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Concepto 18 de 2006 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:
08/06/2006
Fecha de Entrada en Vigencia:
08/06/2006
Medio de Publicación:
No se publicó


 
 

2214200

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Bogotá DC,

Concepto 018 de 2006

Junio 08 de 2006

Doctor

ALFONSO GONZÁLEZ RODRÍGUEZ

Subsecretario Operativo

Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá

E. S. D.

Radicación 2-2006-22683

Asunto: Solicitud de concepto sobre naturaleza del archivo del Registro Distrital Automotor. Radicado STT-700435. Oficio SO-08-571-714393.

Radicado: 1-2005-66885

Cordial saludo, doctor González:

En atención a la consulta elevada por ese Despacho, citada en el asunto, mediante la cual solicita concepto jurídico sobre si el archivo del Registro Distrital Automotor entregado por la Secretaría de Tránsito al SETT hace parte integral de lo que técnicamente denomina "Archivo Fiscal", a fin de determinar las obligaciones que tendría el concesionario conforme la Ley General de Archivo.

Clase de Archivo

Para abordar el estudio del asunto planteado, es pertinente en primer lugar identificar la clase de archivo que constituye los documentos del "Registro Distrital Automotor".

Para el efecto, el artículo 2º de la Ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito) define el Registro Terrestre Automotor, en los siguientes términos:

"Registro terrestre automotor: Es el conjunto de datos necesarios para determinar la propiedad, características y situación jurídica de los vehículos automotores terrestres. En él se inscribirá todo acto, o contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real, principal o accesorio sobre vehículos automotores terrestres para que surtan efectos ante las autoridades y ante terceros." Subrayas fuera de texto

Disposición que debe observarse aunadamente con el Contrato de Concesión N° 105 de 1997 suscrito entre la Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá y la Unión Temporal SETT, cuyo objeto es la prestación de los servicios referentes a la organización y gestión del Registro Distrital Automotor y del Registro Distrital de Conductores -en lo concerniente al trámite de licencias de conducción-, así como, a la elaboración, renovación y cancelación de tarjetas de operación.

De ésta manera, bien se puede concluir que el carácter de los documentos componentes del "Registro Automotor" está dado por la capacidad de constatar la propiedad, características y situación jurídica de un vehículo automotor,  para que surtan efectos ante las autoridades y ante terceros.

En éste sentido, es pertinente referirnos a las definiciones de la escala de valores de los documentos, establecida en el Reglamento General de Archivos [1]:

VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

VALOR JURÍDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Sin embargo, si nos remitimos a la normatividad contable vigente no es el valor de los documentos el que los clasifica, pues un mismo documento bien podría tener todos éstos valores, sino que son otros aspectos los que han identificado tanto la Ley como la doctrina como referentes calificatorios para catalogar un archivo.

Así, aunque la Ley General de Archivos no la señale expresamente como tal, existe una primera gran clasificación de Archivos Documentales que debe constituir el punto de partida para identificar y catalogar un archivo, esto es la clasificación entre Archivos Públicos y Archivos Privados:

1) ARCHIVOS PÚBLICOS

Documentos pertenecientes a entidades oficiales.

Documentos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado que por su valor para la historia, la investigación o la cultura son declarados de interés público.

2) ARCHIVOS PRIVADOS

Documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

A su vez, los Archivos Públicos, entre los cuales es claro que se deben catalogar los archivos del SETT, fueron categorizados por la Ley General de Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia,  desde el punto de vista territorial y según la organización del Estado [2]. Categorizaciones que no son el referente para analizar la tipología del archivo correspondiente al "Registro Distrital Automotor"

De ésta manera, se llega a la clasificación de los archivos teniendo en cuenta el ciclo de formación de los documentos, dispuesta en el artículo 23 de la precitada Ley 594 de 2000, así:

"Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente"

Respecto de los "Archivos de gestión" también llamados "de oficina", se entiende que en éstos es donde deben reposar los documentos generados en los procesos de gestión administrativa y que el tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de los términos establecidos en las Tablas de Retención de Documentos [3]; y sólo se decidirá su traslado al archivo central, cuando conforme los tiempos de la TRD se verifique que están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).

Precisamente, si se observa la operatividad y los procedimientos que se adelantan con el Registro Automotor,  se podrá verificar con claridad que los documentos que en él se contienen constituyen un "Archivo de Gestión", al cual son aplicables las normas legales y reglamentarias especialmente dispuestas para ésta clase de archivos, como el Acuerdo No. 042 de 2002 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000":

"ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.  Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

De ésta manera, de cara al estudio de la responsabilidad por su manejo, debe precisarse que independientemente el valor que puedan tener los documentos que allí se contienen, el Registro Distrital Automotor es un Archivo Público y de Gestión, y en virtud de dicha clasificación es que debe analizarse la responsabilidad por su manejo.

Responsabilidad

Como bien se puede observar tanto de la denominación del precitado Acuerdo como del preámbulo de los artículos 2º y 3º del mismo, las disposiciones y criterios de organización dispuestas en el precitado acuerdo, no están dadas exclusivamente para que sean responsabilidad de los Jefes de Unidades Administrativas de Entidades Públicas, sino que también serán sujetos de éstas los Jefes de Unidades Administrativas de las Entidades privadas que cumplan funciones públicas, de tal manera, que en una u otra entidad, el respectivo funcionario será el responsable del archivo de gestión de la Entidad.

Precisamente sobre la responsabilidad frente a la administración de archivos, la Ley General de Archivo, dispuso entre otras:

"Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación."

Si bien los archivos en referencia, en su condición de públicos, son de propiedad y responsabilidad primaria del Estado (Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá), y son inenajenables, su administración está radicada expresamente [4] en el SETT como prestador del servicio concesionado.

En efecto, el Contrato de Concesión previó que el Concesionario recibiría de la STT los archivos correspondientes a los Registros Distrital Automotor, de Licencias de Conducción y de Tarjetas de Operación, y que debía organizarlos, administrarlos y mantenerlos conforme a las normas que lo regulan, obligación que en sus efectos determina que las condiciones y parámetros legales serán las que fije la normatividad que regula materia, actualmente la Ley 594 de 2000, expedida con posterioridad a la suscripción del Contrato de Concesión 105 de 1997, y cuyo alcance procede revisar a la luz de la propuesta presentada y los términos de la contratación.

Así mismo, siendo la Ley de imperativo cumplimiento, no puede el SETT como administrador y responsable actual del mantenimiento de los precitados Registros, sustraerse de sus obligaciones, y por el contrario le asiste el deber legal de velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión que le fueron encomendados, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Al respecto, podemos remitirnos al precitado artículo 4º del Acuerdo No. 042 de 2002 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación:

"ARTÍCULO CUARTO. Criterios para la organización de archivos de gestión:

*La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. [5]

*La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

*La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

*Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,  consulta y control.

*Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

*Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

*Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia." Subrayas fuera de texto."

Respuesta

Todo lo anterior permite atender su consulta manifestando que, corresponde al  Concesionario SETT, la responsabilidad por la organización, conservación y custodia de los archivos del Registro Distrital Automotor, como de los demás archivos que administra, de conformidad con la Tablas de Retención Documental que haya adoptado para el efecto la Secretaría de Tránsito y Transporte y la normatividad archivística.

Siendo en éste mismo sentido el pronunciamiento realizado por la Asesora Jurídica de la Interventoría al Contrato de Concesión SETT, contenido en el memorando del 14 de abril de 2005, mediante el cual rinde concepto sobre la aplicación de la Ley General de Archivo al SETT, en los siguientes términos:

"(...) Por consiguiente la negativa del Concesionario de acatar las disposiciones que regulan los archivos de la Secretaría de Tránsito de Bogotá, a su cargo, no solo se hace responsable directamente, en su calidad de particular que cumple funciones públicas, sino que afecta verdaderamente a la STT, por que la está colocando en posición de estar ella misma incumpliendo su deber legal, con las consecuencias que la Ley 594 de 2000 prevé para éstos casos y que me he permitido transcribir."

Esperando haber atendido a satisfacción su consulta.

Atentamente,

GLORIA MARTINEZ RONDÓN

Directora Jurídica Distrital (e)

MANUEL ÁVILA OLARTE

Subdirector de Conceptos

Anexo: Copia Memorando del 14 de abril de 2005 de la Asesora Jurídica de la Interventoría al Contrato de Concesión SETT, en

[1] Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

[2] Artículos 7, 8 y 9 de la Ley 594 de 2000.

[3] TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. 

[4] Cláusula 7ª del Contrato de Concesión 105 de 1997.

[5] Artículo 24 de la Ley 594 de 2000. "Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.