RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 214 DE 2006

Que el artículo 3° de la Ley 80 de 1993, dispone que: "Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses que los administrados que colaborar con ellas en la consecución de dichos fines."

Que el numeral 1° del artículo 4° de la Ley 80 de 1993, establece entre los deberes de las Entidades, la obligación de vigilar la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.

Que tal obligación se ejerce a través de la interventoría que realizan las personas contratadas o designadas para el efecto.

Que para facilitar un control eficiente y eficaz de la ejecución de los contratos se requiere determinar en forma clara y precisa ciertas pautas que deben tener en cuenta los interventores en el cumplimiento de sus obligaciones conforme a lo previsto en la Ley.

Que dentro de las actividades consagradas en el Plan de Mejoramiento de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., aprobado por la Contraloría de Bogotá, D.C., aprobado por la Contraloría de Bogotá D.C., para la vigencia 2006, se encuentra la adopción y expedición de un manual de interventoría.

Que el literal i, del artículo 8° del Decreto No. 094 de 2006 dispone como funciones del Despacho del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., entre otras la de dirigir y coordinar la adopción y ejecución de los planes, programas y proyectos necesarios para la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y tecnológicos de la Secretaría General.

Que en merito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual para la Interventoría de los contratos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., el cual forma parte integral de la presente resolución, con sus dos (2) anexos.

PARÁGRAFO: Los anexos que forman parte del manual adoptado podrán ser objeto de actualización por parte de la Directora de Gestión Corporativa, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan en el Sistema de Gestión Contractual.

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución deberá comunicarse para su cumplimiento a todas las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., e incorporarse en la página web de Bogotá, Sistema de Información "Régimen Legal".

ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Enrique Borda Villegas

Luís Miguel Domínguez García

Luís Alejandro Fernández Vargas

Carmen Yolanda Villabona

Harold Alzate Riascos - Jefe Oficina Control Interno

Libia Hincapié López - Profesional Dirección Jurídica Distrital

Gloria Martínez Rondón

Amparo León Salcedo

Dary Astrid Rodríguez Molina

La contratación estatal conforme a lo dispuesto en la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, busca atender el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

La actividad contractual constituye un ejercicio claro de la función administrativa, en cuyo desarrollo las entidades estatales, deben ceñirse a los principios constitucionales previstos en el artículo 209 de la Constitución Política conforme al cual:

"La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones."

La ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, desarrolla este postulado constitucional y determina que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal, se desarrollarán con arreglo a los principios de Transparencia, Economía y Responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

Atendiendo la importancia de la labor de interventoría en la buena ejecución de los contratos y el cumplimiento de los fines estatales, la administración ha considerado necesario la elaboración de un instrumento que contenga una serie de pautas que de manera práctica guíe en la labor encomendada a quien ha sido designado interventor, actividad que deberá desarrollar teniendo en cuenta los principios que orientan la función administrativa y las responsabilidades que la misma conllevan.

Por tratarse de una guía para facilitar la labor de interventoría, que no pretende abarcar todas las situaciones a las cuales podría verse avocado el funcionario o el particular, es pertinente señalar que de encontrarse frente a hechos o circunstancias que no se encuentren incluidas en el presente Manual, deberán consultar a la Subdirección de Contratación, para el apoyo correspondiente.

El presente manual se elabora con el propósito de constituirse en una herramienta de fácil manejo para quienes deban ejercer la interventoría de los contratos con o sin formalidades plenas que suscriba la Secretaría General, así como de los convenios interadministrativos. Contiene los temas básicos para el desarrollo de las actividades de la interventoría y un anexo con los modelos de los documentos que en cumplimiento de la misma deben ser diligenciados, por el interventor y el contratista.

Este documento tiene como fin primordial facilitar al interventor realizar su función de manera clara y ordenada y proporciona las herramientas de solución a dudas que se puedan presentar durante el desarrollo del contrato.

Para una mayor compresión de los aspectos contenidos en este manual, a continuación se encontrará un glosario con los principales términos cuyos contenidos y alcance le ayudarán en la labor a desarrollar.

2.1 Acta de iniciación del contrato: Documento suscrito entre el contratista y el interventor en el cual consta el inicio del plazo de ejecución del contrato y los demás datos señalados en el formato que se anexa. (Ver anexo No: 1)

2.2 Acta de suspensión del contrato: Documento expedido por las partes y el interventor, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal de la ejecución del mismo, cuando se presentan circunstancias especiales que lo ameriten, previa solicitud debidamente motivada por el interventor del contrato. En la misma deberán incluirse como mínimo las razones que sustentan la suspensión del contrato, la fecha exacta de la reiniciación del mismo y la afirmación referida a si dicha suspensión genera o no costo alguno a la entidad. (Ver anexo No: 1)

Durante el término de la suspensión no podrá exigirse al contratista la ejecución del contrato respectivo, adicionalmente como efecto de la misma, se modifica la fecha de terminación del contrato y por lo tanto deberán ampliarse las vigencias de las garantías constituidas por el contratista.

2.3 Acta de terminación de mutuo acuerdo del contrato: Documento expedido por las partes y el interventor, mediante el cual se acuerda la terminación del contrato antes del vencimiento de su plazo de ejecución, previa solicitud motivada por el interventor. (Ver anexo No. 1)

2.4 Acta de Liquidación: Documento elaborado por el interventor una vez finalice el plazo de ejecución del contrato. Debe ser suscrito por las partes y el interventor. En el mismo se refleja el balance de ejecución del contrato, constan los acuerdos, conciliaciones y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo. (Ver anexo No:1)

2.5 Adición del contrato: Constituye una modificación del contrato en cuanto al valor del mismo, la cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Se predica de los contratos que se encuentran en ejecución.

2.6 Anticipo: Es la suma pactada en el contrato que se entrega al contratista a manera de "financiación" para la correcta ejecución del contrato, debiendo ser invertida en los conceptos definidos en el plan de inversión de anticipo, de conformidad con las condiciones dispuestas en éste, amortizándose de cada cuenta que se pague al contratista. El anticipo no equivale a un pago.

De acuerdo con lo señalado en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 7º. del Decreto 2170 de 2002, si se pacta un anticipo éste no podrá exceder del 50% del valor del contrato.

El manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1o del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 o en aquellas contrataciones que así se estipule deberá realizarse en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad, de conformidad con lo establecido en el contrato respectivo.

Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados por concepto de anticipo pertenecerán a la entidad.

2.7 Caducidad: Es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

2.8 Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el responsable del presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de los compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

2.9 Cesión del contrato: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el contratista original deberá contar con la autorización previa y escrita de la Entidad, evento en el cual el interventor deberá emitir su concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario, quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la contratación original.

2.10 Cláusula Penal: Es una estipulación propia del derecho privado que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan originar con ocasión del incumplimiento de las obligaciones, o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato.

2.11 Competencia para contratar: Atribución legal para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y concursos y para escoger a los contratistas y celebrar los contratos.

2.12 Contratación directa: Procedimiento de escogencia del contratista sin necesidad de tener que acudir a una licitación o concurso públicos, pero bajo los principios de la economía, transparencia y selección objetiva y previo cumplimiento de los requisitos que la Ley determina, según la naturaleza y cuantía del contrato.

2.13 Convenios o contratos interadministrativos: Son los que suscriben entre sí las entidades estatales para el cumplimiento de sus fines.

2.14 Día(s) corriente(s) o Día(s) calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.

2.15 Día(s) hábil(es): Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.

2.16 Garantías: Son las pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o las garantías bancarias y tienen como finalidad avalar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones surgidas del contrato y de los demás amparos dispuestos en el mismo.

2.17 Interventoría: Consiste en la labor de inspección y vigilancia que ejerce el interventor sobre la ejecución del contrato, con el fin de velar que el objeto y las obligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo, tiempo y lugar pactados.

2.18 Interventor: Es la persona designada por el Ordenador del gasto, en el texto del contrato o las personas contratadas para el efecto, para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del contrato.

2.19 Legalización: Corresponde al cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley para algunos contratos, tales como el pago de los derechos de publicación y el pago de impuesto de timbre.

2.20 Justificación: Consiste en una descripción precisa de la necesidad del bien o servicio a requerir, contexto dentro del cual el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización de un proyecto de inversión, indicando cuál, o prestar los servicios a cargo de la Secretaría, señalando cuales y de ser el caso la disposición legal que los comprende (Plan de Desarrollo, Decreto de estructura y funciones, Manual de Funciones, otra disposición legal o reglamentaria). Igualmente contendrá el análisis de alternativas consideradas, que hacen necesaria la contratación. El documento que se elabore para la solicitud de contratación deberá contener la justificación de la misma.

2.21 Pago Anticipado: Constituye una forma de pago. Consiste en que la entidad, antes del recibo del bien o servicio a adquirir, entrega anticipadamente al contratista una parte del valor acordado, pago cuya cuantía en ningún caso podrá exceder el 50% del valor total del contrato y es imputable al valor del mismo, razón por la cual el contratista no tiene que devolver o amortizar lo que se ha pagado de forma anticipada, salvo en el evento de un incumplimiento contractual.

NOTA: De conformidad con la Directiva Presidencial No. 12 del 1 de octubre de 2002, salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados.

2.22 Partes: Son las personas que suscriben el contrato estatal: (ordenador del gasto por parte de la entidad contratante y el contratista).

2.23 Prórroga del contrato: Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato, a solicitud del contratista y previo visto bueno del interventor, que sólo podrá realizarse si el mismo se encuentra vigente. Dicha prórroga deberá constar en documento suscrito por las partes.

2.24 Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, éste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo.

2.25 Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato. Si existen varias obligaciones con diferentes plazos, así deberá discriminarse la estipulación en el contrato.

2.26 Publicación: requisito para dar cumplimiento al principio de publicidad, regulado por el Decreto No. 327 del 28 febrero de 2002. En el caso de la Secretaría General, serán contratos con formalidades plenas, aquellos cuyo valor sea igual o superior a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales para el año 2006, sometidos a la publicación en el Registro Distrital, en los términos contenidos en la Resolución 423 de 2002 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

2.27 Registro presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.

3.1.1 Conocer y dar aplicación al manual de interventoría de la Secretaría General y cumplir con los procedimientos en él estipulados, en los diversos eventos que se presenten así como hacer las sugerencias pertinentes para mejorar el manual.

3.1.2 Supervisar, controlar y coordinar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar a la entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) así como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, prestación de servicios, suministro, convenios, etc.).

3.1.3 Conocer los términos de referencia o el pliego de condiciones, los documentos que los modifican y aclaran, la propuesta y el contrato detalladamente, así como las normas internas de la entidad y la normatividad vigente sobre el tema a intervenir.

3.1.4 Servir de interlocutor entre la entidad y el contratista.

3.1.5 Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la Interventoría, como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo. Este archivo será cuidadosamente conservado y actualizado por el interventor, quien a la terminación del contrato o cuando la entidad lo requiera, lo entregará debidamente foliado y organizado cronológicamente, con el fin de que sea anexado a la carpeta del contrato que reposa en el archivo de la Subdirección de Contratación.

3.1.6  Remitir copia de las actas de inicio, suspensión, terminación y/o liquidación una vez suscritas y requerimientos hechos al contratista durante la ejecución del contrato, a la Subdirección de Contratación.

3.1.7 Exigir a los contratistas que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones pactadas en el mismo, así como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada.

3.1.8 Comprobar dentro del control de ejecución del contrato, lo relacionado con los pagos, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.

3.1.9 Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello.

3.1.10 Suscribir todas las actas a que haya lugar en desarrollo del objeto y las obligaciones del contrato.

3.1.11 Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (art. 25 numeral 16 Ley 80/93).

3.1.12 Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.

3.1.13 Velar por la remisión de los productos, documentos de Interventoría, al archivo de la Subdirección de Contratación donde reposa la carpeta del contrato, una vez liquidado o terminado, cuando no proceda la liquidación, a fin de que reposen en un solo sitio y una sola carpeta, todos los soportes de la etapa precontractual, contractual y ejecución contractual.

3.1.14 Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo.

3.1.15 Dar trámite a las solicitudes de adición, prorroga, suspensión o modificación de los contratos soportadas en razones que ameriten la petición, teniendo en cuenta que ningún caso deben sustentarse en la mera liberalidad de las partes.

3.1.16 Presentar informe sobre situaciones que alteren en contra de la entidad el equilibrio económico o financiero del contrato.

3.1.17 Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas.

Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.

3.1.18 Informar a la Subdirección de contratación cuando quiera que en desarrollo o con ocasión del contrato se presenten daños que puedan causar perjuicios a la entidad a efecto que de se realicen los trámites inherentes al adelantamiento de las acciones conducentes a obtener su indemnización.

3.1.19 Verificar que durante el desarrollo y ejecución del contrato se mantengan las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento en que el contratista presentó su propuesta. Con tal fin propondrá la utilización de los mecanismos pactados de ajuste y revisión de precios, o los procedimientos de revisión y corrección, o resolución de conflictos, según el caso.

3.1.20 Actuar de tal modo que por su causa, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, presentará informes sobre la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse o de acuerdos sobre los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

3.1.21 Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

Esta etapa se da desde que el interventor recibe de la Subdirección de Contratación, fotocopia del contrato, de la propuesta, de los términos de referencia o pliego de condiciones y demás documentos relacionados con el mismo hasta la iniciación del contrato. Con el propósito de determinar el alcance de la labor que desarrollará en esta etapa, se recomienda al interventor realizar las siguientes actividades:

3.2.1.1 Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato, los pliegos de condiciones o términos de referencia, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, es decir toda la documentación que tenga relación con el contrato y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y, en el evento de tener alguna duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes.

3.2.1.2 Definir los mecanismos de coordinación que considere pertinentes.

3.2.1.3 Revisar, solicitar ajustes o aprobar, la planeación de labores y cronogramas de actividades, presentados por el contratista cuando a ello haya lugar, o requerir su presentación para aprobación si fuere el caso.

3.2.1.4 Verificar que existan las licencias y permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciación del desarrollo del contrato.

3.2.1.5 Verificar para la suscripción del acta de iniciación del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan a la fecha de iniciación con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello.

3.2.1.6 Suscribir con el contratista el acta de iniciación del contrato dentro de la oportunidad prevista en los términos de referencia, pliego de condiciones o pactada en el contrato, o a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de designación.

3.2.1.7 Expedir el requerimiento de entrega de bienes.

3.2.1.8  Remitir a la Subdirección de Contratación, a más tardar dentro del día hábil siguiente a su suscripción, el original del acta de iniciación del contrato.

3.2.2.1 Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales.

3.2.2.2 Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

3.2.2.3 Estudiar, conceptuar sobre la viabilidad y solicitar las modificaciones al contrato que sean pertinentes (justificación).

3.2.2.4 Controlar e informar periódicamente a la entidad sobre el avance del contrato con base en el plazo del mismo, así como proponer las acciones y los ajustes periódicos que sean necesarios para dar cumplimiento al contrato.

3. 2.2.5 Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

3.2.2.6 Controlar e inspeccionar constantemente la calidad del objeto contratado, los equipos, materiales, bienes o insumos y requerir al contratista para que efectúe los ajustes pertinentes conforme a las condiciones pactadas.

3.2.2.7 Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de las especificaciones, y sobre los errores u omisiones que éstos puedan contener.

3.2.2.8 Solicitar al contratista las pruebas de laboratorio que sean necesarias para garantizar y verificar el cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas acordadas en el respectivo contrato.

3.2.2.9 Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc; cuando aplique contractualmente.

3.2.2.10 Solicitar al contratista la modificación de las garantías cuando así se requiera, velando por que éstas se mantengan conforme a las condiciones exigidas en el contrato.

3.2.2.11 Requerir al contratista para que dé cumplimiento a las obligaciones que no esté ejecutando de conformidad con lo previsto en el contrato.

3.2.2.12 Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.

3.2.2.13 Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la correcta ejecución y desarrollo del contrato, tales como:

*Acta de iniciación del contrato

*Actas de reuniones de la interventoría.

*Actas de Mayores y Menores cantidades de obra, cuando sea del caso.

*Acta de terminación del contrato. (Suscrita igualmente por el ordenador del gasto)

*Acta de suspensión del contrato cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el mismo. (Suscrita igualmente por el ordenador del gasto)

*Las demás actas que se establezcan y se requieran para el adecuado desarrollo del contrato.

3.2.2.14 Informar por escrito al Director del área correspondiente, sobre las dificultades que se presenten durante la ejecución del contrato y asistir técnicamente a la entidad contratante en asuntos relacionados con el mismo.

3.2.2.15 Enviar a la respectiva compañía aseguradora copia de los requerimientos hechos al contratista para el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato.

3.2.2.16 Programar y coordinar reuniones para analizar el avance del contrato.

3.2.2.17 Resolver toda consulta que haga el contratista, o darle el trámite ante el funcionario o dependencia competente, haciendo seguimiento a la atención de la misma.

3.2.2.18 Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido.

3.2.2.19 Exigir al contratista las medidas para solucionar los problemas administrativos específicos del contrato (retrasos, incumplimiento, etc).

3.2.2.20 Verificar para efectos de certificación de pago, que el contratista está cumpliendo con las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad Social Integral, Administradora de Riesgos Profesionales ARP y aportes parafiscales, según el caso, e informar a la Subdirección de Contratación cuando el contratista persista en el incumplimiento de esta obligación.

3.2.2.21 Solicitar a la Subdirección de Contratación, con copia dirigida al ordenador del gasto, el estudio sobre la aplicación de sanciones, para lo cual deberá preparar un informe detallado de los incumplimientos, los requerimientos efectuados y las respuestas, de tal manera que se garantice el debido proceso y el derecho de defensa del contratista.

3.2.2.22 Comunicar en forma escrita al contratista, de manera clara y precisa, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

3.2.2.23 Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

3.2.2.24 Proyectar para firma del ordenador del gasto, dentro de los términos y plazos legalmente establecidos, la respuesta a sugerencias, consultas, requerimientos o peticiones del contratista, de los ciudadanos, de las Veedurías Ciudadanas, de los Organismos de Control, Fiscalización y de Control Disciplinario con los soportes correspondientes.

3.2.2.25 Solicitar la asesoría que requiera de las respectivas dependencias de la Secretaría General, para el efectivo cumplimiento de los términos y plazos señalados en el contrato.

3.2.2.26 Revisar y aprobar las facturas presentadas por el contratista verificando que en ellas se consignen, de manera clara y precisa, el concepto y valor del servicio prestado y de los bienes o productos entregados y que correspondan con la ejecución del objeto, obligaciones y actividades pactadas y plazos convenidos y remitir a la Unidad Financiera de la Secretaría General, la documentación determinada en el contrato para el respectivo trámite de pago.

Durante esta etapa corresponde al interventor del contrato:

3.2.3.1 Preparar el informe final sobre la ejecución del contrato, para lo cual deberá:

3.2.3.1.1 Solicitar certificación a la Unidad Financiera de los pagos efectuados al contratista.

3.2.3.1.2 Revisar y aprobar los documentos financieros y contables que sean necesarios para la liquidación final del contrato.

3.2.3.2 Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

3.2.3.3 Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

3.2.3.4 Dejar constancia del valor que la entidad retendrá por concepto a las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación, en el evento que no se hubieren realizado totalmente los aportes al sistema de pensiones y salud.

3.2.3.5 Elaborar el acta de liquidación del contrato, para efectos de que la entidad pueda cumplir con esta actividad dentro de los plazos legales y adjuntar los soportes correspondientes.

3.2.3.6 Requerir al contratista para efectuar la liquidación bilateral y dejar constancia de ello.

3.2.3.7 Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización.

3.2.3.8 Informar a la Subdirección de Contratación, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto el Informe de balance final del contrato y los demás soportes requeridos para la liquidación correspondiente.

Si se vence el plazo para hacer la liquidación en forma unilateral, y el interventor no presentó el informe antes referido a la Subdirección de Contratación, deberá solicitar inmediatamente a la citada dependencia, que adelante los trámites para elevar la solicitud de liquidación por vía judicial. Con tal fín, debe anexar todos los soportes requeridos para la liquidación.

NOTA: La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la Ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

3.2.3.9  Remitir a la Subdirección de Contratación, una vez finalizado el contrato de interventoría, toda la documentación relacionada con el ejercicio de la misma.

El interventor NO podrá:

4.1 Ordenar cambios de especificaciones técnicas o de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto.

4.2 Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

4.3 Demorar la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo.

4.4 Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

Los interventores (Externo o Interno) responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a entidad o a terceros, derivados de la ejecución de los contratos sobre los cuales hayan ejercido o ejerzan las labores de interventoría. El interventor deberá responder por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización. Igualmente será responsable de suministrar oportunamente la información que solicite el contratista o cualquier área de la entidad.

Para desarrollar la interventoría en un contrato de obra, además de las labores señaladas en este manual, y las que se establezcan en el respectivo contrato, el interventor deberá tener presente los siguientes pasos:

6.1 Realizar un estudio minucioso del contrato, anexos técnicos, términos de referencia o pliego de condiciones, planos y cantidades de obra, con el fin de conocer el mismo en todos sus aspectos y condiciones.

6.2 Presentar a la dependencia responsable de la ejecución del contrato, una vez realizado el análisis dispuesto en el anterior numeral, un informe con los resultados de la respectiva evaluación.

6.3 Controlar la inversión del anticipo.

6.4 Exigir al contratista la iniciación de los trabajos dentro de los términos establecidos en el contrato, debiendo suscribir el Acta de Iniciación.

6.5 Efectuar la apertura del libro de obra o bitácora de obra, quedando bajo su custodia y manteniéndola actualizada durante el desarrollo del contrato.

6.6 Controlar permanentemente la obra durante la ejecución de la misma hasta su terminación.

6.7 Elaborar el Informe Mensual de Obra, en el cual se describe el desarrollo técnico y administrativo del contrato y presentarlo a la dependencia encargada de la ejecución del contrato.

6.8 Elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista, las Actas de pagos periódicos de obra, dentro del tiempo establecido en el contrato.

6.9 Solicitar a la Subdirección de Contratación la modificación del contrato respectivo, según lo indicado en este manual para el efecto, si se requieren prórrogas u obras complementarias.

6.10 Si por situaciones no previstas se llegaren a presentar prórrogas u obras complementarias, el interventor debe solicitar a la Subdirección de Contratación la modificación del contrato respectivo, según lo indicado en este manual para el efecto.

6.11 Una vez terminados los trabajos objeto del contrato, el interventor recibe la totalidad de las obras pactadas, legalizando este hecho mediante el "Acta de Recibo Final de Obras a Satisfacción" y proceder a la suscripción del Acta de Liquidación.

7. SISTEMA DE GESTIÓN CONTRACTUAL

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., inició en el año 2005 la implementación del Sistema de Gestión Contractual, como una herramienta de apoyo tecnológico y sistemático, con el fin de ejercer un adecuado seguimiento a la actividad contractual de la entidad, estableciendo en cada una de sus dependencias, la planeación de la ejecución presupuestal de los recursos asignados a éstas, ya sea por funcionamiento o inversión, y consolidando su participación activa en cada una de las etapas del proceso contractual.

Dicho sistema proporciona a sus usuarios las siguientes ventajas:

*Disminuir en gran proporción el riesgo de inconsistencias provenientes de los procesos contractuales manejados en forma manual.

*Fomentar en cada dependencia la cultura de la planeación contractual desde el mismo momento de la preparación del anteproyecto de presupuesto.

*Facilitar la sistematización de la programación presupuestal de la Entidad registrando los objetivos del Plan de Desarrollo y relacionándolos a su vez con los diferentes proyectos de inversión, y de éstos con sus metas y actividades.

*Organizar y controlar los trámites que cada responsable del rubro ejecuta.

*Permitir el registro de los contratos con formalidades plenas, con la siguiente información: "vigencia, número, tipo de contrato, contratista con los datos básicos, tipo de selección, plazo, objeto, fechas de suscripción, publicación, iniciación, terminación y liquidación, forma de pago, garantías, número de certificado y registro presupuestal, adiciones, prórrogas y modificaciones, interventor, oficina solicitante, entre otros"

*Permitir la presentación consolidada de la ejecución presupuestal rubro a rubro del plan contractual programado en la vigencia, reflejando la información de disponibilidad, registro presupuestal y pagos realizados a los contratistas.

*Sistematizar, organizar y controlar los pasos previos de los procesos contractuales de cada dependencia de la entidad, apoyando al responsable del proyecto en la organización y presentación de la información, dependiendo de la clase de proceso que se va adelantar.

*Permitir el manejo de movimientos presupuestales específicos, tales como: pago de exigibles y programación y pago de vigencias futuras.

*Permitir el seguimiento al registro de la información financiera y contable de los contratos celebrados en virtud de los convenios de cooperación suscritos por la Secretaría General con Organismos Multilaterales.

Por lo tanto, para facilitar la labor contenida en este manual, el interventor deberá conocer y usar el Sistema de Gestión Contractual, conforme a las especificaciones del mismo.

INTERVENTOR: (nombre y cargo)

En Bogotá DC., se reunieron el doctor (a) _____________(cargo) en su calidad de Interventor (a) del contrato enunciado y ________________en representación (de si mismo) o (de la sociedad, de la unión temporal o del consorcio¿¿....), contratista, con el fin de dejar constancia por medio de la presente acta, que en la fecha de suscripción de la misma se da iniciación real y efectiva del contrato.

Los riesgos amparados por la garantía única están vigentes, según verificación efectuada por el interventor.

Las riesgos amparados por la garantía única, según verificación del interventor deben ser ajustados teniendo en cuenta la fecha de suscripción de la presente acta, para lo cual, el contratista se compromete a allegar los correspondientes anexos modificatorios en un plazo no superior a _________días hábiles, so pena de hacerse acreedor a las sanciones previstas en el contrato.

Para constancia se firma la presente acta por quienes en ella intervinieron. Dada en Bogotá DC., el ____________de 200_