RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que en el ordenamiento jurídico se establecen diferentes mecanismos de resolución de conflictos y de descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia y de los derechos de los ciudadanos.

Que la Ley 446 de 1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que en el Decreto Nacional 1214 de 2000 se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.

Que mediante la Resolución No. 068 del 13 de junio de 2002, expedida por el Hospital Meissen II Nivel, Empresa Social del Estado, se creó el Comité de Conciliación del Hospital Meissen II Nivel.

Que el numeral 9° del artículo 5° del Decreto Nacional 121 de 2000 dispone que es función del Comité de Conciliación darse su propio reglamento.

El mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado expedir el siguiente reglamento interno:

ARTÍCULO 1°. Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del estado, y los servidores públicos que intervengan e sus sesiones, en calidad de invitados, obraran inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrá como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2° Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social de Estado, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular y Ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Hospital, para determinar las causas generadoras de los conflictos: el índice de condenas; los tipos de daño por las cuales resulta demandado o condenado; y las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

3. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

4. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuarán en las audiencias de conciliación.

5. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

6. Designar el funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

7. Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO 3°. Miembros, e invitados permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación esta conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y será sus miembros:

1. El Gerente del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado.

2. Jefe de Departamento Financiero del Hospital de Meissen II Nivel Empresa Social del Estado.

3. El asesor jurídico del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado.

4. El Subdirector Científico de Servicios Hospitalarios del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado.

5. El Subdirector Científico de Servicios Quirúrgicos del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado.

6. El Subdirector Administrativo del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado.

7. El Jefe de Oficina Sistemas de Información y Garantía de la Calidad.

La participación de los integrantes será indelegable, con excepción del Gerente quien podrá delegarla.

PARÁGRAFO 1°. Concurrirán con derecho a voz los Servidores Públicos que por su condición jerárquica y funcional deben asistir según el caso concreto, los cuales serán invitados por el Comité por conductos de la secretaria técnica, del mismo modo podrá concurrir el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno.

PARÁGRAFO 2°. El comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa judicial de la Nación, del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.

ARTÍCULO 4° Participación de la Oficina de Control Interno. El funcionario responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1214 de 2000 y del reglamento interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTÍCULO QUINTO. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimientos Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviera su conyugue, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un intereses particular y directo del servidor público.

3. Haber hecho parte de lista de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el miembro del Comité, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consaguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

11. Haber formulado el miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consaguinidad, denuncia penal, contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consaguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguno de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de personas de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15. Haber dado el miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de laguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consaguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTÍCULO SEXTO. Tramite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembro del Comité de Conciliación se encuentra incurso en laguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiera la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

ARTÍCULO SEPTIMO. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria un día hábil del mes de Junio y del mes de Diciembre de cada año, a partir de las 7:30 A.M., en la Sala de Juntas de la Gerencia o en lugar indicado en la citación respectiva.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente, el jefe de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúa dentro de la reunión.

ARTÍCULO OCTAVO. Asesoria. El Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado, buscara asesoría de la dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia, y derecho para la Conciliación, en el diseño y desarrollo de las políticas integrales de los intereses públicos en litigio y de las prevenciones del daño antijurídico.

ARTÍCULO NOVENO. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación con al menos de cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité, sin perjuicios de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

ARTÍCULO 11°. Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos de que trata el artículo anterior.

ARTÍCULO 12°. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el funcionario encargado de la Oficina de Control Interno en la entidad.

ARTÍCULO 13°. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los apoderados harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formule. La presentación del caso por parte del apoderado no podrá exceder de 10 minutos.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. La sesiones del Comité deberán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

ARTÍCULO 14°. Tramite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o auditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

ARTÍCULO 15. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo Cinco (5) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir como mínimo Cinco (5) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 16°. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

ARTÍCULO 17°. Las fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o perjudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollan a través de la Oficina de Asesoría Jurídica.

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuento lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente fecha.

ARTÍCULO 18°. Las fechas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de la Oficina Asesoría Jurídica.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO 19°. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto Nacional 1214 del 2000, los apoderados del Hospital, los apoderados del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantías para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe mensual con las novedades del caso.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través de la oficina de asesoría Jurídica del Hospital.

ARTÍCULO 20°. Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 6 numeral 3 del Decreto Nacional 1214 de 2000, el Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5° del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivo a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Oficina Jurídica, Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del interior y de Justicia.

ARTÍCULO 21°. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.

6. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité así como la introducción de esta información en el sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 22°. Elaboración de Actas. Las actas serán entregadas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ella de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente del Comité, el Secretario Técnico y todos los asistentes al mismo.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 23°. Tramite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

ARTÍCULO 24°. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo que tenga establecido el Secretario Técnico, quien tendrá a cargo la custodia y salvaguarda de los mismos.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán tramitar ante el Secretario Técnico, la solicitud de consulta, acatando las instrucciones que para tal fin se tenga establecidas.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

ARTTÍCULO 25°. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificara el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTÍCULO 26°. Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 27°. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial del Hospital Meissen II Nivel Empresa Social del Estado. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en las últimas semanas de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito la Oficina Jurídica presentara un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTÍCULO 28°. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir del 07 de Diciembre del 2004 y quedará oficializada mediante el acta respectiva.