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  Concepto 2357 de 2007 Departamento Administrativo de Servicio Civil
 
  Fecha de Expedición: 06/09/2007  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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AAF -

OAJ - 2357

Bogotá, D. C, 6 SET. 2007

Doctora

CLAUDIA ROCIO FORIGUA PRIETO

Subdirectora Técnica de Desarrollo Humano

Instituto Protección de la Niñez y la juventud

Carrera 28 N║ 28 – 63 B - 07

Teléfono:310 04 11- 310 22 03

Bogotá, D. C.

Asunto: Normatividad Sobre Expedición de Certificaciones.

Referencia: 300- 6850- 2393-31-08-07

Apreciada doctora Claudia Rocío:

Damos atenta respuesta a su solicitud del asunto, contenida en el oficio radicado en este Departamento bajo el número 2393 del 31 de agosto de 2007, en los siguientes términos:

Los artículos 23 y 29 de la Carta Política, en su orden, consagran:

"Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. (…)"

ARTICULO 29. "El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…)"

De otra parte el artículo 10 del Código Contencioso Administrativo, consagra:

"Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos estos deberá fijarse en lugar visible al público en las dependencias de la entidad. (…)"

La Sala de lo Contencioso Administrativo, del Consejo de Estado, Sección Primera, con Ponencia de la Magistrada Martha Sofía Sanz Tobón, en pronunciamiento del veintidós (22) de marzo de dos mil siete (2007), sobre el derecho de petición, señaló:

"(…) a.- Del derecho de petición.

De conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política, 5 y siguientes del Código Contencioso Administrativo, toda persona tiene derecho a presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades y a obtener respuesta oportuna. La jurisprudencia de esta Corporación ha precisado que la respuesta a las peticiones "(i) debe ser oportuna, (ii) debe resolver el asunto de fondo, en forma clara, precisa y de manera congruente con lo solicitado; (iii) debe ser puesta en conocimiento del peticionario. Si no se cumplen esos presupuestos se incurre en una vulneración del derecho fundamental de petición". (Subraya fuera de texto).

(…) La jurisprudencia de la Corte Constitucional, por su parte, ha señalado que "el trámite, alcance y contenido de la respuesta debe ajustarse al orden legal vigente". (…)

La Corte Constitucional, en la Sentencia de Tutela 295, del veintiséis (26) de abril del año dos mil siete (2007), con la Ponencia del Magistrado ALVARO TAFUR GALVIS, conceptuó:

"(…) Así las cosas la Corte concluye que el derecho a elevar peticiones respetuosas ante la administración se encuentra garantizado en la Carta Política (artículo 23) y su cumplimiento puede ser exigido mediante la acción de tutela, porque es de exigibilidad inmediata y es claro que dentro del ordenamiento jurídico, el particular no cuenta con otro mecanismo que propenda por su salvaguarda. De este modo la acción de la referencia es procedente para la exigibilidad del derecho solicitado por el demandante. (…)

3.2.1 El derecho de petición como materialización de los derechos a la información, a la participación y a la libertad de expresión debe ser garantizado por toda autoridad pública a la cual haya sido solicitado. Por ello, el mandato constitucional determina que "toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales".-negrilla fuera del texto- (Subrayas fuera del texto).

(…) el núcleo esencial del derecho es la resolución pronta y oportuna de lo solicitado, bajo los presupuestos de oportunidad, claridad, precisión, y congruencia. (…)

Así las cosas, se puede afirmar que, conforme al mandato constitucional, todas las personas tienen derecho a elevar peticiones respetuosas a las autoridades y a exigir de éstas respuesta oportuna de manera clara, precisa y congruente y obedeciendo a los parámetros establecidos por la Ley para el tipo de petición elevada, (…)

3.3. Actuaciones administrativas para el goce efectivo de los derechos. Archivo y reconstrucción de documentos

3.3.1. En cumplimiento de los deberes del Estado, la Administración debe propender por realizar todas las actuaciones que se encuentren a su alcance para el efectivo goce de los derechos de los particulares, esto conforme a los principios orientadores de la función administrativa tales como los de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad.(…)

En el caso de la guarda y el archivo de los documentos que reposan en las entidades públicas, esta Corte, en diferentes pronunciamientos, ha considerado que la necesidad de suministrar información supone su búsqueda la cual, en ocasiones, solo se puede realizar en los sistemas de almacenamiento de datos normalmente utilizados, los cuales deben ser clasificados y organizados de manera que resulte posible la localización y se garantice el acceso a los mismos.(…)

"como se indicó, existe un interés social en la correcta gestión y administración de archivos (con información socialmente relevante, claro está) y bases de datos, tal gestión no está, prima facie, dirigida a salvaguardar las posibilidades –de definir un proyecto de vida y participar activamente en la sociedad- que determinan, por su relación con la dignidad humana, el carácter fundamental de un derecho. El hecho de que la protección del dato o la información –que, como se vio, es fundamental- no implica que la protección de los soportes lo sea. Lo anterior, por cuanto existe la posibilidad de reconstruir el dato si su soporte desaparece. No en vano, el sistema procesal colombiano ha previsto la existencia de mecanismos para la reconstrucción de expedientes, por ejemplo.

(…). En concepto de esta Corporación existe un deber constitucional de administrar correctamente y de proteger los archivos y bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante. Este deber se deriva de la prohibición genérica, dirigida a toda persona, sea natural o jurídica, de impedir sin justa causa el goce efectivo de los derechos fundamentales o de tornar imposible dicho goce (…)."(Subraya fuera del texto).

Con estos fundamentos la Corte estableció el deber de las entidades públicas a propender por el correcto manejo de los archivos públicos y la guarda y custodia de documentos, a cargo de las entidades públicas, cualquiera que sea el medio o la forma de custodia o almacenamiento.

(…) Con relación a la buena fe es importante precisar que "[a]l estudiar la estructura del artículo 83 de la Constitución ha destacado la Corte los dos segmentos que la conforman: en su primera parte contempla la obligación de actuar de buena fe, imperativo que se predica por igual de los particulares y de las autoridades públicas, en tanto que en la segunda, reitera la presunción de la buena fe de los particulares en todas las gestiones que adelanten ante las autoridades públicas". (Subrayas fuera del texto). (…)".

Con fundamento en lo anterior, procedemos a responder la inquietud planteada por usted, haciendo para el efecto trascripción de la misma, así:

PRIMERA PREGUNTA

┐Es correcto exigirle al servidor cuando solicita una certificación laboral que indique el destino de dicho documento?

RESPUESTA

Como quiera que por disposición Constitucional, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés particular y a obtener pronta resolución por parte de ésta, quien para el efecto deberá aplicar el debido proceso, entendido en las actuaciones administrativas, como la "plena observancia de las disposiciones procesales que lo regulan" (T- 521-19-Sept-92); para el caso que nos ocupa, el cual trata de una petición de carácter particular, la entidad deberá para atenderla, estarse a lo dispuesto en el Capítulo III del Código Contencioso Administrativo, del cual hace parte el artículo 10, antes trascrito, relacionado con la posibilidad de requisitos especiales, para atender las peticiones. Requisitos que deben estar consignados en la Ley o el Reglamento, de acuerdo con la norma mencionada.

En este orden de ideas, si no existiere en esa entidad, reglamento que contenga el requisito especial de exigir al peticionario señalar el destino y fines de la certificación, no sería viable dicha exigencia. No obstante lo anterior, deberán observarse las previsiones legales relacionadas con la reserva de documentos.

Finalmente, consideramos importante resaltar que la Corte Constitucional mediante el pronunciamiento trascrito, señaló sobre el principio de la buena fe, que consiste en la obligación de actuar de buena fe, y que dicha obligación es "imperativo que se predica por igual de los particulares y de las autoridades públicas" reiterando con ello, "la presunción de la buena fe de los particulares en todas las gestiones que adelanten ante las autoridades públicas"; razón por la cual, no debe la entidad exigir por seguridad requisitos que no estén previstos en la ley o el reglamento.

SEGUNDA PREGUNTA

┐Existe alguna normatividad para al expedición de dichas certificaciones?

RESPUESTA

De conformidad con lo anterior, son normas reguladoras de la atención a las peticiones respetuosas presentadas por los particulares ante las autoridades, la Constitución y la ley, además de los reglamentos expedidos por las entidades, en caso de existir.

El presente concepto se emite en los términos del artículo 25 del Decreto 01 de 1984. (C. C. A.).

Cordial Saludo.

(hay firma)

ALBA LUCÍA BASTIDAS MEZA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Elaboró: Rosalba Salguero Franco

 
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