RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que en el ordenamiento jurídico se establecen diferentes mecanismos de resolución de conflictos y de descongestión de los despachos judiciales tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia y de los derechos de los ciudadanos.

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece: Las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental y distrital de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de Conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

Que el Decreto Nacional 1214 de 2000 establece las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que fija parámetros para su conformación.

Que el numeral 9 del artículo 5º ibídem dispone que es función del Comité de Conciliación darse su propio reglamento.

Que mediante la Resolución No. 085 de junio 19 de 2.001, expedida por la Dirección del Jardín Botánico de Bogotá José celestino Mutis, se creó el Comité de Conciliación del "Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis".

Que en mérito de lo expuesto los miembros del Comité de Conciliación del "Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis":

ARTÍCULO 1º. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité de Conciliación del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis, y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2º. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular, aprobar, ejecutar y propender por la ejecución de políticas de prevención del daño antijurídico al interior del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulte demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción, la Conciliación y los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, así como los procesos sometidos a arbitramento.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

9. Dictar su propio reglamento.

ARTÍCULO  3º. SECRETARIO TÉCNICO.  Modificado por el art. 1, Resolución del J.B. 73 de 2007. Conforme el artículo 5º numeral 8º del Decreto 1214 de 2000 actuará como Secretario Técnico el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para el desempeño de las funciones establecidas en el artículo 6º del citado decreto.

ARTÍCULO 4º. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación se reunirá al menos una vez cada tres (3) meses y cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple y cuando las necesidades del servicio lo requieran; cuando lo estimen conveniente al menos dos (2) de sus miembros permanentes; previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades lo requieran, o cuando lo estime conveniente el Director de la Entidad, la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus miembros permanentes.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTÍCULO 5º. CONVOCATORIA. Una vez se presenten las circunstancias descritas en el artículo 4º de este reglamento, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros permanentes del comité de conciliación indicando día, hora y lugar de reunión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considera necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Parágrafo. En lo posible se evitará invitar a las sesiones del comité a los particulares o a los representantes judiciales que hayan formulado a la entidad conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos. Una vez terminada la respectiva sesión el Secretario Técnico del Comité podrá indicarles la decisión adoptada.

ARTÍCULO 6º. FORMALIDAD DE LA CONVOCATORIA. Los miembros del comité de conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del comité.

ARTÍCULO 7º. PROCEDIMIENTO PREVIO A LA CONVOCATORIA DE REUNIÓN. Una vez la entidad reciba solicitud de conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos se surtirá el siguiente trámite:

*Si el caso no está asignado a ningún apoderado, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de la dependencia a la que llegue la solicitud de conciliación procederá asignar el funcionario que se encargará de analizar, conceptuar y presentar el caso a los miembros del comité.

*Una vez repartida la solicitud de conciliación el abogado elaborará el correspondiente concepto que deberá contener:

*Indicar el tipo de solicitud de conciliación: solicitud directa de conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos o mediante citación formal de Despacho Judicial, Procuraduría General de la Nación, Centro de Conciliación autorizado por la ley.

*Naturaleza jurídica de la controversia a conciliar: contractual, reinvidicatorio, ejecutivo, nulidad y restablecimiento del derecho, etc.

*Relación sucinta y cronológica de los hechos fundamento de la solicitud de conciliación.

*Estudio de la caducidad de la acción a través de la cual el asunto se desataría en instancia judicial o según la acción a través de la cual se tramita el litigio.

*Pretensiones y estimación de los prejuicios.

*Indicar si el solicitante o la parte se encuentra debidamente legitimada.

*Señalar los medios probatorios que obran en el expediente.

*En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía.

*Relacionar las normas que sustentan la conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso.

*Señalar y analizar jurisprudencia de casos similares.

*Emitir concepto de viabilidad jurídica de la conciliación.

*Valor propuesto a conciliar.

*El concepto deberá contener una apreciación objetiva y razonada acerca de la viabilidad, oportunidad y conveniencia de llegar o no a un acuerdo conciliatorio, verificando que el mismo no sea lesivo para los intereses de la entidad. Para este efecto, deberá analizar si existe certeza absoluta de los derechos, caso en el cual resultará conveniente un arreglo conciliatorio. Si por el contrario, se tiene duda sobre la responsabilidad de la entidad en materia probatoria deberá estudiar la existencia de un alea jurídica razonable de ganar o perder un eventual litigio.

*El apoderado deberá presentar un valor propuesto a conciliar, el cual es resultado de la liquidación de perjuicios que elabore conforme, entre otros factores, a las fórmulas establecidas por la jurisprudencia, tasas de interés vigentes, salario mínimo legal, el índice de precios al consumidor, etc. Para este efecto, el apoderado de la entidad podrá solicitar la colaboración del área técnica competente de la entidad.

PARÁGRAFO. Cuando a juicio de la Oficina Asesora Jurídica o cualquier otra dependencia de la entidad estime conveniente y oportuno promover la celebración de un acuerdo conciliatorio o cualquier otro mecanismo de solución alterna de conflictos con un particular para dirimir un conflicto deberá surtir en lo que resulte aplicable el trámite dispuesto en esta norma y además presentará a consideración del Comité de Conciliación de la entidad un proyecto de la propuesta.

ARTÍCULO 8º. MIEMBROS, E INVITADOS PERMANENTES U OCASIONALES, DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes serán miembros permanentes:

1. El Director o su delegado.

2. El Secretario General.

3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

4. El Profesional Especializado encargado de la coordinación del área administrativa y financiera o quien haga sus veces.

5. El Asesor de Planeación.

6. El Jefe de la Oficina de Control Interno.

PARÁGRAFO 1: La participación de los integrantes será indelegable, con excepción de la del Director de la Entidad, quien podrá delegarla.

PARÁGRAFO 2: Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la entidad en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, el secretario Técnico del Comité.

El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Jardín Botánico de Bogotá José celestino mutis, invitará a las sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación - Ministerio del Interior y de Justicia.

Sin perjuicio de la conformación aquí establecida, el Comité podrá invitar a sus sesiones a las personas que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de su consideración. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos del Jardín Botánico José Celestino Mutis será de obligatoria aceptación.

ARTÍCULO 9º. PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El funcionario responsable del Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1214 de 2.000 y del reglamento interno del comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

Así mismo, el citado funcionario podrá presentar iniciativas encaminadas a promover la adopción de políticas en materia de prevención del daño antijurídico y políticas generales que orienten la defensa de los intereses de este organismo.

ARTÍCULO 10º. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, las siguientes:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañera o compañero permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre el conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el miembro del Comité o las partes del proceso para llegar el cargo que ocupa el funcionario, o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el miembro del Comité, cónyuge o compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

11. Haber formulado el miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15. Haber dado el miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTÍCULO 11º. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

ARTÍCULO 12º. NORMAS SUSTANCIALES. Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberá tener en cuenta lo reglamentado en la Ley 446 de 1998, Decreto 2511 de 1998 y ley 640 de 2001, así como las demás que le sean aplicables y en especial deberá verificar:

*Que el asunto que se pretenda conciliar sea susceptible de transacción o desistimiento.

*Que no haya operado la caducidad de la acción.

*En los casos de conciliación de asuntos que se debatan en la justicia contenciosa administrativa, que se trate de conflictos de carácter particular y contenido económico.

*Que se configure algunas de las causales del artículo 69 del Código contencioso administrativo para poder acceder a conciliar los efectos económicos de un acto administrativo y que sobre el mismo se encuentre agotada la vía gubernativa.

*Que el arreglo conciliatorio propuesto no sea lesivo para los intereses del estado.

*Que la solicitud de conciliación que se efectúe el particular cumpla con los requisitos del Decreto 2511 de 1998.

ARTÍCULO 13º. DESARROLLO DE LA REUNIÓN. El día de la sesión el apoderado de la Entidad deberá hacer una presentación verbal de su concepto escrito y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la Entidad, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptar las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

ARTÍCULO 14º. ACTAS. El secretario técnico dejará constancia las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros en el acta respectiva, la cual estará acompañada de las fichas técnicas y/o conceptos a que se hace mención en los artículos precedentes.

ARTÍCULO 15º. INASISTENCIA. En cada sesión del Comité el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de los miembros permanentes en la correspondiente acta y señalará si presentaron en forma oportuna justificación. Lo anterior, para los fines que estimen pertinentes las autoridades de Control Interno de la entidad.

ARTÍCULO 16º. INFORMES DE LOS APODERADOS. Los apoderados de la entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no impartió aprobación judicial a la conciliación.

ARTÍCULO 17º.TRÁMITE DE PROPOSICIONES. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

ARTÍCULO 18º.QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes y podrá decidir mediante mayoría simple.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Director o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 19º. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

ARTÍCULO 20º. ACCIÓN DE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. En cumplimiento del artículo 12 del Decreto 1214 de 2000 el comité de conciliación se reunirá para analizar la procedencia de la acción de repetición para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:

Al día siguiente del pago total de una condena, conciliación o cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el ordenador del gasto deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia en donde se hubiere originario el conflicto para que proceda al reparto de los documentos al apoderado a quien designe, preferiblemente a quien representó los intereses de la entidad.

Una vez repartido el caso, el abogado procederá a elaborar el estudio de los elementos que configuran la responsabilidad civil-patrimonial del servidor público, y con base en éste presentará recomendación de iniciar o no demanda de repetición. El estudio deberá seguir la estructura presentada en la fecha técnica que elaboró para tal fin la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia.

En todo caso, deberá analizarse la jurisprudencia de lo contencioso administrativo en lo relacionado con el concepto de culpa grave y dolo en materia administrativa, el manual de funciones de los servidores que resulten implicados o el contrato que suscribió la entidad con el contratista a quien se estudie su conducta en la realización del daño, así como las pruebas que demuestren omisión o extralimitación de funciones o incumplimiento contractual.

El abogado podrá solicitar el traslado de pruebas que obren en procesos disciplinarios o fiscales para analizarlas y determinar la actuación gravemente culposa o dolosa como causa de la condena patrimonial a la que se vio llamada la entidad a indemnizar.

Una vez se haya elaborado el concepto de repetición el apoderado a quien correspondió el caso lo remitirá al Secretario Técnico del Comité para que libre las respectivas citaciones e invitaciones a los miembros del Comité. Así mismo presentarán un informe de las demandas en las que consideró no viable el llamamiento en garantía indicando las razones para tal determinación.

Los apoderados encargados de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de la fecha que se haya tomado la decisión parta interponer la correspondiente demanda.

ARTÍCULO 21º. INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 6 numeral 3 del Decreto Nacional 1214 de 2000, el Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5º del Decreto 12514 de 20000, se relacionaran las actividades que han ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

ARTÍCULO  22. SECRETARÍA TÉCNICA.  Modificado por el art. 2, Resolución del J.B. 73 de 2007. La secretaría Técnica del Comité será ejercida por el jefe de Oficina Asesora Jurídica, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar y archivar manteniendo resguardadas bajo su responsabilidad, las actas de cada reunión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la Entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Entidad.

5. Resguardar los documentos y soportes de las respectivas solicitudes de conciliación archivándolos y numerándolos de manera consecutiva.

6. Citar a los integrantes del Comité y elaborar el orden del día de cada sesión.

7. Remitir la información de que trata el artículo 14 del Decreto 1214 de 2000, en relación con las acciones de repetición y llamamiento en garantía.

8. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 23º. ELABORACIÓN DE ACTAS. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Director del Comité, el Secretario Técnico y todos los asistentes a la misma.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 24º. TRÁMITE DE APROBACIÓN DE ACTAS. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

ARTÍCULO 25º. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DE SU SECRETARÍA TÉCNICA. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en la Oficina Asesora Jurídica.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Oficina asesora Jurídica.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, el cual dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

ARTICULO 26º. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. Corresponde al Secretario Técnico de conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, por lo cual le presentará informes trimestrales al Comité.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o ímprobo la respectiva Conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTÍCULO 27º. ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideran viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en al acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 28º. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DEL JARDÍN BOTÁNICO DE BOGOTÁ JOSÉ CELESTINO MUTIS. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación deberá reunirse en forma periódica, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTÍCULO 29º. VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su expedición.

El presente Reglamento se discutió en sesión y fue aprobado por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben a los 06 días de septiembre de 2006.