RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 Ver la Circular de la Sec. General 027 de 2008

Cordial saludo.

Como consecuencia de la aprobación y sanción del Acuerdo por parte del Alcalde Mayor, es necesario iniciar el proceso de implementación de la Reforma Administrativa que se ha denominado Segunda Fase de la misma. Dicho proceso debe concretarse mediante el perfeccionamiento de la creación, transformación de los siguientes organismos y entidades distritales:

1. Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

2. Secretaría Distrital de Movilidad

3. Secretaría Distrital del Hábitat

4. Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, sin personería jurídica

Así mismo, es pertinente advertir que en esta segunda fase se considerará la supresión o fusión de algunos organismos o entidades, teniendo en cuenta que el Acuerdo estableció que el Alcalde Mayor podría suprimir o fusionar algunas entidades como la Secretaría de Tránsito y Transporte - STT, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, el Fondo de Educación y Seguridad Vial - FONDATT y los Fondos Rotatorios de Bienestar Social creados mediante el Acuerdo 136 de 1956.

Para efecto de la adecuada implementación de la Reforma Administrativa., es conveniente precisar que esta Segunda Fase consiste esencialmente en la organización o reorganización interna y funcional de varias entidades y organismos distritales, dentro del marco legal previsto en el Acuerdo Nº 257 de Noviembre 30 de 2006, lo cual implica análisis y justificaciones técnicas y la expedición de diferentes actos administrativos según el tipo y la complejidad de entidad y de las decisiones a tomar frente a cada una de ellas.

En general los documentos soporte y actos administrativos que deberán ser elaborados son los siguientes:

a. Estudio técnico.

b. Decreto o acto administrativo de estructura interna y funcional

c. Decreto o acto administrativo de Planta de Personal.

d. Manual Específico de Funciones y Competencias.

e. Acto Administrativo de distribución de cargos e incorporación a la planta de personal

f. Acto Administrativo estableciendo régimen salarial.

g. Acto Administrativo de Estatutos de las entidades descentralizadas.

h. Supresión o fusión de organismo o entidad distrital.

i. Actos administrativos de nombramiento en los casos en que sea procedente.

Para lo anterior es necesario establecer los siguientes criterios y directrices:

1. Si bien el Acuerdo Nº 257 de 2006 establece, en su artículo 119, el término de seis (6) meses para el perfeccionamiento de la Reforma, en la práctica éste se reduce a un (1) mes, que finalizará el 31 de diciembre de 2006, considerando que la base para la apropiación y ejecución del presupuesto de 2007, es la nueva estructura general del D.C., por lo cual es necesario definir las estructuras internas y funcionales así como las modificaciones de planta de personal que sean pertinentes a más tardar el 31 de diciembre del presente año.

2. El proceso continuará siendo liderado por las Secretarías General y de Hacienda pero implicará la gestión determinante del Departamento Administrativo del Servicio Civil, para acompañar y asesorar el ajuste o la elaboración de los estudios técnicos y de los actos administrativos de estructura, la elaboración de los decretos de planta de personal y manual específico de funciones y competencias, para la expedición de los respectivos conceptos técnicos, así como la participación activa de los jefes de los organismos y entidades distritales que deben ser objeto de creación o ajuste, y de sus equipos directivos o técnicos designados por cada organismo o entidad.

3. En relación con las entidades y organismos distritales que con el acompañamiento de la Secretaría General, han venido realizando el trabajo de análisis estratégico que permitió la formulación de los estudios técnicos y de proyectos de estructura interna y funcional, es necesario advertir que como éstos atendieron a los requisitos de ley, en estos casos, sólo será necesario el ajuste y complemento de los mismos, para efecto de incluir la parte pertinente a plantas de personal y adicionalmente la elaboración de los manuales de funciones y competencias y demás proyectos de acto administrativo que sean pertinentes.

4. El Departamento Administrativo del Servicio Civil establecerá los parámetros y directrices requeridos para la modificación y elaboración de los estudios técnicos y el ajuste o elaboración de los actos administrativos necesarios y las indicaciones acerca de las adecuaciones a los manuales específicos de funciones y competencias y asesorará a los organismos y entidades en el proceso a través de las designación de los servidores correspondientes.

5. La Secretaría General coordinará y supervisará todo el proceso a través de los expertos que para cada caso, designará la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

6. Los esfuerzos de reorganización de los organismos y entidades involucradas en la Reforma Administrativa se orientarán única y exclusivamente al perfeccionamiento de las decisiones de creación, transformación, supresión y fusión de organismos o entidades distritales. Lo cual quiere decir que solo se adelantarán aquellas reorganizaciones internas que se requieran como consecuencia de las decisiones mencionadas¹.

Lo anterior, sin perjuicio de aquellas reestructuraciones que se quieran plantear el próximo año, dentro de los límites de las apropiaciones presupuéstales que se determinen en el correspondiente Acuerdo Presupuestal de 2007. Lo anterior por cuanto las facultades para reorganizar internamente las entidades son permanentes.

7. Las decisiones que se adopten para la expedición de los correspondientes actos administrativos, deben estar orientadas por el criterio de austeridad en el gasto público distrital, se deben tomar dentro del contexto de las directrices administrativas y financieras que se determinan en la presente Directiva y aquellas que fije la Secretaría de Hacienda respecto de cada caso en particular.

8. La construcción de las estructuras internas y funcionales de los organismos y entidades distritales se adelantará de conformidad con las directrices contenidas en la presente Directiva y aquellas que determine la Secretaría General - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital respecto de cada caso en particular, con la participación del jefe del organismo o entidad respectivo.

9. Como las entidades y organismos que son objeto de mayor impacto organizacional por efectos de lo dispuesto en el Acuerdo 257 de 2006, deben iniciar la tarea de ajuste y/o elaboración de estudios y actos administrativos de manera inmediata, para que puedan abordar la tarea de reorganización interna, las entidades conformarán un equipo técnico de 3 o 4 servidores de las áreas de Recursos Humanos y de Planeación que estarán orientados por los funcionarios designados por el Servicio Civil y la Secretaría General.

10. Las modificaciones de las plantas de personal se adelantarán de acuerdo a los procedimientos definidos por el Departamento Administrativo del Servicio Civil, con estricta sujeción a la normativa aplicable, en especial la contenida en la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios y en los decretos leyes expedidos de conformidad con las facultades extraordinarias conferidas por dicha ley; en las disposiciones del Estatuto Orgánico de Presupuesto y en las establecidas en el Acuerdo Nº 257 de 2006.

11. Para el diseño de la estructura funcional de cada entidad y organismo, cada una de ellas deberá tener como base fundamental el alcance del Acuerdo Nº 257/2006. Se trata de respetar el rol y las funciones de las demás entidades, todo con el propósito de evitar que se vuelva a replicar el fenómeno de la duplicidad de funciones. Así mismo, deberá dejarse claro el alcance de la complementariedad de funciones tanto con las entidades del sector, como con aquellas pertenecientes a otros sectores administrativos de coordinación.

12. Los Actos administrativos que se expidan para adoptar la estructura interna deberán contener funciones comunes a cada una de las dependencias; las funciones de cada área no deben ser numerosas sino sintéticas 6 ó 7,e involucrar las que ya han sido delegadas por el Alcalde Mayor, entre otros por los Decretos 854 de 2001. De igual forma se deberá realizar derogatorias expresas de los actos administrativos.

13. Como uno de los objetivos de la Reforma Administrativa es garantizar un sistema de coordinación sectorial, la Secretaría General elaborará el proyecto de decreto mediante el cual se conformarán los Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativo a la luz de la organización sectorial adoptada mediante el Acuerdo Nº 257/06.²

14. En lo que respecta a la coordinación intersectorial, la Secretaría General, a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, enviará un proyecto de decreto con la propuesta de conformación de las Comisiones Intersectoriales que se han considerado pertinentes dentro del marco de los estudios técnicos con el propósito que se analice con cuales organismos o entidades que pertenezcan a otros Sectores Administrativos de Coordinación, es perentorio establecer canales especiales de coordinación para una gestión más eficaz y efectiva.

En desarrollo de este ejercicio se evaluará también la pertinencia de racionalizar la gran cantidad de órganos colegiados de coordinación que existen hoy en el Distrito Capital, mediante la derogatoria de aquellos decretos que han contemplado la creación de comités y comisiones que dentro del marco de la creación de las Comisiones Intersectoriales se considere que replicarían la funcionalidad de las mismas.

1. La implementación de la Reforma Administrativa no puede generar gastos adicionales razón por la cual el total del presupuesto neto no variará.

2. Los recursos que demandará la creación de los nuevos organismos para su funcionamiento serán garantizados por la Secretaría de Hacienda Distrital.

3. Los organismos y entidades que se crean conforme a la determinación del Acuerdo 257 de 2006, para empezar a funcionar contarán inicialmente con una estructura básica mínima, la cual será susceptible de irse modificando progresivamente según se vayan implementado las funciones respectivas.

4. En materia de política salarial es necesario que se tenga en cuenta que con ocasión de la implementación de la Reforma Administrativa no será posible realizar reclasificación de cargos que impliquen incrementos salariales³.

Que un organismo o entidad distrital adopte su organización interna y funcional significa establecer cuáles son aquellas dependencias que requiere para cumplir su objeto y funciones básicas, determinación que comprende, claro está, el señalamiento de las funciones de cada una de las dependencias.

Lo anterior, quiere decir que la organización interna debe necesariamente obedecer a las funciones básicas asignadas al organismo o entidad distrital, las cuales se encuentran señaladas en el Acuerdo Nº 257/06.

Ahora bien, para efecto de que cada entidad u organismo involucrado en la Reforma Administrativa adopte su estructura interna y funcional, a continuación se establecen las siguientes directrices⁴:

1. Tener en cuenta los macroprocesos y los procesos, procurando que la atención de los procesos misionales no quede fragmentada en áreas o dependencias diferentes, que impidan o dificulten su ejecución, salvo que con ello se minimice el riesgo de la alteración de los mismos.

2. Los procesos deben estar asignados a las áreas o dependencias atendiendo a su similitud o afinidad, a los productos elaborados o servicios prestados para lograr una especialización y agilización en la producción de los mismos.

3. Deben existir niveles jerárquicos mínimos de decisión que faciliten el desarrollo de los procesos, la obtención de los productos y la prestación de los servicios.

4. No debe existir duplicidad de funciones entre dos o más dependencias del organismo o entidad o con otros organismos o entidades distritales.

5. A cada dependencia se le describirán claramente sus funciones específicas, las cuales deben, como ya se mencionó, estar acordes con el objeto y funciones básicas del organismo o entidad respectivo⁵.

6. La estructura interna y funcional debe ser plana y sencilla, lo que se refleja con unos niveles jerárquicos mínimos para que exista la debida armonía, coherencia y articulación entre las actividades que realice cada una de las dependencias.

7. Para la organización interna y funcional de los organismos o entidades distritales podrán tener en cuenta las tipologías que aparecen en los gráficos que se reseñan más adelante, y se construirán de conformidad con los siguientes criterios:

*Subsecretaría General / Subdirección General ⁶ que se ocupará de coordinar la gestión misional y administrativa, con el apoyo de los directores de las áreas misionales y del Director de Gestión Corporativa, respectivamente.

Si se determina que la coordinación de la gestión misional será adelantada directamente por el Secretario (a) / Director (a) del organismo no se requerirá la Subsecretaría, pero sí una Dirección de Gestión Corporativa que se encargue de todo el tema administrativo y de apoyo.

*Oficinas que dependerán de la Subsecretaría / Subdirección General: Asesoras de planeación, jurídica y de comunicaciones y de Control Interno y de Control Interno Disciplinario.

En los organismos en que el aspecto jurídico no tenga carácter de apoyo, sino Misional deberá omitirse la creación de una oficina y crearse una Dirección Misional para el efecto.

Las oficinas de control interno y de control interno disciplinario serán creadas en aquellas entidades de mayor complejidad. En las entidades y organismos que se crean y en aquellos de mediana o menor complejidad deberá tenerse en cuenta que es posible administrar estas funciones con asesores adscritos al despacho del Secretario, Director o Subsecretario o Subdirector, a los cuales se les asignarán dichas funciones. Lo anterior, teniendo en cuenta que con posterioridad, a medida que las nuevas entidades vayan proyectando y fortaleciendo su gestión se podrán crear las dependencias con todos los requerimientos.

*Direcciones Misionales que responderán por los macroprocesos definidos para el organismo.

Las Direcciones Misionales serán Distritales cuando se trate de organismos que cumplan funciones transversales.

*Subdirecciones. En el evento que las cargas de trabajo en las Direcciones ameriten una división formal de las funciones asignadas a una Dirección, se establecerán subdirecciones.

*Secretaría General que se ocupará de coordinar la gestión administrativa al interior del establecimiento público, de la cual dependerán las áreas que gestionan todos los aspectos administrativos y de apoyo, incluida la oficina de contratación.

*Oficinas que dependerán del Director: Asesoras de planeación, jurídica, comunicaciones, Control Interno y Control Interno Disciplinario.

En las entidades en que el aspecto jurídico no sea de apoyo sino Misional deberá omitirse la creación de una oficina y crearse una Subdirección Misional para el efecto, en cuyo caso la contratación será asumida por la Subdirección de gestión Corporativa.

Las oficinas de control interno y de control interno disciplinario serán creadas en aquellas entidades de mayor complejidad y no necesariamente deberán depender del despacho del jefe de la entidad, pueden estar dependiendo de un segundo nivel.

*Subdirecciones Misionales que responderán por los macroprocesos definidos para la entidad.

*Gerencias en el evento de que las cargas de trabajo en las Subdirecciones ameriten una división formal de las funciones asignadas.

Para la implementación de la reforma Administrativa es necesario que cada uno de los Jefes de entidad promuevan dentro de la misma el estudio y aplicación dentro de todos los niveles jerárquicos y funcionales de la respectiva entidad.

En tanto se adopte la nueva estructura en cada una de los organismos o entidades distritales, éstos deberán conservar su actual denominación, así como seguir asumiendo sus funciones. Por lo tanto, los jefes de cada organismo o entidad continuarán ejerciendo sus funciones y suscribiendo los actos y documentos con la actual denominación del cargo.

Por último, esperamos que los criterios y directrices impartidas en este Acto, sean una herramienta funcional para la implementación de la reforma administrativa.

Cordialmente,

Alcalde Mayor de Bogotá