RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

*Que el Director General de la entidad tiene como función crear coordinaciones, grupos o áreas de trabajo cuando así se requiera por la especialización de las funciones y para un mejor cumplimiento de las mismas.

*Que es facultad del Director General la de asignar y distribuir las funciones de coordinación y responsables de área o grupo, a funcionarios del Instituto.

*Que se hace indispensable fortalecer el área de sistemas, considerando su importancia en el proceso de modernización de la entidad.

*Que la entidad ha invertido importantes recursos en la adquisición de equipos de sistemas y en la implementación de la red informática, y en consecuencia, es necesario establecer un grupo permanente de trabajo que vele por su preservación y buen funcionamiento.

*Que la creación de un grupo interno de trabajo exige la redefinición de funciones entre los grupos ahora existentes.

*Que es necesario ajustar las funciones de los grupos internos de trabajo de acuerdo con las condiciones organizacionales ahora existentes.

ARTÍCULO 1°. Conformar los siguientes grupos internos de trabajo:

1. Grupo Interno de Recursos Humanos

2. Grupo Interno de Recursos Financieros

3. Grupo Interno de Recursos Físicos

4. Grupo Interno de Sistemas

1. Grupo Interno de Contratos

El funcionario al que le sean asignadas las tareas de coordinación del Grupo Interno de Recursos Humanos cumplirá las siguientes funciones:

En materia de Administración de Personal:

1. Coordinar las tareas de selección, vinculación, promoción y desvinculación de funcionarios y demás actividades relacionadas.

2. Coordinar la aplicación de las normas de carrera administrativa.

3. Velar por la aplicación oportuna del sistema de evaluación de desempeño.

4. Apoyar a la Subdirección Administrativa y Financiera y a la Oficina Asesora de Planeación en la elaboración y actualización de los manuales de funciones y requisitos por cargos y los demás estudios alrededor de la planta de personal que emprenda la entidad.

5. Velar por la racional distribución de la planta global entre las dependencias y por la apropiada ubicación de los funcionarios en las mismas, así como mantener actualizados los registros correspondientes.

En materia de Registro:

6. Administrar las hojas de vida de la entidad y mantener actualizados los registros que de allí se desprendan.

7. Coordinar que se lleven los registros y controles del personal, expedir certificaciones y constancias que le sean solicitadas y facilitar la información siguiendo los procedimientos que se establezcan para el efecto.

En materia de Nómina:

8. Coordinar la elaboración de la nómina general de la entidad, liquidación de las prestaciones sociales y cálculo de los demás emolumentos a que tenga derecho los funcionarios de la entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes.

9. Proyectar los actos administrativos para el reconocimiento de prestaciones sociales y derechos laborales de funcionarios y exfuncionarios.

En materia de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional cumplirá las siguientes funciones:

10. Promover, programar y coordinar la realización de actividades culturales, deportivas, recreativas y de bienestar para los funcionarios de la entidad.

11. Coordinar la elaboración de inventarios de recursos institucionales para la programación de bienestar y establecer relaciones con las entidades correspondientes para la utilización de servicios y programas.

12. Velar por la permanencia aplicación de las normas sobre salud ocupacional.

13. Diseñar y desarrollar programas anuales de inducción y capacitación dirigidos al personal del Instituto.

14. Velar porque los funcionarios desarrollen continuamente actividades de actualización académica.

El funcionario al que le sean asignadas las tareas de coordinación del Grupo Interno de Recursos Financieros cumplirá, con las siguientes funciones:

En materia de presupuesto:

1. Determinar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación las fuentes de financiación necesaria para el normal desarrollo de los programas operativos del Instituto.

2. Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto del Instituto y del programa anual de caja, de acuerdo con los criterios y normas vigentes sobre la materia y recomendar al Subdirector Administrativo y Financiero las medidas necesarias para mantener el equilibrio presupuestal durante la vigencia fiscal.

3. Coordinar el seguimiento a la ejecución presupuestal, la expedición de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, y elaborar los informes de oficio que deba presentar el Instituto o que le sean solicitados por la Secretaría de Hacienda y otros organismos componentes.

4. Coordinar la elaboración de los análisis económicos y presupuestales que le sean requeridos.

En materia de Contabilidad:

5. Dirigir, vigilar y controlar que los registros y sistemas de contabilidad general y de costos se mantengan actualizados, para la generación de la información requerida por el Instituto y las autoridades fiscales y administrativas pertinentes.

6. Definir los procesos y procedimientos contables internos, de acuerdo con las normas contables.

7. Coordinar la preparación de los estados financieros anuales y periódicos, de acuerdo con las normas fiscales, administrativas y financieras.

8. Consolidar la información en materia de obligaciones tributarias a cargo de la entidad y tramitar su presentación y pago oportuno.

9. Coordinar la elaboración de estudios e informes económicos y contables de la entidad según le sean requeridos.

En materia de Tesorería:

10. Gestionar los desembolsos en coordinación con los organismos involucrados, efectuando los ajustes financieros y contables requeridos y preparar los informes correspondientes.

11. Supervisar el efectivo recaudo, conservación y control de fondos y valores generados por las actividades y prestaciones de servicios y coordinar el proceso de pago de las obligaciones contraídas por el Instituto.

12. Elaborar y tramitar las cuentas de cobro relacionadas con los aportes oficiales y demás operaciones de recaudo de la Entidad.

13. Coordinar la elaboración del flujo de caja para soportar los acuerdos de gastos.

14. Coordinar el manejo de las cuentas bancarias e inversiones del Instituto y mantener negociaciones con bancos y entidades financieras para conseguir condiciones económicas favorables, de acuerdo con las normas legales y políticas de inversión del Instituto y de la Administración Distrital.

15. Coordinar la expedición de certificaciones, rendición de cuentas y suministro de la información del estado de la Tesorería a la Secretaría de Hacienda y organismos de control, con la periodicidad requerida.

16. Coordinar el trámite para constitución de cajas menores en la entidad.

17. Rendir la cuenta fiscal del Instituto y presentar las declaraciones tributarias ante los organismos competentes.

El funcionario al que le sean asignadas las tareas de coordinación del Grupo Interno de Recursos Financieros cumplirá, con las siguientes funciones:

En materia de Adquisición de Bienes y Servicios:

1. Coordinar la provisión de los recursos físicos que la entidad requiere para su normal funcionamiento.

2. Coordinar la preparación del plan de compras, para su posterior preparación, y las modificaciones a que haya lugar.

3. Vigilar y controlar que se adelanten los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios de la entidad en la materia de su competencia.

4. Coordinar la adquisición y constitución de los seguros que la entidad requiera, en desarrollo de sus actividades.

5. Coordinar la adquisición de las dotaciones de acuerdo con las obligaciones que tiene la entidad según la información que suministre la Coordinación de Recursos Humanos.

6. Recibir las solicitudes de adquisición que hagan las dependencias en materia de suministros, bienes y equipos, y evaluar la factibilidad de incorporarlas al Plan de Compras de la entidad.

En materia de Servicios Generales:

7. Proponer, para aprobación de la Subdirección Administrativa y Financiera, e implementar la política logística del Instituto en relación con la prestación de los servicios de transporte, vigilancia, aseo, fotocopiado, cafetera y mantenimiento en general de equipos, muebles de oficina y parque automotor.

8. Coordinar la supervisión y seguimiento de los contratos que el IDCT suscriba para la prestación de servicios generales.

9. Velar por la oportuna prestación de los servicios públicos de la entidad, llevar control y seguimiento sobre los mismos y efectuar las reclamaciones a los que haya lugar.

10. Coordinar la realización oportuna de los pagos de los impuestos sobre inmuebles y vehículos de la entidad.

11. Controlar que los seguros constituidos para los vehículos de la entidad, así como los demás documentos requeridos para la circulación de los mismos, estén vigentes con las especificaciones, cuentas y características actualizadas.

12. Velar por la adecuada conservación y mantenimiento de las instalaciones físicas.

En materia de manejo del Almacén y de Inventarios:

13. Desarrollar e implementar la política administrativa del Instituto en relación con los procesos de organización, distribución, registro y control de activos y la formación y manejo del sistema de inventarios del Instituto.

14. Coordinar que se lleve control de existencias, entradas y salidas, realizando inventarios físicos periódicos de auto control.

15. Supervisar y controlar el almacenamiento registro y custodia de los bienes, elementos, materiales y demás equipos que sean adquiridos por la entidad.

16. Coordinar la distribución oportuna de los bienes, elementos, materiales y demás equipos que soliciten las dependencias para ejecutar sus programas.

17. Coordinar la realización de entradas, salidas, traspaso y baja de bienes, previo cumplimiento de los requisitos establecidos.

18. Coordinar la elaboración de elementos devolutivos en servicio extraviados, para su remisión a la Coordinación Financiera.

19. Coordinar la preparación de los informes de movimientos del almacén e inventarios a los organismos de control.

En materia de Archivo y Correspondencia:

20. Velar por el adecuado funcionamiento del sistema de administración y archivo de la información documental, y optimizar y establecer los métodos y procedimientos para el recibo, trámite, conservación y consulta de documentos.

21. Coordinar las actividades de recibo, clasificación, radicación y control de la correspondencia del Instituto.

22. Coordinar la organización y disposición de los archivos activos e inactivos de la entidad.

El funcionario al que le sean asignadas las tareas de coordinación del Grupo Interno de Sistemas cumplirá, con las siguientes funciones:

En materia de Comunicaciones:

1. Administrar la Red Institucional, configurando y manteniendo los servicios ofrecidos por la Red en el Servidor y en los Usuarios (Clientes), así como administrar las redes de transmisión de datos en las sedes del IDCT garantizando la interconexión entre las diferentes sedes.

2. Administrar la Intranet corporativa y el Web Site, en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

3. Coordinar las actividades necesarias para tener a disposición de la entidad la conexión a Internet.

En materia de Ingeniería de Software:

4. Realizar el Análisis, Diseño, Desarrollo, Implantación, Mantenimiento y Administración de las aplicaciones Misionales y administrativas desarrolladas o adquiridas por la entidad con el fin de tener un Sistema de Información Integrado que sirva a la administración en la toma de decisiones.

5. Participar en Proyectos relacionados con Sistemas en el Distrito Capital.

6. Apoyar a las diferentes dependencias de la entidad en el manejo de los Aplicativos existentes, garantizando la existencia de Manuales tanto de Software como de Hardware.

En materia de Software y Hardware:

7. Asesorar técnicamente a la Subdirección Administrativa y Financiera en las adquisiciones tecnológicas que realice la entidad, participando en la elaboración de Términos de Referencia, en la Evaluación Técnica, en la Interventoría o Supervisión y otras actividades relacionadas con el tema.

8. Brindar asesoría a los usuarios sobre uso eficiente de recursos tecnológicos con los que cuenta la entidad.

9. Asesorar y apoyar a la Subdirección Administrativa y Financiera y al Grupo Interno de Recursos Humanos en temas relacionados con la capacitación en Ofimática, y en el manejo de las Aplicaciones desarrolladas y/o adquiridas por la entidad.

10. Coordinar la realización de programas de formación técnica para el personal de sistemas.

11. Promover, programar y coordinar Programas para el fortalecimiento de la Cultura informática en la entidad.

12. Diseñar, Ejecutar y Mantener actualizados los Planes de Contingencia y el Plan Estratégico de Sistemas de la entidad de acuerdo con los lineamientos generales de la Subdirección Administrativa y Financiera.

13. Apoyar a la Oficina Asesora de Planeación en el diseño, sistematización y socialización de los Procesos, Procedimientos y métodos de trabajo del IDCT, y proponer su automatización de acuerdo con el avance tecnológico y administrativo.

14. Velar porque los equipos de cómputo de la entidad trabajen en óptimas condiciones, realizando el mantenimiento preventivo y correctivo, actualizando tecnológicamente los equipos de cómputo, implementando un sistema para la atención de usuarios y controlando la garantía de los equipos, repuestos y Licencias.

15. Diseñar, mantener y aplicar políticas de seguridad, integridad y acceso a la información de los usuarios de los sistemas de la entidad.

16. Diseñar e implementar un Sistema de Administración de copias de respaldo de la información de los usuarios, de las bases de datos y del software de la entidad.

17. Mantener y custodiar las Licencias del Software instalado en la entidad.

18. Participar en el Proceso de presupuesto, a fin de que en él sean reflejadas las políticas de actualización de hardware, software y comunicaciones del Instituto.

El funcionario al que le sean asignadas las tareas de coordinación del Grupo Interno de Contratos cumplirá, con las siguientes funciones:

1. Coordinar y supervisar la elaboración de los contratos y convenios que deba celebrar el Instituto, en coordinación con las dependencias responsables de su ejecución y vigilar el cumplimiento de los requisitos y términos de ley.

2. Diseñar, desarrollar y mantener actualizado el sistema de información sobre los contratos y convenios celebrados para efectos de su seguimiento y control.

3. Custodiar y mantener actualizado el archivo de contratos de la entidad y establecer los mecanismos de consulta de los mismos.

4. Asesorar a las dependencias en la preparación de los términos de referencia, pliegos de condiciones, licitaciones y demás aspectos jurídicos relativos a la gestión contractual.

5. Asesorar a las dependencias encargadas de prepara la liquidación de los contratos y convenios, conforme a los términos establecidos para tal efecto.

6. Participar en la evaluación jurídica de las propuestas que se reciban en atención a procesos de licitación pública que adelantan la entidad.

7. Coordinar las actividades de programación contractual y dar a conocer a la ciudadanía los resultados de la misma a través de diferentes medios.

ARTÍCULO 7°. Disposiciones Generales. Todos los funcionarios a los que le sean asignados tareas de coordinación, cumplirán adicionalmente con las siguientes actividades:

1. Coordinar la realización de estudios técnico-administrativo para el establecimiento y racionalización de procedimientos administrativos y el mejoramiento de los servicios que presta la entidad, en la materia de su competencia.

2. Adelantar actividades de planeación, seguimiento y control de las actividades del grupo interno de trabajo, de acuerdo con los lineamientos que le señalen la Subdirección Administrativa y Financiera y la Oficina Asesora de Planeación.

3. Fomentar el desarrollo de la cultura del autocontrol en la entidad, de acuerdo con el ámbito de su competencia.

4. Presentar los informes que le sean solicitados por la Dirección General, la Subdirección Administrativa y Financiera y otras dependencias de la entidad y atender, según su competencia, las solicitudes que efectúen órganos de control político y administrativo, otras entidades y la ciudadanía en general.

5. Desempeñar las demás funciones de acuerdo con la naturaleza del grupo interno de trabajo.

ARTÍCULO 8°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en particular la Resolución 152 de 2001.