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Circular Conjunta 18 de 2006 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
16/06/2006
Fecha de Entrada en Vigencia:
16/06/2006
Medio de Publicación:
No se publica
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR CONJUNTA 018 DE 2006

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS Y UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL; GERENTES DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, EMPRESAS SOCIETARIAS Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL Y ENTE AUTÓNOMO UNIVERSITARIO, UNIVERSIDAD DISTRITAL.

DE:

SECRETARÍA DISTRITAL

VEEDURÍA DISTRITAL

ASUNTO:

COMPATIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES U ORGANISMOS DISTRITALES.

FECHA:

Junio 16 de 2006

Ver la Circular Conjunta de la Sec. General y la Veeduría Distrital 046 de 2007

Consolidar una cultura de control interno y calidad en la Administración Distrital implica contar con sistemas efectivos que permitan el desarrollo constante, la mejora continua de la organización y sus procesos y el uso eficiente de los recursos públicos, lo cual será medido básicamente en términos de la satisfacción social en la presentación de los servicios a cargo de las entidades.

En el Plan de Desarrollo 2004 - 2008 "Bogotá Sin Indiferencia" fue incluido el Objetivo de Gestión Pública Humana con el propósito de fortalecer las acciones del gobierno distrital y adecuar la Administración para garantizar la materialización y el respeto de los derechos humanos y demás derechos constitucionales y legales, como condición fundamental para la construcción colectiva y progresiva de una ciudad moderna y humana, incluyente, solidaria y comprometida con el desarrollo de un Estado Social de Derecho, con hombres y mujeres que ejerzan a plenitud su ciudadanía y reconozcan su diversidad y su compromiso con Bogotá.

Este objetivo cuenta con los programas de Administración Moderna y Humana y Bogotá Transparente y Efectiva, que tiene como compromisos fundamentales la implantación de sistemas de gestión de la calidad y la consolidación de sistemas de control interno, como herramienta de gestión sistemáticas y transparentes que permiten, de una parte, dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social, y de otra autorregulación institucional y evaluaciones integrales a sectores estratégicos de la ciudad para garantizar la transparencia y enfrentar la corrupción.

El Gobierno Nacional y el Gobierno Distrital han expedido normatividad directamente relacionada con la implantación y consolidación de los dos sistemas. Para el tema de calidad fue expedida la Ley 872 de 2003 y mediante el Acuerdo 122 de 2004 del Concejo de la Ciudad, se adoptó para el Distrito Capital el Sistema de Gestión de la Calidad, siendo reglamentado por el Alcalde Mayor mediante Decreto Distrital 387 de 2004. El Gobierno Nacional expidió además el Decreto 4110 de 2004 que reglamentó la mencionada Ley y adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2004), determinando los lineamientos generales y requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo la obligatoriedad de su aplicación para todos los organismos, entidades y agentes responsables.

Así mismo, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599 de 2005, que adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. (MECI 1000:2005), que determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de control interno en las Entidades y agentes obligados, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 87 de 1993. De acuerdo con lo dispuesto por el citado decreto, el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió en marzo de 2006, el Manual de Implementación del MECI.

Analizadas las normas mencionadas, se pone en evidencia un concepto recurrente la "compatibilidad con otros sistemas de gestión", el cual pretende que se analice la complementariedad de los sistemas de gestión de la calidad, control interno, desarrollo administrativo, en la lógica de que estos son instrumentos o herramientas que comparten elementos. En este sentido, resulta posible que la implementación de alguno de los resultados de uno de ellos, permita el cumplimiento parcial de requisitos de otros, por lo que en la implementación debe tenerse especial cuidado en la identificación de elementos comunes, evitando así la duplicación de esfuerzos.

La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, lo cual exige que las autoridades administrativas coordinen sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines esenciales del Estado. En el Distrito Capital corresponde a la Secretaría General y la Veeduría Distrital coordinar y orientar los procesos de implantación de los sistemas de la calidad y de control interno, respectivamente, entidades que se han dado a la tarea de adelantar esa labor conjuntamente, de tal forma que se permite evidenciar los elementos comunes a la implementación de los dos sistemas y facilitar la tarea operativa, a través del desarrollo de iniciativas comunes. Por lo anterior se emite las siguientes directrices:

1. Compatibilidad de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Control Interno

La implementación del sistema de gestión de la calidad y del Modelo Estándar de Control Interno son ejercicios complementarios, en los que hay, como se señaló, elementos comunes y requisitos de un sistema que permiten el cumplimiento parcial, de los elementos del otro, por lo que en la implementación se deberán tener en cuenta los lineamientos que en este sentido emitan conjuntamente la Secretaría General y la Veeduría Distrital. Para tal fin, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General y la Delegación para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal de la Veeduría Distrital, se encuentran adelantado el ejercicio de identificación de los elementos comunes a la implementación de los dos sistemas, para lo cual han sido evaluados los siguientes componentes:

1.1 Compromiso de la alta gerencia o alta dirección

Tanto la norma técnica de calidad, como el Modelo Estándar de Control Interno, han determinado la necesidad de que la alta gerencia designe un servidor público del más alto nivel con el fin de garantizar la operatividad de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo de cada sistema.

Teniendo en cuenta la afinidad del rol y la responsabilidad frente a dichas acciones, y en aras de evitar la duplicidad de esfuerzos y de inversión de recursos, es recomendable que para la implementación de los dos sistemas se designe un único representante de la Dirección o alta gerencia y que en lo posible sea el jefe del área de planeación o quien haga sus veces.

1.2 Determinación de los equipos de trabajo

Al igual que lo enunciado en el compromiso de la alta gerencia se recomienda que los equipos que liderarán, impulsarán y en muchos casos apoyarán la implementación de los dos sistemas, estén conformados por los mismos servidores públicos, facilitando así la coordinación de acciones, la información y capacitación y el logro de los objetivos propuestos.

En este sentido y de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 a través de la Circular 03 de 2005, se requiere de la conformación de tres equipos de trabajo institucional, para lo cual se plantea tener en cuenta los siguientes lineamientos:

a. Grupo Directivo: Considerando que, de acuerdo con lo establecido por la Ley 87 de 1993, las entidades cuentan con el Comité Coordinador de Control Interno, el cual, según lo dispuesto por la Circular 03 de 2005 expedida por Presidente del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, deberá impulsar la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, así como también tienen establecido el Comité de Gestión de la Calidad y que estos dos Comités están conformados por el equipo directivo, para efectos de su armonización y de la racionalización del tiempo de los servidores integrantes, lo más conveniente es que se constituya uno sólo denominado "Comité de Gestión de la Calidad y Control Interno" que estará presidio por el Jefe o representante legal de la respectiva entidad u organismo.

La secretaría Técnica de dicho Comité la ejercerá el representante de la Dirección para la implementación de MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad, cita en el numeral 1.1 de la presente Circular. No obstante, en los temas inherentes al Sistema de Control Interno, distintos a la implementación del MECI, la secretaría técnica la llevará a cabo el jefe de Control Interno.

En el acto administrativo mediante el cual se conforme el Comité de Gestión de la Calidad y Control Interno, deberán incluirse las funciones de los dos comités anteriores y se derogarán los actos mediante los cuales se crearon los actuales comités de Gestión de la Calidad y de Control Interno.

b. Grupo operativo: Como ambos sistemas requieren de grupos que apoyen la operación e implementación, debe conformarse un solo grupo con la participación de los gestores de la calidad designados en cada área, de los servidores asignados para implementar el MECI y, cuando se considere pertinente, miembros de comités de alcance institucional; este grupo asumirá la responsabilidad del mejoramiento de procesos y de la implementación de los 2 sistemas, y estará coordinado por el representante de la alta gerencia.

c. Grupo evaluador del MECI: Constituido por el Jefe y los funcionarios de la Oficina de Control Interno, llevará a cabo la evaluación independiente y se apoyará en los auditores de calidad formados en cada entidad, cuando así se requiera.

d. Grupo evaluador del Sistema de Gestión de la Calidad: De acuerdo con lo establecido por la Circular 06 de 2005, expedida por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, este grupo estará constituido por auditores internos de calidad, quienes deberán ser coordinados por la Oficina de Control Interno. Auditoria Interna o quien haga sus veces; al mismo tiempo, dicha Oficina, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma.

1.3 Diagnóstico

Partiendo de la definición de la palabra diagnóstico, entendido como el conjunto de actividades realizadas para establecer el estado del arte de un elemento, proceso o entidad respecto de los parámetros establecidos indistintamente por la norma técnica de calidad o el Modelo Estándar de Control Interno, y del análisis que de la complementariedad de herramientas han hecho conjuntamente la Veeduría Distrital y la Secretaría General, se determinó:

a. El Diagnóstico se abordará desde dos momentos, el primero la aplicación de la herramienta diseñada por la Secretaría General para el diagnóstico de calidad, tarea que deberá estar culminada a más tardar el quince de junio de 2006, y un segundo momento en el cual se diagnosticará los elementos del MECI, para lo cual las entidades podrán hacer uso del formato sugerido en la Circular 03 de 2005 del Director del Departamento Administrativo de la Función Pública o la metodología que más se ajuste a su realidad institucional; este autodiagnóstico deberá estar concluida antes del 14 de Julio de 2006. En este orden de ideas se precisa que son ejercicios complementarios y que se debe abordar primero el diagnóstico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad, una vez finalizado, dentro de los plazos establecidos se iniciará la aplicación del instrumento para el diagnóstico MECI 1000:2005.

b. Se sugiere que una vez haya sido efectuado el diagnóstico relativo al Sistema de Gestión de la Calidad, se adelante un análisis de los resultados obtenidos frente a las necesidades del autodiagnóstico de MECI, de modo tal que se descarten las preguntas cuya respuesta pueda deducirse de los datos ya obtenidos. Para orientar a las entidades al respecto, la Veeduría Distrital presentará aquellos elementos comunes, que deben ser tenidos en cuenta para el cruce de información.

El Análisis mencionado debe ser previo a la aplicación de la herramienta para el autodiagnóstico de MECI, con el ánimo de optimizar el manejo de la información contenida en los dos diagnósticos.

c. Para la determinación de los planes de acción o planes operativos, estos deberán observarse, en la medida de lo posible, la complementariedad en sus acciones, tareas, responsables y recursos, lo cual se garantiza con un adecuado proceso de análisis de los equipos de trabajo, que será apoyado técnicamente desde la Secretaría General y la Veeduría Distrital.

1.4 Modelo de operación y procesos

La calidad y el control interno son en gran medida temas de cultura Institucional cuyo propósito principal está orientado a mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los ciudadanos, usuarios y beneficiarios de la gestión de todas las entidades que conforman la administración Distrital. La promoción de la adopción en las entidades de un enfoque basado en procesos, en el que se identifica y gestiona, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre si, es elemento fundamental que les permite ganar en efectividad en el cumplimiento de su responsabilidad social.

El modelo operativo no es otra cosa que el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan de una parte la ejecución eficiente y eficaz de la gestión y de otra el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública y el impacto de los mismos.

La Secretaría General ha venido acompañando a través de talleres a las entidades distritales en la construcción del mapa de procesos, metodología que se verá reflejada en un instrumento que les será entregado y que recoge las orientaciones establecidas en la guía distrital de procesos, esta situación conlleva a concluir que el Modelo de operaciones por procesos planteado en el MECI, es el mismo mapa de procesos, por lo que la metodológicamente al respecto se seguirá los lineamientos establecidos en dicha guía.

Agradecemos su colaboración para que los aspectos mencionados se tengan en cuenta para el desarrollo e implementación de los Sistemas de la Calidad y de Control Interno que se constituyen en el mejor mecanismo para atender oportuna y adecuadamente las demandas ciudadanas y para garantizar la realización de los derechos de todos los bogotanos y bogotanas.

Es importante precisar que la responsabilidad por la debida aplicación de las orientaciones determinadas en esta circular, recae directamente sobre la máxima autoridad de las Entidades, por esto a ellos les corresponde impartir las instrucciones debidas para la observancia de las mismas. La Veeduría Distrital y la Secretaría General, seguirán impartiendo directrices y orientaciones a través de estas circulares, cuando la complementariedad de los sistemas así lo exija.

Las consultas referentes al Sistema de Gestión de la Calidad se pueden realizar en la Secretaría General, PBX 3813000, extensiones 4200 a 4203, y las relativas al Sistema de Control Interno y al MECI en la Veeduría Distrital, PBX 3407666, extensiones 141 - 143 y 120.

Cordialmente,

MARÍA CONSUELO DEL RIO MANTILLA

Veedor Distrital

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General