la BDUA. Es el mismo archivo R1, adicionándosele el campo con la glosa definida en la estructura del archivo R3.

R4: Archivo que entrega la Entidad1 como resultado de la solicitud de la Entidad2 al Administrador Fiduciario. Corresponde a la misma información del archivo R1 con tres campos adicionales que corresponden al consecutivo que dio la Entidad1 a la solicitud física de traslado, a la respuesta de la solicitud (aprobado o negado) y su causal, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

R5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario a la Entidad2. Este resultado contiene el archivo R4 más toda la información del afiliado en la BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.

Fecha de afiliación: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la Entidad2, independientemente del momento en que inicia la cobertura al afiliado por parte de dicha entidad conforme la normatividad vigente.

Durante el primer proceso de actualización de BDUA del mes siguiente al traslado, y únicamente durante el primer proceso, la Entidad2 efectúa la solicitud por el afiliado que pretende trasladar en la BDUA a la Entidad1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en la estructura definida en el archivo R1.

Para el caso de este proceso específico la información del archivo R1 deberá ser remitida al administrador fiduciario del Fosyga a más tardar el tercer día hábil del mes.

El Administrador Fiduciario debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo R1, emitir a la Entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA. Esta información se enviará en la estructura de archivo R3.

El Administrador fiduciario, el quinto día hábil del mes en el cual recibió la solicitud, deberá enviar a la Entidad1 el archivo R2 con la solicitud del traslado. Esto para aquellos registros que no hayan sido reportados en el archivo R3.

El Administrador fiduciario verificará que en el proceso normal de actualización de novedades los registros recibidos para ser modificados, por cualquier motivo, no coincidan con aquellos enviados en los archivos R1, en el mismo mes, por parte de las distintas entidades.

Si la Entidad que tiene el afiliado cargado en BDUA es diferente a la Entidad1 que indicó la Entidad2 en el archivo R1, el administrador Fiduciario también le enviará una notificación a la Entidad2 informando el hecho, en el archivo R3.

Durante el segundo proceso de actualización de BDUA del mes siguiente al traslado, y únicamente durante el segundo proceso, la Entidad1 enviará la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2 en el Archivo R4, que incluye la respuesta y la causal de acuerdo con los códigos asignados a estas causales.

Los registros solicitados estarán bloqueados para todos los efectos en BDUA hasta tanto se reciba la respuesta de parte de la Entidad1; es decir, si la Entidad1 no responde, esta no podrá compensar al afiliado ni hacer novedades de modificación hasta que envíe una respuesta sobre la solicitud de traslado. Así mismo impedirá que la Entidad2 avance en el proceso de traslado en caso de tener suficiente justificación para hacerlo.

El Administrador fiduciario informará a la Entidad2 la respuesta dada por la Entidad1 a la solicitud, en el archivo con estructura R5 el décimo sexto día hábil del mes en el cual se envío la solicitud de traslado en la BDUA.

Entre el cuarto y octavo día hábil del mes en que la Entidad2 recibió la respuesta por parte del Administrador Fiduciario, esta enviará la novedad N21 con los registros que fueron autorizados. Este mes coincide con el mes subsiguiente al traslado y es en el cual inicia la cobertura por parte de la Entidad2.

1. Causales de aceptación del traslado

1. Afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia.

2. Afiliación con pérdida de la antigüedad.

3. No cumple con el tiempo de respuesta según Decreto 1703 artículo 31.

4. Por unificación de grupo familiar.

5. Por cobertura geográfica.

6. Mal servicio comprobado.

7. Pérdida de capacidad de pago (pasa a ser beneficiario) o fallecimiento del cotizante Incumplimiento del Margen de Solvencia.

8. EPS en liquidación.

9. Traslado al Régimen de Excepción.

10. Pensionado del Seguro Social.

11. Fallo de tutela.

12. Por aclaración de multiafiliación.

2. Causales de negación del traslado

1. No cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS1-EPS3.

2. Suspensión por mora.

3. Desafiliación por mora.

4. Cotizante / beneficiario con mora en copagos o cuotas moderadoras.

5. Cónyuge o Compañero Cotizante donde el cotizante principal o la cabeza de grupo familiar no ha manifestado a esta EPS su intención de traslado.

6. Es beneficiario cónyuge y con grupo familiar unificado en la EPS a la cual se solicita el traslado.

7. Usuarios con tratamiento en curso (hospitalizados).

8.Usuarios con Licencia de maternidad o incapacidad.

9. Multiafiliado con situación no aclarada.

10. La solicitud de traslado es extemporánea según lo estipulado en el Decreto 1703 artículo 31.

11. Afiliado presuntamente fallecido.

12. Otras Causales.

La información debe presentarse en medio magnético o electrónico. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:

a) Disco Compacto (CD);

b) Disquete, ZIP, 120 MB o superior;

c) Transferencia Electrónica.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión

b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin y se utiliza el ENTER como fin de registro;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,);

e) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

f) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

g) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ¿O¿ la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro;

l) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético;

m) Para optimizar el proceso de envío de los archivos se pueden comprimir.

ARCHIVO R1

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

Nota. Los campos 67 y 68 deben ser diligenciados cuando el afiliado que se pretende trasladar sea beneficiario o adicional; en caso de ser cotizante estos campos deben remitirse vacíos.

ARCHIVO R2

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

Nota. Los campos 67 y 68 deben ser diligenciados cuando el afiliado que se pretende trasladar sea beneficiario o adicional; en caso de ser cotizante estos campos deben remitirse vacíos.

ARCHIVO R3

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

Nota. Los campos 67 y 68 deben ser diligenciados cuando el afiliado que se pretende trasladar sea beneficiario o adicional; en caso de ser cotizante estos campos deben remitirse vacíos.

ARCHIVO R4

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

Nota. Los campos 67 y 68 deben ser diligenciados cuando el afiliado que se pretende trasladar sea beneficiario o adicional; en caso de ser cotizante estos campos deben remitirse vacíos.

ARCHIVO R5

CONSULTAR TABLA EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF

Nota. Los campos 67 y 68 deben ser diligenciados cuando el afiliado que se pretende trasladar sea beneficiario o adicional; en caso de ser cotizante estos campos deben remitirse vacíos.