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  Instructivo 2 de 2005 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - Dirección Jurídica Distrital
 
  Fecha de Expedición: 11/01/2005  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 11/01/2005  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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INSTRUCTIVO 002 DE 2005

(Enero 11)

PARA:

COORDINADORES DE GRUPO, ABOGADOS DE PLANTA Y FUNCIONARIOS DEL NIVEL AUXILIAR ADSCRITOS A LA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN JUDICIAL

DE:

DIRECTORA DISTRITAL JURÍDICA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN JUDICIAL

ASUNTO:

NUEVO ESQUEMA DE TRABAJO Y RETOS PARA EL 2005

FECHA:

ENERO 11 DE 2005

De conformidad con la estructura interna adoptada para la Subdirección de Gestión Judicial, la cual les fue presentada el pasado 17 de diciembre de 2004, se hace necesario definir de manera general el nuevo esquema de trabajo en relación con las diferentes actividades que le corresponde desarrollar a la Subdirección y que deben ser realizadas tanto por los coordinadores de grupo, abogados y funcionarios del nivel auxiliar.

El esquema que se plantea está orientado a desarrollar y fortalecer el trabajo en equipo, de suerte que ello significa hacer tránsito de un modelo individual de trabajo a uno de carácter colectivo, en el cual, en forma permanente, el grupo se retroalimenta, sea autocrítico, capaz de aceptar sus limitaciones, e igualmente capaz de reconocer sus virtudes. Para lograrlo es necesario que todos sus integrantes desarrollen una gestión caracterizada por la confiabilidad, oportunidad, colaboración e interés por la ejecución de un trabajo idóneo, más que por quien lo hizo. La responsabilidad individual debe significar el éxito del equipo.

Bajo tales perspectivas se señalan a continuación las directrices de carácter general que bajo la orientación del Subdirector deben ser tenidas en cuenta a partir de la fecha por coordinadores, abogados y funcionarios del nivel auxiliar, no solamente en cuanto a los asuntos propios de la Subdirección en materia de representación judicial, sino de orden administrativo interno.

I. REPRESENTACIÓN JUDICIAL

1.1 COORDINADORES Y ABOGADOS GRUPO DE ACCIONES CONSTITUCIONALES Y ACCIONES ORDINARIAS.

Con el propósito de lograr una adecuada y eficaz defensa del Distrito Capital, unificar criterios y estrategias de defensa judicial y además propender por una mejora sustancial en la calidad de los documentos jurídicos que se presentan ante los diferentes despachos judiciales, en adelante el desarrollo de toda la actividad judicial en dichas materias debe ser debidamente articulada entre los coordinadores designados para cada grupo y los abogados asignados a los mismos.

Para tal efecto debe seguirse el siguiente procedimiento:

1.1.1. En relación con aspectos procesales.

a. Presentación de Documentos. Todo documento relacionado con la presentación de demandas, contestación, proposición de excepciones, alegatos de conclusión, sustentación de recursos, bien como apelantes u opositores, debe ser previamente discutido con el respectivo Coordinador de Grupo o en su defecto con el Subdirector.

b. Solicitud de pruebas. Una vez asignado el asunto, el abogado a quien le corresponda la atención del proceso determinará previo análisis del caso, la clase de pruebas que necesita para la defensa de los intereses del Distrito capital. Si se trata de documentos o antecedentes que reposan en otra entidad, organismo o dependencia, elaborará inmediatamente la respectiva solicitud y permanecerá atento de recibir respuesta oportuna, y si es necesario se desplazará personalmente para obtener lo solicitado, a efecto de presentarlos dentro de la oportunidad procesal.

c. Práctica de pruebas dentro del proceso. Cuando se trate de declaración de parte y de testimonios, el interrogatorio que se va a formular bien de manera oral en la audiencia o por escrito debe ser previamente concertado con el correspondiente Coordinador o en su defecto con el Subdirector, de manera especial cuando se trata de procesos de reparación directa.

En tratándose de prueba parcial, una vez se corra traslado a las partes, el abogado debe examinarlo conjuntamente con el correspondiente Coordinador o en su defecto con el Subdirector, para determinar si hay lugar o no a solicitar su complementación, aclaración o a objetarlo por error grave.

El Subdirector bien puede instruir en cualquiera de los trámites indicados en los literales a) y c) que el asunto sea discutido o analizado con otro abogado de la dependencia.

d. Auditoría Procesal. De manera selectiva los Coordinadores de Grupo o el Subdirector efectuarán, cuando lo consideren pertinente, revisión de los procesos que cursan ante los diferentes despachos judiciales, para efectos de determinar la oportuna presentación de memoriales, así como la efectiva asistencia y participación de los apoderados en audiencias o diligencias ordenadas por los jueces de conocimiento.

e. Copia de Sentencias. Inmediatamente se profiera una sentencia sea favorable o desfavorable, el apoderado deberá obtenerse copia informal de la misma para ser puesta en conocimiento tanto del Coordinador respectivo como del Subdirector para efectos de las instrucciones a que haya lugar.

Cuando se trate de sentencias ejecutoriadas, adversas al Distrito Capital, de ser posible deberá obtenerse copia con los requisitos necesarios para proceder a su cumplimiento, o al menos copia informal para que el funcionario encargado de velar por el cumplimiento de las mismas prepare o adelante las gestiones que sean necesarias para ello.

1.1.2. Seguimiento a las actuaciones de los abogados externos.

El Coordinador, según el grupo o materia que corresponda, deberá examinar la consistencia e integralidad de los informes rendidos por los abogados externos previamente a la certificación de las cuentas de cobro, por parte del interventor para efectos del pago de los honorarios o del informe final para proceder a la liquidación de los contratos de prestación de servicios.

Para la efectividad del seguimiento se establecerá la estandarización de la información que debe ser reportada y para ello se elaborará un formato uniforme.

1.2 GRUPO PROCESOS DE REESTRUCTURACIÓN

Corresponde a la coordinación de este grupo verificar los informes y actuaciones de los abogados externos, en los términos que se indican en el acápite I, numeral 1.1.2 del presente instructivo.

Además, con el propósito de consolidar y fortalecer la coherencia en la defensa del Distrito Capital dentro de los procesos judiciales originados con ocasión de la reestructuración de plantas de personal, generará las instrucciones generales y de apoyo para la actividad procesal de los abogados externos en cuanto estos lo requieran y de manera particular para fortalecer la argumentación jurídica cuando se trate de apelación de sentencias adversas a la Administración Distrital o para hacer oposición cuando se trate de apelación frente a sentencias favorables.

Igualmente, le corresponde efectuar auditoria procesal a las actuaciones de los abogados externos que representan al Distrito Capital dentro de los procesos relacionados con reestructuración de plantas de personal, en los términos indicados en el acápite I, numeral 1.1.1, literal d), del presente instructivo.

II. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES . SIPROJ

Le corresponde al Coordinador de este grupo, bajo la orientación del Subdirector, ejercer de manera general las siguientes actividades en relación con el Sistema de Información de Procesos Judiciales:

a. Verificar la funcionalidad, sostenibilidad y eficiencia del programa.

b. Coordinar y prestar el apoyo que requieran las Entidades Distritales.

c. Coordinar la actividad que le corresponde ejecutar a los funcionarios y personal contratado que presta sus servicios al Sistema.

d. Revisar y verificar la ejecución de los contratos de prestación de servicios o de consultoría que se hayan celebrado para el desarrollo y operatividad del Sistema.

II. CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS

Bajo la coordinación del Subdirector, el funcionario encargado de velar por el cumplimiento de las sentencias judiciales, ejercerá de manera general las siguientes actividades, sin perjuicio del procedimiento que para el efecto tenga establecido la entidad.

a. Llevará el archivo de las sentencias proferidas en contra a favor del Distrito Capital.

b. Preparará y velará por su remisión oportuna a la entidad que le corresponda darle cumplimiento.

c. Preparará, inmediatamente reciba copia de la sentencia, un oficio de requerimiento dirigido a los beneficiarios y su apoderado para que alleguen los documentos que se requieren para darle cumplimiento.

d. Remitida una sentencia, hará seguimiento permanente al trámite que adelante la entidad competente para darle cumplimiento, obteniendo copia de los documentos que acrediten su ejecución.

e. Llevar la estadística de fallos favorables, desfavorables, cuantías pagadas, debidamente clasificadas por jurisdicciones y temas.

III. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.

Le corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, desarrollar las actividades indicadas en el artículo 5° del Decreto Reglamentario 1214 de 2000, así como las contenidas en el Reglamento Interno, adoptado para el efecto por el mismo Comité.

Igualmente y por razón de las funciones de coordinación que en materia de defensa judicial y prevención del daño antijurídico ejerce la Secretaría General en el Distrito Capital, le corresponde de acuerdo con las instrucciones que en tal sentido le impartan el Secretario General, la Directora Distrital Jurídica o el Subdirector de Gestión Judicial, hacer seguimiento a las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación de la entidades distritales, así como estar atento a prestarles el apoyo que tales entidades sobre la materia.

IV. CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.

La coordinación sobre el manejo, seguridad y control de toda la correspondencia tanto recibida como entidad estará a cargo de la Secretaría de la Subdirección, acorde con las normas legales sobre la materia.

En cuanto al archivo, la coordinación y desarrollo de las actividades encaminadas a su organización y actualización estará a cargo del Subdirector, con el apoyo del funcionario o persona contratada para el efecto.

V. INSTRUCCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO

Además de las directrices que de manera general se han señalado, se imparten las siguientes:

1. DEPENDIENTES JUDICIALES.

En desarrollo del control procesal que en las diferentes áreas tienen asignado, además de informar diariamente a los abogados las novedades que sean notificadas por los despachos judiciales, deberán dejar constancia escrita en relación con el histórico de tales novedades o actuaciones que en cada proceso se van presentando.

Adicionalmente deberán informar por escrito a los Coordinadores de Representación Judicial y al Subdirector, tan pronto se presenten, las novedades relacionadas con:

*Fijaciones en lista.

*Traslados para alegar de conclusión.

*Traslados para sustentar recursos.

*Notificación de sentencias.

2. AGENDA AUDIENCIAS Y DILIGENCIAS JUDICIALES Y EXTRAJUDICIALES

Cada uno de los abogados que tiene a su cargo procesos judiciales, en el formato que para el efecto se establezca, deberá entregar al Subdirector, a más tardar el día viernes antes de las 5:30p.m. la relación de las audiencias y diligencias que tiene programadas dentro de los asuntos a su cargo, para la semana siguiente.

3. COMITÉ DE AUTOCONTROL INTERNO

De conformidad con lo dispuesto en la Resolución 891 de 1996, se dispone que los Comités de Autocontrol Interno de la Subdirección se realizarán mensualmente, el primer miércoles de cada mes a las 4 de la tarde, en el cual se expondrán las actividades o hechos más relevantes ocurridos durante el respectivo período y se hará seguimiento al desarrollo de cada uno de los restos propuestos para el presente año.

VI. RETOS PARA EL AÑO 2005

La Subdirección de Gestión Judicial ha asumido como retos para el presente año, entre otros compromisos, los siguientes, cuyo logro depende del apoyo y colaboración de todos sus funcionarios.

1. COORDINACIÓN DE LA DEFENSA JUDICIAL

Constituye una de las funciones asignadas a la Secretaría General, y para el cumplimiento de ellas será tarea de la Subdirección adelantar entre otras las siguientes actividades:

a. Elaboración de un manual de defensa judicial para el Distrito Capital.

b. Conjuntamente con la Subdirección de Estudios participar en la elaboración del Boletín Jurídico.

c. Seguimiento a las directrices emanadas del Despacho del Alcalde Mayor, del Secretario General y de la Dirección Jurídica, en materia de defensa judicial y prevención de daño antijurídico.

d. Seguimiento a las decisiones de los Comités de Conciliación de las Entidades Distritales.

e. Seguimiento a los asuntos trascendentes para los intereses jurídicos . patrimoniales del Distrito Capital.

f. Realización de auditorias procesal.

2. INTEGRACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN LEGAL Y JUDICIAL.

Además de la consolidación del SIPROJ y la actualización del Régimen Legal de Bogotá, se buscara la integración de estos dos sistemas.

3. CONSOLIDACIÓN BASE DOCUMENTAL JURÍDICA.

Implica el desarrollo de las siguientes actividades:

a. Apoyar a la Subdirección de Estudios para efectos del análisis temático de Jurisprudencia y la alimentación del módulo de jurisprudencia.

b. Celebración de un convenio Interadministrativo para que las altas corporaciones que integran la Rama Judicial nos faciliten en medio magnético las decisiones que adoptan.

c. Mejoramiento de material Bibliográfico.

4. CLIMA LABORAL

Será preocupación de la Dirección Jurídica y la Subdirección.

a. Consolidación del trabajo en equipo.

b. Institucionalización de espacios de encuentro Judicial para compartir experiencias exitosas.

c. Fortalecer la capacitación en materia de Derecho Sustancial y Procesal.

Esperamos contar con el mayor compromiso y dedicación en la observancia de las directrices que de manera general se han indicado, así como en su activa participación para el cumplimiento de los retos planteados para el presente año.

Entre todos lograremos fortalecer la defensa de los intereses jurídico . patrimoniales del Distrito Capital, que son los de la Ciudad y a su vez los de cada uno de nosotros.

Cordialmente,

MARTHA YANETH VELEÑO QUINTERO

Directora Distrital Jurídica

HECTOR DÍAZ MORENO

Subdirector de Gestión Judicial

 
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