RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el Congreso de la República ha establecido diversos mecanismos de gestión, evaluación y mejoramiento de la administración pública, entre ellos:

- La Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en el artículo 6º prevé: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente".

- La Ley 99 de 1993 establece, en su artículo 65, que corresponde en materia ambiental a los municipios y distritos elaborar y adoptar planes, programas y proyectos ambientales y dictar normas para el control, la preservación y la defensa del patrimonio ecológico; y en el artículo 68, señala que los departamentos, municipios y distritos elaborarán sus planes, programas y proyectos de desarrollo, en lo relacionado con el medio ambiente y los recursos naturales renovables, con la asesoría y bajo la coordinación de las autoridades ambientales, quienes se encargarán de armonizarlos.

- La Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

- La Ley 872 de diciembre 30 de 2003 crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3°, establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Que las citadas leyes han sido objeto de reglamentación por parte del Gobierno Nacional, mediante las siguientes disposiciones:

- Decreto Nacional 1599 de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, determinando las generalidades y estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y los agentes obligados conforme al artículo 5° de la Ley 87 de 1993; determina en el artículo 2° que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.

- Decretos Nacionales N°s. 1826 de 1994 y 2145 de 1999 establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

- Decreto Nacional N° 3622 de octubre 10 de 2005, adopta las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

- Decreto Nacional N° 4110 de 2004, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.

Que a nivel territorial, en el Distrito Capital las referidas disposiciones legales han tenido el siguiente desarrollo:

- Mediante la Resolución 201 de 1994, se creó el Comité de Coordinación de Control Interno de la Secretaría General, actualizado mediante las Resoluciones 096 de 1998 y 078 de 1999.

- Mediante la Resolución 041 del 01 de febrero de 2006, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005.

- Por el Acuerdo 19 de 1996 se adoptó el estatuto General de Protección Ambiental del Distrito Capital y dictaron normas básicas para garantizar la preservación y defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente, definiendo en su artículo 4º. el Sistema Ambiental del Distrito Capital SIAC, como el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas e instituciones que regulan la gestión ambiental del Distrito Capital.

- Mediante el Decreto 61 de 2003 se adoptó el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital, señalando en el parágrafo del artículo 11, que las entidades distritales podrán formar parte del SIAC mediante la inclusión de sus proyectos de gestión ambiental dentro del Plan de Acción Trianual y la concertación del correspondiente Plan Institucional del Gestión Ambiental -PIGA- con el DAMA, actualmente Secretaría Distrital del Hábitat.

- Mediante la Resolución 370 del 23 de diciembre de 2005, se creó el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital.

- Mediante la Resolución 314 de Octubre 20 de 2005, se creó el Comité del Sistema de Gestión de Calidad al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, y se designó al representante de la Alta Dirección para tal efecto.

- Por la Directiva 004 de 2005 de la Secretaría General se impartieron orientaciones y directrices para la estructuración e implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las entidades y organismos distritales.

Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante Circular No. 3 del 27 de septiembre de 2005, impartió lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, fundamentándose en ello para indicar que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos Sistemas.

Que la Circular Conjunta de la Veeduría Distrital y la Secretaría General No. 018 de 2006 sobre la compatibilidad de los Sistemas de Gestión de Calidad y Control Interno, estableció lineamientos para su implementación.

Que en un esfuerzo por articular los diferentes componentes de gestión de la administración previstos en la normatividad citada, mediante la Resolución 112 de junio 2 de 2006, se estableció el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General y se integraron los comités de calidad y coordinación de control interno.

Que no obstante lo anterior, se hace necesario involucrar los componentes de Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo, al Sistema Integrado de Gestión, a efecto de articular integralmente sus objetivos de manera que sus acciones resulten más efectivas.

Que en mérito de lo anterior,

ARTÍCULO PRIMERO: Establecer en la Secretaría General un Sistema Integrado de Gestión, entendido éste como el conjunto articulado de herramientas de gestión -Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo y de Gestión ambiental- que permiten a la Secretaría General el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO: PRINCIPIOS.- Son principios del Sistema Integrado de Gestión los principios propios de los Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo y de Gestión ambiental, en especial, el enfoque al cliente, la participación activa de los servidores públicos, el enfoque basado en procesos, el trabajo en equipo, la transparencia, el autocontrol, la autogestión y la autorregulación.

ARTÍCULO TERCERO: OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- Orientar y fortalecer la gestión, direccionar, articular y alinear conjuntamente los requisitos de la norma del Sistema de Gestión de Calidad, del Modelo Estándar de Control Interno, del Sistema de Desarrollo Administrativo, y del Plan Institucional de Gestión Ambiental, con la dirección estratégica de la entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimización de recursos y procesos.

ARTÍCULO CUARTO: POLÍTICAS.- Son políticas del Sistema Integrado de Gestión las consagradas en la Norma Técnica de Gestión de Calidad, en el Modelo Estándar de Control Interno, en el Sistema de Desarrollo Administrativo y las que en ejecución de su implementación adopte la Secretaría General.

ARTÍCULO QUINTO: RESPONSABILIDAD.- El establecimiento y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión será responsabilidad del Secretario General como la máxima autoridad de la Secretaría General, y de los jefes de cada dependencia, así como de los demás servidores públicos de la entidad.

ARTÍCULO SEXTO: EQUIPOS DE TRABAJO INSTITUCIONAL.- Crear en la Secretaría General los siguientes tres (3) Equipos de Trabajo Institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en el Diseño, Implementación y Evaluación del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículos siguientes:

ARTÍCULO SÉPTIMO: EQUIPO DIRECTIVO.- Está conformado por los servidores públicos del nivel Directivo de la Secretaría General, que integran el Comité del Sistema Integrado de Gestión, creado por la Resolución 112 de 2006.

El Equipo Directivo actuará como Comité del Sistema Integrado de Gestión, Comité éste que por la presente, integra y fusiona el Comité de Coordinación de Control Interno, el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y el Comité de Coordinación del Plan institucional de Gestión Ambiental establecidos mediante las Resoluciones No. 201 de 1994, 096 de 1998, 078 de 1999, 314 de 2005 y 370 de 2005, respectivamente.

ARTÍCULO OCTAVO. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- El Comité del Sistema Integrado de Gestión, está conformado por:

a) El Secretario General, quien lo presidirá

b) El Secretario Privado

c) El Subsecretario General

d) El Director de Gestión Corporativa

e) El Director Distrital de Desarrollo Institucional

f) El Director Jurídico Distrital

g) El Director Distrital de Servicio al Ciudadano

h) El Director Distrital del Archivo de Bogotá

i) El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

j) El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario

k) El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto.

ARTÍCULO NOVENO: El Comité del Sistema Integrado de Gestión tendrá a su cargo los siguientes roles y responsabilidades:

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, y perfeccionamiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

2. Evaluar la consistencia y validez del diagnóstico del Sistema Integrado de Gestión.

3. Aprobar y evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

4. Coordinar, administrar y supervisar la planificación e implantación del Sistema de Gestión de Calidad, del Sistema de Desarrollo Administrativo, del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión Ambiental.

5. Proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante:

a) La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad, acerca de la importancia del Sistema Integrado de Gestión y de satisfacer tanto los requisitos legales como del cliente.

b) La determinación y difusión de las políticas del Sistema Integrado de Gestión.

c) La seguridad de que se establecen los objetivos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

d) La realización de las revisiones de calidad del Sistema por la Dirección.

e) El aseguramiento de la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura, de talento humano y demás necesarios para el desarrollo, implementación, divulgación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

6. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua.

7. Aprobar el Plan de Auditorías.

8. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes o encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios.

9. Determinar la viabilidad y conveniencia de certificar o no los procesos de la Secretaría General que considere pertinentes.

10. Expedir el reglamento del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO DÉCIMO.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- Para el cumplimiento de sus roles y responsabilidades el Comité del Sistema Integrado de Gestión actuará bajo los siguientes lineamientos.

1. REUNIONES DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- El Comité sesionará, de manera ordinaria cada dos meses, y extraordinaria, cada vez que las circunstancias así lo ameriten, previa convocatoria del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

2. SECRETARÍA TÉCNICA.- La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión la ejercerá el Representante de la Alta Dirección para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, actualmente, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, designado mediante la Resolución 314 de 2005.

No obstante, en los temas inherentes al Sistema de Control Interno, distintos a la implementación del MECI, la Secretaría Técnica estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, para lo cual se establecerán las agendas específicas.

3. QUÓRUM.- Constituye quórum para deliberación en la sesión del Comité la asistencia de la mitad más uno del total de sus miembros. Constituye quórum decisorio el voto de la mitad más uno de los miembros asistentes al Comité.

4. INVITADOS.- A las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión podrán asistir otros servidores o contratistas de otras áreas y niveles de la Secretaría General, cuando se considere conveniente por invitación cursada a través de la Secretaría Técnica.

5. INASISTENCIA.- Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro permanente del Comité del Sistema Integrado de Gestión, no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del Comité con la debida antelación y en todo caso deberá actualizarse en la información, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los resultados y compromisos adquiridos.

Los miembros permanentes no podrán delegar su participación en el Comité del Sistema Integrado de Gestión, salvo el Secretario General, quien delegará su participación en el Subsecretario General.

6. ACTAS.- Todo lo tratado en las sesiones del Comité, constará en Actas, las cuales se numerarán consecutivamente y serán suscritas por el Secretario General o su delegado, y el Secretario Técnico respectivo. El archivo y custodia de las actas estará a cargo de la correspondiente Secretaría Técnica del Comité, según el tema que en ellas se trate.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: EQUIPO OPERATIVO.- El Equipo Operativo estará conformado por los servidores públicos, representantes de las distintas dependencias y disciplinas académicas que conforman de la Secretaría General y la Secretaría Privada, delegados por sus jefes, por escrito, para atender lo referente a los diferentes sistemas que se integran, conocidos como Gestores del Sistema Integrado de Gestión, Equipo que cumplirá los siguientes roles y responsabilidades :

1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones del Representante de la Dirección y en coordinación con los gestores de la Oficina Asesora de Planeación.

2. Ser el soporte principal y mantener informado a su Jefe inmediato sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión.

3. Divulgar y capacitar a los servidores de su dependencia en el Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Representante de la Alta Dirección.

4. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la Alta Dirección durante el desarrollo, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

5. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, al Representante de la Alta Dirección, para su evaluación y aplicación.

7. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

8. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua y difundir los principios del Sistema Integrado de Gestión.

9. Ejecutar, bajo la coordinación de su jefe inmediato, a través del Subcomité de Autocontrol y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las actividades tendientes a cumplir con la estructuración e implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

10. Promover la estandarización y el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de manuales de procedimientos.

11. Prevenir la improvisación y las interpretaciones diversas en la ejecución de los procesos y procedimientos de la entidad y asegurar que los mismos se pongan en práctica bajo el nuevo enfoque de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005.

13. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

14. Informar al Representante de la Alta Dirección sobre las necesidades de capacitación de los diferentes Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión.

15. Colaborar y apoyar a los Gestores de Calidad de la Oficina de Planeación en todo lo referente al proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: EQUIPO EVALUADOR.- El Equipo Evaluador estará conformado por el Jefe y los servidores públicos de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y se apoyará en los Auditores de Calidad de la Secretaría General, cuando así lo requiera.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN.- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación designado mediante la Resolución 314 de 2005, como representante de la Alta Dirección para el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad, también lo será para el Sistema Integrado de Gestión, y debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:

1. Ser el soporte principal del Secretario General para el impulso, construcción y consolidación del Sistema Integrado de Gestión.

2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo,,implementación y desempeño del Sistema Integrado de Gestión y cualquier necesidad de mejora.

5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo Técnico de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

6. Informar a la Alta Dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión.

7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.

8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad.

9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

11. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión.

PARÁGRAFO: El Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión para el ejercicio de sus roles y responsabilidades, se apoyará en los servidores de la Oficina Asesora de Planeación, quienes cumplirán los siguientes roles y responsabilidades:

1. Levantar y llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión.

2. Coordinar al Equipo Operativo en todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión.

3. Velar por el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión.

4. Brindar asesoría al Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión en todo lo relacionado con el Sistema.

5. Las demás que el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y/o el Comité del Sistema Integrado de Gestión determinen.

ARTÍCULO  DÉCIMO CUARTO: VIGENCIA Y DEROGATORIAS.- La presente Resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 112 de 2006.