RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Bogotá, D.C.,

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Doctora

LUZ GLADYS DÍAZ MONTOYA

Jefe del departamento de control disciplinario

Empresas públicas de Medellín

Carrera 58 no. 42-125. Apartado aéreo 940

Medellín.

Ref.: su oficio 1116118 del 10 de diciembre de 2003, radicado en esta oficina el 13 de enero de 2004.

En el oficio de la referencia solicita usted se emita concepto jurídico acerca del Departamento de Procesos Disciplinarios de esa Entidad, concretamente sobre la adscripción de éste a la Dirección de Gestión Humana, lo cual lo coloca como una dependencia de tercer nivel y su posibilidad de que conozca de las investigaciones de los funcionarios de niveles uno y dos del organigrama.

En relación con el asunto que plantea debo informarle que en desarrollo de la función consultiva asignada a esta oficina (artículo 9-3 del Decreto 262 de 2000), no es posible absolver casos particulares o concretos; las respuestas en esos casos se limitan a suministrar elementos de juicio de carácter general que sirvan para ilustrar el tema que le interesa al peticionario. En esas condiciones, se absolverá su petición.

Sobre las oficinas de control disciplinario, este Despacho considera lo siguiente:

A partir de la vigencia de la Ley 734 de 2002, la facultad disciplinaria respecto de los servidores de cada entidad u organismo del Estado la ostenta únicamente la oficina de control interno implementada para el efecto. Lo cual es de obligatorio acatamiento desde el mismo momento en que entró a regir el nuevo estatuto en la materia (5 de mayo de 2002), debido al efecto inmediato de las normas sobre competencia allí contenidas, conforme lo dispuesto en el artículo 7 de la citada normatividad. Se advierte que lo preceptuado cobija todas las investigaciones que se iniciaran a partir de esa fecha, así como las que estuvieran en curso cualquiera fuera el estado en el que se encontraran.

Acerca de ese tópico, se tiene que el estatuto en cita, en el artículo 76, establece que el control interno disciplinario estará a cargo de una oficina o unidad, que se encargará de "conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores”; se radica la segunda instancia en cabeza del nominador.

La competencia descrita sólo se modifica cuando en las entidades no se hayan implementado las aludidas oficinas de control, evento en el que la competencia para la primera instancia se asigna al jefe inmediato del investigado y la segunda al superior jerárquico de aquél (parágrafo 3); o cuando por razones de estructura organizacional no pueda garantizarse la segunda instancia; caso en el que conoce la Procuraduría General de la Nación (inciso primero)

En relación con el asunto que se trata, procede considerar las pautas consagradas en Circular Conjunta emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Procuraduría General de la Nación (001 de abril 2 de 2002), en la que se consignaron algunos parámetros generales para la implementación u organización del control disciplinario interno.

*De una parte, se indica que a efectos de garantizar tanto la autonomía de la citadas oficinas como el principio de segunda instancia, que corresponde al nominador, el mecanismo para cumplir la función disciplinaria debe ser la conformación de un grupo formal de trabajo "adscrito a una de las dependencias del segundo nivel jerárquico de la organización, coordinado por el Director de dicha dependencia". Lo cual, puede efectuarse mediante un acto administrativo interno del Jefe del organismo

*En segundo término, se plantea como otra alternativa la posibilidad de que se cree una oficina disciplinaria dentro de la estructura de la entidad, para lo cual debe adelantarse el trámite administrativo correspondiente ante la autoridad competente (decreto nacional, ordenanza, o acuerdo), con la denominación que corresponda a la organización interna (subdirección, oficina división etc.).

Además, se observa:

"En cualquiera de las alternativas que se adopte para organizar o implementar la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno, a la misma le compete adelantar tanto la indagación preliminar, como la investigación y el fallo de primera instancia, respecto de los servidores públicos del organismo o entidad correspondiente.

Esta competencia cubre a todos los servidores públicos del respectivo organismo o entidad, cualquiera sea la naturaleza del cargo (empleados públicos y trabajadores oficiales así como empleados de libre nombramiento y remoción, de carrera administrativa o provisionales) y cualquiera sea el nivel al cual corresponda el empleo, salvo las competencias propias de la Procuraduría General de la Nación y de otras autoridades, según lo dispuesto en la Constitución Política y en el mismo Código Disciplinario único".

Es de precisar que dichas unidades, cualquiera sea la forma que se adopte o que se encuentren operando, deben estar a cargo de un funcionario específico, que en el caso de los grupos de trabajo no es otro que el coordinador que se asigne para el efecto, que debe ser el jefe de la dependencia del segundo nivel al cual esté adscrito el grupo; tratándose de una oficina o dependencia independiente, creada para esos fines dentro del organigrama institucional de las entidades, la dirección y coordinación de la misma debe estar a cargo de un jefe autónomo, que es su titular. Son estos funcionarios, coordinador o jefe de oficina, los que por obvias razones deben proferir las decisiones de fondo en el curso de la investigación como únicos autorizados dentro de la citada dependencia para esos fines, pues la competencia radicada en la oficina no puede estar difundida o diseminada entre los distintos servidores que la conforman, ya que por razones de funcionamiento interno y de índole organizacional sólo una, la titular, debe ser la autoridad que oriente la gestión y sea la responsable de las actividades y decisiones de cada dependencia

Por lo tanto, se estima que la facultad de suscribir los actos esenciales del proceso disciplinario no puede entenderse radicada en cabeza de funcionario distinto de quien esté a cargo de la unidad, grupo u oficina como responsable de la misma; atribución de carácter unipersonal, cuya delegación no la contempla el estatuto en la materia y se hace efectiva respecto de determinaciones tales como los autos de apertura (indagación o investigación), los pliego de cargos, los fallos, las que decreten nulidades, archivos, prescripciones, suspensiones provisionales, etc.

En ese orden de ideas, se considera que a los servidores que integran la oficina sólo pueden asignárseles funciones de instructores y de sustanciación, a quienes por comisión les corresponderá en consecuencia el recaudo de pruebas y la realización de las diligencias de impulso procesal, que estén relacionadas con el agotamiento de las distintas instancias, hasta la elaboración de las providencias que hayan de proferirse para la firma del funcionario competente.

La modalidad de trabajo así establecida deberá operar independientemente de la condición o rango del funcionario implicado, debido a que el grupo u oficina debe evacuar todas las investigaciones que cursen en la entidad respecto de sus servidores, pues la competencia en esta materia, como ya se anotó, está radicada exclusivamente en esa dependencia. Además, en el nuevo estatuto no se encuentra establecida ninguna regla que por la categoría de los funcionarios implicados limite el ejercicio de las atribuciones disciplinarias de la autoridad que debe adelantar las investigaciones.

Obviamente, lo expuesto no opera en los casos en los que por la categoría del funcionario no es posible garantizar la segunda instancia, evento que se presenta generalmente respecto de investigaciones contra el nominador o jefe de la entidad, circunstancia que impone la aplicación de lo dispuesto en el artículo 76 del estatuto que determina que en esos casos la investigación debe conocerla la Procuraduría.

Es claro en consecuencia que, el poder disciplinario se concentra en una única autoridad interna, cual es la oficina de control disciplinario y en ella se radica la competencia para conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios; facultad que debe operar en relación con todos los servidores de la entidad, pues no se hace ninguna distinción al respecto por concepto de rango o condición, esa la razón para que se requiera una dependencia "del más alto nivel"; Para ello y a fin de garantizar la segunda instancia ante el nominador, se ha estimado que independientemente de la denominación o forma que adopte, las unidades u oficinas se adscriban o pertenezcan al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura de la entidad.

Igualmente, debe recordarse que de acuerdo con la Circular Conjunta 001 de 2002, emitida por el Jefe del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Procurador General de la Nación, las consultas acerca de la conformación o implementación de las unidades u oficinas de control interno según las condiciones y estructura de cada entidad, deben ser absueltas por la Dirección de Desarrollo Organizacional del Departamento de la Función Pública. Por lo tanto, se sugiere que las dudas en torno a la conformación de la oficina en cada caso particular y si ésta se encuentra acorde o no con los lineamientos de la ley, por las razones vistas, se trasladen al citado departamento, para los fines pertinentes.

Por último, le informo que la presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5º de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984.

CON TODA ATENCIÓN,

ESIQUIO MANUEL SÁNCHEZ HERRERA

Procurador auxiliara para asuntos disciplinarios

C-007/2004

EMSH-JB-MPCM