RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(julio 27)

Derogada por el art. 6, Resolución C.G.N. 354 de 2007

Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado.

Referencia: Instrucciones para la reclasificación y ajustes de los saldos de las cuentas creadas para el proceso de saneamiento contable, como consecuencia del fallo proferido por la Corte Constitucional mediante la Sentencia C-457 de 2006, declarando inexequible el artículo 79 de la Ley 998 de 2005 que prorrogaba la vigencia de la Ley 716 de 2001.

1. ASPECTOS CONCEPTUALES

El Contador General de la Nación, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3° de la Ley 298 de 1996, y como consecuencia del fallo proferido por la Corte Constitucional mediante la Sentencia C-457 de 2006, declarando inexequible el artículo 79 de la Ley 998 de 2005 que prorrogaba la vigencia de la Ley 716 de 2001, se permite ordenar el cumplimiento de las disposiciones que enseguida se relacionan, para que los entes públicos ajusten y reclasifiquen los saldos que a la fecha de la sentencia de la Corte Constitucional estaban registrados en las cuentas definidas en la Circular Externa 056 de 2004, para que fueran utilizadas en el proceso de saneamiento contable, con el fin de que a partir de la fecha adelanten las gestiones administrativas necesarias para la depuración permanente de la información contable, en procura de garantizar que los saldos de las cuentas que se presenten en los diferentes informes revelen en todo momento la realidad financiera, económica, social y ambiental del ente público que se trate.

El cumplimiento de las disposiciones contables que se definen en la presente circular externa, no sustituye las acciones disciplinarias que se deriven, como consecuencia de la acción irregular u omisión de los deberes y responsabilidades de los servidores públicos, por el incumplimiento del proceso de saneamiento contable ordenada mediante la Ley 716 de 2001.

A continuación se definen los conceptos que se aplican en desarrollo del proceso de depuración contable, los cuales deben interpretarse en el contexto de la presente circular externa.

1.1. Gestión administrativa. Acciones de la administración del ente público que están dirigidas a desarrollar el proceso de depuración contable, y le permitan al ente público disponer de información confiable y oportuna para la toma de decisiones y control de los recursos públicos.

1.2. Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público. La depuración implica acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que sirva de soporte a los saldos y registros realizados con ocasión del proceso.

1.3. Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, MEPSSCP. Según lo definido en la Resolución 119 de 2006 expedida por el Contador General de la Nación, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública comprende las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, para garantizar la producción de informa ción razonable y oportuna.

1.4. Control interno contable. Proceso que, bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas financiera y contable, y en aplicación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, se lleva a cabo en los entes públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, que permitan garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las normas sustanciales, técnicas y procedimentales establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

1.5. Proceso contable. En el conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en informes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios.

2. AMBITO DE APLICACION

Los procedimientos contenidos en la presente Circular Externa deben ser aplicados por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 222 de 2006 y en las demás normas que la modifiquen, la sustituyan o la adicionen.

3. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Las entidades públicas deberán aplicar los siguientes procedimientos para cada una de las cuentas que fueron utilizadas en el proceso de saneamiento contable.

3.1. Cuentas 1996-Bienes y Derechos en Investigación Administrativa y 2996-Obligaciones en Investigación Administrativa.

Los saldos que presentan cada una de las subcuentas de las cuentas 1996-Bienes y Derechos en Investigación Administrativa y 2996-Obligaciones en Investigación Administrativa, con corte a 30 de junio de 2006, se deben reclasificar a las subcuentas en las cuales se encontraban inicialmente registrados, o a las que correspondan con la naturaleza del bien, derecho u obligación objeto de reclasificación.

En la subcuenta donde se reclasifiquen los valores que se revelaban en las cuentas enunciadas, deberán habilitarse los conceptos que sean necesarios en el nivel auxiliar del código contable, para que se identifiquen los saldos pendientes de depurar, en cumplimiento de la aplicación del MEPSSCP adoptado mediante la Resolución 119 de 2006.

Las entidades que integran el sistema SIIF deberán enviar la solicitud de creación de auxiliares debidamente soportada, al Call Center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la dirección de correo electrónico: siifsoporte@ minhacienda.gov.co.

3.2. Cuenta 1997-Provisión para Bienes y Derechos en Investigación Administrativa.

Los saldos que presentan las subcuentas correspondientes a la cuenta 1997-Provisión para Bienes y Derechos en Investigación Administrativa, deben ser reclasificados a las subcuentas en las cuales se encontraba inicialmente registrada la respectiva provisión, cuando corresponda a provisión de derechos.

En este sentido, los saldos de las subcuentas 199702-Inversiones, 199703-Deudores y 199790-Otros Bienes y Derechos en Investigación Administrativa se deben reclasificar a las subcuentas correspondientes de la cuenta 1280-Provisión para Inversiones, 1380-Provisión para Rentas por Cobrar y 1480-Provisión para Deudores, o a las demás cuentas de provisión, dependiendo si se trata de un bien o un derecho, diferentes a los enunciados.

De igual forma se debe proceder con los saldos que durante el año 2006 y hasta la fecha de la Sentencia C-457 de 2006, se encontraban registrados en las subcuentas 531202-Inversiones, 531203-Deudores y 531290-Otros Bienes y Derechos en Investigación Administrativa, los cuales se deben reclasificar a las respectivas subcuentas de las cuentas 5302-Provisión para Protección de Inversiones, 5303-Provisión para Rentas por Cobrar, 5304-Provisión para Deudores, o a las demás cuentas del gasto de provisión, dependiendo si se trata de un bien o un derecho, diferentes a los enunciados.

En relación con los saldos que presentan las subcuentas 199701-Bancos y Corporaciones y 199704-Propiedades, Planta y Equipo, debe tenerse en cuenta que si los saldos fueron producto del reconocimiento de provisiones en ejercicios anteriores a la fecha de expedición de la Sentencia C-457 de 2006, es decir hasta el 31 de diciembre de 2005, se deben ajustar dichos saldos en las subcuentas correspondientes a la cuenta 5815-Ajuste de Ejercicios Anteriores afectando los resultados, en razón a que ya se realizó el cierre del período contable.

Ahora bien, los saldos de las subcuentas 199701-Bancos y Corporaciones y 199704-Propiedades, Planta y Equipo que fueron producto del reconocimiento de provisiones en el mismo período en que fue expedida la Sentencia C-457 de 2006, es decir desde el 1° de enero hasta el 7 de junio de 2006, los cuales afectaron como contrapartida las subcuentas 531201-Bancos y Corporaciones y 531204-Propiedades, Planta y Equipo, respectivamente, se deben reversar los registros contables realizados, teniendo en cuenta que no se ha realizado el cierre del período contable.

3.3. Cuentas 3138-Efecto del Saneamiento Contable y 3258-Efecto del Saneamiento Contable.

Los saldos que presentan las subcuentas de la cuenta 3138-Efecto del Saneamiento Contable utilizada por las entidades que pertenecen al sector central de los niveles nacional y territorial, se deben reclasificar a la subcuenta correspondiente de la cuenta 3105-Capital Fiscal.

Los saldos que presentan las subcuentas de la cuenta 3258-Efecto del Saneamiento Contable, utilizada por las entidades que pertenecen al sector descentralizado de los niveles nacional y territorial, y las demás entidades que utilicen las cuentas del grupo Patrimonio Institucional, pero distintas a las empresas públicas societarias, se deben reclasificar a la subcuenta correspondiente de la cuenta 3208-Capital Fiscal.

Por su parte, para las empresas públicas societarias de los niveles nacional y territorial que requieren de aprobación por parte del órgano competente, deberán mantener los saldos registrados en la cuenta 3258-Efecto del Saneamiento Contable, hasta que se resuelva su capitalización o se tome la decisión que corresponda, de acuerdo con las normas vigentes.

Así mismo, si en otros entes descentralizados o autónomos existen restricciones legales para la reclasificación de saldos patrimoniales, estos se sujetan a lo enunciado en el párrafo p recedente.

3.4. Cuenta 8316-Bienes y Derechos en Investigacion y Subcuenta 939090-Otras Cuentas Acreedoras de Control.

Los saldos que presentan las subcuentas correspondientes a la cuenta 8316-Bienes y Derechos en Investigación Administrativa, se deben reclasificar a la subcuenta 839090-Otras Cuentas Deudoras de Control, identificando los saldos depurados en el nivel auxiliar del código contable.

Tratándose de los saldos presentados en la subcuenta 939090-Otras Cuentas Acreedoras de Control, que correspondan a la eliminación de obligaciones, como resultado del desarrollo del proceso de saneamiento contable, se mantendrán en esta subcuenta hasta que la entidad determine la pertinencia de su retiro, identificando los saldos depurados en el nivel auxiliar del código contable.

3.5. Ajustes por Revisiones y Auditorías adelantadas por Organismos de Control.

Cuando en la revisión, evaluación o auditoría adelantadas al proceso de saneamiento contable, por parte de los organismos de control competentes, se establece la necesidad de ajustar los saldos que fueron saneados en desarrollo del mismo y que afectaron las cuentas patrimoniales creadas para tal fin, es decir, la cuenta 3138-Efecto del Saneamiento Contable o la cuenta 3258-Efecto del Saneamiento Contable, los registros contables deben afectar, en su contrapartida, la cuenta 3105-Capital Fiscal o la cuenta 3208-Capital Fiscal, según corresponda al ente público que se trate, por cuanto a estas cuentas fueron reclasificados los saldos respectivos.

Las empresas públicas societarias que mantienen el saldo en la cuenta 3258-Efecto del Saneamiento Contable, en los registros de ajustes que sean necesarios como consecuencia de lo anotado en el párrafo anterior, afectarán como contrapartida directamente esta cuenta.

4. PROCESO PERMANENTE DE DEPURACIÓN CONTABLE

Las entidades públicas que están incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública quedan obligadas a desarrollar, en forma permanente, las actividades necesarias que le permitan determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos de dudosa razonabilidad que sean identificados, los cuales deben ser objeto de reclasificación o ajuste, según corresponda.

Adicionalmente, las entidades públicas están obligadas a aplicar lo dispuesto en la Resolución 119 de 2006, expedida por el Contador General de la Nación, con el propósito de garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de tal manera que sirva como instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.

De igual manera, las entidades deben implementar el Modelo de Control Interno Contable que, con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Manual de Implementación, expida el Contador General de la Nación con el propósito de establecer las actividades de control estratégico, de gestión y de evaluación que sean necesarias para lograr información confiable.

5. INFORME DEFINITIVO DE SANEAMIENTO CONTABLE

Las entidades públicas deben presentar a la Contaduría General de la Nación, con corte al 30 de septiembre de 2006, un informe definitivo sobre el proceso de saneamiento contable que se adelantó en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, de conformidad con las instrucciones que para el efecto señala el Contador General de la Nación, en el Instructivo 021 del 27 de julio de 2006.

6. VIGENCIA

La presente circular externa es de obligatorio cumplimiento a partir de su publicación en el Diario Oficial, deroga las normas que le sean contrarias, y deja sin vigencia la Circular Externa 056 de 2004.