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  Concepto 22 de 2006 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 11/08/2006  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 11/08/2006  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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2214200

Bogotá D.C.

Concepto 022 de 2006

Agosto 11 de 2006

Doctor

EDUARDO JOSÉ CARDONA GARCÍA

Director Técnico de Apoyo Corporativo

Instituto de Desarrollo Urbano IDU

Calle 22 No. 6-27

Ciudad.

Radicación 2-2006-31452

Asunto: Viabilidad de autorización para Comisión de Estudios al exterior a funcionarios con nombramiento provisional.

Rad. 1-2006-16983

Ver los Conceptos del D.A.S.C. 3269 de 2005 y 367 de 2006

Respetado doctor Cardona:

Hemos recibido su solicitud de consulta, en el sentido de determinar la viabilidad de autorizar a un funcionario con nombramiento provisional en esa entidad a una Comisión de Estudios en el exterior. Al respecto nos permitimos manifestar lo siguiente:

Quedó establecido el desplazamiento al exterior de la funcionaria, teniendo en cuenta la invitación del Gobierno de Japón para que participara en el seminario taller sobre relaciones públicas y privadas (Seminar on Public - Private Partnership), pues se constituye en un tema de interés para el Distrito Capital que tiene relación directa con las funciones que la empleada tiene a su cargo y que viene desempeñando como Ingeniera en dicha entidad.

La inquietud de esa entidad se presenta teniendo en cuenta que de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 73 del Decreto 1227 de 2005 reglamentario de la Ley 909 de 2004, "Los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales, dado el carácter transitorio de su relación laboral, no pueden participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente el derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo."

En el caso concreto de la consulta, según su posición, la funcionaria postulada para la comisión siendo provisional tiene un nombramiento indefinido es decir, que no está sujeto a un término de seis meses, lo que le permite cumplir con el compromiso de permanecer al servicio de la entidad por un lapso no inferior al ya referido, más aún cuando la citada entidad no incurrirá en gastos derivados de la comisión ya que los mismos serán asumidos por el Organismo patrocinador.

La Agencia de Cooperación Internacional del Japón JICA, sufragó todos los gastos de la capacitación y así mismo, tanto la entidad distrital como la funcionaria efectuaron un compromiso institucional con la agencia internacional para el aprovechamiento del seminario y así aplicar los conocimientos adquiridos por la Ingeniera durante el mismo.

Igualmente el Representante Legal del IDU para enero de 2006, doctor Carlos Iván Gutiérrez Guevara, se comprometió a nombre de la entidad a brindarle todo el apoyo y colaboración a la funcionaria para que pudiera llevar a cabo la capacitación otorgándole la comisión de estudios, y que al regreso de la trabajadora la reintegraría a sus labores, comprometiéndose ella por su parte a reportarse dentro de un plazo no mayor a un mes después de regresar y presentar un plan de acción para la socialización de los conocimientos adquiridos, dentro y fuera de la entidad, lo que efectivamente se realizó.

Doctrinariamente, la comisión de estudios es una situación administrativa mediante la cual la administración confiere a los empleados públicos permisos o autorizaciones para adelantar estudios y recibir capacitación adecuada tanto para el mejor desempeño de las funciones, como para participar en los concursos que le permitan obtener promoción dentro del servicio, ya que es un derecho de los funcionarios. (Diego Younes Moreno en su obra Derecho Administrativo Laboral)

Estas comisiones podrán ser otorgadas a todos los empleados públicos vinculados a la Administración Distrital, para realizar estudios dentro o fuera del país y el objeto de las mismas deberán guardar relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña el servidor público. No obstante lo anterior, los funcionarios inscritos en la carrera administrativa, en igualdad de condiciones con los demás empleados, tienen prelación para la Comisión de Estudios. Sin embargo para participar en el seminario ofrecido por el Gobierno Japonés, no se presentó ningún funcionario de carrera, siendo concedido a la Ingeniera Laura Patricia Otero Durán quien labora en el Instituto de Desarrollo Urbano IDU como Profesional Especializado Código 222 Grado 06 en provisionalidad, desde el 21 de marzo de 2000.

Para la comisión de estudios en el exterior se dio aplicación a lo establecido en los Decretos Nos 2400 de 1968, 1050 de 1997, 2004 de 1997, 26 de 1998 y 476 de 2000.

Debe advertirse que los Decretos mencionados fueron dictados en ejercicio de la potestad reglamentaria del Gobierno Nacional, y el ámbito de aplicación se reduce a los servidores públicos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta asimiladas al régimen legal aplicable a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como a los miembros de las Juntas o Consejos Directivos o Superiores de Entidades Descentralizadas.

Sin embargo, aún cuando estos Decretos no están dirigidos en principio a regular las comisiones que se confieran en las entidades territoriales, sino a las que lo sean en el nivel nacional de gobierno, ello no obsta, como en efecto sucede, para que las autoridades distritales los apliquen por remisión normativa, cuando regulen las situaciones administrativas de los servidores públicos distritales, contempladas en estos decretos.

Así las cosas, para el otorgamiento de una comisión dentro o fuera del país, las entidades públicas están obligadas a:

1. Determinar las necesidades de la capacitación.

2. Incluir dentro de sus presupuestos los recursos necesarios para su financiación.

3. Determinar los empleados que merezcan este estímulo.

La comisión solicitada comprendía la realización de estudios en el exterior lo que implicó inicialmente separación parcial en el ejercicio de sus funciones, para realizar el seminario programado por el Gobierno de Japón y que correspondió a un periodo de treinta (30) días. Dicha comisión de estudios es una situación administrativa por la cual la administración reconoce a los empleados públicos el derecho que tienen de recibir capacitación adecuada tanto para mejorar el desempeño de las funciones, como para participar en los concursos que le permitan obtener promoción dentro del servicio.

En este sentido, la funcionaria obtuvo el derecho a que se le concediera la Comisión de Estudios, para cursar el seminario de relaciones públicas y privadas para el cual fue seleccionada por el Gobierno Japonés y autorizada por el Director de la entidad distrital de la época, pues reunió no solo los requisitos exigidos por la Agencia de Cooperación Internacional del Japón JICA, sino los requeridos por las normas pertinentes, además se comprometió a presentar un Plan de Acción para transferir los conocimientos adquiridos.

Observamos que las funciones desempeñadas por la empleada, las cuales se verificaron en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales del Instituto de Desarrollo Urbano, en el que se advirtió la descripción de funciones esenciales del empleo (Profesional Especializado 222-06) en el área de coordinación interinstitucional y las contribuciones individuales o criterios de desempeño del mismo, guardan relación directa con el contenido del seminario sobre relaciones públicas y privadas para el cual fue comisionada, y de las cuales extractamos las más importantes, así:

1. Garantizar el adecuado soporte y apoyo profesional a los diferentes coordinadores de los contratos de gran impacto y áreas ejecutoras, sobre la gestión que deben realizar ante las empresas y entidades del Distrito.

2. Asistir a los comités semanales en donde se traten temas relacionados con las EPSs. Hacer seguimiento a los compromisos establecidos relacionados con las EPSs.

3. Coordinar reuniones y visitas a terreno con las interventorías, concesionarios y Empresas de Servicios Públicos para proponer soluciones a casos particulares relacionados con la infraestructura de servicios públicos.

4. Velar por la correcta aplicación de los convenios interadministrativos con las Empresas de Servicios Públicos en los contratos de gran impacto.

Y el propósito principal de su empleo es garantizar el cumplimiento de lo definido en los convenios interadministrativos, brindando un adecuado soporte y apoyo a los coordinadores de contratos de gran impacto y a las áreas ejecutoras, coordinando los diferentes comités interinstitucionales y el proceso de recibo de obras por parte de las empresas de servicios públicos y gestionando el cruce de cuentas de las mismas.

De otro lado, las comisiones en el exterior tendrán un término de duración igual al del congreso, seminario o conferencia al que se pretenda asistir, más uno de ida y otro de regreso, y el funcionario comisionado tiene derecho a que todo el tiempo de la comisión de estudios se entienda como si estuviera en servicio activo.

En el caso que nos ocupa, se trató de un seminario taller sobre relaciones públicas y privadas ofrecido por el Gobierno de Japón con una duración de un (1) mes contado desde el 30 de marzo de 2006 hasta el 29 de abril de 2006, con salida de Colombia el 27 de marzo de 2006, en el que la funcionaria se comprometió a cumplir con las obligaciones adquiridas no solo con la entidad sino con la Agencia de Cooperación Internacional del Japón JICA.

En concordancia con lo anterior, el artículo 22 del citado Decreto 2400 de 1968 dispone:

"Artículo 22. A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines. Para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera. El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones."

"Parágrafo. En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública."

"Las comisiones de estudio en el exterior únicamente podrán conferirse cuando el objeto de las mismas guarde relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña el servidor público."

Así las cosas, se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al empleado público que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicios en la respectiva entidad y para ese efecto, además de las autorizaciones que debe otorgar el superior, cuando haya lugar, se debe suscribir un convenio entre el funcionario comisionado y la entidad empleadora, mediante el cual el empleado comisionado se compromete a prestar sus servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión y además expedir una póliza de garantía de cumplimiento por el mismo término señalado y un (1) mes más y por el cincuenta por ciento (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en la comisión, sin embargo en este caso, la entidad distrital no incurrió en gastos derivados de la comisión ya que los mismos fueron asumidos por el organismo internacional patrocinador del seminario.

Al término de la comisión de estudios, la funcionaria estuvo en la obligación de presentarse ante el Director del ente distrital (IDU), quien dejó constancia escrita de tal circunstancia, siendo reincorporada al servicio.

En consecuencia, tal como se manifestó telefónicamente en su momento, consideramos que no existe obstáculo para que el Instituto de Desarrollo Urbano IDU haya procedido al otorgamiento de la comisión solicitada por la funcionaria Laura Patricia Otero Durán vinculada a la entidad con un nombramiento en provisionalidad desde el año 2000, quien realizó un seminario fuera del país, comisión ésta que fue costeada en su totalidad por el Gobierno Japonés, teniendo en cuenta que reunió los requisitos exigidos tanto por el organismo internacional como por las disposiciones legales.

Ahora bien, compartimos el criterio expuesto en el concepto emitido por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, relacionado con un caso similar en la Orquesta Filarmónica de Bogotá, pero sobre el tema allí expuesto toda vez que, por una parte, hay que diferenciar entre la situación administrativa de la comisión como tal y la capacitación, que son dos aspectos distintos y, por la otra, la condición de provisional del funcionario postulado para la comisión de estudios, teniendo en cuenta las normas que regían dicha situación y las disposiciones vigentes actualmente. Sin embargo, es diferente al asunto que nos ocupa, por cuanto lo establecido en el artículo 73 del Decreto Nacional 1227 de 2005 en el sentido de prohibir programas de educación formal o no formal para servidores provisionales, se refiere a programas que ofrezcan las respectivas entidades.

Como se observa de los antecedentes expuestos, la Comisión de Estudios se origina en una invitación, cuyos gastos son sufragados en su totalidad por el Gobierno de Japón. En este sentido, para el caso concreto, no se aplica lo dispuesto en el citado artículo cuando dice "Los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales, dado el carácter transitorio de su relación laboral, no pueden participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad¿", (Negrilla fuera de texto) dado que la comisión de estudios fue costeada completamente por la Agencia de Cooperación Internacional del Japón JICA y no por el Instituto de Desarrollo Urbano IDU.

La funcionaria Otero Durán, como empleada vinculada con nombramiento provisional puede, a través de una comisión, realizar estudios dentro o fuera del país, pero el objeto de la misma debe guardar relación con los fines de la entidad o con las funciones inherentes al cargo que desempeña la servidora pública.

Finalmente, debe advertirse que el término de la comisión (un mes) no riñe con el carácter provisional de la vinculación de la servidora pública en comento. En efecto, no se está hablando de un ciclo de formación prolongado en el tiempo, esto es, postgrados o maestrías, que supere el término de vinculación del servidor provisional, es decir, 6 meses de acuerdo con la Ley 909 de 2004 y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005.

En los anteriores términos dejamos absuelta su inquietud y quedamos atentos a resolver cualquier otra duda que se genere sobre el tema.

Cordialmente,

MANUEL AVILA OLARTE

Subdirector de Conceptos

MARTHA YANETH VELEÑO QUINTERO

Directora Jurídica Distrital

Copia información Doctora Alba Lucia Bastidas

Oficina Jurídica

Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

 
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