RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 Ver la Circular de la Contraloría General de la República 11 de 2006 y 004 de 2011 y la de la Veeduria Distrital 005 de 2012 

Como ustedes saben, el acta de informe de gestión fue creada por la Ley 951 de 2005, norma dirigida a los servidores públicos, salientes y entrantes, en calidad de titulares y representantes legales de las entidades del Estado, del nivel central y descentralizado en el orden nacional, departamental y municipal, lo mismo que a los particulares que ejercen funciones públicas.

En este orden de ideas, el objeto de esta Directiva es dar a conocer los principales aspectos contenidos en esta Ley, lo mismo que impartir instrucciones al respecto, que faciliten la aplicación de la misma.

Son dos los propósitos esenciales de la citada Ley:

a. Fijar las reglas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano y,

b. Establecer la obligación que tienen los servidores públicos que más adelante se señalan, cuando se separen de sus cargos, de entregar, a quienes los remplacen legalmente en sus funciones, un informe detallado y escrito de los asuntos de su competencia, así como de los recursos humanos, financieros y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus atribuciones.

Este informe también deberá ser presentado por estos mismos Servidores Públicos cuando sean ratificados en sus cargos y por los particulares que administren fondos o recursos públicos del Estado cuando finalicen la administración de los mismos.

Se busca con esta Ley llevar un control del estado de los recursos públicos en todas las entidades del Estado, así como de la administración o manejo de los mismos por parte de los particulares y permite que la gestión anterior sea conocida por el servidor público entrante, a fin de mantener la continuidad de la gestión en los planes, programas y proyectos que se planteen.

Para desarrollar el objeto de la Ley, se ha creado el Acta de Informe de Gestión que básicamente permite ¹:

*Dotar a las Entidades de un informe que permita al funcionario que asume la dirección de la dependencia, conocer entre varios aspectos los logros, proyectos, presupuestos, programas en ejecución y los trámites pendientes.

*Procurar un traslado formal y ordenado de competencias y recursos entre autoridades.

*Delimitar la responsabilidad del funcionario que asume la dirección, con respecto a los recursos institucionales que le fueron entregados.

*Garantizar un mínimo de calidad en el Informe de Gestión que deben presentar las Entidades a los Organismos de Control.

*Generar información histórica que facilite análisis posteriores sobre la gestión de una dependencia.

*Asumir por parte de los funcionarios públicos, la responsabilidad con respecto a los compromisos de recursos adquiridos con anterioridad.

*Contribuir al funcionamiento eficiente, honesto y responsable de todas las entidades Estatales en todo el territorio nacional.

*Crear una cultura de respeto y adecuada disposición de los recursos públicos.

Están obligados a presentar este informe, los siguientes servidores públicos, cuando se retiren por cualquier causa o sean ratificados en sus cargos:

a. Los Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos Administrativos y Gerente de la UESP, en su calidad de titulares de los mismos.

b. Los Directores o Gerentes de las entidades descentralizadas en calidad de representantes legales de las mismas.

c. Los alcaldes locales del Distrito Capital.

d. Los Servidores Públicos del nivel directivo en los que el respectivo titular o representante legal considere debe recaer esta obligación, lo cual deberá ser comunicado a la correspondiente Oficina de Control Interno, dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la entidad, indicando básicamente sus nombres, atribuciones y responsabilidades.

A partir de la publicación de esta Directiva en el Registro Distrital, los actuales titulares y representantes legales tendrán un plazo de 15 días para presentar a las Oficinas de Control Interno la comunicación a que se refiere este literal.

Con el propósito de dar cumplimiento a lo señalado en este numeral, los servidores públicos obligados deberán mantener actualizados sus registros, controles y la documentación que sea necesaria relacionada con su gestión.

También están obligados a entregar el acta de informe de Gestión, los Curadores Urbanos y los demás particulares que cumplen funciones públicas.

Se levantará el acta circunstanciada en los casos de imposibilidad del funcionario saliente de presentar el Acta de Informe de Gestión tales como muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada. En estos eventos se procederá, mientras se expida la reglamentación del Gobierno Nacional o se establezcan requisitos por parte de la Contraloría Distrital, de la siguiente manera:

a. El servidor público de jerarquía inmediatamente inferior a la del servidor público saliente levantará, previa autorización del jefe inmediato, y con la asistencia de dos (2) testigos que aquel designe, el acta circunstanciada dejando constancia del estado en que se encuentran los asuntos y recursos de la entidad o dependencia, según corresponda. A esta diligencia asistirá, previa invitación que se le formule, el Jefe de la Oficina de Control interno o su delegado.

b. El servidor público autorizado para levantar el Acta Circunstanciada hará entrega de ésta en diligencia en la que participarán, además del servidor público entrante o nombrado en encargo, dos (2) testigos que éste podrá designar para tal efecto y los servidores públicos que asistan nombrados por los órganos de control y vigilancia, para lo cual el Alcalde o el titular o representante legal de la Entidad Distrital, informará al respectivo organismo.

c. El funcionario delegado del organismo de control dejará constancia de sus observaciones acerca del estado en que se encuentren los asuntos y recursos de la entidad o dependencia.

El Acta de Informe de Gestión contendrá, como mínimo lo siguiente:

a. INFORME RESUMIDO POR ESCRITO DE LA GESTIÓN DEL SERVIDOR PÚBLICO SALIENTE. En este aparte se hará una descripción resumida de la situación del despacho a la fecha de inicio de su gestión y se dará cuenta de la gestión adelantada, en la que se indiquen aspectos tales como los programas, proyectos, actividades y resultados obtenidos en cada uno de ellos; hallazgos administrativos, fiscales, disciplinarios y penales comunicados por la Contraloría de Bogotá en el último informe de auditoría; estado de ejecución de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá.

b. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS, TÉCNICOS Y FÍSICOS. Este punto corresponde a un informe pormenorizado sobre la situación de los recursos, presentando una relación de los inventarios y responsables de los bienes muebles e inmuebles, así como de los sistemas de información (hardware y software).

c. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. Informe sobre el comportamiento de la planta de personal, detallando los cargos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, trabajadores oficiales y personal vinculado mediante contrato de prestación de servicios.

d. PROGRAMAS, ESTUDIOS, PROYECTOS Y PRESUPUESTO. Detalle de los programas, estudios y proyectos formulados para el cumplimiento de la misión institucional Igualmente se deberán relacionar los valores de los presupuestos de gastos de funcionamiento e inversión destinados y sus porcentajes de ejecución.

e. OBRAS PÚBLICAS Y PROYECTOS EN PROCESO. Relación de las obras públicas adelantadas indicando su objeto y estado de ejecución

f. CONTRATACION ESTATAL. Relación de los contratos celebrados, señalando los objetos contractuales, los que se encuentran ejecutados y el estado de ejecución de aquellos que no hayan sido terminados.

g. REGLAMENTOS Y MANUALES. Informe sobre los manuales de funciones y procedimientos vigentes así como la normatividad aplicable a la entidad o dependencia.

Los contenidos a que se refiere este numeral comprenderán el período entre la fecha de inicio de la gestión del servidor público saliente y la fecha de su retiro o ratificación en el cargo.

El Acta de Informe de Gestión o el Acta Circunstanciada (cuando se presente imposibilidad por muerte o incapacidad por enfermedad), será presentada o levantada, según corresponda, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de retiro del servidor público obligado a su rendición.

Cuando el servidor público saliente no entregue el informe en el plazo señalado será requerido por la Oficina de Control Interno correspondiente concediéndole un plazo de 15 días para su presentación.

Se entenderá que existe ausencia injustificada, para efectos del acta circunstanciada, cuando vencido este último plazo, el servidor público saliente no presenta el Acta de Informe de Gestión.

a. Revisar y verificar el contenido del Acta de Informe de Gestión o del Acta Circunstanciada para determinar la existencia o no de irregularidades, en un plazo de treinta (30) días hábiles contados a partir de la firma del acta.

b. Requerir al servidor público saliente para que haga las aclaraciones y entregue la información adicional que se le solicite, las cuales deberán ser entregadas en un plazo no mayor de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la de la solicitud o requerimiento, salvo que medie fuerza mayor o caso fortuito.

c. Informar a la Oficina de Control Disciplinario Interno la existencia de irregularidades con el fin de que inicie las acciones disciplinarias correspondientes.

Los Jefes de las Oficinas de Control Interno deberán:

a. Velar por el cumplimiento de la Ley 951 de 2005 y de lo dispuesto en esta Directiva.

b. Requerir a los Servidores Públicos obligados a presentar el Acta de Informe de Gestión cuando no cumplan con el plazo a que se refiere el primer párrafo del numeral 5 de esta Directiva.

c. Participar en el levantamiento de las actas circunstanciadas.

d. Informar a la Oficina de Control Disciplinario Interno de la ausencia injustificada de los servidores públicos salientes para que se inicie la acción disciplinaria correspondiente.

Es de señalar que se debe entender que la disposición hace referencia a las oficinas de Control Interno de las Entidades y no a la de Control Interno Disciplinario, pues el fin de la presentación del informe es de carácter administrativo y de funcionamiento; sin perjuicio de las investigaciones que se puedan adelantar con posterioridad al estudio y análisis del informe.

La ley al momento de señalar la obligación a los titulares y representantes legales de las entidades, a presentar el informe de acta de gestión sobre los recursos financieros, humanos y administrativos, no eliminó los otros informes que se deben presentar a los diferentes organismos de control, por lo que se debe considerar que los mismos continúan vigentes, en particular los establecidos mediante la Circular Externa No. 052 de 2003 de la Contaduría General de la Nación mediante la cual en cumplimiento de la Ley 298 de 1996 estableció las "Instrucciones para el suministro de la información financiera, económica y social cuando se produzcan cambios de representante legal en los Entes públicos de los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado".

En el mismo sentido se mantiene vigente la Circular 128 de noviembre 28 de 2003 del Contador General de Bogotá D.C., sobre "Instrucciones para el suministro de la información financiera, económica y social por cambios de representante legal en los entes públicos del Distrito Capital"

Sin embargo teniendo en cuenta que de la información contenida en estas Circulares, se encuentra información solicitada en el Informe de Acta de Gestión, es preciso armonizarlos de tal manera que las entidades distritales mantengan una misma línea en la rendición de dichos informes. Por consiguiente y sin el desconocimiento del poder reglamentario del Presidente de la República, se instruye a las entidades para aplicar la siguiente información al acta de informe de gestión (Se anexa formato); con la salvedad que la información a los Órganos de Control debe seguirse manteniendo en las condiciones previstas por las mismas.

No sobra en todo caso advertir, que los criterios definidos en esta Directiva son similares a los prescritos en la Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República.

Cordialmente,

Alcalde Mayor