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Circular Conjunta 46 de 2007 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
23/10/2007
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
N.P.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR CONJUNTA 046 DE 2007

(Octubre 23)

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS Y UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL; GERENTES DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, EMPRESAS SOCIETARIAS Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL Y ENTE AUTÓNOMO UNIVERSITARIO, UNIVERSIDAD DISTRITAL.

DE:

SECRETARIO GENERAL - VEEDURÍA DISTRITAL

ASUNTO:

LOS INDICADORES EN EL MARCO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

FECHA:

Octubre 23 de 2007

 Ver la Circular Conjunta de la Sec. General y la Veeduría Distrital 018 de 2006

Consolidar una cultura de control interno y calidad en la Administración Distrital implica contar con sistemas efectivos que permitan el desarrollo constante, la mejora continua de la organización y sus procesos; así como el uso eficiente de los recursos públicos, lo cual será medido básicamente en términos de la satisfacción social en la presentación de los servicios a cargo de las entidades.

En el Plan de Desarrollo 2004-2008 Bogotá Sin Indiferencia fue incluido el Objetivo de Gestión Pública Humana, con el propósito de fortalecer y adecuar las acciones de la administración distrital, para garantizar la materialización y el respeto de los derechos humanos, además de los derechos constitucionales y legales, como condición fundamental para la construcción colectiva y progresiva de una ciudad moderna y humana, incluyente, solidaria y comprometida con el desarrollo de un Estado Social de Derecho, con hombres y mujeres que ejerzan a plenitud su ciudadanía y reconozcan su diversidad y su compromiso con Bogotá.

Este objetivo cuenta con los programas de Administración Moderna y Humana, y Bogotá Transparente y Efectiva, que tienen como compromisos fundamentales la implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad y la consolidación del Sistema de Control Interno, a través del Modelo Estándar de Control Interno -MECI-, como instrumentos de gestión sistemáticas y transparentes que permiten, de una parte, dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social; y de otra, la autorregulación institucional de las entidades distritales, para garantizar la transparencia y enfrentar la corrupción.

El Gobierno Nacional y el Gobierno Distrital han expedido normatividad directamente relacionada con la implantación y consolidación de los dos sistemas.

Para el tema de calidad fue expedida la Ley 872 de 2003 y mediante el Acuerdo 122 de 2004 del Concejo de la Ciudad, se adoptó para el Distrito Capital el Sistema de Gestión de la Calidad, siendo reglamentado por el Alcalde Mayor mediante Decreto Distrital 387 de 2004. El Gobierno Nacional expidió además el Decreto 4110 de 2004 que reglamentó la mencionada Ley y adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2004), determinando los lineamientos generales y requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo la obligatoriedad de su aplicación para todos los organismos, entidades y agentes responsables.

Así mismo, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599 de 2005, que adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. (MECI 1000:2005), que determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 87 de 1993. De acuerdo con lo dispuesto por el citado decreto, el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió en marzo de 2006, el Manual de Implementación del MECI.

Adicionalmente, mediante Decreto 2913 del 31 de julio de 2007, se establece que "El Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios, por cuanto tienen propósito en común: el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario", en este sentido se armoniza el plazo de ambos sistemas hasta el 8 de diciembre de 2008.

Para el Sector Salud, en lo relacionado con el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en Salud, se ha normalizado mediante el Decreto 1011 de 2006 y sus resoluciones reglamentarias.

Analizadas las normas mencionadas, se pone en evidencia, además de la complementariedad entre los sistemas de Gestión de la Calidad, Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en Salud y Modelo Estándar de Control Interno, la lógica de que estos contienen herramientas que comparten elementos. En este sentido, resulta posible que la implementación de alguno de ellos, permita el cumplimiento parcial de requisito del otro, por lo que en la implementación debe tenerse especial cuidado en la identificación de elementos comunes, evitando así la duplicación de esfuerzos.

Es así como la medición se convierte, entre otros, en un elemento común a dichos sistemas, por lo cual, el Sistema de Gestión de la Calidad tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia de resultados y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.1

En lo relacionado con el Modelo Estándar de Control Interno, el Decreto 1599 contempla igualmente el tema de indicadores dentro del Subsistema de Control de Gestión, componente actividades de control, haciendo mención a la necesidad de establecer criterios y parámetros para definirlos, determinar los factores críticos de éxito, diseño, análisis y aprobación de los indicadores, así como de la revisión y medición periódica.

Teniendo en cuenta que en el Distrito Capital corresponde a la Veeduría Distrital y a la Secretaría General coordinar y orientar los procesos de implementación de los sistemas de Gestión de la Calidad y de Control Interno, estas entidades se han dado a la tarea de adelantar esa labor conjuntamente, de tal forma que se evidencien los elementos comunes a la implementación de los tres sistemas y se facilite la tarea operativa, a través del desarrollo de iniciativas comunes. Por lo anterior se emiten las siguientes directrices:

1. Las entidades contarán con instrumentos para el desarrollo de los indicadores. En este sentido la Veeduría Distrital ha estructurado la Guía para la Construcción de Indicadores de Control de Gestión para las Entidades del Distrito (la cual puede ser consultada en la dirección electrónica www.veeduriadistrital.gov.co/otrosgrupos/herramientasmeci). Igualmente, la Secretaría General, desarrolló la Guía Práctica para la Elaboración del BSC-CMI, (la cual puede ser consultada en la dirección electrónica www.bogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sgc). En el caso del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en Salud, los indicadores serán adoptados a través de la Resolución 1446 del 2006, para la alimentación del Subsistema de información.

Estas herramientas son complementarias, ya que en ninguno de los casos se contradicen conceptualmente.

2. Independiente del instrumento base para la construcción de los indicadores, la entidad debe desarrollar una sola metodología, adoptando las sugeridas por la Veeduría Distrital, Secretaría General, la combinación de ambas o la que haya sido desarrollada de manera independiente por la misma. No obstante, es importante considerar como mínimo los siguientes elementos:

*Formulación de indicadores.

*Inventario de Indicadores.

*Clasificación de los indicadores identificados en eficiencia, eficacia y efectividad (en el sector Salud, alinearlo con lo establecido por la norma).

*Asociar los indicadores a los procesos contenidos en el mapa de procesos.

*Depuración de indicadores, con base en los siguientes aspectos:

-.Coherencia entre nombres y variables del indicador.

-.Que la fórmula mida el factor crítico de éxito (en el sector salud se denomina propósito).

-.Los indicadores deberán poseer una hoja de vida con la siguiente información mínima:

*Nombre Indicador

*Objetivo o Propósito del Indicador

*Variables del Indicador: definiendo Unidad de Medida, Fuente, Periodicidad y Responsable.

3. En el manejo de indicadores, se recomienda definir responsabilidades para el suministro de información, manejo, análisis y modificación de los mismos; la cual debe ser coherente con los establecidos en el Sistema de Control Interno, el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en Salud y el Sistema de Gestión de la Calidad.

4. Las entidades distritales en cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, deberán a través de sus respectivas paginas Web, y antes de finalizar el presente año, divulgar el Mapa y las respectivas Caracterizaciones de los Procesos, así como los Indicadores asociados a estos (artículo 3° del Decreto 4110/04), estableciendo un sistema de seguimiento de la eficiencia, eficacia y efectividad de las entidades; todo con el fin de que sirvan como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.2

En lo referente al Sector Salud, se deberá tener en cuenta lo establecido por el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención en Salud.

5. La Veeduría Distrital y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, soportarán técnicamente y de manera coordinada, la aplicación metodológica propuesta, de acuerdo a los diferentes requerimientos o solicitudes formales de las entidades distritales.

Es importante precisar que la responsabilidad por la debida aplicación de las orientaciones determinadas en esta circular, recae directamente sobre la máxima autoridad de las entidades, de ahí que corresponda a éstas impartir las instrucciones debidas para la observancia de las mismas.

La Secretaría General a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y la Veeduría Distrital, seguirán impartiendo directrices y orientaciones cuando el plan de acción determinado para la implementación de los sistemas de Control Interno, y Gestión de la Calidad en el Distrito Capital así lo exijan, en atención a garantizar el cumplimiento de los fines propuestos.

Cordialmente,

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General

MARÍA CONSUELO DEL RIO MANTILLA

Veedora Distrital

NOTAS DE PIE DE PAGINA

1 Ley 872 de 2003, Artículo 4°, Parágrafo 1°.

2 Artículo 3° del Decreto 4110 de 2004.