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Circular 22 de 2006 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
02/08/2006
Fecha de Entrada en Vigencia:
02/08/2006
Medio de Publicación:
N.P.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 022 DE 2006

(Agosto 2)

Derogada por el art. 9, Resolución Sec. General 338 de 2008

PARA:

SECRETARIO PRIVADO, SUBSECRETARIO, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS

DE:

SECRETARIO GENERAL - ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C.

ASUNTO:

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

FECHA:

Agosto 02 de 2006

 Ver la Resolución de la Secretaría General 112 de 2006

La entidad en el ejercicio de organizar y dirigir recursos para alcanzar los resultados esperados reconoce la presencia de eventos positivos o negativos de origen interno o externo que afectan el cumplimiento de los objetivos institucionales. De este modo, emprende acciones necesarias que le permitan el manejo adecuado de tales eventos.

Por tal razón y como uno de los aspectos importantes del Sistema de Control Interno, el estudio y manejo de los riesgos es una función de alto nivel dentro de la organización que tiene como objetivo definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos (humanos, físicos y financieros) busca, en el corto plazo, mantener la estabilidad de la organización, protegiendo los activos y recursos y, en el largo plazo, minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos1.

En este sentido, la Administración de Riesgos contribuye en el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, además de2.

*Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de riesgos, consolidando en un ambiente de control adecuado a la Secretaría General y un Direccionamiento Estratégico que fije orientación clara y planeada de la gestión dando las bases para el adecuado desarrollo de la Actividad de Control.

*Proteger los recursos de la entidad, resguardándolos contra la materialización de los riesgos.

*Introducir dentro de los procesos y procedimientos las acciones de mitigación resultado de la administración de riesgos.

*Involucrar y comprometer a todos los servidores de la Secretaría General y aquellos particulares que cumplan función pública, en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos.

*Propender porque la Secretaría General interactúe entre sus áreas y con otras entidades, para fortalecer su desarrollo y mantener la buena imagen y buenas relaciones.

*Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones.

La Constitución Política de 1991 incorporó el Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública. Posteriormente, la Ley 87 de 1993 estableció en el artículo segundo literal (a) la protección de los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten, y en el literal (f) ordenó la definición y aplicación de medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.

El Decreto 2145 de 1999 determina los elementos mínimos del Sistema de Control Interno y los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman el proceso administrativo. El Decreto 1537 de 2001, establece que las entidades deben implementar acciones para el desarrollo racional de su gestión y que la Administración de Riesgos hace parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno, tal como lo establece el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, como un componente del Subsistema de Control Estratégico.

Por su parte, la norma técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000: 2004, establece como requisito General del Sistema de Gestión de la Calidad, (numeral 4.1, literal g), la obligación de "identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada entidad".

Por lo anterior y dentro de la política de mejoramiento continuo de la gestión de la Secretaría General, todas las áreas deben implementar la Administración de Riesgos de acuerdo con la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Sistema de Alarmas Tempranas que se vienen implementando por las diferentes dependencias de la Secretaría General en Coordinación de la Oficina de Control Interno, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la Misión y Objetivos institucionales.

Finalmente, es importante resaltar que la implementación del Componente Administración de Riesgos es coordinada por el Representante de la Dirección y el Equipo MECI, pero también debe ser abordada por los servidores de la entidad responsables del desarrollo de los diferentes procesos. En este orden de ideas, los pasos a seguir son:

1. Definir el contexto estratégico, lo que "contribuye al control de la entidad frente a la exposición al riesgo, ya que permite conocer las situaciones generadoras de riesgos, impidiendo con ello que la entidad actúe en dirección contraria a sus propósitos institucionales".

2. Identificar los Riesgos, es decir, "conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia".

3. Analizar los Riesgos, es decir, "establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de aceptación y manejo".

4. Valorar los Riesgos: determina el nivel o grado de exposición al impacto del riesgo, permitiendo estimar las prioridades de su tratamiento.

5. Formular las propuestas de Política de Administración del Riesgo, que permiten identificar "las opciones para tratar y manejar los riesgos con base en su valoración, y permiten tomar decisiones adecuadas para evitar, reducir, compartir o transferir, o asumir el riesgo"3.

6. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión las propuestas de mejoramiento y mitigación de Riesgos.

7. Actualizar periódicamente los mapas de riesgos.

El Comité del Sistema Integrado de Gestión, se encargará de adoptar y divulgar las Políticas de Administración del Riesgo establecidas.

Adicionalmente, a través de la Intranet, se dispone de un link para consulta interactiva del Manual de Implementación MECI 1000:2005, en el cual encontrará en el Subsistema de Control Estratégico - componente Administración de Riesgos-, las pautas conceptuales y metodológicas que permitirán facilitar el desarrollo de las acciones anteriormente mencionadas.

Conforme a lo expuesto, les solicito adelantar el proceso de revisión al interior de su área para el cumplimiento de la presente circular, en todos aquellos aspectos que les fueren asignados, y adoptar las medidas tendientes al cabal desempeño de la Gerencia de Riesgos en cumplimiento de las funciones, la prestación de los servicios y/o la ejecución de los procesos asignados a sus cargos, con miras a la realización de los fines del Estado.

Solo resta agregar que esta Secretaría a través de las evaluaciones y seguimiento al Sistema de Control Interno que realice la Oficina de Control Interno, estará atenta a resolver los quiebres y dificultades que resulten y a prestar la colaboración necesaria en el marco de su competencia.

Cordial saludo,

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General

NOTAS PIE DE PÁGINA

1Guía de administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública. 2006 (Pág. 5).

2Ibidem (Pág. 7).

3Definiciones tomadas del Manual de Implementación MECI 1000:2005